物業(yè)公司實(shí)行全面預(yù)算管理的關(guān)鍵問題與應(yīng)對策略探討

物業(yè)公司實(shí)行全面預(yù)算管理的關(guān)鍵問題與應(yīng)對策略探討物業(yè)公司實(shí)行全面預(yù)算管理的關(guān)鍵問題與應(yīng)對策略探討

全面預(yù)算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃為依據(jù)，集方案、控制、協(xié)調(diào)、鼓勵、評價等功能于一體，貫通于企業(yè)各個環(huán)節(jié)的現(xiàn)代企業(yè)管理系統(tǒng)，是貫徹企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的管理機(jī)制，是對公司經(jīng)營活動一系列量化的整體安頓，是被國內(nèi)外眾多企業(yè)實(shí)踐證明行之有效的科學(xué)管理辦法。正確認(rèn)識和運(yùn)用全面預(yù)算管理工具成為越來越多的企業(yè)管理者的共識。

鑒于全面預(yù)算管理能夠及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在的問題，幫忙企業(yè)提升資源配置效率，從而提升市場競爭能力、提高企業(yè)管理水平，強(qiáng)化內(nèi)部控制具有非常重要的意義，我國很多物業(yè)企業(yè)也相繼實(shí)行了全面預(yù)算管理。物業(yè)企業(yè)推行全面預(yù)算管理的過程并非一蹴而就，我國物業(yè)公司的成長開展歷程較短，管理人員的素質(zhì)良莠不齊，預(yù)算管理的應(yīng)用水平更是參差不齊等因素，都制約著物業(yè)企業(yè)合理利用預(yù)算管理工具，到達(dá)預(yù)算管理在物業(yè)企業(yè)中的良好應(yīng)用目標(biāo)，使物業(yè)公司的開展合乎科學(xué)開展與可持續(xù)開展的要求。本文就此過程中的一些關(guān)鍵問題及應(yīng)對策略進(jìn)行探討，論證在現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)實(shí)施預(yù)算管理的必要性，繼而實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理在物業(yè)企業(yè)中的良好應(yīng)用目標(biāo)，使物業(yè)公司的開展合乎科學(xué)開展與可持續(xù)開展的要求。

一、物業(yè)公司實(shí)施全面預(yù)算管理的關(guān)鍵問題分析

〔一〕預(yù)算編制環(huán)節(jié)存在的問題分析

1.預(yù)算目標(biāo)未結(jié)合企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)，未充沛與物業(yè)所處實(shí)際環(huán)境相適應(yīng)

制定預(yù)算沒有明確的規(guī)劃、目標(biāo)，沒有與企業(yè)開展戰(zhàn)略相適應(yīng)，更沒有充沛考慮各種不可預(yù)見的情況〔如新增物業(yè)管理面積、人力等相關(guān)本錢大幅上漲等〕，沒有考慮物業(yè)行業(yè)的特殊性造成預(yù)算數(shù)據(jù)與實(shí)際相差較大，執(zhí)行不下去，預(yù)算工作投入大量人力物力，最后卻淪為形同虛設(shè)的為難境地。如何控制偏差，保證方案目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，以數(shù)量化的方式來說明管理工作的量化規(guī)范亟待解決與補(bǔ)充。

2.預(yù)算編制的組織機(jī)構(gòu)不完善，預(yù)算參與人員整體水平有待提高

參與制定預(yù)算的組織機(jī)構(gòu)不健全相關(guān)預(yù)算編制人員的水平、能力參差不齊，嚴(yán)重影響了預(yù)算編制的及時性及準(zhǔn)確性?？偛繀⑴c人員除了企業(yè)高管還有專業(yè)的預(yù)算工作人員，但往往在最關(guān)鍵的基層編制時，由于很多時候是臨時抽選人員來幫助，他們在完全不了解預(yù)算有何種用途的情況下，斷章取義的僅僅聽從上級領(lǐng)導(dǎo)安頓，沒有形成自己的工作思路來參與預(yù)算編制工作，因此頻頻發(fā)生各種問題，不是填報錯工程、部門就是丟數(shù)、錯數(shù)，造成預(yù)算編制匯總數(shù)據(jù)、品質(zhì)得不到應(yīng)有的保障，以致于延誤全公司整體預(yù)算審批、實(shí)施的時效性。

3.預(yù)算表單過于單一，各表單相對獨(dú)立，少有數(shù)據(jù)間的相關(guān)與聯(lián)動性

應(yīng)用過程中由于各表單間不足聯(lián)動，造成編制、填報工作量大，查閱也只能片面的查看單項(xiàng)預(yù)算數(shù)據(jù)，不利于使用者全面了解、使用及分析預(yù)算數(shù)據(jù)，另外預(yù)算無論是制訂還是實(shí)際執(zhí)行填報中如果出現(xiàn)過失也不易被及時發(fā)現(xiàn)與更正。

