管理信息化信息化方案馬應龍大藥房連鎖公司信息化工程實施方案

管理信息化信息化方案馬應龍大藥房連鎖公司信息化工程實施方案武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司信息化工程實施方案北京英克科技有限公司目錄前言3第一部分組織機構描述5第二部分崗位職責描述6第三部分硬件軟件網(wǎng)絡方案10第四部分系統(tǒng)設置方案12第五部分業(yè)務流程管理方案15首營品種管理15首營供應商管理15首營客戶管理16基礎數(shù)據(jù)的日常管理17采購計劃管理17進貨合同管理18采購入庫管理18付款管理20預付款管理21退貨出庫管理22銷售出庫管理23銷售回款管理25預收款管理25銷退入庫管理25特殊藥品管理26價格類型管理27調價管理27移庫管理28盤點管理28報損管理29報溢管理30商品狀態(tài)調整31庫存明細調整31效期報警管理32GSP管理32業(yè)務轉財務32請貨和配送34門店收貨34門店退貨35中心鋪貨36店間調貨36門店銷售收款37顧客退貨37日結38門店顧客管理38門店藥品的分類管理38拆零藥品銷售38飲片管理38門店促銷管理39醫(yī)保卡銷售管理39飲片廠業(yè)務管理39第六部分數(shù)據(jù)方案42編碼方案42靜態(tài)數(shù)據(jù)準備方案42動態(tài)數(shù)據(jù)準備方案46第七部分數(shù)據(jù)復制方案48第八部分系統(tǒng)維護方案49第九部分統(tǒng)計分析53實施方案確認55前言描述。下一步具體實施工作的目標和范圍界定。過相關的崗位培訓和操作規(guī)范來解決。部門為主線必然造成流程的斷裂。本實施方案希望達到的目標：1.冗長。2.中不必要的環(huán)節(jié)。3.流轉過程中的控制，使得管理形成控制閉環(huán)，建立可導向的反饋機制。4.可操作性：這是管理思想和計算機應用技術融合統(tǒng)一的基礎，任何脫離實際，與企業(yè)的管理現(xiàn)狀及人員素質、資源配置等不相稱的設想都是不可取的。5．改善部門間的溝通，提高整體工作效率；6．加強業(yè)務管理，提高業(yè)務的總體管理水平；7．完善基礎數(shù)據(jù)維護工作，提高基礎數(shù)據(jù)的標準化水平；8．細化財務核算管理，加強財務監(jiān)督管理工作；9.業(yè)務財務一體化,使得業(yè)務和財務不再割裂；10．加強對批號管理，提供批號業(yè)務全程跟蹤；11．規(guī)范報表的數(shù)據(jù)來源，提高數(shù)據(jù)準確性，使得報表分析成為可能。蹤和環(huán)節(jié)的控制。系統(tǒng)提供的細致的操作權限分配嚴密了企業(yè)管理的內部控制，信息的處理、分析和反饋速度。認并簽字，作為雙方進行實施的原則性文本，以指導具體的實施工作。第一部分組織機構描述公司組織機構圖質總量經(jīng)信組織結構說辦財配息務送武漢馬應龍房連鎖有限司和飲片加工廠是兩獨的核算單元各自有單公獨的財務帳套；兩者之間是買賣關系。第二部分崗位職責描述有關聯(lián)的部分如行政管理，不在此描述。說明:可以一人多崗。一、信息中心1.系統(tǒng)高級管理工程師負責對系統(tǒng)核心部分的管理，同時負責系統(tǒng)的授權。2.系統(tǒng)維護工程師負責系統(tǒng)軟件硬件和網(wǎng)絡的日常維護。3.系統(tǒng)開發(fā)工程師負責系統(tǒng)的二次開發(fā)工作。4.基礎數(shù)據(jù)管理員負責基礎數(shù)據(jù)的新增、停用、變更等工作。二、采購部1.采購業(yè)務醫(yī)藥市場的變化趨勢、季節(jié)因素等制定合理的單品上下限庫存數(shù)量；根據(jù)庫存報警生成的采購計劃，并在此基礎制定比較合理的采購計劃；根據(jù)與供貨商的洽談結果在系統(tǒng)中填寫合同；負責采購、退貨業(yè)務洽談和退貨通知。2.付款申請領導審批，同時跟蹤付款情況。3.首營審批企業(yè)、品種申請負責收集首營資料信息，并交給相關部門審批。4.統(tǒng)計和分析查詢和分析。三、配送中心1.開票員負責根據(jù)門店的要貨計劃和庫存情況，生成配送單，打印配送單；負責勾對門店的配送退貨單生成配退入庫單，并打??；負責根據(jù)客戶的要貨計劃，填制銷售單，打印銷售單；2.登錄員負責進貨驗收后的進貨單的填制和打?。