對以文件為單位組織室藏的幾點認識

對以文件為單位組織室藏的幾點認識對以文件為單位組織室藏的幾點認識以文件為單位組織室藏，是由少數(shù)單位檔案部門發(fā)起并已產(chǎn)生了一定影響的管理方式。對于這種管理方式，檔案界各說不一，筆者以此文參與對這個問題的討論。

一、以文件為單位組織室藏打消了傳統(tǒng)的檔案觀念

傳統(tǒng)的檔案觀念，案卷是根本單元。案卷是構(gòu)成全宗的根本單位，案卷特征揭示了卷內(nèi)文件某一共性。它是由卷內(nèi)假設干文件、卷內(nèi)文件目錄和備考表組成，以卷〔或盒、袋、冊〕構(gòu)成保管單位。該保管單位還應具有案卷標題、案卷編號、案卷分類號、作者、時間、保管期限、卷內(nèi)文件份數(shù)等假設干標識，形成一個完整的案卷概念。

而以文件為單位組織室藏，那么使《檔案"或"案卷"的根本特征不復存在。單份歸檔文件作為室藏的根本保管單位，首先使"檔案"這一概念發(fā)生了嬗變。檔案，是"機關(guān)或企業(yè)等分類保留的文件和材料。"①"是按一定規(guī)律集中保留而形成文件材料的組合…。相對的系統(tǒng)化、文件的有機體系才是檔案區(qū)別于文件的本質(zhì)屬性之一。"②這里給檔案所下的定義是：１《檔案是由假設干份文件按照一定規(guī)律形成的組合體，是文件匯合的概念。２《檔案與文件相互區(qū)別的本質(zhì)屬性，是文件的系統(tǒng)化和有機聯(lián)系，而所謂的文件系統(tǒng)化和有機聯(lián)系，一般是指文件按類別特征、問題特征、職能特征等構(gòu)成的相互之間的關(guān)系。沒有這些特征和相互關(guān)系，只靠文號聯(lián)系，顯然就是不足文件形成規(guī)律的有機聯(lián)系，也就是從基本上抹煞了檔案與文件的本質(zhì)區(qū)另別。這樣，以單份文件為保管單位，那么使"檔案"的概念蕩然無存。則，檔案室、檔案管理、檔案管理人員、檔案全宗以及?檔案法》中所述一些根本術(shù)語的概念都失去了本質(zhì)上的意義。皮之不存，毛之焉附﹖

二、以文件為單位組織室藏不適用于科技、聲像等門類檔案管理

以單份文件組織室藏，從目前狀況分析，僅僅適用于原來意義上的文書檔案。文書檔案中的單份文件，相對獨立性很強，或者說本來就是互相獨立的案卷單元。以其為根本單位組織室藏，只要考慮好如何過渡，如何檢索即可。而科技檔案那么與此相反。某一項目工程、某一產(chǎn)品或某一臺設備的檔案，不論是僅有幾份科技文件或幾張圖紙，還是假設干案卷，卷內(nèi)文件或圖紙的自然聯(lián)系是不容分割的。它的各種文件、圖紙，仿佛人的肌體，合那么生命存在，失那么生命丟失。會計檔案、人事檔案和聲像檔案都存在諸如此類的問題。會計憑證是由假設干份憑證以旬或月為單位合訂，組成保管單位的。如果以單份憑證為單位保管，那么會給管理和查找利用帶來不少的麻煩。人事檔案往往以某個人為單位組成案卷，如果將某一個人案卷中的各種材料打亂，單份保管，也是不合情理的。聲像檔案是由某一盤錄相帶或某一片磁盤組成自然保管單位的，其上面記述了假設干份文件或假設干項活動，也無法將它們硬性分開獨自保留。光盤檔案更是以數(shù)千乃至上萬份的文件組成一個自然保管單位，更是無法將其中的某一份文件分開管理。

如果在一個檔案全宗內(nèi)實行以單份文件為單位組織室藏，其它門類歸檔材料以案卷為單位組織室藏，必然給檔案的分類、編號、編目、統(tǒng)計、保管等項工作帶來明顯的差異，這種差異是否會給管理帶來諸多的不便呢﹖

三、以文件為單位組織室藏不適用于手工管理

歸檔文件的最初登錄形式，是發(fā)文簿或收文簿。根據(jù)手工管理檔案的經(jīng)驗，通過收發(fā)文簿查找歸檔文件，一般是萬不得已而為之的事情。這主要是由于這種檢索途徑幾乎是漫無邊際的查找。文件的六大特征，其中僅有文號這一線索《一般單位的各種收文由于采取按時間順序混編的辦法，此線索那么無《。而按發(fā)文文號查找，只是在所查文件的文號準確無誤的情況下才可以順利查到。如果不分明所查文件的文號及準確的發(fā)文日期《時間長了，多數(shù)檔案利用者難以提供出這一查找線索《，同時沒有其它檢索途徑或標識加以配合，則，只能從文件標題中查找，這往往會將發(fā)文簿從頭翻到尾，其效率極低。在一個年收文數(shù)千份的機關(guān)，用此辦法查找某一份收文，更如同大海撈針。由于收發(fā)文登記中摻雜了假設干不歸檔文件，須有明確標識才可以區(qū)分歸檔和不歸檔文件。如果將歸檔文件加以逐份標識，那么增大了管理上的工作量。但是，手工檢索單份歸檔文件，的確需要重新編制一份歸檔文件目錄。對于身兼多職的基層檔案管理人員來說，手工編制數(shù)千份歸檔文件目錄，又是一件令人頭痛的煩事，而編制完畢的這份歸檔文件目錄，究竟能提供幾種檢索途徑，能否實現(xiàn)有效、快速的檢索，都是有待解決的問題。

