時(shí)間管理培訓(xùn)師手冊(cè)

“時(shí)間管理”培訓(xùn)師手冊(cè)開(kāi)場(chǎng)白：大家好，歡迎大家參加時(shí)間管理課程。今天我們課程的主題是“時(shí)間管理”，則，為什么要學(xué)習(xí)“時(shí)間管理”呢？大家都知道，2011年我們集團(tuán)的工作方針是“提升軟實(shí)力，提高硬指標(biāo)”，許總提出要堅(jiān)持的兩個(gè)原則是“要事第一，聚焦專注”，要做到“要事第一，聚焦專注”，就要學(xué)會(huì)在工作中合理管理時(shí)間，學(xué)會(huì)時(shí)間管理的原則和方法。（P1)課程簡(jiǎn)介：今天課程的時(shí)間大約2個(gè)小時(shí)，我們將通過(guò)對(duì)時(shí)間管理的概念、發(fā)展歷程和人們?nèi)粘９ぷ髦性跁r(shí)間管理上存在的誤區(qū)的剖析，通過(guò)對(duì)時(shí)間管理的原則和方法的講解，通過(guò)對(duì)小故事和案例的分析，幫助大家認(rèn)識(shí)到時(shí)間管理的重要性，并學(xué)習(xí)到有效的時(shí)間管理的方法，通過(guò)時(shí)間管理提高工作績(jī)效。（P2）課程目標(biāo)：希望通過(guò)“時(shí)間管理”課程的學(xué)習(xí)，能夠使大家更加深入地理解“要事第一、聚焦專注”兩個(gè)原則，用有限的時(shí)間、資源做最有意義和價(jià)值的事情，集中資源投入到回報(bào)最高和時(shí)間最短的項(xiàng)目上、工作上，在今后的工作中減少浪費(fèi)時(shí)間現(xiàn)象，學(xué)會(huì)正確的時(shí)間分配并充分有效地利用時(shí)間。（P3）課程內(nèi)容：本課程共分五個(gè)部分：一、時(shí)間管理的一個(gè)概述二、時(shí)間管理的兩個(gè)殺手三、時(shí)間管理的三個(gè)觀念四、時(shí)間管理的四個(gè)發(fā)展歷程五、時(shí)間管理的五個(gè)實(shí)用原則（P4）第一講時(shí)間管理的一個(gè)概述在講時(shí)間管理的概述之前，先給大家講一個(gè)小故事：【小故事】三枚硬幣—財(cái)富、健康、時(shí)間，哪一個(gè)更重要？假設(shè)一個(gè)人的生命中有三枚硬幣，一枚硬幣代表財(cái)富，一枚硬幣代表健康，還有一枚硬幣代表時(shí)間，這三枚硬幣哪一個(gè)最重要呢？通常人們都趨向于追求財(cái)富，如果在這三枚硬幣中，把代表財(cái)富的硬幣拿掉，則表示這個(gè)人有足夠多的健康，也有足夠多的時(shí)間，他有可能重新去創(chuàng)業(yè)，贏得財(cái)富，把代表財(cái)富的硬幣重新放進(jìn)自己的生命中。如果在這三枚硬幣中，把代表健康的硬幣拿掉，這表示這個(gè)人有足夠多的財(cái)富，也有足夠多的時(shí)間，則他可以花費(fèi)無(wú)以計(jì)數(shù)的金錢(qián)來(lái)治療自己的疾病，至少可以拖延一定的時(shí)間，或借助高科技手段來(lái)延長(zhǎng)生命，他可能把代表健康的硬幣重新放進(jìn)自己的生命中。如果把代表時(shí)間的硬幣拿走，讓一個(gè)人沒(méi)有自己的時(shí)間了，這時(shí)候，即使他有無(wú)數(shù)的財(cái)富，有很強(qiáng)壯的身體，可是生命留給他的只有一剎那，他無(wú)法用1億美元去換10分鐘，這就好比無(wú)數(shù)的0前面沒(méi)有了1，是沒(méi)有任何意義的，他不僅不能將代表時(shí)間的硬幣重新放進(jìn)自己的人生，而且財(cái)富和健康對(duì)他也變得毫無(wú)意義了。聽(tīng)了這三個(gè)故事，你有何感受？（P5）從這個(gè)故事中，我們能夠總結(jié)出時(shí)間有四項(xiàng)特性（1）供給毫無(wú)彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無(wú)法開(kāi)源。（2）無(wú)法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無(wú)法節(jié)流。（3）無(wú)法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說(shuō)，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無(wú)法取代的。（4）無(wú)法失而復(fù)得：時(shí)間無(wú)法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM(fèi)了金錢(qián)，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無(wú)力挽回。（P6）正因?yàn)闀r(shí)間具有上述四個(gè)特性，所以時(shí)間是最不為人們理解和重視的，也正因?yàn)槿绱耍瑫r(shí)間的浪費(fèi)比其他資源的浪費(fèi)就更為普遍，也更為嚴(yán)重。因此，當(dāng)人們無(wú)所事事，或者忙得暈頭轉(zhuǎn)向卻不見(jiàn)成效時(shí)，應(yīng)該暫時(shí)停下來(lái)審視一下自己的時(shí)間利用效率，審視一下自己在時(shí)間中所處的角色，尋找一條更為合適的途徑，實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)，追求自己的人生價(jià)值。這也就是時(shí)間管理的必要性。（P7）則什么是時(shí)間管理呢？