怎樣做好辦公室工作

關(guān)于怎樣做好辦公室工作第1頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四現(xiàn)代企業(yè)制度下運(yùn)行的公司各級行政辦公室，任務(wù)艱巨而繁重；擔(dān)當(dāng)工作樞紐、服務(wù)窗口和參謀部職能的辦公室，地位重要而特殊。如何做好新形勢下的辦公室工作，提升辦公室員工的素質(zhì)至關(guān)重要。為進(jìn)一步提升辦公室系統(tǒng)人員業(yè)務(wù)水平，幫助新進(jìn)員工盡快熟悉辦公室工作流程，更好地服務(wù)企業(yè)的中心工作，特制作了這樣一個PPT業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)交流平臺，以期對大家學(xué)習(xí)掌握辦公室業(yè)務(wù)有所幫助。第2頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四主要內(nèi)容1、辦公室職能定位2、辦公室主任定位3、辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力4、辦公室的主要工作任務(wù)第3頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四一、辦公室職能定位（一）綜合管理。辦公室是上傳下達(dá)，保證公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)的工作中樞；是承上啟下，聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)和基層的橋梁；是溝通左右，協(xié)調(diào)公司各種工作關(guān)系的紐帶。負(fù)有承辦、協(xié)調(diào)、信息、調(diào)研、督辦、協(xié)辦、檔案、保密等綜合職能；

（二）綜合事（政）務(wù)。辦公室對領(lǐng)導(dǎo)工作部署進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事（政）務(wù)的參謀部；參與制定公司發(fā)展戰(zhàn)略、中長期發(fā)展規(guī)劃、年度方針目標(biāo)、重要工作部署和重大決策等，為領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的情況、信息、資料、建議，是領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”；了解下情，吃透上情，領(lǐng)會精神，融會貫通，為領(lǐng)導(dǎo)起草重要講話和報告，是領(lǐng)導(dǎo)的“文膽”；

（三）綜合服務(wù)。辦公室是公司領(lǐng)導(dǎo)班子的辦事機(jī)構(gòu)，要努力做好四個服務(wù)——領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)主、基層、總部，做好公關(guān)、外聯(lián)、信訪、會務(wù)、接待等工作，成為公司對外的一個重要窗口，通過服務(wù)和接待展示公司的形象和風(fēng)貌。第4頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四二、辦公室主任定位兩句話:1.不是人做的事；2.是一般的人做不了的事。那到底是什么？是馬、是牛、是狗、是羊、是豬拉車的馬堅韌吃草的牛負(fù)重看門的狗忠誠聽話的羊純樸受氣的豬糊涂做好四個“統(tǒng)一”：被動性與主動性的統(tǒng)一\服務(wù)性與發(fā)號性的統(tǒng)一\做小事與謀大局的統(tǒng)一\排憂解難與把關(guān)設(shè)坎的統(tǒng)一。第5頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四三、辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力(一)加強(qiáng)學(xué)習(xí)和實(shí)踐，努力培養(yǎng)“三種能力”。辦公室工作重要而復(fù)雜，瑣碎而無序，不僅需要具有寬泛的知識，而且需要具有很強(qiáng)的綜合能力。要適應(yīng)辦公室工作的要求，就必須不斷加強(qiáng)理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，注重實(shí)踐積累，努力培養(yǎng)“三種能力”。

1．加強(qiáng)政策理論學(xué)習(xí)，提高綜合協(xié)調(diào)能力。綜合協(xié)調(diào)能力就是辦公室執(zhí)行力和協(xié)調(diào)力之和，其高低最能體現(xiàn)辦公室工作水平。在工作中，需要辦公室協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，涉及到領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、部門關(guān)系、上下關(guān)系和內(nèi)外關(guān)系，矛盾多，難度大。這就要求我們辦公室工作人員在綜合協(xié)調(diào)時，既要堅持原則，客觀公正；又要講究協(xié)調(diào)藝術(shù)，注重工作方法。要善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，找準(zhǔn)工作的切入點(diǎn)，以達(dá)到事半功倍的目的。