回撠熯M貨退出單的填制；付款前查詢是否有不合格品；商品入庫、出庫、盤點與財務對帳；3.養(yǎng)護員負責商品的日常養(yǎng)護和相應單據(jù)的填制。4.保管員負責商品的保管和記賬；負責依據(jù)相關出庫單據(jù)進行揀貨；負責打印盤點表，并進行盤點；根據(jù)盤點結果調整庫存明細信息；對代管商品作代管入庫和代管出庫。5.批號效期管理定時的進行報表查詢，對在庫商品的批號和效期進行管理。6.報表查詢和管理析。四、財務部1.存貨和成本管理月底進行成本核算、對存貨傳票進行記賬，生成存貨明細帳和匯總帳。2.業(yè)務轉財務算盤系統(tǒng)中。3.付款員根據(jù)審批過的付款申請和付款憑證，在系統(tǒng)中勾對進貨結算單生成進貨付款單，生成傳票，負責應付帳的管理。4.收款員帳的管理。5.報表查詢和管理表查詢和統(tǒng)計分析，并核對配送中心和門店庫存。五、質管部1.驗收員對來貨進行清點后驗收，把結果交給登錄員。2.質管員依據(jù)GSP要求對藥品進行日常的質量管理工作；對新引進的品種進行編碼。3.首營管理員對首營商品和單位的資質進行核查并初審。4.損溢管理對與質量問題有關的報損報溢的商品進行質檢后，對損溢申請進行質量審批。5.報表查詢和管理對質量管理相關報表進行查詢。6.GSP事務管理負責GSP規(guī)定的相關事務。六、價格管理1.訂價管理對新品種進行定價，包括:批發(fā)價、零售價和例外價。2.調價管理調整。3.品；4.報表查詢和管理對訂價和調價情況進行統(tǒng)計。七、門店管理1.請貨員根據(jù)庫存、銷售以及市場情況，填寫請貨單，并上傳配送中心2.驗收員對配送商品進行清點和驗收，在系統(tǒng)中勾對配送單生成入庫單。3.營業(yè)員負責導購，對于柜組銷售模式的門店還需要填寫手工的銷售小票。4.收銀員依據(jù)銷售小票，進行錄入和收款，如果需要則打印收款小票。5.報表查詢和管理對門店的銷售情況和收款情況進行查詢和統(tǒng)計分析。八、飲片加工廠1.飲片廠倉庫保管負責原藥材和飲片的出庫、入庫和庫內管理。2.車間物料管理負責車間領料的入庫、車間物料消耗、以及產(chǎn)成品的出庫。第三部分硬件軟件網(wǎng)絡方案本章主要描述馬應龍大藥房連鎖有限公司使用PM系統(tǒng)后的硬件軟件和網(wǎng)絡總體規(guī)劃。網(wǎng)絡:公司總部、飲片加工廠之間建立10/100M的局域網(wǎng)。公司總部和門店之間采用實時的寬帶連接。公司總部和飲片廠共用數(shù)據(jù)服務器。管員崗位、財務部各崗位、基礎數(shù)據(jù)管理崗位、系統(tǒng)管理員崗位、門店各崗位、各領導崗位均要設置終端，對于查詢各點可根據(jù)實際情況進行相應設置。硬件:服務器:IBMx370以上，至少1g內存，硬盤raid，至少兩個cpu；Pc:關鍵用戶CPU1.7g以上(包括:配送中心、門店)，內存最少128M,門店內存建議256M其他用戶CPU1g以上，內存最少128M打印機:總部票據(jù)和報表打印:epsonlq1600k系列門店票據(jù)打印:epsontm200系列熱敏打印機,報表打印epson300k系列.Ups:建議8小時。網(wǎng)絡設備:路由器、交換機；軟件:服務器端:操作系統(tǒng)使用windows2000server數(shù)據(jù)庫使用oracle816server客戶端:操作系統(tǒng)使用windows2000professional數(shù)據(jù)庫使用oracle816client門店:操作系統(tǒng)使用windows2000professional數(shù)據(jù)庫使用oracle816server第四部分系統(tǒng)設置方案分考慮到將來馬應龍大藥房連鎖有限公司可能的擴展內容。第一節(jié)非財務帳設置此部分帳是指導業(yè)務進行相關工作。1，業(yè)務帳設置設置如下：采購部業(yè)務帳：指導采購部作進貨計劃；飲片廠采購業(yè)務帳:指導飲片廠作進貨計劃；配送業(yè)務帳:用于對門店進行配送。說明：業(yè)務帳是實際業(yè)務發(fā)生的實時反映。業(yè)務帳數(shù)量＝當前保管帳數(shù)量＋到貨未記保管帳數(shù)量－開票未記保管帳數(shù)量。