〔二〕預(yù)算執(zhí)行過程存在的問題分析

做好預(yù)算的編制工作，只是企業(yè)全面預(yù)算管理拉開的序幕，能否有效實(shí)施，關(guān)鍵還要看預(yù)算在執(zhí)行過程中是否得到有效合理的控制。通過對執(zhí)行過程的監(jiān)控，將實(shí)際完成情況與預(yù)算目標(biāo)不斷對照分析，從而及時指導(dǎo)經(jīng)營活動的改善和調(diào)整才是全面預(yù)算管理的核心。預(yù)算一經(jīng)下達(dá)，各預(yù)算執(zhí)行單位必須認(rèn)真予以分解、實(shí)施，將預(yù)算指標(biāo)層層分解到各部門、班組、崗位，將年度預(yù)算分解為季度、月度預(yù)算，通過分期控制確保年度預(yù)算的如期實(shí)現(xiàn)。下列就預(yù)算控制及實(shí)施過程中的管理問題進(jìn)行探討。

1.實(shí)施過程中超預(yù)算支出時有發(fā)生

預(yù)算在實(shí)施過程中，往往到了進(jìn)行業(yè)績評價時才會發(fā)現(xiàn)預(yù)算實(shí)際支出已超出年度預(yù)算，分析預(yù)算超支的原因大體有下列兩類，首先，經(jīng)過審批的預(yù)算，在實(shí)際執(zhí)行過程中沒有起到應(yīng)有的作用，本錢、費(fèi)用支出的審批，由具審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)審批即可支取，忽略了預(yù)算的存在，是否有預(yù)算，是否在預(yù)算范圍內(nèi)無人過問，造成實(shí)際經(jīng)營活動不能為預(yù)算有效控制；其次，預(yù)算執(zhí)行結(jié)果由財務(wù)部門，按月根據(jù)財務(wù)實(shí)際發(fā)生現(xiàn)金流進(jìn)行系統(tǒng)填報，過程中由于分部門、責(zé)任中心較多，預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)填報集中于月末短短幾天，錯誤錄入，延時錄入在所難免，造成了預(yù)算超支無法及時顯現(xiàn)。

2.預(yù)算數(shù)據(jù)調(diào)整存在的問題

已制定完成并經(jīng)層層審批的企業(yè)預(yù)算，不應(yīng)當(dāng)輕易調(diào)整，除非受到不可控因素的影響，該影響對企業(yè)原預(yù)算的執(zhí)行產(chǎn)生影響較大，而且需要經(jīng)過企業(yè)管理者和決策部門認(rèn)可之后，才可以進(jìn)行調(diào)整，且不易過于頻繁。然而智者千慮也有一疏，再嚴(yán)密的預(yù)算編制體系，由于編制期間較長以及突發(fā)事件的存在，日常工作中需要適時調(diào)整預(yù)算的情形也是有的；遇到此類不可預(yù)見或預(yù)見缺乏的問題發(fā)生時，如何盡快妥善解決問題，如何在今后預(yù)算編制工作中盡可能防止以及后續(xù)預(yù)算指標(biāo)，評價、考核規(guī)范如何調(diào)整，考驗(yàn)著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者以及預(yù)算組織人員的集體智慧和應(yīng)變能力。

3.預(yù)算執(zhí)行制度不完善

物業(yè)企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行過程中往往會出現(xiàn)，一切工作為領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)抓得緊執(zhí)行效果好，領(lǐng)導(dǎo)放松，那么人浮于事，無人問津。沒有完善的預(yù)算執(zhí)行管理制度，解決不了執(zhí)行過程中，機(jī)構(gòu)人員應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么。如何用制度管理預(yù)算工作，如何用制度來獎勤罰懶，制度怎樣才能使每個人都能積極主動的做好自己分內(nèi)的事情，是企業(yè)高層制定管理制度的出發(fā)點(diǎn)?！踩愁A(yù)算考核與評價環(huán)節(jié)存在的問題分析

如果說預(yù)算編制和實(shí)施是對預(yù)期財務(wù)經(jīng)營狀況的一個靜態(tài)過程估價，則為了能夠到達(dá)控制的目的進(jìn)而實(shí)現(xiàn)預(yù)算目標(biāo)，那么需要定期對預(yù)算實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與方案、預(yù)算進(jìn)行比擬，動態(tài)分析經(jīng)營差別、找出原因及時調(diào)整經(jīng)營方略，保障年度方案的順利完成。