在日常生活中始終如一、有的放矢地使用行之有效的方法，組織管理好自己生活的方方面面，最有意義、最大限度地利用自己所擁有的時(shí)間，這就是時(shí)間管理。時(shí)間管理不僅僅是工作的管理，也包含著業(yè)余時(shí)間的管理；不僅僅是在企業(yè)里的管理，同時(shí)也包含著家庭生活、業(yè)余時(shí)間、業(yè)余愛(ài)好的管理。也就是說(shuō)，時(shí)間管理應(yīng)該是包含著生活中所有時(shí)間的合理利用和支配。（P8）時(shí)間究竟價(jià)值幾何讓我們一起來(lái)看以下幾段話：要領(lǐng)會(huì)一年的價(jià)值，只要問(wèn)個(gè)期末考不與格的學(xué)生要領(lǐng)會(huì)一月的價(jià)值，只要問(wèn)個(gè)生下早產(chǎn)兒的母親要領(lǐng)會(huì)一星期的價(jià)值，只要問(wèn)個(gè)周刊編輯要領(lǐng)會(huì)一天的價(jià)值，只要問(wèn)個(gè)每天打零工卻要養(yǎng)活十個(gè)孩子的人要領(lǐng)會(huì)一小時(shí)的價(jià)值，只要問(wèn)個(gè)正在等待婚禮的佳偶要領(lǐng)會(huì)一分鐘的價(jià)值，只要問(wèn)個(gè)錯(cuò)過(guò)火車(chē)的人要領(lǐng)會(huì)一秒鐘的價(jià)值，只要問(wèn)個(gè)在意外中大難不死的人（P9）則你有沒(méi)有意味到時(shí)間的價(jià)值呢？你有沒(méi)有把時(shí)間當(dāng)作你所擁有的資本呢？如果問(wèn)一個(gè)人有多少資本，他往往想到的是自己的車(chē)子、房子、股票債券等有形資產(chǎn)，而容易忽略掉自己的時(shí)間財(cái)富。（P10）愛(ài)因斯坦說(shuō)過(guò)：“一切與生俱來(lái)的贈(zèng)品中，時(shí)間最寶貴！”時(shí)間不僅寶貴，而且時(shí)間最公平，無(wú)論一個(gè)人多么富?；蚨嗝簇毟F，上天給予的時(shí)間是絕對(duì)公平的，每人每天24小時(shí)，一分一秒都不差，時(shí)間不會(huì)對(duì)任何人厚此薄彼。但是上天又是不公平的，因?yàn)槊總€(gè)人的時(shí)間價(jià)值是不一樣的，成功人士單位時(shí)間的價(jià)值非常高，而一般的普通人，時(shí)間的單位價(jià)值就比較低。但是，不管現(xiàn)在的情況如何，只有利用好當(dāng)前的時(shí)間，才能讓“這一刻”不被浪費(fèi)，才能為下一刻的精彩做好鋪墊。臺(tái)灣有句俗語(yǔ)，“只有今天才真正屬于你”。強(qiáng)調(diào)要在最短的時(shí)間內(nèi)，更多的學(xué)習(xí)，更多的行動(dòng)，獲得更多的資訊。（P11）現(xiàn)在再讓我們來(lái)做一道數(shù)學(xué)題：一個(gè)人的時(shí)間到底是怎么渡過(guò)的，每個(gè)人一生的時(shí)間是怎樣被利用的，時(shí)間哪里去了？為了回答這些問(wèn)題，科學(xué)家對(duì)人們的時(shí)間利用做了科學(xué)的研究，將統(tǒng)計(jì)的結(jié)果進(jìn)行匯總，從而得出了如下的結(jié)論。假設(shè)一個(gè)人的生命時(shí)間是72歲，則他的時(shí)間使用情況可以用下表來(lái)表示：（P12）72歲人的一生時(shí)間利用表活動(dòng)內(nèi)容所消耗時(shí)間睡覺(jué)21年工作14年個(gè)人衛(wèi)生7年吃飯6年旅行6年排隊(duì)5年學(xué)習(xí)4年開(kāi)會(huì)3年打電話1年找東西1年做白日夢(mèng)、鬧情緒、身體不適等其它3年（P13）所以說(shuō)人們重視生命，樂(lè)于理財(cái)，卻疏于時(shí)間管理。例如，一個(gè)人傷風(fēng)感冒咳嗽了，他會(huì)到醫(yī)院去治療；一個(gè)人丟了200塊錢(qián)或股票損失2000塊，他會(huì)很著急和懊惱；可是如果他無(wú)謂耗費(fèi)了2個(gè)小時(shí)的時(shí)間：浪費(fèi)了1個(gè)小時(shí)，1個(gè)小時(shí)無(wú)所事事，他卻不會(huì)著急，因?yàn)闀r(shí)間太無(wú)形了，如空氣，看不見(jiàn)，摸不著。魯迅先生說(shuō)，“時(shí)間像海綿里的水，想擠的話，總還是有的”，魯迅先生本人之所以有偉大的成就，就在于他把別人喝咖啡的時(shí)間都用來(lái)學(xué)習(xí)和工作了，這說(shuō)明了時(shí)間有很大的彈性。（P14）時(shí)間管理古而有之，傳統(tǒng)的時(shí)間管理觀念蘊(yùn)含了以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：古人曰“一寸光陰一寸金，寸金難買(mǎi)寸光陰”，強(qiáng)調(diào)了時(shí)間的價(jià)值和重要性。孔子曰“逝者如斯夫！”他看到滔滔不絕的江水，想到時(shí)間也如流水一樣，不斷地、快速地流淌，強(qiáng)調(diào)了時(shí)間流失的速度和無(wú)法失而復(fù)得的特性。中國(guó)古人關(guān)于時(shí)間管理的最基本方法是計(jì)劃性，俗語(yǔ)常說(shuō)“預(yù)則立，不預(yù)則廢”，也就是說(shuō)在做事之前要有充分的準(zhǔn)備和充分的計(jì)劃，強(qiáng)調(diào)時(shí)間管理的計(jì)劃性。