2．暢通渠道，提高做好信息調(diào)研工作的能力。信息是管理的基礎(chǔ)，決策的依據(jù)。辦公室是各種信息的集散地，是領(lǐng)導(dǎo)獲取信息的重要渠道。辦公室要利用和發(fā)揮好這個優(yōu)勢，對各種信息資料去粗取精、去偽存真，并加以整合提煉，為領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門提供服務(wù)。加強(qiáng)信息資料的及時報送是辦公室轉(zhuǎn)變職能、提升服務(wù)水平、發(fā)揮參謀助手作用的具體體現(xiàn)。我們要把各單位報送信息的質(zhì)量和數(shù)量作為評價辦公室工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。調(diào)查研究是成事之基，謀事之道，調(diào)查研究的成果同信息的最終作用一樣，是供領(lǐng)導(dǎo)做決策參考。辦公室要針對企業(yè)改革發(fā)展管理中的突出矛盾，制訂開展調(diào)查研究的重點(diǎn)課題，在深入調(diào)研的基礎(chǔ)上形成調(diào)研報告，供領(lǐng)導(dǎo)做決策參考。要勤學(xué)習(xí)、勤思考、勤實(shí)踐，不斷提高做好信息調(diào)研的能力。

3．打牢基礎(chǔ)，提高公文寫作能力。文字工作是辦公室工作的基礎(chǔ)，能不能寫出觀點(diǎn)新、內(nèi)容實(shí)、質(zhì)量高的文稿，體現(xiàn)了辦公室的水平?！俺捎谖⒍娪谥?。辦公室的主任和秘書人員，一定要有一種聞雞起舞的緊迫感，臥薪嘗膽的進(jìn)取心，從小事做起，從點(diǎn)滴做起，從今天做起，打牢理論基礎(chǔ)，打牢文字基礎(chǔ)，打牢業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，提高公文寫作能力。第6頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四（二）樹立服務(wù)意識，努力提高“三種素質(zhì)”。辦公室人員的素質(zhì)高低，直接影響辦公室工作的成效。一流的工作業(yè)績需要一流的素質(zhì)的員工去創(chuàng)造。辦公室的工作特性決定了辦公室人員的素質(zhì)相對其他業(yè)務(wù)部門的人員顯得參差不齊，因此，在配好辦公室人員隊(duì)伍的同時，不斷提高辦公室人員的思想、業(yè)務(wù)、作風(fēng)素質(zhì)也更顯緊迫。

1．要提高辦公室人員的思想政治素質(zhì)。辦公室人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，與上級機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)打交道多，了解上級和領(lǐng)導(dǎo)的決策過程，因此必須做到“不該說的堅決不說”，要同上級和領(lǐng)導(dǎo)保持一致，自覺維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威。辦公室人員要能夠正確處理苦與樂、得與失、個人利益與企業(yè)利益的關(guān)系，吃苦在前、享受在后、任勞任怨、樂于奉獻(xiàn)。這些都需要良好的思想素質(zhì)和崇高的思想境界作基礎(chǔ)。

2．著力“勤”與“實(shí)”，提高辦公室人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。業(yè)精于勤，勤能補(bǔ)拙，勤能減少工作的失誤，勤能提高工作的質(zhì)量。我們辦公室人員要做到“手勤、腿勤、腦勤”，通過“勤”提高我們的業(yè)務(wù)素質(zhì)?！皩?shí)”是我們辦公室人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的又一基本要求。陳云說過，“不唯上，不唯書，只唯實(shí)。”我們要講實(shí)話，辦實(shí)事，求實(shí)效。扎扎實(shí)實(shí)干事，坦坦蕩蕩做人，無嘩眾取寵之意，存淡泊名利之心。特別是向領(lǐng)導(dǎo)反映情況要真實(shí)，不能想當(dāng)然，不能道聽途說，不能欺上瞞下，這是辦公室人員最起碼的職業(yè)道德。

3．強(qiáng)化自律意識，提高辦公室人員的作風(fēng)素質(zhì)。辦公室是窗口部門，搞好廉政建設(shè)，對維護(hù)企業(yè)形象關(guān)系重大。辦公室人員由于工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊，有些工作上的便利條件，但不能利用這些便利條件來以權(quán)謀私。要弘揚(yáng)正氣，提倡廉潔奉公，艱苦奮斗，公道正派，謙虛謹(jǐn)慎，做廉政的模范和表率。第7頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四四、辦公室的主要工作任務(wù)

“辦文”、“辦會”、“辦事”是對辦公室主要工作任務(wù)的精練概括。認(rèn)識秘書工作中的主要任務(wù),明確和突出不同的秘書工作的重心,有利于增強(qiáng)對整體秘書工作的全盤認(rèn)識,以便更好地貫徹秘書工作的原則,把秘書工作做好。第8頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四（一）辦文辦文的“文”一般指公務(wù)文書(簡稱文書)。這里所說的“文”，泛指私人文書以外的所有文書，即社會組織（包括黨政機(jī)關(guān)、公司企業(yè)、事業(yè)單位、人民團(tuán)體等）在辦理公共事務(wù)過程中使用的各類文書。