2，保管帳設置設置如下：大藥房保管帳配送中心中藥飲片庫保管帳配送中心特殊藥品庫保管帳配送中心中西成藥庫保管帳配送中心退貨庫保管帳配送中心不合格品庫保管帳大藥房代管庫保管帳各門店保管帳飲片廠保管帳飲片廠原藥材庫保管帳飲片廠成品庫保管帳飲片廠車間保管帳飲片廠代管庫保管帳第二節(jié)財務帳設置1，核算單元設定武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司為法人核算單元。設定飲片加工廠為獨立核算單元。分別核算武漢馬應龍大藥房連鎖有限公司和飲片加工廠的業(yè)務情況及財務情況。2，存貨帳設置設置如下：大藥房存貨帳(核算級)配送中心存貨帳各門店存貨帳飲片廠存貨帳(核算級)存貨的成本核算方法是月底加權平均。同一個商品在一個核算單元內成本相同。3，應收帳設置設置如下：大藥房應收帳飲片廠應收帳每個應收帳均核算到單位、銷售人員。4，應付帳設置設置如下：大藥房應付帳飲片廠應付帳應付帳核算到單位；5，預收帳設置設置如下：大藥房預收帳飲片廠預收帳對于設定的每個預收帳均核算到單位6，預付帳設置設置如下：大藥房預付帳飲片廠預付帳預付帳設置為按單位進行核算；7，采購帳設置設置如下：大藥房采購帳飲片廠采購帳采購帳核算到單位和商品；余額方向為貸方。第五部分業(yè)務流程管理方案首營品種管理申請，交相關部門審批。領導批準后就可以正式經(jīng)營該品種了。流程圖基礎數(shù)據(jù)流程圖說明管理員維過“商品基礎數(shù)據(jù)管理功能”錄入到系統(tǒng)中來。崗位職責說明1．采購員：收集資料，填寫首營審批單。2．質管人員：對經(jīng)公司領導批準的首營品種進行相關的資質檢查。3.基礎數(shù)據(jù)管理員：將質管審核通過后的首營品種的基礎信息錄入系統(tǒng)。4.物價員:在系統(tǒng)中對首營品種進行訂價。首營供應商管理質檢查，然后就可以跟該供應商進行正常的業(yè)務。流程圖相關領流程圖說明礎數(shù)據(jù)管理員用系統(tǒng)提供的“供應商管理”功能錄入新供應商的基礎數(shù)據(jù)。崗位職責描述1．采購員：收集供應商信息，填寫首營審批單。2．質管人員：對經(jīng)公司領導批準的首營供應商進行相關的資質檢查。3.統(tǒng)。首營客戶管理銷售業(yè)務員發(fā)現(xiàn)新客戶后填寫審批單交有關部門審核后錄入系統(tǒng)。流程圖領導審批流程圖說明管理員用系統(tǒng)提供的“客戶管理”功能錄入新客戶的基礎數(shù)據(jù)。崗位職責管理員基礎數(shù)據(jù)的日常管理基礎數(shù)據(jù)導入到INCA系統(tǒng)后，需要專門設立基礎數(shù)據(jù)管理員崗位對基礎數(shù)據(jù)進行管理，管理流程如下:崗位職責描述:1.基礎數(shù)據(jù)管理員:響應各部門對基礎數(shù)據(jù)的維護要求。采購計劃管理計劃，采購計劃主要包括:品名、規(guī)格、產(chǎn)地、采購數(shù)量，另外由系統(tǒng)提供最后洽談。查詢庫崗位職責1、采購員：維護上下限信息、打印采購計劃單據(jù)說明采購計劃單::品格。進貨合同管理進貨合同的管理包括:合同的填制、審批、生效幾個環(huán)節(jié)。流程圖合同管理流程如下：轉到采購流程圖說明審批后變成正式合同，作為后續(xù)的入庫流程的前提。采購入庫管理流程圖入庫流程如下：保管員入庫流程圖說明部根據(jù)單據(jù)記商品帳則作拒收處理；寫實收數(shù)量，簽收的隨貨同行的兩聯(lián)交給供應商。對于合格商品，則交給登錄員填寫進貨單，不合格的作拒收，入代管庫。知采購部作處理。合同數(shù)量的情況是正常情況。傳到相關部門。保管員根據(jù)進貨單記保管帳。況對貨位進行調整。單據(jù)說明1.進貨單，一式四聯(lián):制單聯(lián)、倉庫聯(lián)、采購聯(lián)、財務聯(lián)；進貨單上打印對方單據(jù)號。制單聯(lián)由登錄員留存；倉庫聯(lián)隨貨傳給保管員，倉庫保管員進行入庫記賬；另外兩聯(lián)分別傳給采購部和財務部，對方的隨貨同行聯(lián)傳給財務部；財務部根據(jù)財務聯(lián)及對方的隨貨同行聯(lián)記商品帳和采購帳。2.隨貨同行聯(lián)三聯(lián)，驗收員簽字后，兩聯(lián)交給供應商，一聯(lián)交給采購部。說明:由于本流程的單據(jù)比較多，建議由配送中心的登錄員將進貨單與隨貨同行進行核對無誤并整理好后，傳給各個部門。付款管理付款流程包括以下環(huán)節(jié):發(fā)票與進貨單的核對、付款申請和審批、付款。