（P15）俗語(yǔ)常說(shuō)“一年之計(jì)在于春，一日之計(jì)在于晨”，放到當(dāng)今的競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)中，這句俗語(yǔ)在依然實(shí)用的同時(shí)，可以稍加變通，改成“一年之計(jì)在于去冬，一日之計(jì)在于昨夜”，因?yàn)榈搅舜禾煸匍_(kāi)始做計(jì)劃已經(jīng)來(lái)不與了，而要在去年的冬天就要做第二年的計(jì)劃，同樣，一天的計(jì)劃要在昨天晚上或昨天下班的時(shí)候就做好了。也就是所有的計(jì)劃都要提前做。（P16）第二講時(shí)間管理的兩大殺手時(shí)間究竟哪里去了？現(xiàn)在很多人驚呼“誰(shuí)動(dòng)了我的時(shí)間？”對(duì)于每天的24小時(shí)，對(duì)于每小時(shí)的60分鐘，似乎都特別容易逝去：時(shí)間總是被無(wú)數(shù)的突發(fā)事件和小問(wèn)題所占用；做好了工作計(jì)劃，但在實(shí)際的工作中，卻根本不能按照自己的預(yù)定計(jì)劃來(lái)完成這些工作；自己總是感覺(jué)時(shí)間不夠用。則時(shí)間的殺手究竟在哪里？（P17）一般來(lái)說(shuō)，謀殺我們時(shí)間的殺手不外乎于內(nèi)、外兩種：一是無(wú)形的“時(shí)間殺手”，又稱內(nèi)在陷阱，往往在我們不知覺(jué)的情況下出現(xiàn)，問(wèn)題源于我們自己（自己造成）；二是有形的“時(shí)間殺手”，又稱外在陷阱，也就是明明知道是浪費(fèi)時(shí)間的事情，但迫于無(wú)奈地去做（環(huán)境因素造成）。（P18）下面對(duì)謀殺我們時(shí)間的兩大殺手分別做一個(gè)剖析：1．無(wú)形的“時(shí)間殺手”有以下幾種類(lèi)型：計(jì)劃不周:有很多人工作沒(méi)有很強(qiáng)的計(jì)劃性，每天或每周的工作都是跟著感覺(jué)走，每天下班回到家后，想不起來(lái)自己一天都做了什么；拖延:有些人有非常不好的習(xí)慣，喜歡拖延，什么工作能拖就拖，即使是特別重要的工作，比如預(yù)算、管理制度制定等這些重要的事情，也一拖再拖直到截止日期到了，不得不交了，才去辦，形成了做事拖拖拉拉的作風(fēng)。另外還有：條理不清、不懂授權(quán)、想干的事太多、個(gè)人混亂，缺乏個(gè)人管理等情況。（P19）2．有形的“時(shí)間殺手”有以下幾種類(lèi)型：電話干擾：電話干擾是時(shí)間管理的最大殺手之一，我們的時(shí)間往往被辦公電話或者自己的手機(jī)攪得七零八落，幾乎沒(méi)有一整塊屬于自己的可支配的時(shí)間。無(wú)效溝通：有些人由于溝通能力欠缺或溝通方法不夠得當(dāng)，所以導(dǎo)致缺乏很好的溝通，從而經(jīng)常和其他部門(mén)或人發(fā)生摩擦和誤解，發(fā)生一些工作上的問(wèn)題。由于沒(méi)有時(shí)間去溝通，導(dǎo)致出現(xiàn)溝通障礙后，又不得不花很多時(shí)間去解決這些障礙，結(jié)果額外又花了更多的時(shí)間。另外還有：不速之客、資料不全、工作擱置等情況發(fā)生。（P20）下面請(qǐng)大家做一個(gè)練習(xí)：檢視一下圍繞在你身邊有那些“時(shí)間殺手”，將他們一一列出，并仔細(xì)想想，這些“時(shí)間殺手”哪些你能控制，哪些你不可以控制，并為自己找到對(duì)付這些“時(shí)間殺手”的方法。（P21）第三講時(shí)間管理的三大觀念時(shí)間管理有三大觀念，第一是時(shí)間觀念，第二是效率觀念，第三是效能觀念。對(duì)這三大觀念的理解和把握，是時(shí)間管理的關(guān)鍵。（P22）1．時(shí)間觀念：1小時(shí)與3年的關(guān)系

建立時(shí)間觀念很重要，有了時(shí)間觀念，才能利用瑣碎的時(shí)間，才能把點(diǎn)點(diǎn)滴滴的時(shí)間珍惜起來(lái)。在人們的理解中，3年是一個(gè)很大的時(shí)間單位，而1小時(shí)則是一個(gè)常被忽略的時(shí)間單位，實(shí)際上，如果每天能節(jié)約出1個(gè)小時(shí)，則在人生70年的歲月中，就可以節(jié)約出3年的時(shí)間，時(shí)間觀念的重要性由此可見(jiàn)一斑。（P23）2．效率觀念：速度能使石頭漂起來(lái)所謂效率觀念，就是要有速度。石頭之所以能漂浮在水面上，如《孫子兵法》所言“疾也”，也就是速度很快的原因。（P24）3．效能觀念：始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果，與人生奮斗方向相吻合效能的觀念就是不僅要衡量速度的快慢，還要考慮其他的因素。中國(guó)人習(xí)慣以效率衡量事物，而不常論效能，人們常常夸獎(jiǎng)一個(gè)人做事很有效率，卻很少夸這個(gè)人非常有效能。效能的概念，用毛主席的話來(lái)說(shuō)，效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即數(shù)量多、速度快、結(jié)果好、品質(zhì)高、成本節(jié)約，也就是說(shuō)，僅僅速度快不行，還要方向正確、結(jié)果良好、效果明顯、成本又低，所以效能的概念始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果。在時(shí)間管理中，時(shí)間的效能和人生的奮斗方向和企業(yè)的終極目標(biāo)要相吻合。（P25）【小故事】龜兔賽跑（P25）烏龜跟兔子賽跑，第一場(chǎng)賽跑烏龜贏了，兔子輸了。因?yàn)橥米域湴磷詽M，在樹(shù)根下面睡了一大覺(jué)，等它睡醒以后，發(fā)現(xiàn)烏龜已跑到了終點(diǎn)。