淺談國家科技計劃項目檔案管理模式變革所面臨的問題與挑戰(zhàn)

淺談國家科技計劃項目檔案管理模式變革所面臨的問題與挑戰(zhàn)淺談國家科技方案工程檔案管理模式變革所面臨的問題與挑戰(zhàn)

一、科技方案工程與工程檔案

由國家科技方案中安頓實施，由單位或個人承當，并在一定時間周期內進行的科學技術活動就叫國家科技方案工程。1982年，國家出臺?“六五〞國家科技攻關方案》，標志我國科技方案正式從科技規(guī)劃中獨立出來，到2022年，進入“十二五〞時期。已有五大類，三十多種方案撐持著國家各個領域的科技需求。這些科研活動中〔管理及實施〕形成了大量的、具有保留價值的各種原始記錄，承載信息的各種載體通過收集整理、歸檔、組卷的等活動形成的能夠反映科研活動過程全貌的有機文件組合體，即為國家科技方案工程檔案〔下列簡稱工程檔案〕。作為組織機構在科技活動直接形成的、具有保留價值的信息記錄，科技檔案與一般的“技術資料〞有本質的區(qū)別，是“一次〞特定的科研活動中形成的原始的、完整的記錄，是人類改造自然的產物，是具有發(fā)明性的成果和財富，是寶貴的科學技術資源，對于促進科學技術的進步、生產的開展和生產力的提高，具有重要的現實作用，并且具有長遠的歷史查考價值。

二、課題制管理與工程檔案管理內容的變化

為集中科研優(yōu)勢，保障國家科技方案工程的創(chuàng)新與成功，2022年，國家科技方案工程全面實行課題負責制，根據任務內容，激勵跨部門、跨學科選擇課題組成員，組成臨時的研發(fā)團隊，研發(fā)任務完成后，團隊即解散。研發(fā)團隊成為了工程檔案管理的主體單位，工程負責人同時作為工程檔案管理的責任人，承當工程檔案管理的相關職責。

實現工程――課題管理模式后，檔案管理變?yōu)橐怨こ虨闋恳?，收集的檔案需體現工程管理的全過程，工程檔案不再是簡單的科技檔案，而是圍繞一個科研工程形成的全套科技文件的總稱，體現從申請立項到成果驗收全過程文件。包括了科技管理部門在管理過程形成的管理檔案，以及主持、承當單位在研發(fā)過程中現成的管理檔案和科研檔案，這些檔案包括了傳統(tǒng)意義上的文書檔案、財務檔案和科技檔案〔基建檔案、設備檔案、研發(fā)檔案等〕。工程檔案所波及的過程和類別改變了傳統(tǒng)的文書檔案、財務檔案、研發(fā)檔案、基建檔案、設備檔案的分類設置模式，打破了學科間的界限。對于國家科技方案工程檔案管理，國家目前無相關的檔案管理規(guī)定，對于從事檔案工作的管理人員而言，工程檔案管理包括了行政和業(yè)務兩個的層面的融合管理，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的變革和挑戰(zhàn)。

三、國家科技方案工程檔案管理面臨的問題

〔一〕主體多元化使工程檔案管理過程復雜化。采用跨行業(yè)、跨單位組成大型的科研團隊后，工程的承當單位由一家變?yōu)槎嗉?，工程管理及實施主體進一步多元化、復雜化。工程形成檔案的主體多元化，包括了各級管理部門、主持單位、合作單位、協(xié)作單位等多種職能、多種性質的單位。由于國家現行科技檔案管理模式對各主體之間的歸檔責任沒有明確規(guī)定，加上單位之間的競爭、知識產權愛護等多種復雜的關系，工程檔案管理過程更進一步復雜化。

〔二〕科技工程檔案管理標準建設滯后。隨著國家大量科研方案工程的發(fā)展，科技部先后出臺了一些列的管理標準，這些管理標準主要從科技行政部門的角度對工程管理過程提出要求，重點是科技工程的立項和驗收管理，對工程檔案的管理僅提出了要求但無相關的標準，國家科技方案工程管理依然按原來的科技檔案管理模式進行。相比眾多的科研工程管理標準而言，我國現行國家級科技檔案管理規(guī)范僅5個：?科學技術檔案工作條例》、?科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》、?科學技術研究課題檔案管理標準》、?國家高技術研究開展方案〔863〕文檔材料管理方法》、?科學技術檔案案卷構成的一般要求》。這些標準多是二、三十年前的規(guī)范，已不能滿足各種類別的國家科技方案工程檔案管理的需求。在國家行業(yè)規(guī)范未及時制定的情況下，基層管理部門急需制定單位科研方案工程檔案管理相關的規(guī)章制度。

〔三〕傳統(tǒng)科技檔案管理的模式的融合與變革。由于我國目前尚無統(tǒng)一的工程檔案管理模式，1998年前，國家科技方案工程檔案是科技檔案的一局部。各管理主體在各自科技行業(yè)主管部門的業(yè)務主導下進行，形成了專業(yè)性、種類和類別多樣性、成套型和現實性等特點，這些特點的形成是科技檔案作為科技、生產活動的記錄和產物密不可分的。