流程圖財務部對臨時結流程圖說明印臨時的進貨結算單和進貨補差單，交相關領導審批后，把四張單據(jù)(進貨單、稅票、進貨補差單、進貨結算單)捏在一起傳給財務，財務部對臨時的結算單進行確認后系統(tǒng)執(zhí)行付款。如果審批未通過，則不影響系統(tǒng)的帳務。說明:1.如果發(fā)票價格與進貨單價格不同，則系統(tǒng)自動進貨補差單2.如果一張單據(jù)要分多次付款(可以到單品的數(shù)量)，則對進貨單進行復印。單據(jù)說明進貨單，是在商品入庫后由倉庫傳到采購部的；(參見進貨入庫流程)稅票，來自于供貨商；金額進行修正。付款申請單，是由采購部付款申請員打印的，上面記錄發(fā)票號；隨貨同行聯(lián),由供應商提供，且需要質檢員簽字。崗位職責1、采購付款申請員：整理進貨發(fā)票和相對應的進貨單，作付款申請。2、財務付款員：根據(jù)審批過的付款申請作付款。3、往來會計：付款后對傳票記帳。特殊問題1.進貨補差單可能會導致成本異常,從而對考核造成影響。在月底，如果進貨補差單的數(shù)量大于當前存貨庫存的數(shù)量，可能導致財務作處理以調整損溢。預付款管理可以選擇用預付款來支付應付款中的一部分或者全部。流程圖進貨結算時可流程圖說明付款申請員使用系統(tǒng)的“進貨付款單管理功能在系統(tǒng)中填寫一張預付款單（付款性質選擇“預付款，交領導審批。之后再打印并報批。如果審批通過，往來會計在“進貨付款單管理功能中查詢到該預付款單，并使用該功能的“確定操作來確認該預付款單，系統(tǒng)自動記預付款帳。同時，出納直接支付預付款。單據(jù)說明1、預付款單：即預付款性質的付款單，并且不對應到具體的商品信息。2、預付款申請單：在“進貨付款單管理”功能中根據(jù)臨時的預付款單由系統(tǒng)自動生成并被打印出來的單據(jù)，用來報業(yè)務領導和財務領導進行預付款審批。崗位職責1．付款申請員：填寫預付款申請單報領導審批。特殊問題1.預付款的記錄：只能指定到供應商，不能指定商品。退貨出庫管理后，可以進行退貨的具體業(yè)務操作。流程圖保管員根據(jù)退流程圖說明貨單作出庫，無法確定的由采購部或者財務部提供。單據(jù)說明1、移庫單：由養(yǎng)護員員打印，一式兩聯(lián)，雙方倉庫各一聯(lián)。2、進貨退出單::聯(lián)、采購聯(lián)、財務聯(lián)制單聯(lián)留存隨貨同行聯(lián)給供應商另外兩聯(lián)由倉庫分別傳給采購部和財務部財務部根據(jù)單據(jù)記商品帳進貨退出單上記錄并打印原單ID。崗位職責1.采購員，負責通知門店管理部退貨到配送中心，并確定退貨價格2.養(yǎng)護員,負責根據(jù)退貨通知，把相應的商品移到退貨庫3.登錄員，負責填寫退貨單4.保管員，根據(jù)退貨單退貨出庫，并記保管帳。特殊問題況，對于這種情況財務可以根據(jù)此商品是否會繼續(xù)經(jīng)營做出相應的處理。銷售出庫管理銷售出庫包括:業(yè)務員填寫要貨計劃、開票員開票、結算、倉庫出庫等環(huán)節(jié)。流程圖開票員財務在流程圖說明銷售開票:流程有用的信息，如發(fā)票類型、客戶對應的業(yè)務員、業(yè)務部門等；開票時可以由開票員確定批號也可以由系統(tǒng)自動按照效期近先出的原則進行配貨；開票時系統(tǒng)作信譽額度的審查，如果超過則不讓開票。在保存銷售單時打印出銷售單。銷售結算：帳；倉庫發(fā)貨和出庫:保管員根據(jù)銷售單的提貨聯(lián)進行揀貨，復核出庫后在系統(tǒng)中做記保管帳操作。單據(jù)銷售單，一式四聯(lián):顧客聯(lián)、財務聯(lián)、提貨聯(lián)、隨貨同行聯(lián)顧客聯(lián)，交給顧客財務聯(lián)，交財務部記賬提貨聯(lián)，交給倉庫發(fā)貨隨貨同行聯(lián)，隨貨走。銷售回款管理銷售回款是指對掛帳方式的銷售進行收款，包括:銷售收款、記往來帳等環(huán)節(jié)。流程說明略。預收款管理預收款，包括:銷售收款(預收)、記往來帳等環(huán)節(jié)。流程說明略。銷退入庫管理銷退入庫包括:業(yè)務確認、領導審批、驗收、開票(紅字)、倉庫入庫等環(huán)節(jié)。流程圖驗收員進行驗流程圖說明在銷售退貨時，一般要求必須找出一張原銷售單與其對應，在勾對原銷售單時，系統(tǒng)默認以原銷售單的單價作為退貨價格，但也可以修改。在倉庫環(huán)節(jié)，與銷售相反，執(zhí)行入庫流程。