1．公文的性質(zhì)、作用和種類（1）公告適用于向國內(nèi)外宣布重大事項(xiàng)或法定事項(xiàng)，所宣告的事項(xiàng)多屬于專業(yè)性或業(yè)務(wù)性的。通告適用的范圍，不僅限于上級對下級，不相隸屬的單位也可使用。（2）通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。公告與通告的區(qū)別：

a．受眾范圍不同。公告受眾范圍比通告廣。公告的對象則是國內(nèi)外，有時甚至通過登報、廣播的形式向全國、全世界發(fā)布。

b．發(fā)布目的不同。公告目的是周知，本身并無強(qiáng)制性；通告既用于周知，也可直接發(fā)布強(qiáng)制性措施。

c．重要程度不同。公告公布重要或法定事項(xiàng)，通告的內(nèi)容則是一般事務(wù)或業(yè)務(wù)事項(xiàng)的反映。第9頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四（3）通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通知是運(yùn)用最為廣泛的下行文，具有功能多樣性、一定的指導(dǎo)性、較強(qiáng)的時效性的特點(diǎn)。國務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)城市居民最低生活保障工作的通知

a.印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于印發(fā)本級機(jī)關(guān)，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。

b.指示性通知。上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)某一項(xiàng)工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

c.知照性通知。用于告之各有關(guān)方面周知的事項(xiàng)等。這種通知發(fā)送對象廣泛，對下級、平級均可發(fā)送。

d.事務(wù)性通知。用于上級機(jī)關(guān)對下級就某一具體事項(xiàng)布置工作，交待任務(wù)；同級機(jī)關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項(xiàng)具體工作的進(jìn)行或某一具體問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理等。

e.任免、聘用通知。用于任免或聘用人員職務(wù)等。通知的種類第10頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四（4）通報適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。具有導(dǎo)向性、典型性、公開性的特點(diǎn)。銀監(jiān)會關(guān)于銀行業(yè)商業(yè)賄賂違法犯罪案件查處情況通報（5）報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。關(guān)于加強(qiáng)財務(wù)決算報表工作的報告。工作報告。旨在向上級機(jī)關(guān)匯報工作進(jìn)展情況和主要成效，為上級機(jī)關(guān)統(tǒng)一協(xié)調(diào)和掌握下屬工作情況提供參考依據(jù)。情況報告。旨在向上級機(jī)關(guān)反映客觀情況；督辦某些工作的情況；舉辦重大活動、重要會議的基本情況；其他需要上級機(jī)關(guān)及時了解和掌握的特殊情況。答復(fù)報告。是根據(jù)上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的查詢、提問作出的報告。

報告的種類第11頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四（6）請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。凡涉及有關(guān)方針政策界限、工作中的重大問題、上級機(jī)關(guān)予以審核批準(zhǔn)的事項(xiàng)等諸多方面的內(nèi)容時，均應(yīng)使用“請示”文種。關(guān)于成立XXXX項(xiàng)目經(jīng)理部的請示

a.行文的超前性：請示必須在事前行文。

b.內(nèi)容的單一性：請示事項(xiàng)具有單一性，要求一文一事。

c.結(jié)果的求復(fù)性：請示的行文目的是請求上級批準(zhǔn)。

d.明顯的祈請性：所請之事只有經(jīng)上級批準(zhǔn)才能付諸行動。

一是行文目的不同。請示旨在請示上級機(jī)關(guān)的指示和批準(zhǔn)，是為了解決具體問題；報告是一種陳述性文件，旨在單向反饋信息。二是行文時間不同。請示必須在事前行文，不能“先斬后奏”或擅自處理；報告在事中和事后行文。三是內(nèi)容要求不同。請示的內(nèi)容單純，必須遵循一文一事的原則；報告可以反映多方面的情況和問題。四是處理結(jié)果不同。請示要求上級機(jī)關(guān)批復(fù)；報告則不需要。

