信息及文控管理措施和竣工資料編制計劃

信息及文控管理措施和竣工資料編制計劃1.0信息管理信息的傳遞本工程項目管理的信息按來源可分為外部信息和內(nèi)部信息。外部信息是來自業(yè)主、監(jiān)理、第三方等部門的信息，主要是指令性信息；內(nèi)部信息是指公司、項目內(nèi)部圍繞施工生產(chǎn)而傳遞的指令和反饋信息。這些信息的執(zhí)行、收集、傳遞的主體是項目部各職能部門，各部門以處理本部門的業(yè)務(wù)信息為主，同時也傳遞或轉(zhuǎn)呈相關(guān)職能部門的信息。信息處理流程項目施工的信息處理流程如下圖：<=DI反饋性信息圖例：<=DI反饋性信息圖例：一—口指令性信息公司相關(guān)職能部室信息的處理對外部的指令性信息由對應(yīng)的職能部門負(fù)責(zé)分析研究，制定出應(yīng)采取的策略或措施，并及時向信息發(fā)布單位匯報信息的實施過程和結(jié)果。內(nèi)部信息的往來應(yīng)有過程跟蹤活動，及時收集反饋信息。基層單位應(yīng)采取積極地態(tài)度予以配合，在對信息進行分析討論的基礎(chǔ)上，利用所得出結(jié)論，促進施工生產(chǎn)，保持持續(xù)改進。信息管理措施配備傳真電話，傳遞語言、數(shù)據(jù)、圖文等信息。利用Internet網(wǎng)絡(luò)及辦公平臺，處理工程進度、HSE管理、投資控制、質(zhì)量管理和文控管理。做好工程報表、計劃、統(tǒng)計等施工文件的收集整理工作。利用P3E/C、ERP管理軟件，進行工程進度、資源、合同、財務(wù)管理。實現(xiàn)辦公自動化、微機化。建立項目計算機區(qū)域網(wǎng)，實現(xiàn)系統(tǒng)信息共享。文控管理文件分類項目施工文件應(yīng)按專業(yè)進行分類管理，施工文件主要有以下幾個類別：技術(shù)管理文件包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關(guān)工程技術(shù)的信函、申請、報告、批復(fù)等；業(yè)主的技術(shù)要求文件；施工設(shè)計文件；業(yè)主指定的及其相關(guān)的施工標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范；公司內(nèi)部技術(shù)管理文件；施工記錄及各種檢查驗收報告。質(zhì)量管理文件包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關(guān)工程質(zhì)量的信函、申請、報告、批復(fù)等；業(yè)主質(zhì)量要求及規(guī)定；業(yè)主指定的質(zhì)量評定標(biāo)準(zhǔn)和檢驗程序；公司的質(zhì)量手冊、質(zhì)量控制程序及質(zhì)量管理文件；質(zhì)量檢驗記錄及質(zhì)量評定資料等。HSE管理文件包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關(guān)工程HSE的信函、申請、報告、批復(fù)等；業(yè)主關(guān)于HSE的規(guī)定和文件；公司的HSE管理手冊、HSE程序文件及HSE管理文件；HSE記錄資料。合同管理文件包括主合同文件；分包合同文件；合同管理記錄及評價報告；合同變更文件；與業(yè)主、監(jiān)理之間關(guān)于合同管理的信函、申請、報告、批復(fù)等。控制管理文件包括施工計劃、施工統(tǒng)計記錄、進度報告、成本控制報告、工程預(yù)結(jié)算資料。采辦管理文件包括甲供材料、設(shè)備需求計劃及調(diào)配臺帳；自購材料采購計劃；供貨商資質(zhì)資料；材料、設(shè)備交接記錄；材料、設(shè)備的質(zhì)量證明文件。財務(wù)管理文件包括財務(wù)報表、財務(wù)報告、成本分析報告等財務(wù)管理文件；與業(yè)主之間有關(guān)工程財務(wù)管理的信函、申請、報告、批復(fù)等。行政管理文件包括項目內(nèi)部及外部的行政文件。文件的收發(fā)項目行政部文控員負(fù)責(zé)文件收發(fā)工作。登記文件來源、主題、編號、接收/頒發(fā)時間，并按要求將文件呈送項目經(jīng)理或其指派的部門、人員進行審閱、修改、簽發(fā)。若將要發(fā)放的文件內(nèi)容經(jīng)過審閱后需要變動，則由文控員將審批意見及原文件一同返回至文件編制部門修改，然后再次提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門審閱。對已簽發(fā)的文件，應(yīng)及時發(fā)送的相關(guān)單位，并做好《文件收發(fā)臺帳》的填寫工作。項目職能部門與基層單位間的往來文件可不經(jīng)文控員傳送，但應(yīng)制備或復(fù)印1份交文控部存檔備查。文件的存檔和處置各部門的文件自行整理歸檔，存放在行政部設(shè)置的卷柜內(nèi)，并及時填寫《文件收發(fā)臺帳》和卷內(nèi)目錄。文件的存檔分類按職能部門的業(yè)務(wù)范圍建立總目、分目，以書面文字、電子軟件、音像制品形式出現(xiàn)的文件亦應(yīng)加以區(qū)分。對于已作廢的文件，應(yīng)由文件制發(fā)或保存部門及時收回，并加蓋“作廢”章。內(nèi)部文件的更改由原文件的審批人負(fù)責(zé)；外部文件的更改，應(yīng)由原文件發(fā)放單位出具書面文字附于原文件后，再予以傳達和存檔。文控管理措施配置專用微機、掃描儀、復(fù)印機、卷柜、裝訂器具等辦公用品，采用專業(yè)化文控管理模式，建立現(xiàn)代化文控管理系統(tǒng)。建立文控管理制度，按制度理順文件的編制、審批、發(fā)送流程，做到及時、準(zhǔn)確、快捷。確定項目經(jīng)理第一責(zé)任者的權(quán)利地位，凡項目部對外呈送的文件、報表和信函必須由項目經(jīng)理簽署方能生效。定期組織項目各層次間文控管理的檢查和講評活動，監(jiān)督和促進文控管理工作上水平。3.0施工文件竣工資料施工文件及竣工圖的質(zhì)量要求字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽認(rèn)手續(xù)完備。不得用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制，須采用碳素材料。復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。材料合格證、出廠證明，要求將原件歸檔，因客觀原因不能提供原件的，要求復(fù)印件加蓋提供單位的公章，注明原件存放地點。凡應(yīng)歸檔的施工文件及竣工圖原則上歸檔原件。文字材料一般按人4（210mmX297mm）幅面編制。施工文件主要內(nèi)容、格式、編制要求按照發(fā)包人策劃組織的施工文件的具體內(nèi)容、格式、編制要求等進行編制。文件要求用A4幅面紙（或折疊成A4大?。┐蛴。穸炔怀^35毫米。對施工文件、施工圖及設(shè)備技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和更改情況進行核實，并按要求修改或補充標(biāo)注到相應(yīng)的文件上。與施工圖有關(guān)的設(shè)計變更、現(xiàn)場洽商和材料變更（復(fù)印件）應(yīng)單獨組卷。