字。單據(jù):1.銷退單，由開票員打印，一式四聯(lián):倉庫聯(lián)、財務聯(lián)、制單聯(lián)、顧客聯(lián)倉庫聯(lián)，倉庫保管員用來作入庫記賬財務聯(lián)，財務用來記應收帳和存貨帳特殊藥品管理藥品相關的業(yè)務。說明此類藥品在計算機系統(tǒng)中的進貨、銷售、庫房管理的流程和一般藥品沒有區(qū)別。但為保證嚴格區(qū)分，單獨為這類藥品設置保管帳、存貨帳，并且除這些專人外，不為其他人設置對這類保管帳、存貨帳的管理權限。價格類型管理門店銷價分成以下幾種類型:零售價和例外價，其中零售價為具有例外價外獨調價。甚至可以為每一家門店定義一種價格類型。調價管理調價包括:確定調后價、填寫調價單、批準、執(zhí)行。調價根據(jù)策動點不同可以分兩種情況:1.業(yè)務管理部門主動調價2.門店申請調價流程圖：調價業(yè)務流程如下：業(yè)務管理部門物價員填寫領導批準調物價員執(zhí)物價員填相關領導流程圖說明行調整。單據(jù)說明過后錄入計算機。移庫管理移動，前者需要走出庫和入庫的流程，而后者不需要。移庫有兩種情況:1.針對不合格品的移庫，當養(yǎng)護員發(fā)現(xiàn)了不合格品(不合格品的管理流程見商品狀態(tài)調整流程)，經(jīng)過質管部門審批后，就可以通過移庫功能把不合格品移到不合格品庫。2.品移到退貨庫。單據(jù)1.移庫單，包含了源保管帳、目標保管帳、商品相關信息、數(shù)量、單位等信息，一式兩聯(lián)，源保管帳和目標保管帳各留一聯(lián)。盤點管理發(fā)生過動銷的商品進行盤點。公司應該制定相應的盤點制度，建議每天作動盤，一個月作一次靜盤。流程圖倉庫或者門店處理完所對差異進流程圖說明的準確性。崗位操作規(guī)范1．保管員，打印盤點表，進行盤點，并把盤點結果報送配送中心，由配送中心報給相關領導。報損管理部、財務部、質管部以及相關領導共同決定。流程圖報損流程如下：相關部門流程圖說明報損的商品一般來自于不合格品庫，但也可以來自于正常的庫房。損單管理，報損單有兩種狀態(tài)：臨時和確定，確定就相當于審批的過程。審批的權力在系統(tǒng)中通過崗位授權來設定。由門店承擔。單據(jù)說明1．庫記保管帳。崗位操作規(guī)范1．養(yǎng)護員，用到報損單管理，填寫報損單，并打印報損審批單。2．質量管理員，在報損審批單上簽字3.財務人員，在報損審批單上簽字，經(jīng)領導審批后在系統(tǒng)中確認報損單。3.保管員，出庫記賬。報溢管理報溢的原因主要是由于盤點多出.流程圖流程如下：相關部門流程圖說明配送中心養(yǎng)護員或者門店人員根據(jù)盤點的結果在系統(tǒng)中錄入報溢單并打印審批的權力在系統(tǒng)中通過崗位授權來設定。對于門店商品報溢的情況，必須得到質管部、財務部和相關領導的審批。不矛盾的。單據(jù)說明2．庫記保管帳。崗位操作規(guī)范1．養(yǎng)護員，用到報溢單管理，填寫報溢單，并打印報溢審批單。2．質量管理員，在報溢審批單上簽字3.財務人員，在報溢審批單上簽字，經(jīng)領導審批后在系統(tǒng)中確認報溢單。4.保管員，入庫記賬。商品狀態(tài)調整兩者都直接影響到商品是否可以銷售。狀態(tài)的調整來源于質量問題、政策原因、效期等。流程圖商品狀態(tài)調整的流程如下所示：流程圖說明1.庫房養(yǎng)護員日常養(yǎng)護時發(fā)現(xiàn)質量問題或者外包裝破損，填寫質量報告單，質管員對這些商品進行檢驗，如不合格，則在系統(tǒng)中填寫商品質量調整單，調整在庫商品質量狀態(tài)，采購部在商品質量調整單上給出處理意見，養(yǎng)護員在系統(tǒng)中填寫移庫單，把這些商品移到相應倉庫。2.業(yè)務部門也可以要求倉庫把某些商品的銷售狀態(tài)進行調整，以使之可銷或者不可銷單據(jù)說明庫存產(chǎn)生影響，不產(chǎn)生出入庫單。崗位職責1．養(yǎng)護員：依據(jù)日常庫房商品養(yǎng)護情況手工填寫質量報告單，并將其傳遞給質管部門。庫存明細調整1.盤點后發(fā)現(xiàn)的庫存明細的錯誤2.日常的養(yǎng)護。GSP要求批號全程跟蹤，所以最好不要調整批號；在庫商品批號的調整用到功能:庫存明細調整，但是對于已經(jīng)出庫的商品不能調整批號。單據(jù)說明庫存（批號庫存、貨位庫存）產(chǎn)生影響，不產(chǎn)生出入庫單。