請示的特點(diǎn)請示與報告的區(qū)別第12頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四（7）批復(fù)答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng),具有指示性、針對性、結(jié)論性和簡明性。關(guān)于錦州紅河電子股份有限公司國有股權(quán)管理方案的批復(fù)（8）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函體現(xiàn)雙方平等溝通關(guān)系，對制發(fā)機(jī)關(guān)的資格要求很寬松，但內(nèi)容必須單一，一份函只能寫一件事項(xiàng)。關(guān)于銀行扣款侵權(quán)問題的復(fù)函（9）會議紀(jì)要會議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會議基本情況和議定事項(xiàng)，是貫徹落實(shí)會議精神、指導(dǎo)工作、解決問題、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，是會議信息的主要載體之一?！吨薪坏诙絼?wù)工程局有限公司總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要》（10）其他公文命令、決定、決議、意見、議案、公報、條例、規(guī)定、規(guī)則、公約、規(guī)程、細(xì)則、辦法、制度、章程、調(diào)查報告、計劃、總結(jié)、感謝信、建議書、邀請書、請柬、賀信等。第13頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四

2．二航局常用公文（1）通知用于公司總部向全公司發(fā)布重大事項(xiàng)、重要管理制度或成立機(jī)構(gòu)等。該文種不適用上行文。關(guān)于印發(fā)2010年工作會暨九屆三次職代會會議文件的通知（2）報告一般用于與政府機(jī)關(guān)或中交股份的公文中。報告屬于上行文，制發(fā)報告能使上級隨時掌握下情，又能接受上級及時的指導(dǎo)和督促，為上級機(jī)關(guān)制定方針政策提供依據(jù)。主要有工作報告、會議報告、述職報告、檢查報告。注意事項(xiàng):報告中不得夾帶請示.（3）請示用于向中交股份請示、批準(zhǔn)的公文。主要有解答性請示、請求指示的請示、批轉(zhuǎn)性請示、請求解決問題的請示。注意事項(xiàng)：一文一事；單頭請示；不越級請示；不抄送下級;不呈送領(lǐng)導(dǎo)個人。關(guān)于對二航局青山區(qū)紅鋼城地塊進(jìn)行房地產(chǎn)開發(fā)的立項(xiàng)請示第14頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四（4）批復(fù)對公司下屬分、子公司請示事項(xiàng)的回復(fù)。關(guān)于《九江長江公路大橋B2合同段施工組織設(shè)計》的批復(fù)（5）函一般用于與政府機(jī)關(guān)或與業(yè)主單位的公文中。關(guān)于成立中交二航局華能海門電廠煤場回填工程項(xiàng)目經(jīng)理部的函（6）會議紀(jì)要注意事項(xiàng)：占有大量豐富的感性材料；突出會議的主題；條理清楚、邏輯性強(qiáng)、觀點(diǎn)鮮明；切忌將會議紀(jì)要寫成會議決議，也切忌將會議紀(jì)要寫成會議紀(jì)錄；忠于會議實(shí)際。（7）工作總結(jié)是通過對過去一階段工作的回顧和分析評價，歸納經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，得出規(guī)律性認(rèn)識的事務(wù)性文書。一般用于公司各部門和各單位季度、半年或年度小結(jié)。《2009年辦公室工作總結(jié)》第15頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四（8）經(jīng)驗(yàn)交流用來交流情況、交流經(jīng)驗(yàn)、交流體會，促進(jìn)工作，提高水平。經(jīng)驗(yàn)交流材料不屬于正式文件，也不是規(guī)范性公文，沒有特別的規(guī)定，也沒有固定的格式，是應(yīng)用文中限制最少的文種，可以寫的活潑。特點(diǎn)：思路要獨(dú)特；做法要先進(jìn)；效果要顯著?！端姆止窘?jīng)驗(yàn)交流材料》（2009年工作會議文件匯編）（9）調(diào)查報告調(diào)查報告是結(jié)合公司發(fā)展需要，以科學(xué)的調(diào)查手段對某些部門、某些現(xiàn)象進(jìn)行有目的、有計劃、有系統(tǒng)的調(diào)查、分析、研究、歸納后所形成的書面報告。調(diào)查報告是領(lǐng)導(dǎo)決策的佐證，是科學(xué)研究的依據(jù)，是推廣經(jīng)驗(yàn)的材料特點(diǎn)：針對性強(qiáng)；講時效；對調(diào)查的依賴性?！吨薪欢骄中姓?zhí)行力調(diào)研報告》第16頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四3．公文處理流程發(fā)文處理流程：步驟工作內(nèi)容的簡要描述重要輸入重要輸出相關(guān)表單1使用部門對擬發(fā)文件進(jìn)行審定和會簽使用部門的擬發(fā)文件2辦公室對會簽后的文件進(jìn)行審核3分管領(lǐng)導(dǎo)決定是否簽發(fā)4可以發(fā)放的文件進(jìn)行登記發(fā)文登記簿5文件印制正式文件6文件的用印、封發(fā)和歸檔第17頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四第18頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四收文處理流程步驟工作內(nèi)容的簡要描述重要輸入重要輸出相關(guān)表單1相關(guān)部門收到外來文件2辦公室對外來文件進(jìn)行簽收和登記收文登記簿3外來文件的審核4給出初步的辦理辦法5將初步辦理辦法提交領(lǐng)導(dǎo)批示6根據(jù)批示交相關(guān)部門進(jìn)行處理收文處理專用紙7辦公室催辦相關(guān)部門的處理第19頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四第20頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四