凡為易褪色材料（如復(fù)寫紙、熱敏紙等）形成的并需要永久和長期保存的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件?？⒐D的編制要求在項目竣工時必須編制竣工圖，施工過程中產(chǎn)生的全部變更內(nèi)容在詳細(xì)設(shè)計圖（施工圖）的基礎(chǔ)上繪制最終版施工圖（竣工圖），施工單位加蓋竣工圖章，設(shè)計變更單要注明變更原因，按照規(guī)定編號，同時還要將涉及到的原施工圖號對照標(biāo)注在變更單編號下方，編號不能出現(xiàn)重號、錯號現(xiàn)象。竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范，真實反映項目竣工驗收時的實際情況。繪制的竣工圖按原圖編號，注明版本，在圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”，加蓋并簽署竣工圖章。同一構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制?？⒐D圖幅應(yīng)按68/110609.3要求統(tǒng)一折疊，裝訂成冊，厚度不超過35毫米。編制竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況?？⒐D的審核竣工圖編制完成后，報監(jiān)理單位檢查，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或短缺時要及時修改和補齊?？⒐D內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計、設(shè)計變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合?？⒐D以單項工程為歸檔單位，按單位工程或?qū)I(yè)編制，并配有詳細(xì)編制說明和目錄。編制竣工圖時應(yīng)使用新的施工圖，按要求加蓋并簽署竣工圖章。一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊的，應(yīng)將復(fù)印件附在有關(guān)卷冊中，或在備考表中說明。施工文件及竣工圖的整理與歸檔項目文件的整理本項目所形成的全部項目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按發(fā)包人檔案管理的要求，由文件項目部進行整理。施工技術(shù)文件應(yīng)按單項工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。對設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件等進行整理；要對現(xiàn)場使用的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖、設(shè)計變更、試運行及維護中形成的文件、工程事故處理文件進行整理。項目文件的組卷組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。項目施工文件按單項工程、單位工程/裝置、專業(yè)組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。案卷與卷內(nèi)文件的排列管理性文件按問題、時間或重要程度排列。施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。竣工圖按專業(yè)、圖號排列。卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。案卷編目卷內(nèi)文件頁號的編寫卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號，頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標(biāo)題欄外右上方［具體位置距右（左）邊距20mm、距下邊距15mm，如在該位置有文字、線條等內(nèi)容可做相應(yīng)變動］。成套圖樣或印刷成冊文件，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其它科技文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。各卷之間不連續(xù)編頁號。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。卷內(nèi)目錄的編制、案卷封面和脊背的編制、案卷封面和脊背的編制、卷內(nèi)備考表等應(yīng)按照發(fā)包方提供的歸檔文件格式要求進行編制。案卷裝訂要求文字材料可采用整卷裝訂形式；圖紙應(yīng)按68/110609.3要求統(tǒng)一折疊，裝訂。案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。單份文件裝訂時，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。檔號章內(nèi)容有：檔號、序號。外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格及制成材料按照招標(biāo)文件中提供的歸檔文件格式要求進行整理制定，符合發(fā)包方要求。聲像材料整理聲像材料整理時應(yīng)附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。項目文件的歸檔分包人應(yīng)在建設(shè)項目完成后，將經(jīng)整理、編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求交承包人，由承包人及時向發(fā)包人檔案管理機構(gòu)歸檔。根據(jù)基本建設(shè)程序和項目特點，歸檔在單項工程完成并通過竣工驗收后與竣工驗收文件一并歸檔。歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映本項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準(zhǔn)確反映項目建設(shè)過程和竣工時的實際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應(yīng)符合本文中項目文件質(zhì)量要求。外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文；經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。項目文件的歸檔審查在項目竣工文件收集、編制和整理后，項目部應(yīng)組織監(jiān)理部門對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審；經(jīng)發(fā)包人單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交發(fā)包人存檔。項目文件的歸檔時間在單項工程完工后兩個月內(nèi)，項目部將項目文件匯總整理，將項目文件向發(fā)包人歸檔。項目檔案的整理全