崗位操作規(guī)范庫存明細調整，由養(yǎng)護員完成，用于調整在庫商品的明細信息。效期報警管理的藥品做出相應處理。報表說明1．效期報警報表，包含了品名、品規(guī)、廠牌、批號、貨位、生產(chǎn)日期、失效日期、供應商等信息。說明:如果對應多于一個供應商，則取最近的一個。崗位操作規(guī)范1．查詢效期報警報表，由倉庫人員操作。GSP管理系統(tǒng)有專門的GSP主要包括:證照管理、入庫驗收臺帳、出庫復核記錄等。GSP模塊主要由質管部的相關人員來操作。業(yè)務轉財務業(yè)務轉財務的功能從總體上劃分為兩類：1、初始設置部分包括這樣幾個功能：業(yè)務轉財務方案設置、業(yè)務轉帳科目合并到財務中的哪個帳套、哪個科目中去。2、日常使用部分業(yè)務轉財務日常使用包括三個功能：業(yè)務傳票轉臨時憑證、業(yè)提供簡單sql輔助生成以及對帳功能實現(xiàn)。（其中實線表示必須執(zhí)行此步，虛線表示任選）流程圖如下:報損、報溢流存貨類傳票業(yè)務系統(tǒng)中生成的財務傳票，記賬后通過業(yè)務轉財務系統(tǒng)生成臨時的財務憑證，然后通過專門開發(fā)的接口程序把臨時憑證轉到金算盤軟件中。說明:1.建議業(yè)務轉財務工作在月底進行，因為月底前業(yè)務單據(jù)可能會發(fā)生變化；2.結賬的日期，可以每個月單獨設置，但要求與財務系統(tǒng)一致。請貨和配送請貨流程一般由門店自己驅動,直接填寫請貨計劃。對于還未切換的門店的請貨，由開票員在系統(tǒng)中代填請貨單。進行的。流程圖啟動dbcopy復流程圖說明配送單：分四聯(lián)：制單聯(lián)、財務聯(lián)、送貨聯(lián)、門店收貨聯(lián)。確認請貨的過程可以由系統(tǒng)自動完成。只有確認狀態(tài)的請貨單，配送中心才能在系統(tǒng)中看到。崗位職責及操作門店請貨，由門店的請貨人員操作，用于生成請貨計劃．配送決策,由配送中心開票員操作，生成配送單。門店收貨門店收到配送中心的來貨后，要在系統(tǒng)中作收貨，同時增加門店的庫存．流程圖流程圖說明24小時內如果有數(shù)量或者質量上的問題，門店與配送中心協(xié)商后作如下處理:1.如果是數(shù)量少了，可以由配送中心補配，不用在系統(tǒng)處理；2.如果批號錯了，可以由雙方在系統(tǒng)中分別進行批號的調換；3.如果有破損或者其他質量問題，由門店提出配退申請，經(jīng)配送中心同意后走配退流程；4.由配送員帶回配送中心，同時系統(tǒng)自動產(chǎn)生配送退回單，增加配送中心庫存。崗位職責及操作門店收貨員:勾對配送單生成門店的入庫單，增加門店庫存．門店退貨批后生效．貨退到配送中心倉庫，然后作驗收和入庫。驗收員作驗收，單據(jù)說明務聯(lián)、倉庫聯(lián)、門店聯(lián)。崗位職責及操作門店退貨員員，填寫配送退貨單；開票員，根據(jù)驗收的實際情況，勾對配送退貨單生成退貨入庫單。保管員,根據(jù)退貨入庫單作入庫記賬操作。中心鋪貨中心鋪貨，主要指新品的鋪貨。與門店請貨流程類似，不同點在于配送的策動點在配送中心。單據(jù)說明配送單，格式同前面談到的配送單．崗位職責及操作開票員，填寫庫存調整單。店間調貨為了規(guī)范門店間的調貨行為，避免批號的混亂，應該禁止門店之間的借貨行為。說明表供核對之用?？紤]到門店的設備情況，移庫單不打印而用手工單據(jù)代替。門店銷售收款收款員收款并打流程圖說明營業(yè)員開出小票中應該包含以下信息:商品id、批號、數(shù)量等。id下:顧客收銀員輸入的信息包括:商品id、數(shù)量、價格和會員卡號，輸入會員卡號后自動帶出此顧客對應的折扣。單據(jù)收款小票顧客退貨顧客退貨必須拿原單，而且必須勾原單退貨，切換前的商品建議不讓退。退貨的審核包括：是否是本門店的銷售，商品的質量是否合格，批號是否正確．日結生下一個邏輯日．同時自動產(chǎn)生相應的報表。門店顧客管理門店顧客的管理包括:顧客的折扣定義等。系統(tǒng)提供了門店顧客基本信息管理的功能；對于顧客的分類管理，可以通過對顧客進行分類編碼即可客的卡信息。門店藥品的分類管理拆零藥品銷售飲片管理飲片所有的業(yè)務環(huán)節(jié)都應該管理到單品；飲片不管到產(chǎn)地，即同一品名和規(guī)格的飲片只有一個產(chǎn)地；飲片的基本單位定義成克，門店銷售時以10克為單位進行銷售，而采購和批發(fā)以公斤為單位；建議不要在系統(tǒng)中管理中藥處方，因為這樣會導致速度很慢；門店促銷管理主要有以下幾種形式1.