4．二航局各單位公文處理中的問題（1）文種使用不正確，將“請示”寫成“申請”，尤其是“報告”與“請示”不分。如：《關(guān)于孫玉祥、左明昌普通護(hù)照到期申請換領(lǐng)的報告》（航二人勞[2009]1號），《關(guān)于西南分公司引進(jìn)一名一級建造師的申請》（西南人資[2009]003號）（2）主送單位不正確或名稱不規(guī)范。有的直接主送部門，有的主送給領(lǐng)導(dǎo)本人，主送“公司”或“局”，正確名稱：中交二航局。（3）請示結(jié)語不規(guī)范。如：“特報請公司批示”、“盼復(fù)”、“請批示”、“以上報告妥否，請批示”，正確結(jié)語有“以上請示請批復(fù)”、“以上請示當(dāng)否，請批復(fù)”、“妥否，請批復(fù)”、“特此請示”、“以上請示如無不當(dāng)，請批轉(zhuǎn)”。（4）主題詞不準(zhǔn)確。《關(guān)于對所轄武漢市青山區(qū)紅鋼城地塊進(jìn)行房地產(chǎn)開發(fā)的請示》（二航房產(chǎn)[2009]第13號）“關(guān)于、地塊、開發(fā)、請示”，改為“地產(chǎn)、開發(fā)、請示”。（5）大多數(shù)請示公文沒有注明聯(lián)系人姓名和電話。（6）空白頁有“此頁無正文”字樣。第21頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四（二）辦會會議組織工作是辦公室的另一項(xiàng)核心工作，會議辦得成功與否很大程度取決于秘書對會議是否做到精心策劃、組織落實(shí)。必須定時、定點(diǎn)做好一切會務(wù),是辦會的特點(diǎn)。針對會議特點(diǎn),秘書應(yīng)總結(jié)出會議的要素，制定會議的基本程序，并把會議關(guān)鍵環(huán)節(jié)和要點(diǎn)處理好。第22頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四

