企業(yè)如何有效籌劃和召開(kāi)會(huì)議

有效籌劃和召開(kāi)會(huì)議1一個(gè)組織要不要開(kāi)會(huì)？

會(huì)議是一個(gè)有組織、有目的、有計(jì)劃、有針對(duì)性主題的溝通過(guò)程。公司目前現(xiàn)狀？會(huì)議效果、質(zhì)量如何？您的建議？

2會(huì)議的作用是促使各項(xiàng)必要工作得以有效實(shí)施的途徑；是集思廣益，實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化的重要工具；增強(qiáng)凝聚力，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神；增進(jìn)了解，發(fā)現(xiàn)人才；突出領(lǐng)導(dǎo)功能，展示領(lǐng)導(dǎo)才華。3會(huì)議的成本參加會(huì)議的人數(shù)X每人每小時(shí)的平均成本=每小時(shí)總成本X會(huì)議所需要時(shí)間+籌備會(huì)議所需要時(shí)間、成本+資料費(fèi)用+餐飲+電費(fèi)+場(chǎng)地設(shè)施租金+。。。=？？？？4會(huì)議的收益您參加此次會(huì)議獲得了什么？其它與會(huì)者又獲得了什么？組織獲得了什么或創(chuàng)造出了什么？會(huì)議的預(yù)期成果是否令您滿意？收益〉成本OR收益〈成本5會(huì)議的必要性會(huì)議不是萬(wàn)能的，會(huì)議肯定不是越多越好，會(huì)議的成本。。。其它途徑：通告、傳閱、電子郵件、布告欄6會(huì)議的實(shí)質(zhì)和原則實(shí)質(zhì)：溝通（視會(huì)議類型而不同）原則：會(huì)而有議議而有決決而有行行而有果7會(huì)議的分類出席型會(huì)議（單向溝通）參與型會(huì)議（雙向溝通）信息型動(dòng)員型問(wèn)題解決型頭腦風(fēng)暴型8會(huì)議的準(zhǔn)備目的計(jì)劃與會(huì)者明天上午10：00在會(huì)議室開(kāi)會(huì)請(qǐng)安排好你的日程表，并準(zhǔn)時(shí)參加以下會(huì)議：日期：星期四8月8日時(shí)間：AM10：00—11：30地點(diǎn)：第一會(huì)議室目的：關(guān)于質(zhì)量監(jiān)控措施的決定附件：會(huì)議議程以及關(guān)于主題A的報(bào)告請(qǐng)?jiān)跁?huì)議之前瀏覽該報(bào)告，并做好在會(huì)上討論的準(zhǔn)備9會(huì)議的目的明確的目的有助于會(huì)議的籌劃使會(huì)議更加透明，且有助于將會(huì)議引導(dǎo)到進(jìn)行討論調(diào)控的軌道上來(lái)；易于評(píng)價(jià)會(huì)議的效果10會(huì)議的計(jì)劃（議程）涉及哪些議題每個(gè)議題或每次討論的分配時(shí)間各個(gè)議題由誰(shuí)來(lái)提出提前發(fā)放會(huì)議議程11議程樣本時(shí)間議題方式提出者成果1：15—2：00市場(chǎng)營(yíng)銷計(jì)劃討論

2：00—2：15六月份經(jīng)營(yíng)成果發(fā)言DDWong

2：15—2：25休息

2：25—3：00廣告活動(dòng)頭腦風(fēng)暴討論

制定新計(jì)劃3：00—3：10配送措施討論

決定誰(shuí)做什么事3：10—3：20會(huì)議結(jié)束簽名

12會(huì)議與會(huì)者領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)議主持人發(fā)言人記時(shí)員記錄員13把握會(huì)議進(jìn)程按時(shí)開(kāi)始遵循議程休息后馬上回來(lái)保證會(huì)議有條不紊的一般程序（問(wèn)題解決型會(huì)議）界定需要解決的問(wèn)題對(duì)該問(wèn)題進(jìn)行會(huì)診（魚刺圖）探討可行性方案確定最終解決方案把握結(jié)束時(shí)機(jī)14魚刺圖（要因分析法）15頭腦風(fēng)暴型會(huì)議的程序用10分鐘時(shí)間收集各種觀點(diǎn)及時(shí)記錄各種觀點(diǎn)其他人不許進(jìn)行批評(píng)與判斷與會(huì)者可以輪流發(fā)表自己的觀點(diǎn)，也可以自由發(fā)言可以在別人的觀點(diǎn)的加以補(bǔ)充和發(fā)揮此階段不允許討論各種觀點(diǎn)收集完畢，開(kāi)始小組討論并達(dá)成一致解決方案。16掌控會(huì)場(chǎng)紀(jì)律會(huì)場(chǎng)中經(jīng)常出現(xiàn)的不良現(xiàn)象：會(huì)前未充分準(zhǔn)備，輪到發(fā)言前忙于準(zhǔn)備而未認(rèn)真聽(tīng)別人發(fā)言；會(huì)中接聽(tīng)電話，收發(fā)短信，甚至玩游戲；打磕睡；會(huì)中有會(huì)，三二人私下開(kāi)小會(huì)；未向主持人請(qǐng)示中途離場(chǎng)；走神、開(kāi)小差；17領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)技能觀察人們的一舉一動(dòng)保持中立，至少保持客觀性塑造公平的參與氣氛（駕馭壟斷者）重新表述散漫提出的問(wèn)題和言語(yǔ)抓住要點(diǎn)（節(jié)奏、探究、民意測(cè)驗(yàn)，記錄）協(xié)調(diào)不同觀點(diǎn)18引導(dǎo)會(huì)議走向尾聲我們涉及了哪些要點(diǎn)？（與會(huì)者談心得體會(huì)）我們確定了哪些任務(wù)？（明確內(nèi)容、責(zé)任人、截止日期）總的來(lái)說(shuō)我們實(shí)現(xiàn)了什么？（回應(yīng)會(huì)議的目的）19會(huì)議的評(píng)價(jià)與改善序列評(píng)估內(nèi)容通常有時(shí)很少1會(huì)議按時(shí)召開(kāi)1232會(huì)議遵循議程1233每個(gè)人都遵從會(huì)議制度1234每個(gè)人都做了會(huì)前準(zhǔn)備1235每個(gè)人都參與了會(huì)議1236溝通是得體和有建設(shè)性的1237會(huì)議遵循既定的問(wèn)題解