評價預(yù)算完成情況，及《r、準(zhǔn)確詳細(xì)的進(jìn)行分析，形成企業(yè)方案完成情況分析報告，為企業(yè)負(fù)責(zé)人管理、決策提供必要的信息支持?？v觀企業(yè)考核、評價、報告過程，經(jīng)常存在下列問題，一是考核、評價脫離實(shí)際，脫離預(yù)算，短少溝通，與管理者所需相距甚遠(yuǎn)；二是考核、評價工作沒能嚴(yán)格依據(jù)規(guī)定時點(diǎn)，造成考核、評價滯后，致使企業(yè)不能在最正確機(jī)會進(jìn)行經(jīng)營活動的調(diào)整、修正，最終造成無法完成企業(yè)既定目標(biāo)的不良后果。

二、完善物業(yè)公司全面預(yù)算管理的對策倡議

〔一〕預(yù)算編制環(huán)節(jié)存在問題的對策倡議

1.采用彈性預(yù)算與固定預(yù)算編制辦法相結(jié)合，保證公司預(yù)算目標(biāo)制定的先進(jìn)必與可操作性

公司總部根據(jù)公司年度總體規(guī)劃與歷史年度預(yù)算收入相結(jié)合，充沛考慮各責(zé)任中心規(guī)模、開展水平等因素的前提下，逐級將目標(biāo)分解給分公司再由分公司落實(shí)至相關(guān)責(zé)任中心；各個責(zé)任中心那么根據(jù)各自所承當(dāng)指標(biāo)，組織業(yè)務(wù)、財務(wù)等相關(guān)部門人員分析指標(biāo)完成的可實(shí)現(xiàn)性，并形成責(zé)任中心匯總意見向上反應(yīng)；高低溝通互動過程結(jié)束，公司總部在充沛考慮各級反應(yīng)意見的前提下進(jìn)行研究、分析、調(diào)整最終將各責(zé)任中心目標(biāo)具體化，由此形成目標(biāo)明確層層落實(shí)的預(yù)算指標(biāo)分解體制，為公司整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了充沛、必要的保證。

2.穩(wěn)定預(yù)算編制隊伍，提高預(yù)算編制整體水平，充沛發(fā)揮協(xié)同作用

盡可能防止臨時抽調(diào)，固定相關(guān)部門的預(yù)算人員，參與每年預(yù)算的編制、調(diào)整及填報等工作；對相關(guān)參與預(yù)算編制人員進(jìn)行專題培訓(xùn)，提高編制人員的根本素質(zhì)，增強(qiáng)編制人員的預(yù)算理念，不僅傳授編制、填報原理、辦法，更要傳達(dá)公司經(jīng)營方針、戰(zhàn)略部署；不僅領(lǐng)導(dǎo)重視預(yù)算的編制工作，更要對全員進(jìn)行預(yù)算編制的宣講，形成企業(yè)高低協(xié)同的合力，做好預(yù)算的編制工作。

3.結(jié)合物業(yè)行業(yè)特點(diǎn)，擴(kuò)展預(yù)算系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理集成化，提升預(yù)算管理品質(zhì)

根據(jù)物業(yè)行業(yè)特點(diǎn)設(shè)計收入、本錢、管理費(fèi)用、財務(wù)費(fèi)用、稅金及投資、代收代繳等單項(xiàng)表頁。各單項(xiàng)表頁按月度采集預(yù)算數(shù)據(jù)、單項(xiàng)表頁各項(xiàng)數(shù)據(jù)填報完成后，縱向可合并、匯總生成全年累計數(shù)據(jù)，橫向可根據(jù)使用者的需要自由組合不同部門、責(zé)任中心，生成不同層級或區(qū)域的匯總合并數(shù)據(jù)，極大程度的滿足各層次預(yù)算使用者靈活組合，查看預(yù)算數(shù)據(jù)的需要。做到了預(yù)算編制過程中的系統(tǒng)間充沛聯(lián)動，大大減少人力投入，增強(qiáng)了預(yù)算使用的科學(xué)性。由于充沛聯(lián)動，分項(xiàng)數(shù)據(jù)能夠及時匯總成為公司總數(shù)據(jù)，有利于企業(yè)管理者在全局層面發(fā)現(xiàn)和處理預(yù)算編制過程中存在的偏差。

通過完善和強(qiáng)化預(yù)算系統(tǒng)，匯總?cè)勘韱斡谝粡堫A(yù)算結(jié)果表上，以現(xiàn)金流來集中反映企業(yè)年度內(nèi)各項(xiàng)資金的來源，去向和企業(yè)最終的財務(wù)成果，一目了然，查閱方便、快捷、清晰，促進(jìn)各責(zé)任中心指標(biāo)完成責(zé)任感的增強(qiáng)，大大提高了預(yù)算使用者的工作效率。