1．會議制度、種類

《中交第二航務(wù)工程局有限公司會議制度》（二航辦〔2007〕173號）第一章總則第一條為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，制定本制度。第二條本制度適用于公司總部組織召開的各類會議。第三條辦公室為公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督部門。第四條公司嚴(yán)格控制臨時性會議，對此類會議須按一會一報原則審批。第五條為降低會議成本，對于適合用視頻會議方式召開的會議，要采用視頻會議形式。第二章會議種類第六條公司會議包括：董事會會議、監(jiān)事會會議、總經(jīng)理辦公會議、年度工作會議、季度生產(chǎn)調(diào)度會議、司務(wù)會議、專業(yè)會議、專題會議、部門會議等。第23頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四第三章會議組織第七條董事會會議：由董事會辦公室負(fù)責(zé)組織，每年至少召開一次，由董事長召集和主持，參會人員為公司董事，公司監(jiān)事、董事會辦公室主任列席會議；會議內(nèi)容為公司章程中所規(guī)定的董事會行使職權(quán)的事項(xiàng)。第八條監(jiān)事會會議：由監(jiān)事會辦公室負(fù)責(zé)組織，每年至少召開一次，由監(jiān)事長召集和主持，參會人員為公司監(jiān)事，會議內(nèi)容為公司章程中所規(guī)定的監(jiān)事會行使職權(quán)的事項(xiàng)。第九條總經(jīng)理辦公會議：由公司辦公室負(fù)責(zé)組織，一般在每月月底召開，由總經(jīng)理召集和主持，參會人員為公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人，會議內(nèi)容為公司章程中所規(guī)定的總經(jīng)理行使職權(quán)的事項(xiàng)。第十條年度工作會議：由公司辦公室牽頭，相關(guān)部門配合實(shí)施，每年年初召開，參會人員為公司領(lǐng)導(dǎo)、公司總部部門負(fù)責(zé)人、各分（子）公司、經(jīng)營性辦事處及重點(diǎn)項(xiàng)目部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；會議內(nèi)容為總結(jié)公司上年度工作，部署本年度工作目標(biāo)和任務(wù)，進(jìn)行年度表彰。第十一條季度生產(chǎn)調(diào)度會：由工程部負(fù)責(zé)組織，辦公室協(xié)辦，每季度第一個月的上旬召開，參會人員為公司領(lǐng)導(dǎo)、公司所屬單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人、公司總部有關(guān)部門負(fù)責(zé)人；會議內(nèi)容為報告和分析上季度主要工程形象進(jìn)度、生產(chǎn)計劃完成情況及經(jīng)營、安全、質(zhì)量管理等方面狀況，研究施工生產(chǎn)中的重大問題、落實(shí)并協(xié)調(diào)本季度生產(chǎn)計劃、經(jīng)營項(xiàng)目及其它與施工生產(chǎn)相關(guān)的重要問題。第24頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四第十二條司務(wù)會議：由公司辦公室負(fù)責(zé)組織，每季度最后一月月底召開，會議由總經(jīng)理主持，參會人員為公司領(lǐng)導(dǎo)、公司總部各部門正副職負(fù)責(zé)人；會議內(nèi)容為傳達(dá)貫徹有關(guān)文件和會議精神，通報本季度公司經(jīng)營、生產(chǎn)、管理、效益等方面情況，部署下季度工作，協(xié)調(diào)部門間工作。第十三條專業(yè)會議：由相關(guān)專業(yè)職能部門負(fù)責(zé)組織，原則上1-2年召開一次；會議由專業(yè)主管公司領(lǐng)導(dǎo)或?qū)I(yè)負(fù)責(zé)人主持，參會人員為有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)、公司所屬單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員，公司總部有關(guān)部門人員；會議內(nèi)容為傳達(dá)貫徹專業(yè)性工作的文件和會議精神，總結(jié)、交流專業(yè)性工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，研究專業(yè)工作計劃，布置安排專業(yè)性工作。第十四條專題會議：由專題負(fù)責(zé)職能部門組織，根據(jù)工作需要，報請公司領(lǐng)導(dǎo)研究審批后召開，會議由主管公司領(lǐng)導(dǎo)或?qū)ｎ}負(fù)責(zé)人主持，參會人員為有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員、有關(guān)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員、外邀人員；會議內(nèi)容為對某項(xiàng)重大專題工作進(jìn)行研討和布置。第十五條部門會議：由總部各部門負(fù)責(zé)組織、每月月底召開，部門負(fù)責(zé)人主持，參會人員為部門全體人員。會議內(nèi)容為總結(jié)本月部門工作情況，分析存在的問題和改進(jìn)措施，部署下月的部門工作。第25頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四第四章會議要求第十六條會議組織部門要嚴(yán)格按照公司會議流程組織會議。第十七條會議組織部門會前要認(rèn)真作好會議議題的收集、會議文件和資料的準(zhǔn)備、會議通知的發(fā)放、會場布置等相關(guān)工作,確保會議順利進(jìn)行。第十八條會議結(jié)束后,會議組織部門要以文件、會議記錄、會議紀(jì)要、會議簡報、決議等方式,將會議成果予以明確,并作好有關(guān)記錄的歸檔工作。第十九條會議紀(jì)律:參會人員應(yīng)按要求準(zhǔn)時參加會議,因故不能參加的應(yīng)事先向會議組織部門請假。參會人員要自覺維護(hù)會場秩序,會議要求保密的事項(xiàng),按保密規(guī)定執(zhí)行。第26頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四2．會議流程步驟工作內(nèi)容的簡要描述重要輸入重要輸出相關(guān)表單1辦公室按照會議制度明確的以及相關(guān)部門經(jīng)批準(zhǔn)的臨時安排的綜合性會議請求2擬定和發(fā)放會議通知會議通知會議通知3辦公室進(jìn)行會議經(jīng)費(fèi)測算并交領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)4會議經(jīng)費(fèi)交分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)5進(jìn)行會議材料、會場布置、代表團(tuán)食宿安排等準(zhǔn)備6召開會議會議記錄會議記錄7形成會議成果會議決議、會議紀(jì)要第27頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四第28頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四3．籌備方案

2010年工作會暨九屆三次職代會籌備方案一年一度的工作會暨職代會擬于2月下旬召開，為確保會議圓滿成功召開,特制定如下籌備方案:

一、會議時間：2010年2月26日（星期五）二、會議地點(diǎn)：公司總部辦公大樓三、參加會議人員：

1、二、三公司，四、五、六、水工、深圳、武港院：經(jīng)理、書記、工會主席

2、物流、裝備、西南分公司、特種公司、云?。航?jīng)理、書記

3、房產(chǎn)、海力、福州分公司、北京分公司、湘江橋梁、內(nèi)蒙古天虹公司、海門東灶港、經(jīng)營性分公司（辦事處）：經(jīng)理

4、2010年重點(diǎn)項(xiàng)目經(jīng)理部（共28個）：經(jīng)理（常務(wù)副經(jīng)理）、書記

5、公司總部：公司領(lǐng)導(dǎo)、副總工、副總經(jīng)、各部門負(fù)責(zé)人

6、公司職工代表

7、“海星獎”標(biāo)兵

8、特邀代表：上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、中交武漢辦事處主任共計約170人（不含特邀領(lǐng)導(dǎo)）第29頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四四、會議議程（一）26日上午

1、王海懷總經(jīng)理作行政工作報告

2、湯永生書記作黨委工作報告

3、蔣成雙主席作工會工作報告（書面）

4、劉東進(jìn)總會計師作2009年預(yù)算執(zhí)行情況及2010年預(yù)算報告（書面）

5、王海懷總經(jīng)理作職工提案回復(fù)意見報告（書面）

6、招待費(fèi)報告（書面）

7、上級領(lǐng)導(dǎo)講話

8、民主評議公司領(lǐng)導(dǎo)（二）26日下午

1．湯永生書記通報民主評議結(jié)果

2、“海星獎”表彰

3、蔣成雙主席作《關(guān)于在九屆二次職代會閉會期間職工代表團(tuán)長聯(lián)席會工作情況的報告》，并提請本次職代會確認(rèn)

4、審議王海懷總經(jīng)理的行政工作報告

5、審議三個專項(xiàng)集體合同（草案）

6、簽訂三個專項(xiàng)集體合同

7、簽署《經(jīng)營管理責(zé)任書》和《黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任狀》8、簽署《安全生產(chǎn)責(zé)任書》和《治安綜合治理責(zé)任狀》9、黨政主要領(lǐng)導(dǎo)作會議總結(jié)第30頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四四、成立會議籌備組（下設(shè)秘書組、會務(wù)組、宣傳組）組長：蔣成雙副組長：金國亮莫漢清汪國梅喻艷芳

1、秘書組：負(fù)責(zé)會議文件材料的準(zhǔn)備組長：李成成員：姚光華錢輝呂樹勝陳孝凱張新海李先進(jìn)徐旭紅潘劍文劉輝

2、會務(wù)組：負(fù)責(zé)會議代表接送、餐飲、住宿等相關(guān)工作組長：喻艷芳成員：張新海吳漢生王蕾劉建郇長俊艾軍王燕梁敏

3、宣傳組：負(fù)責(zé)會議宣傳報道工作組長：陳同堯成員：沈慧慧徐傅迪第31頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四六、會議準(zhǔn)備工作任務(wù)分解如下：準(zhǔn)備工作內(nèi)容責(zé)任人完成時間籌備組會議蔣書記主持2010.1.14日前行政工作報告李先進(jìn)起草莫漢清審稿2月2日前完成初稿2010.2.10定稿黨委工作報告潘建文起草汪國梅審稿2月2日前完成初稿2010.2.10定稿工會工作報告張新海起草喻艷芳審稿2月2日前完成初稿2010.2.10定稿2010年方針目標(biāo)徐旭紅起草錢輝審稿2010年2月2日前職工提案回復(fù)處理意見報告劉輝起草莫漢清審稿2010年2月2日前2009年預(yù)算執(zhí)行情況及2010年預(yù)算報告姚光華2010年2月2日前2010年各單位經(jīng)營管理目標(biāo)責(zé)任書錢輝起草金國亮審稿2010年2月2日前三個專項(xiàng)集體合同喻艷芳、梁敏2010年2月10日前集體合同民主協(xié)商會喻艷芳、梁敏2010年2月10日前2010年黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任狀黃煜卿、陳孝凱2010年2月10日前會徽及宣傳標(biāo)語的制作劉建2010年2月24日前會議簽到王蕾、郇長俊王燕、梁敏2010年2月25日第32頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四《安全生產(chǎn)責(zé)任書》和《治安綜合治理責(zé)任狀》呂樹勝2010年2月10日前參加會議人員確定劉建2010年2月10前會議通知的印發(fā)劉建2010年1月15前特邀上級領(lǐng)導(dǎo)參會莫漢清2010年2月10前會議指南編制李成2010年2月10前會議文件統(tǒng)一印制李成2010年2月20前會議文具采購、文件裝袋劉建、郇長俊2010年2月23前會議用餐安排張新海2010年2月23前會議代表住宿房間安排王燕、梁敏2010年2月23前代表臺簽、會場布置、就餐臺簽王蕾、艾軍2010年2月24日民主評議領(lǐng)導(dǎo)干部邱明、王元韻2010年2月26日會議代表接送李成、吳漢生2010年2月25-26日會議代表用車調(diào)度吳漢生2010年2月25-27海星獎獎狀、獎牌及表彰喻艷芳、劉輝2010年2月26日會議總預(yù)算莫漢清2010年2月10前會議籌備工作協(xié)調(diào)莫漢清現(xiàn)在至?xí)h結(jié)束會議攝影攝像徐傅迪2010年2月26日會議報道及會后宣傳沈慧慧2010年3月2日前第33頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四