賽跑的裁判大象批評(píng)白兔說(shuō)：“兔子，你這樣不行，不可以驕傲自滿，要腳踏實(shí)地，要勤奮努力，懂不懂?。俊蓖米诱f(shuō)，“我懂了，我要求再比第二回，我不相信，我跑不過(guò)烏龜。”于是它們又舉行了第二次賽跑。裁判大象的發(fā)令槍一響，兔子像離弦的箭一樣竄了出去，一會(huì)兒就沒(méi)有影子了。而烏龜與上次一樣繼續(xù)慢慢騰騰地往前爬，爬了很長(zhǎng)時(shí)間，烏龜終于爬到了終點(diǎn)，卻不見(jiàn)兔子的影子。裁判大象和觀眾就四處尋找，終于在很遠(yuǎn)的地方找到了兔子，兔子耷拉著腦袋光顧著跑，卻忘了看方向了。這個(gè)小故事告訴我們：兔子沒(méi)有看準(zhǔn)方向，它跑得越快離目標(biāo)就越遠(yuǎn)，所以兔子的效率很高，但是效能很低。同理，在做事情的時(shí)候，盡管做事可以做得很快，效率很高，可是如果偏離了方向，最后也不會(huì)有正確的結(jié)果。效能的重點(diǎn)是不但要完成任務(wù)，而且要求速度要快、正確率要高、成本要低，效能和效率相均衡。我們不但要意識(shí)到時(shí)間很重要，要去抓點(diǎn)點(diǎn)滴滴的時(shí)間，要注意做事情的數(shù)量和速度，同時(shí)還要追求價(jià)值，要多、快、好、省。（P26）第四講時(shí)間管理的四個(gè)發(fā)展歷程時(shí)間管理的發(fā)展經(jīng)歷了四個(gè)階段，人們從認(rèn)識(shí)到時(shí)間管理的重要性，到開(kāi)始進(jìn)行時(shí)間管理，期間也經(jīng)歷了管理方式和管理重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移。1．第一代：時(shí)間增加和備忘錄2．第二代：工作計(jì)劃和時(shí)間表3．第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率4．第四代：以重要性為導(dǎo)向，價(jià)值導(dǎo)向，目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)果導(dǎo)向（P27）1．第一代：時(shí)間增加和備忘錄第一個(gè)階段稱為時(shí)間的單純?cè)黾雍蛡渫?。時(shí)間的增加是指當(dāng)時(shí)間不夠用，而工作任務(wù)比較多的時(shí)候，就單純地加班加點(diǎn)，延長(zhǎng)工作時(shí)間。備忘錄就是把所有要做的項(xiàng)目列出來(lái)，制作成一個(gè)工作任務(wù)清單，做一件，勾掉一件，以此種方式進(jìn)行時(shí)間的分配和使用管理。（P28）2．第二代：工作計(jì)劃和時(shí)間表第二個(gè)階段稱為工作計(jì)劃和時(shí)間表，即在所有要做的工作任務(wù)開(kāi)始之前，把清單列出來(lái)，在每一項(xiàng)任務(wù)之前定一個(gè)時(shí)間的期限，例如早晨8點(diǎn)～9點(diǎn)做什么，9點(diǎn)～10點(diǎn)做什么，下午1點(diǎn)～2點(diǎn)做什么，每一項(xiàng)任務(wù)都有開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間，在這個(gè)時(shí)間段中完成規(guī)定的某項(xiàng)任務(wù)。這個(gè)方法有時(shí)候也稱為行事歷時(shí)間管理法。（P29）3．第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率第三個(gè)階段的時(shí)間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時(shí)間管理。當(dāng)工作任務(wù)越來(lái)越多，多到在規(guī)定的時(shí)間里面沒(méi)有辦法徹底做完的時(shí)候，就要求對(duì)時(shí)間管理的內(nèi)容進(jìn)行一定的更改，第一，對(duì)工作任務(wù)要做一些取舍；第二，對(duì)工作任務(wù)要排優(yōu)先順序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重點(diǎn)做哪一件，非重點(diǎn)做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述這個(gè)取舍和優(yōu)先順序的辦法可以通過(guò)象限工作法進(jìn)行。（P30）如果按照重要程度的軸來(lái)標(biāo)記縱坐標(biāo)，按照緊急程度的軸來(lái)標(biāo)記橫坐標(biāo)，可以構(gòu)成一、二、三、四個(gè)象限，第一象限是又重要又緊急的工作，第二象限是重要但不緊急的工作，第三象限是緊急但是不重要的工作，第四象限是不重要也不緊急的工作。如圖所示（P31-32）象限工作法將在后面進(jìn)行具體的講解，在這里就不做過(guò)多的介紹了。4．第四代：以重要性為導(dǎo)向，價(jià)值導(dǎo)向，目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)果導(dǎo)向第四代時(shí)間管理的代表是時(shí)間管理的二八理論。意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托認(rèn)為，萬(wàn)事萬(wàn)物都可以分為重點(diǎn)的少部分和一般的大部分，這就是通常所說(shuō)的二八理論，也稱為帕累托法則，即80%的結(jié)果源于20%的努力，也就是80%的結(jié)果是因?yàn)?0%的關(guān)鍵因素所致。