買贈形式，因為贈品不屬于正常的存貨，系統(tǒng)不管理；2.會員形式，系統(tǒng)維護會員信息，門店銷售時系統(tǒng)能夠帶出折扣信息，通過報表可以統(tǒng)計積分；3.前臺折扣形式，后臺定義最高折扣限制和低于成本檢查；4.后臺調價的形式，這種促銷形式必須由總部執(zhí)行。醫(yī)?？ㄤN售管理流程如下:先在INCA系統(tǒng)中說明刷卡金額，財務部通過報表作應收帳。飲片廠業(yè)務管理飲片廠的業(yè)務環(huán)節(jié)主要包括:原藥材的采購和入庫、車間的領料和加工、產(chǎn)成品的移庫、產(chǎn)成品的銷售幾個環(huán)節(jié)。帳設置:原藥材保管帳、車間保管帳、產(chǎn)成品保管帳；飲片廠采購帳、飲片廠應付帳、飲片廠應收帳。原藥材的采購和入庫采購流程與普通藥品的流程相同車間領料和加工車間領料和加工，要經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié):原藥材出原藥材保管帳、原藥材入車間保管帳。加工的過程和工序的管理不在系統(tǒng)中體現(xiàn)。產(chǎn)成品的移庫產(chǎn)成品的出庫包括:車間保管帳原藥材的消耗出庫、產(chǎn)成品入庫到產(chǎn)成品保管帳。產(chǎn)成品的銷售產(chǎn)成品的銷售和出庫同普通藥品，不再贅述。另外，對于原藥材的直接銷售也是支持的，其流程與產(chǎn)成品相同。崗位設置:飲片廠的很多職能，如:采購、財務、配送、銷售等由大藥房的相關職能取代，可能需要增加的崗位包括:飲片廠倉庫保管員、驗收員等。成本的管理行計算;中進行計算。流程圖原藥材的采購和入庫流程車間領料流程產(chǎn)成品的移庫產(chǎn)成品的銷售存貨帳和往來帳的管理往來帳與公司相混。第六部分數(shù)據(jù)方案編碼方案參見馬應龍大藥房連鎖有限公司的基礎數(shù)據(jù)編碼方案文檔，此處略。靜態(tài)數(shù)據(jù)準備方案靜態(tài)數(shù)據(jù)是指：那些不會隨著業(yè)務的開展而頻繁變化的數(shù)據(jù)，如：商品、客戶、供應商等。靜態(tài)數(shù)據(jù)應該提前準備，為后面的培訓、模擬和切換打好基礎。單位信息容加上相關單位性質信息即是該單位的詳細信息。本部分內容包括：單位名稱：即工商注冊的全稱；☆單位類型：包括集團、公司、部門、銀行、藥檢或醫(yī)療機構等；單位操作碼：單位的操作碼，根據(jù)相關操作碼編碼規(guī)則的內容進行定義；☆拼音碼：單位簡稱的拼音縮寫；☆簡稱：單位的名稱簡稱；☆法人代表：單位的法人代表姓名；地區(qū)：單位所處的地區(qū)；于沒有上級單位的單位，可以不填；稅號：即單位的稅務登記號。供應商求業(yè)務部整理出來后由財務部門進行確認；供應商名稱：即供應商單位名稱；☆拼音：供應商簡稱的拼音縮寫；☆操作碼：供應商的單位操作碼；☆等級：供應商等級；發(fā)票精度：供應商的進貨發(fā)票無稅單價的小數(shù)點位數(shù)；☆客戶后要求有財務部門確認；單位名稱：即工商注冊的全稱，同單位名稱；☆操作碼：客戶操作碼同單位的操作碼；分類編碼：客戶的分類編碼，依據(jù)客戶分類編碼原則進行設定；☆客戶拼音：客戶名稱簡稱的拼音縮寫；☆是否控制信譽額度：是或否；☆信譽天數(shù)：暫可不管理；價格類型：即給該客戶開票時默認的價格類型；☆發(fā)票類型：給開具發(fā)票的默認類型，一般有增值稅發(fā)票和普通發(fā)票；☆發(fā)票精度：即給客戶開發(fā)票時發(fā)票上打印的無稅單價的小數(shù)點位數(shù)；☆客戶級別：根據(jù)公司相關制度，確定客戶的等級；送貨待遇：此處分送貨和自提兩種；☆客戶業(yè)務員關銷售部門負責人作為業(yè)務員；客戶名稱：☆銷售業(yè)務員：☆銀行位進行整理；銀行名稱：銀行單位的全稱，包括某某儲蓄所等；☆銀行操作碼：銀行分類碼：☆商品基礎數(shù)據(jù)管理商品名稱商品操作碼商品拼音商品分類碼特殊分類編碼行業(yè)標準碼英文名稱發(fā)票名稱簡稱學名學名拼音商品基本單位缺省包裝首營審批檔案號批準文號有效期期間單位：有效期時間單位（年、月、日）商標廠家名稱產(chǎn)地進貨稅率銷售稅率大類名稱品種名稱折合品種單位數(shù)量品規(guī)名稱折合品規(guī)單位數(shù)量儲存條件：1密封、2冷藏、3通風、4危險品運輸條件：1防寒、2防暑、3加固要有一個商品明細。