4．關(guān)鍵環(huán)節(jié)和注意事項(xiàng)

(1)根據(jù)不同的會務(wù)經(jīng)費(fèi)性質(zhì)選擇不同的會務(wù)場所，并進(jìn)行不同的大小會議場所布置；

(2)對于嘉賓的接待方式與要求；

(3)會務(wù)交通的安排；

(4)會務(wù)期間的飲食安排，特別是注意不同民族和不同地域客人的飲食安排必須分別對待。

(5)會務(wù)住宿安排；

(6)賓客返程的時間及交通方式的安排；

(7)會務(wù)細(xì)節(jié)：細(xì)節(jié)的注意直接影響會務(wù)活動的成??；

(8)其他。第34頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四（三）辦事辦公室一切事務(wù)性工作都是“事”。廣義地理解,“辦文”、“辦會”也是“辦事”。所以，面對如此紛繁龐雜的事務(wù),秘書的關(guān)鍵是摸索出事理,掌握規(guī)律,舉一反三,才能盡量辦好所有的事。

1．二航局辦公室日常工作（1）負(fù)責(zé)信息搜集、調(diào)研、上報，提供決策咨詢。（2）協(xié)調(diào)行政部門間管理工作，檢查督促各項(xiàng)工作計劃、決議的落實(shí)，每月編制《督辦通報》。（3）負(fù)責(zé)公司公文處理及指導(dǎo)工作。（4）起草公司行政綜合性報告及其它重要文件。（5）負(fù)責(zé)公司綜合性會議、總經(jīng)理辦公會組織及會務(wù)工作，編發(fā)《會議紀(jì)要》（6）負(fù)責(zé)公司行政印鑒及介紹信的使用和保管。第35頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四（7）負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、利用等工作。（8）負(fù)責(zé)公司來信來訪的處理和接待工作。（9）負(fù)責(zé)公司總部的傳真和收發(fā)管理。（10）負(fù)責(zé)綜合性的接待工作。（11）負(fù)責(zé)公司總部職工的醫(yī)療衛(wèi)生工作。（12）負(fù)責(zé)公司總部的小車管理。（13）協(xié)助總經(jīng)理處理日常性事務(wù)工作。（14）參與公司中長期戰(zhàn)略規(guī)劃的制定。（15）參與公司重大突發(fā)事件的處理。（16）負(fù)責(zé)公司和領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的其它臨時性工作。第36頁，共41頁，2023年，2月20日，星期四

2．對外接待（1）認(rèn)真細(xì)致地做好接待前準(zhǔn)備首先，要溝通情況，了解意圖。在接到上級機(jī)關(guān)或?qū)Ψ降拿鱾麟妶蠡螂娫捄?，要立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并主動與對方取得聯(lián)系，了解清楚上級或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，確定參觀或座談地點(diǎn)等各項(xiàng)工作。其次，要周密考慮，制定方案。在了解掌握以上情況后，要制定好接待方案，主要包括所需材料的準(zhǔn)備、迎接引導(dǎo)、座談匯報、食宿宴請、參觀考察、安全保衛(wèi)、照相留念、宣傳報道、紀(jì)念品贈送、結(jié)束送行、注意事項(xiàng)等。方案中的每項(xiàng)任務(wù)、每一個環(huán)節(jié)都要細(xì)化到單位和責(zé)任人。制定方案時要