（P33）所謂“打蛇打七寸，擒賊先擒王，好鋼用在刀刃上”，用最有效率的時(shí)間去做20%的最有效率的工作，在這些時(shí)間段，注意力要高度集中，一口氣把事情干完，不要中間停止，從而獲得80%的工作價(jià)值和結(jié)果。同時(shí)，要調(diào)整生物鐘，控制好工作的節(jié)奏，使得效能最高。二八理論我們也將在下一部分進(jìn)行詳細(xì)的講解。（P34）下面讓我們學(xué)習(xí)一下艾森豪威爾將軍的時(shí)間管理原則艾森豪威爾將軍認(rèn)為，面對(duì)一、二、三、四個(gè)象限的工作時(shí)，應(yīng)該采取不同的應(yīng)對(duì)措施：1、第一象限緊急且重要的突發(fā)事件要本人做，而且要立即做；2、對(duì)重要不緊急的第二象限工作，要本人花大量的時(shí)間聚焦在此類(lèi)工作上；3、對(duì)第三象限緊急但不重要的工作，要盡量不安排自己做，而是要委托授權(quán)給別人做。如果必須自己做，則要減少它的工作量；4、對(duì)不重要且不緊急的工作，要把它扔進(jìn)廢紙簍。（P35）艾森豪威爾將軍的時(shí)間管理原則是屬于第三代和第四代時(shí)間管理之間的一個(gè)管理原則，這個(gè)原則既提倡緊急又重要的突發(fā)事件由本人立即做；同時(shí)按照第四代時(shí)間管理原則，每一分、每一秒都要做最有生產(chǎn)力的事情，也就是做最重要的事情；對(duì)于緊急性程度很高但不是很重要的任務(wù)，如果可以授權(quán)，也可以授權(quán)于他人來(lái)完成。（P36）第五講時(shí)間管理的五個(gè)原則在講時(shí)間管理的原則之前，先請(qǐng)大家做一個(gè)自我檢查：我是否會(huì)時(shí)間管理？1、我是否難以說(shuō)清一天里干了些什么？2、我是否碰到了一個(gè)無(wú)法再拖延的問(wèn)題？3、我是否做了實(shí)際上不需要做的事？4、我是否往往對(duì)某些任務(wù)要花費(fèi)更多的時(shí)間？5、我是否難以按時(shí)赴約？6、我是否經(jīng)常會(huì)忘記接下去準(zhǔn)備做的事？如果你經(jīng)常遇到上述這些問(wèn)題，則請(qǐng)認(rèn)真聆聽(tīng)接下來(lái)的內(nèi)容，它將帶給你解決這些問(wèn)題的原則和方法。（P37）時(shí)間在使用過(guò)程中，確定存在著一些不可抗拒的原則和方法，如果我們了解并遵循這些原則，就會(huì)使時(shí)間很好地為我們所用；如果不知道、不遵循時(shí)間管理的原則和方法，就會(huì)盲目地將時(shí)間浪費(fèi)掉。（P38）你是否問(wèn)過(guò)自己：自己的時(shí)間是否缺乏詳細(xì)和有效的計(jì)劃？壞的時(shí)間使用習(xí)慣是否左右著自己？我的工作是否沒(méi)有輕重和優(yōu)先次序？如果答案是肯定的，基本原因就是你沒(méi)有遵循時(shí)間管理的原則和方法。時(shí)間管理具有如下五個(gè)原則和方法：（P39）時(shí)間管理的五個(gè)原則和方法：1、二八理論2、目標(biāo)ABC原則3、象限工作法4、計(jì)劃原則5、養(yǎng)成習(xí)慣（P40）一、原則一：二八理論二八理論，又叫作帕列托Pareto法則，被認(rèn)為是最省力的企業(yè)成功與個(gè)人幸福法則：也就是說(shuō)在因和果、投入和產(chǎn)出、努力和收獲之間，存在著不平衡關(guān)系：80%的收獲來(lái)自20%的努力，其它80%的投入只帶來(lái)20%的產(chǎn)出，如圖所示（P41)具體而言，二八理論就是：假如工作項(xiàng)目是以某價(jià)值序列排定的，則80％的價(jià)值來(lái)自于20％的項(xiàng)目，而剩下的20％的價(jià)值則來(lái)自于80％的項(xiàng)目。當(dāng)然有時(shí)可能會(huì)稍微多一些，有時(shí)也可能會(huì)少一些，但是如果你認(rèn)真去實(shí)踐這個(gè)原則，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)原則是正確的。（P42）20％的工作占整個(gè)工作80％的價(jià)值。集中80％的精力要做20％的工作，投入20％的精力做另外80％的工作。（P43）仔細(xì)觀察，我們經(jīng)常遇到以下一些現(xiàn)象：80%的銷(xiāo)售額是源自20%的顧客；80％的電視時(shí)間用來(lái)收看20％的你最喜歡的電視節(jié)目；80％的閱讀時(shí)間用在20％的報(bào)刊和雜志上；80%的電話是來(lái)自20%的朋友；80%的總產(chǎn)量來(lái)自20%的產(chǎn)品；80%的財(cái)富集中在20%的人手中；（P44）下面讓我們舉例說(shuō)明二八理論：你一天的工作有15件工作要完成，依據(jù)80/20的原則，其中只有3件事是需要你集中80％的精力和時(shí)間完成的，這樣你就可以取得80％的價(jià)值，也就是最大的價(jià)值。所以你要認(rèn)真地挑選價(jià)值為80％的3件工作，然后就去做。而其它的12件事可以慢慢去做或沒(méi)有時(shí)間就不做，因?yàn)檫@八項(xiàng)工作所取得的價(jià)值，遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于你所挑選出的3個(gè)項(xiàng)目的價(jià)值。（P45）既然存在著這樣一個(gè)原則，則你也一定希望把自己的時(shí)間用在更有意義的事情上。