商品的計量單位從內部實際分二級：“包裝“基本單位。定義計量單位，并量單位上定義能否訂價、能否銷售、精度。商品名稱商品單位名稱下級單位名稱下級單位數(shù)量折合成下級單位是否精確:1是0否單位小數(shù)量點后的允許的位數(shù)量能否定價:1是2否能否銷售:1是2否重量部門管理按照現(xiàn)有部門設定；對于需要在業(yè)務中特殊處理的部分，另行設定；人員管理馬應龍大藥房連鎖有限公司開工資的所有人員；議在該類人員辦理移交工作后，將其全部計算機系統(tǒng)的職務取消。倉庫定義倉庫設為中西成藥倉庫和中藥飲片倉庫；倉房定義以商品的劑型分類為基礎設定倉房。貨位定義保管員對貨物的存取工作；職務定義職務定義主要定義系統(tǒng)內的職務設置，配合操作授權，達到系統(tǒng)授權操作。與企業(yè)實際的人事職務有所不同。本部分實際上是部門職務原子功能授權定義的綜合性功能，它包括了定義部門，職務以及職務下的原子功能，并包括了職務授權參數(shù)的設定等內容。人員授權進行審批，將審批通過的申請，交與負責信息系統(tǒng)授權的系統(tǒng)管理員；系統(tǒng)管理員根據(jù)實際審批的權限內容進行授權；動態(tài)數(shù)據(jù)準備方案動態(tài)數(shù)據(jù)是指：那些隨著業(yè)務的開展而頻繁變化的數(shù)據(jù)，如：保管帳、存貨帳、應付帳應收帳等;由于這些數(shù)據(jù)會經(jīng)常變動，所以在系統(tǒng)切換的時點錄入系統(tǒng)。保管帳的結果錄入計算機；存貨帳保證與保管帳的一致；以核對無誤后的保管帳數(shù)量再加上對應的金額；應收帳分客戶對未收款部分進行整理，包括：客戶、時間、金額等預收帳按單位、銷售員余額整理并錄入計算機；預付帳按單位、業(yè)務員整理并錄入計算機；應付帳按單位整理并錄入計算機。成本價準備期初的單品成本單價?？梢砸宰詈笠淮螣o稅進價為準。第七部分數(shù)據(jù)復制方案dbcopy配送中心之間的業(yè)務信息的溝通。具體方案涉及到具體的技術細節(jié)，在此不詳細討論。第八部分系統(tǒng)維護方案數(shù)據(jù)庫維護PMOrasysOracle數(shù)據(jù)庫日常維護工作。包括以下幾項：A．數(shù)據(jù)庫性能分析；B．用戶管理；C．表空間管理；D．回滾段管理；E．連接現(xiàn)狀；F．鎖庫的檢查及解鎖；G．sql優(yōu)化檢查；鑒于Orasys執(zhí)行的是對Oracle房對Orasys的操作進行嚴格的控制，只有具有權限的少數(shù)人可以使用該程序。檢查與分析Orasys提供對Oracle數(shù)據(jù)庫進行一定的檢查分析功能，其內容包括：檢查過某一指定大小的表或索引。表空間管理Orasys提供對Oracle數(shù)據(jù)庫表空間的管理，包括：列出所有表空間、各表Orasys可時也提供對該表空間的擴展操作和各用戶對該表空間使用的明細情況。回滾段管理Orasys提供對OracleOracle數(shù)據(jù)庫中為Oracle數(shù)據(jù)庫本身并不支持直接修改回滾段初值的操作，所以在Orasys中，是通過刪除原回滾段并按照用戶指定的修改值建立新的回滾段來實現(xiàn)這一操作的，當然，這個過程對用戶來講也是透明的。用戶管理Orasys提供對OracleOracle數(shù)據(jù)庫中所有用戶的用戶名、其缺省表空間名、臨時表空間名；并且對于每一個用戶，Orasys提供新增用并進行系統(tǒng)授權。連接查詢Orasys如下信息項：終端名稱、與數(shù)據(jù)庫建立連接的應用程序名、登錄Oracle數(shù)據(jù)庫的用戶名、連接狀態(tài)、鎖庫狀態(tài)、連接ID鎖庫查詢Orasys可以查詢到當前數(shù)據(jù)庫中的鎖庫信息，包括如下信息項：Oracle用戶、被鎖對象、類型、操作系統(tǒng)用戶、鎖庫方式、等待狀態(tài)、鎖庫連接ID和序號；并且提供通過終止該連接來解除鎖庫的操作。SQL過濾Orasys提供輸入SQL語句并監(jiān)視當前SQL語句執(zhí)行過程的功能。操作權限管理操作權限管理主要是指在PM系統(tǒng)中，每個用戶可以進行哪些操作、不能進行哪些操作。這是通過PM系統(tǒng)提