傳統(tǒng)的科技檔案管理工作分為檔案事業(yè)〔行政〕管理和檔案業(yè)務管理兩個局部，檔案事業(yè)〔行政〕管理又稱為檔案宏觀管理，承當這局部工作的是檔案行政管理部門和各級專業(yè)主管部門。檔案業(yè)務管理又稱為檔案微觀管理，是以科技檔案為對象的科技檔案管理工作，承當這局部工作的是基層科技管理機構和科技專業(yè)檔案館，根本工作內容是科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和開發(fā)利用等項業(yè)務工作。

對于科研單位而言，科技檔案業(yè)務管理活動通常是單位科技管理部門和檔案管理部門共同參與管理下完成，文件的形成階段主要受控于科技管理部門，檔案管理部門負責制定相關的歸檔管理制度，形成的“科技文件〞通過一定的歸檔制度收集、整理，鑒定后移交到檔案管理部門即形成“科技檔案〞。事實上，受傳統(tǒng)管理模式的影響，在科研課題按工程管理模式實施后，課題組成員成為工程管理的主體，管理人員〔科技、檔案〕通常難以進入課題組，在工程實施〔即形成檔案〕的過程中，科技管理部門主要負責工程的管理、實施、考評等一些列重要過程，重點是課題方案、進度、經費的管理，而檔案管理部門無任何實質上的管理“權力〞，難以發(fā)揮管科研課題管理〔即科技文件形成〕過程中的宏觀管理功能，無法掌控“科技文件〞的形成及流向，成為被動接收、埋頭整理、提供利用的“效勞部門〞。被動收集的科技檔案勢必存在不系統(tǒng)、不齊全完整、質量不盡人如意等諸多問題。在科研課題工程管理模式下，宏觀管理職能和微觀管理職能沒能在課題組、科技管理部門、檔案管理部門之間有效融合，難以發(fā)揮科技檔案管理職能，保障科研工程檔案的齊套性與完整性。四、新形勢下國家科技方案工程檔案管理應對措施

流體物理研究所是中國項目物理研究院下屬研究所，成立于1958年，現有研究人員830余人，主要從事核武器和高新技術武器的研制。成立之初，研制任務主要由國家下達，隨著我國科技體制改革的不斷深入和我所科研實力的逐漸增強，我所科研任務逐漸多元化，除主體任務外，每年承當了各種類型國家科技方案工程數十個。隨著國家科技方案工程課題負責制的實施，主持跨單位合作的工程越來越多，如何做好這些工程檔案的管理，是基層科技檔案管理部門面臨的重要挑戰(zhàn)。根據近幾年國家科技方案工程管理的經驗，筆者認為適應課題管理模式的變化，可以從調整科技文件歸檔范圍、完善歸檔制度、明確歸檔職責、適時分段收集控制歸檔幾個方面采取相應的管理措施保障工程檔案收集齊全和完整。

〔一〕打破傳統(tǒng)檔案分類，調整文件歸檔范圍。對于合作研制的國家科研方案課題，除要求編制上報國家的資料及傳統(tǒng)科研技術檔案外，其他合作單位、協(xié)助單位在工程實施過程中產生的不同歸屬范圍的檔案也應納入主持單位檔案管理工作范疇，主要包括下列內容：

〔1〕科技管理部門在立項、驗收過程中產生的各種任務書、委托合同、工程驗收確認書、經費預算書、工程審計文件等，主持單位在工程管理過程中形成的招投標采購文件、管理合同、各種審批文件等傳統(tǒng)歸屬于文書檔案和財務檔案的文件。〔2〕建設單位在建設實驗室過程中形成的設計文件、施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件〔下轉第206頁上接第239頁〕、驗收文件等歸屬基建檔案的文件。〔3〕承當單位在研發(fā)過接程中研制或采購試驗裝備形成的各種采購論證計劃、安裝、調試總結、使用表明書、產品質量證明文件等歸屬設備檔案的文件?！?〕試驗任務單位在工程完成過程中形成的各種研究試驗原始記錄數據、各種技術采集的電子數據等科研檔案、課題鑒定驗收過程中形成的成果鑒定檔案等。

〔二〕完善工程檔案管理制度建設。基于科技方案工程的復雜性及其快速開展，而國家或行業(yè)層面檔案管理相關規(guī)范和制度相對滯后，根底檔案管理部門及時制定相應的規(guī)章制度，將工程各階段產生的文件納入歸檔范圍，在課題實施之前明確提出檔案管理要求是管理好工程檔案的重要伎倆。通過近年的實施，這些歸檔管理制度在檔案收集管理過程中充沛發(fā)揮了事前控制的效果，對工程檔案的收集管理起到了良好的促進作用。

〔三〕明確的檔案收集職責并分段控制歸檔。明確采用課題組或者科研團隊模式管理下的檔案收集歸檔責任，包括明確科研團隊與單位職能管理部門之間，各級行政管理部門與主持單位、合作單位、協(xié)作單位之間責任的劃分與落實問題。

對于單位內部管理部門、課題組之間責任的明確，通常采用單位規(guī)章制度、任命文件等方式。如我所由所辦統(tǒng)一管理全所檔案工作，除了明確制定各類科研課題歸檔管理實施細那么外，還對每個科研工程均任命工程行政負責人、技術負責人、子課題負責人、工程管理員、工程檔案管理員等具體人員，各階段責任人依照規(guī)章制度負責承當各階段文件的產生、審查、批準和歸檔工作。課題完成后，文件歸檔情況除通常的結題情況考核外，還納入部門年度目標考核，采用兩種方式將課題組與單位的職責結合起來，落實到具體的工作中。

五、總結

國家科技方