如果你想得到更多的時(shí)間并想做有效利用時(shí)間的人，就應(yīng)該牢記和活用80/20的原則。則如何運(yùn)用這一原則呢？（P46）步驟一：首先將你每天的工作全部列出，分為工作一、二、三、四、五、六。。。（P47）步驟二：對(duì)工作進(jìn)行如下分類(lèi)：哪些屬于價(jià)值80%的工作；哪些屬于價(jià)值20%的工作；(P48)步驟三：進(jìn)行時(shí)間和精力的分配（如圖所示，P49）在實(shí)際工作中，如果我們不遵循這個(gè)原則，就會(huì)走入一些常見(jiàn)的誤區(qū)：面面俱到——都想做好完全主義——都想做完平均分配時(shí)間和精力（P50）我們會(huì)認(rèn)為所有的電話都是重要的，平等對(duì)待銷(xiāo)售量不同的客戶等等。而按照二八理論，我們就會(huì)有目的地去分配時(shí)間，進(jìn)行分類(lèi)，找尋最佳點(diǎn)。（P51）我們會(huì)：努力去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)域；集中精力解決少數(shù)重要問(wèn)題,而不是解決所有問(wèn)題；在每天中思維最活躍的時(shí)間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作。（P52）下面讓我們看一看用一般做法和運(yùn)用二八理論處理事務(wù)的結(jié)果有什么不同：一般做法： 每天接聽(tīng)所有的電話 會(huì)見(jiàn)所有的客戶 每天要做完所有的工作結(jié)果肯定是忙碌，而且可能還不知道自己究竟忙了些什么…按照二八理論 先處理重要電話 先會(huì)見(jiàn)占銷(xiāo)售量80％的20％的客戶 先做完20％重要性是80％的工作結(jié)果將是時(shí)間充裕，成效顯著，能夠體現(xiàn)出工作和自身的價(jià)值…（P53)二、原則二：目標(biāo)ABC原則目標(biāo)ABC原則就是在最有價(jià)值的那些項(xiàng)目旁邊，標(biāo)上大寫(xiě)的A字，在稍低價(jià)值的項(xiàng)目旁邊標(biāo)上大寫(xiě)的B字，在價(jià)值最低的項(xiàng)目旁邊標(biāo)上C字。當(dāng)你這樣做時(shí)盡管好像是在猜測(cè)和估計(jì)，但是當(dāng)你把這些目標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行比較后，就可以更清楚地認(rèn)識(shí)表上每一項(xiàng)重點(diǎn)的選擇，從而減少工作的盲目性。（P54)標(biāo)A的項(xiàng)目是最有價(jià)值的，因此要盡量?jī)?yōu)先去做。把標(biāo)有B、C的項(xiàng)目留到后面去做，還要根據(jù)時(shí)間把A項(xiàng)分別列出：“A-1”、“A-2”等等。簡(jiǎn)單地說(shuō)，目標(biāo)A、B、C原則就是首先要將工作目標(biāo)分成三類(lèi)：(P55)A是必須做的，B是應(yīng)該做的，C是不值得做的。（P56)如果你想得到更多的時(shí)間并想做有效利用時(shí)間的人，就應(yīng)該牢記和活用80/20的原則。則如何運(yùn)用這一原則呢？（P57)A、B、C的優(yōu)先序列一般是通過(guò)比較確定的，A項(xiàng)與B、C項(xiàng)對(duì)照以后，他們的重要性就會(huì)逐步顯露出來(lái)，你確定的A項(xiàng)就是他們的重中之重；計(jì)劃中A、B、C的優(yōu)先順序是可以改變的，今天看來(lái)重要的工作明天可能就變得不則重要，反過(guò)來(lái)也是一樣，今天不則重要的工作明天就很可能變成重要的工作了；（P58)計(jì)劃中盡管已經(jīng)列出了A、B、C項(xiàng)，但還要根據(jù)不斷變化的實(shí)際情況不斷地加以調(diào)整和修正，以便把時(shí)間真正用在處理最重要的工作上；設(shè)定一項(xiàng)工作的A、B、C項(xiàng)，究竟是A項(xiàng)，還是B、C項(xiàng)，要根據(jù)你在這件工作中所花費(fèi)的時(shí)間的多少對(duì)你的工作、對(duì)企業(yè)等帶來(lái)影響的大小來(lái)具體確定。（P59)原則三：象限工作法在實(shí)際工作中，許多工作都是可以從兩個(gè)方面分析：第一個(gè)方面：緊急程度。有些工作是需要特別緊急處理的，因此優(yōu)先順序的原則就是緊急在前；有些事不太緊急或不緊急的，可以往后緩一緩?fù)埔煌?，因此根?jù)優(yōu)先順序原則就是不緊急在后。(P60)第二個(gè)方面：重要程度。工作也可以按照重要程度來(lái)劃分，對(duì)于重要的工作要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力去做，對(duì)于不太重要或不重要的工作不必去做或只花費(fèi)很少時(shí)間去做。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的在前，不重要的在后。在實(shí)際工作中時(shí)間的四個(gè)象限。所有的工作都既有緊急程度的不同，同時(shí)也有重要程度的不同。根據(jù)這兩個(gè)維度，我們可以將工作分解到四個(gè)象限里。（P61)如圖所示，第一象限是既緊急又重要的工作；第二象限是重要但是不緊急的工作；第三象限是緊急但是不重要的工作；第四象限是既不緊急也不重要的工作。