〔二〕預(yù)算執(zhí)行過程存在問題的對策倡議

1.細(xì)化預(yù)算支出審批制度，預(yù)算支出嚴(yán)格與預(yù)算掛鉤，杜絕超預(yù)算支出的發(fā)生

在分析總結(jié)預(yù)算超支原因的根底上，制定細(xì)化的預(yù)算審批制度。首先，預(yù)算內(nèi)支出采取簡政放權(quán)，由責(zé)任中心負(fù)責(zé)人審批，減少了審批環(huán)節(jié)，大大提高了業(yè)務(wù)處理效率；其次，為的確保證全部支出在預(yù)算控制范圍內(nèi)的改良措施，預(yù)算執(zhí)行信息、數(shù)據(jù)需要及時錄入預(yù)算系統(tǒng)，保證預(yù)算系統(tǒng)收、支數(shù)據(jù)登記及時、準(zhǔn)確，預(yù)算余額實(shí)時變動且與實(shí)際相符，為預(yù)算使用人員提供精準(zhǔn)、有效的數(shù)據(jù)保障；最后，由財務(wù)部門全面負(fù)責(zé)把好預(yù)算關(guān)，所有支出在保證有年度預(yù)算余額的情況下予以報銷，否那么不予支出。細(xì)化的審批制度不僅提高了企業(yè)辦事效率，同時也降低了超預(yù)算支出的發(fā)生機(jī)率。

2.預(yù)算管理的固定性與靈活性相相結(jié)合，合理預(yù)算調(diào)整，處理突發(fā)事件

物業(yè)公司常遇到一些不可預(yù)見的突發(fā)事件，比方2022年7月21日的大雨，在京工程需緊急采購大批防汛物資，這種情況不能因?yàn)槟瓿鯖]有制定預(yù)算而丟失防汛良機(jī)，因此公司領(lǐng)導(dǎo)研究決定先行采購，后續(xù)再對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。這種固定與靈活、日常與緊急相結(jié)合的管理理念，也是我們?nèi)骖A(yù)算管理中應(yīng)正確面對、區(qū)別對待的問題。因此，物業(yè)公司應(yīng)在制定預(yù)算的過程中，適當(dāng)考慮一些這樣的不可預(yù)見因素，體現(xiàn)進(jìn)年度預(yù)算中去，使此類事件發(fā)生時，能夠得到及時有效的資源配置。當(dāng)年度終了，不可預(yù)見沒有使用或沒有完全使用的情況下，也并不會影響到那個部門、責(zé)任中心的業(yè)績考評，調(diào)動各了責(zé)任中心積極處理突發(fā)事件的積極性。

3.完善預(yù)算執(zhí)行制度，并實(shí)現(xiàn)各責(zé)任中心與財務(wù)部門積極配合與溝通

首先，企業(yè)相關(guān)的全部經(jīng)營活動需要圍繞實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)算發(fā)展，各個部門的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都應(yīng)受到預(yù)算制度的有效約束，對于無預(yù)算和超預(yù)算的工程給予嚴(yán)格控制。

其次，全面預(yù)算編制、實(shí)施以及執(zhí)行之前應(yīng)對全體職工進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)化全面預(yù)算觀念，目的是讓每一個人都認(rèn)識到全面預(yù)算管理是一種硬性約束，預(yù)算目標(biāo)是考核工作業(yè)績的尺度，每個人都必須為實(shí)現(xiàn)預(yù)算目標(biāo)而努力工作，同時也使得每一位職工、每一個部門都能認(rèn)識到自己在全面預(yù)算管理體系中的地位與重要性，認(rèn)識到只有通過大家的共同努力才能夠?qū)崿F(xiàn)全面預(yù)算的目標(biāo)。只有在企業(yè)高低樹立起全面預(yù)算意識，讓各部門每位員工逐漸適應(yīng)這一管理制度，積極主動地參與，企業(yè)的全面預(yù)算管理才能真正有效的執(zhí)行。

最后，預(yù)算執(zhí)行過程中的管理應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)把握對執(zhí)行過程的實(shí)時監(jiān)督。通常預(yù)算執(zhí)行的過程或結(jié)果反映了預(yù)算是否得到有效的貫徹和執(zhí)行。企業(yè)管理者對預(yù)算執(zhí)行的評價和檢查不能等到預(yù)算執(zhí)行結(jié)束后才開始，而應(yīng)當(dāng)在預(yù)算執(zhí)行的整個過程中實(shí)施監(jiān)督。應(yīng)當(dāng)力求及時對整個過程進(jìn)行監(jiān)督，只有對已發(fā)生的預(yù)算支出及時錄入預(yù)算系統(tǒng)才能保證預(yù)算系統(tǒng)實(shí)時更新，防止超預(yù)算