單份文件保管，不甚合適裝盒。其理由之一是：某一年度假設干份文件，是按月裝盒，還是按形成部門裝盒﹖按月裝盒，可以不打亂文號，可保持按文號順序檢索文件這一途徑。但由于每月發(fā)文數(shù)量不均，有的２棧掣鱸路⑽目勺奧《緩?！缎的一各|碌姆⑽囊《埃矖３盒。這種裝盒的文件失去了月份特征而無助于檢索。按發(fā)文部門將文件裝盒，由于各部門發(fā)文數(shù)量懸殊較大，也存在著按月份裝盒文件數(shù)量不均引起的問題。

此外，按發(fā)文部門裝盒，打亂了原有的發(fā)文文號次序，而企業(yè)改革時期，機構(gòu)名稱不統(tǒng)一、不標準、常變動，機構(gòu)重疊或過度精簡造成職能界限不清，形成亂發(fā)文現(xiàn)象，在打亂了文號排序之后，按部門檢索文件，可能使某些文件極難找到。另外，本單位文件按部門裝盒可以，相當數(shù)量的收文又如何裝盒、如何查找呢﹖理由之二是：沒有一定特征的文件裝盒，根本上是一種簡單的文件數(shù)量上的匹配，而任何一種打亂文號排序的匹配，如果失去了文件間有機聯(lián)系，都必然會增加檢索難度。所以，以單份文件組織室藏，一般只適用于文件打捆這一種形式。從便于檢索方面考慮，不如分成發(fā)文、收文，發(fā)文按文號排序，收文按原發(fā)文單位的文號由小到大各自排序，然后只做簡單捆扎放入檔案柜內(nèi)。但是，這一種辦法由于不存在文件間有機聯(lián)系，同樣使檢索變得繁瑣。而繁瑣的檢索方式，在成年累月、來回倒去的翻找中，必然加大文件的磨損程度，不利于文件的愛護。采用木架保留的文件，失去卷盒的愛護，使得灰塵和不相合適的溫濕度、光照，毫無障礙地穿透文件，必定引起文件過早老化。

不同期限的文件混存在一起，不利于永久保留的文件得到一個合適的環(huán)境，而按"三條鞭"分開期限保留文件，使一年的假設干種類、假設干份文件分成三捆，查找難度倍增。

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四、應當對檔案管理改革采取正確的態(tài)度

以單份文件為保管單位組織室藏，無疑是對傳統(tǒng)的檔案管理方式的重大改革。而檔案工作改革，又是自身開展的要求。從開展的觀念看問題，這一改革方式還是有著一定生命力的。它表現(xiàn)為：在傳統(tǒng)的文書檔案中推行以單份文件組織室藏，適用于計算機管理。使用計算機管理歸檔文件《最好是全文錄入、全文檢索《，文件的檢索、利用、復制一般地可脫離原件，原件采用何種管理方式，對于檢索便利與否影響甚微。

由于單份文件存在著自然的相對獨立性，可以允許我們將傳統(tǒng)的文書檔案管理方式進行改革，推廣計算機單份歸檔文件的管理，還可以與文件中心的管理體制改革相照應，以現(xiàn)代化的文件管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理。而其它門類檔案能否適用于單份文件保管，應當進行調(diào)查研究和反復論證，不宜在推行單份文件為保管單位這一方式中搞"一刀切"，而應視具體條件具備與否適時酌情而定。

以單份文件組織室藏與以案卷為單位組織室藏，是帶有基本性區(qū)別的兩種不同保管方式。傳統(tǒng)的檔案保管方式被另外一種全新的文件保管方式所取代，人們的傳統(tǒng)檔案管理觀念為新的文件管理觀念所取代，不僅僅是檔案管理方式上的革新，也是管理觀念上的重大變革。如何在實現(xiàn)某種管理方式變革的同時，成功地實現(xiàn)人們思想觀念上的轉(zhuǎn)變，同樣是應當予以充沛考慮的問題。

筆者是以滿腔的熱忱支持檔案管理方式改革的，但拙文中所論并不是無中生有，也不是杞人憂天，更不能理解為對檔案工作改革的保守與抵觸。如果在全國范圍內(nèi)推行某一種新的檔案管理方式，不僅要考慮到現(xiàn)實狀況，更需考慮到未來的變化；不僅要考慮到在傳統(tǒng)的文書檔案管理中進行改革的