（P62)下面我們對(duì)四個(gè)象限的工作逐一進(jìn)行分析：第一象限是既緊急又重要的工作，例如作為一名銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理，要處理的客戶投訴。說(shuō)緊急是指必須馬上就要做的工作；說(shuō)重要是指對(duì)公司、部門(mén)或個(gè)人有重大影響的工作。遇到客戶投訴，需要銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理臨危不亂，根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)技能來(lái)處理，不使事情擴(kuò)大化，又要使客戶對(duì)你的解釋或處理結(jié)果能夠接受和滿意。所以第一象限的工作通常被形象地稱為救火行動(dòng)。（P63)第二象限是重要但是不緊急的工作，例如銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理對(duì)新上崗的銷(xiāo)售人員進(jìn)行銷(xiāo)售技巧培訓(xùn)等是非常重要的，但是可以拖延一定時(shí)間。然而一旦這些重要的工作沒(méi)有在限定的時(shí)間內(nèi)完成，等到要上交、實(shí)施或發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)才著急去做，則這一象限的工作就變成了第一象限的工作了，變得既重要又緊急。一般情況下，重要的工作都是可以在一定的時(shí)間內(nèi)完成的，一般有較充足的時(shí)間安排，能處理得很好。但是在事務(wù)處理過(guò)程中，由于我們每天都忙于瑣碎的事務(wù)，經(jīng)常把重要的工作擱置起來(lái)或認(rèn)為反正還有的是時(shí)間，結(jié)果是做了次要的事將重要的工作一直推到最后一刻，不僅時(shí)間上非常倉(cāng)促，工作質(zhì)量和效果也不能得到滿意。（P64)第三象限是緊急但是不重要的工作，很多人面對(duì)一大堆繁雜事務(wù)的時(shí)候，習(xí)慣于“急事急辦”，“特事特辦”，于是就會(huì)踐踏原則，就會(huì)沒(méi)有時(shí)間性，就是總把最緊急的事情拿來(lái)做，從不考慮這件事情的價(jià)值如何，不考慮時(shí)間的重要性程度。第三象限的工作描述有著名的帕金森定律，也稱為爆米花定律，就是2斤玉米看上去不是很大，但是經(jīng)過(guò)膨化以后有可能會(huì)變?yōu)橐换j筐玉米花。由此可見(jiàn)，被膨脹、被擴(kuò)大后的結(jié)果會(huì)導(dǎo)致第三象限的工作數(shù)量龐大，以致無(wú)法完全徹底地被解決。下面讓我們一起看一個(gè)案例：(P65)【案例】籮筐任務(wù)測(cè)試（P65）美國(guó)的專家曾經(jīng)做過(guò)一個(gè)針對(duì)中國(guó)經(jīng)理人時(shí)間管理基本狀況的測(cè)試。任務(wù)要求是：一個(gè)籮筐中有10件工作任務(wù)，假設(shè)下午的一段時(shí)間是沒(méi)有辦法完成籮筐中的所有任務(wù)，請(qǐng)中國(guó)的經(jīng)理人進(jìn)行挑選，并完成自己挑選出來(lái)的任務(wù)。中國(guó)經(jīng)理人挑出的第一件工作是最緊急的工作，最緊急的工作完成后，又挑出了最簡(jiǎn)單的工作，因?yàn)樽銎饋?lái)很簡(jiǎn)單，所以這些工作很快完成了；中國(guó)經(jīng)理人挑的第三件工作是花費(fèi)時(shí)間最短的工作，這些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜歡做的工作，可是這個(gè)工作還沒(méi)有做完，測(cè)試的時(shí)間就到了?；j筐中剩余了6件工作任務(wù)，而且全是最重要的工作，但是這些工作都有一些類(lèi)似的特點(diǎn)：不緊急、做起來(lái)不簡(jiǎn)單、花費(fèi)的時(shí)間很長(zhǎng)、不好玩、沒(méi)意思。但是，這6件工作如果不做的話，它們?nèi)珪?huì)變成重要且緊急的突發(fā)事件?；j筐任務(wù)測(cè)試的啟示中國(guó)人在時(shí)間管理方面，普遍存在誤區(qū)和弱點(diǎn)，即在問(wèn)題的分類(lèi)概念上模糊。在工作中，屬于第二象限的工作一般包括開(kāi)發(fā)新客戶、提升服務(wù)品質(zhì)、提升員工技能、開(kāi)發(fā)新市場(chǎng)、建立完善工作流程、制度等。對(duì)個(gè)人而言，學(xué)習(xí)進(jìn)修和職業(yè)成長(zhǎng)問(wèn)題、健康問(wèn)題等都是很重要但是不緊急的事情，但都需要在當(dāng)前就進(jìn)行改善處理。要把上述這些問(wèn)題當(dāng)成緊急的突發(fā)事件來(lái)處理，只有下這樣的決心做事，才能避免將這些重要不緊急的事情轉(zhuǎn)化為重要緊急的事情。（P66)對(duì)于緊急不重要的事情，可以把它們安排在時(shí)間使用的后面，一定不能使其占用第二象限工作的時(shí)間。時(shí)間就像一根橡皮筋，要設(shè)定期限，不要把工作任務(wù)變成發(fā)面團(tuán)，像爆米花一樣膨脹，占有你的工作時(shí)間和空間。（P67)第四象限是既不緊急也不重要的工作,既不緊急也不重要，那就不去做好了。所謂“有所不為才能有所為”。(P68)綜上所述，四象限的工作大致可以歸納為：第一象限工作包括危機(jī)處理、急迫的問(wèn)題：如貨物短缺、限期完成的會(huì)議或工作等；第二象限工作包括準(zhǔn)備工作、預(yù)防措施、工作計(jì)劃、學(xué)習(xí)、身體鍛煉、建立人際關(guān)系、開(kāi)發(fā)新的市場(chǎng)和客戶、提高自己的能力等；第三象限工作包括造成干擾的訪問(wèn)、電話、某些會(huì)議、煤氣帳單到期、打印某些文件等；第四象限工作包括與無(wú)關(guān)人物閑談、浪費(fèi)時(shí)間的事情、應(yīng)付人情、自己認(rèn)為有趣的活動(dòng)（看電視、上網(wǎng)聊天）等。（P69)對(duì)四個(gè)象限的工作有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)后，讓我們來(lái)分析一下第一象限突發(fā)事件出現(xiàn)的原因？第一象限在時(shí)間管理中，突發(fā)事件的出現(xiàn)總是讓管理者感到棘手，為什么會(huì)出現(xiàn)如此多的第一象限突發(fā)事件，是哪個(gè)環(huán)節(jié)的工作沒(méi)有做好呢？通過(guò)管理專家的研究，第一象限突發(fā)事件一般都是因?yàn)榈诙笙薜墓ぷ魈幚泶嬖趩?wèn)題導(dǎo)致的，也就是說(shuō)，當(dāng)對(duì)重要但不緊急的事件未做妥善處理時(shí)，這些事件會(huì)隨著時(shí)間的推移而不斷增加緊急成分，最終，重要但不緊急的事件都會(huì)轉(zhuǎn)換為第一象限重要且緊急的突發(fā)事件。（P70)而影響第二象限工作完成的原因則是由于第三象限工作遮住了我們的眼睛，使得我們忽略了第二象限工作，卻花了很多精力去處理第三象限工作了，結(jié)果第二象限工作會(huì)慢慢變成第一象限的突發(fā)事件。在日常的工作中，第二象限工作轉(zhuǎn)化為第一象限突發(fā)事件的情況經(jīng)常發(fā)生，當(dāng)這些轉(zhuǎn)化發(fā)生之后，我們只能馬上停下手邊的任何工作，全力以赴地處理這些突發(fā)事件，突發(fā)事件處理完后，才能又回到原來(lái)的工作上，于是這種管理不善的情況就不停地在我們的時(shí)間表上循環(huán)出現(xiàn)。（P71)想一想，我們每天是不是這樣渡過(guò)的：花50%左右的時(shí)間處理瑣碎的雜事，也就是第三象限緊急但不重要的事情；又會(huì)花50%左右的時(shí)間處理第一象限緊急的突發(fā)事件，每天，在第三象限工作和第一象限突發(fā)事件之間來(lái)回奔波，成了時(shí)間管理的救火隊(duì)員，而第二象限工作則被扔在一邊，雖然第二象限工作非常重要、很有價(jià)值，但卻被遺忘或無(wú)暇顧與。（P72)綜上所述，我們之所以有則多的第一象限突發(fā)事件，是因?yàn)榈诙笙拗匾痪o急的工作做得不夠，所以從時(shí)間分配的角度看，對(duì)緊急與重要的突發(fā)事件需要安排20%～25%的時(shí)間，且一定要控制在25%以下；對(duì)重要不緊急的工作需要安排65%～80%的時(shí)間，也就是要把絕大部分工作時(shí)間花在重要但不緊急的第二象限工作上，把重要不緊急的工作變成緊急又重要的去做，對(duì)緊急不重要的第三象限工作花15%的時(shí)間處理，不緊急也不重要的第四象限工作則可以扔掉。如圖所示，這也就是成功人士的時(shí)間安排。（P73、P74)因此，我們所說(shuō)的象限工作法，就是讓你從優(yōu)先次序原則出發(fā)，規(guī)劃和排列出工作的優(yōu)先順序，并嚴(yán)格按照已經(jīng)排列的優(yōu)先順序進(jìn)行工作！(P75)四、原則四：計(jì)劃原則所謂計(jì)劃，就是事先對(duì)時(shí)間進(jìn)行全面規(guī)劃，以提高時(shí)間的利用效能，充當(dāng)時(shí)間的主人。計(jì)劃的目的就是幫助自己獲得清楚的想法，以便獲得清晰的行動(dòng)。（P76)簡(jiǎn)單地說(shuō)，計(jì)劃原則就是：必須事先對(duì)工作做出計(jì)劃；必須按照計(jì)劃去執(zhí)行、去實(shí)施；必須留出處理不可預(yù)計(jì)事務(wù)的時(shí)間。(P77)則如何制定計(jì)劃呢？計(jì)劃按照時(shí)間和內(nèi)容可以分為：日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃、季度計(jì)劃、年度計(jì)劃、專項(xiàng)計(jì)劃等。而時(shí)間管理的重點(diǎn)是日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃。不管是日計(jì)劃還是周計(jì)劃還是月計(jì)劃，都要落實(shí)在紙上。不要一次做的計(jì)劃太多，要充分考慮到一些無(wú)法預(yù)知的情況。要考慮所花費(fèi)的時(shí)間，計(jì)劃的目標(biāo)要明確，否則，你的計(jì)劃就有可能變成無(wú)效的工具、失望的來(lái)源。適當(dāng)?shù)挠?jì)劃是實(shí)施和完成的基礎(chǔ)。（P78)下面讓我們舉例說(shuō)明：如何進(jìn)行日計(jì)劃日計(jì)劃有五個(gè)步驟1、列出工作任務(wù)；2、估計(jì)工作需要的時(shí)間；3、預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間給意外的工作；4、決定優(yōu)先順序；5、事后的檢查。（P79)堅(jiān)持執(zhí)行計(jì)劃是時(shí)間管理的共同原則，如果不去堅(jiān)持執(zhí)行計(jì)劃，什么樣的時(shí)間管理的原則和方法都是沒(méi)有用的。（P80)原則五：養(yǎng)成習(xí)慣人們不會(huì)認(rèn)為習(xí)慣也會(huì)成為一種原則，但在時(shí)間的原則中它確實(shí)也