辦公室公文寫作培訓(xùn)

辦公室公文寫作培訓(xùn)課件第一頁，共四十八頁，2022年，8月28日第一部分公文介紹第二頁，共四十八頁，2022年，8月28日一、公文的含義和特點公文是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位，用于行政管理，具有法定效力和規(guī)范體式的文體。簡稱“文件”。公文具有：政策性、權(quán)威性、規(guī)范性三大特點二、公文的種類命令、決定、公告、通告、議案、意見、批復(fù)、通報、通知、請示、報告、函、會議記要第三頁，共四十八頁，2022年，8月28日三、公文的重要性公文是企業(yè)實現(xiàn)管理職能的重要途徑公文是體現(xiàn)企業(yè)形象的重要手段公文是員工履行崗位職責的重要工具公文是衡量員工綜合素質(zhì)的重要標尺第四頁，共四十八頁，2022年，8月28日根據(jù)發(fā)文對象可分為以上三類上行文——下級單位向上級單位的發(fā)文如：請示、報告等平行文——平級單位或不相隸屬單位之間的發(fā)文如：通知、函等下行文——上級單位向下級單位的發(fā)文如：命令、決定、決議、指示、通報、批復(fù)等第五頁，共四十八頁，2022年，8月28日第二部分常用公文寫作要領(lǐng)第六頁，共四十八頁，2022年，8月28日一、請示的寫法請示：適用于向上級請求指示、批準（上行文）。請示的標準結(jié)構(gòu)１、標題：事由＋文種（關(guān)于***的請示）２、主體：（１）起因（２）事項（３）提出處理意見

３、結(jié)尾用“妥否，請批示”第七頁，共四十八頁，2022年，8月28日請示應(yīng)注意的事項1、“理由”部分簡明扼要2、主要內(nèi)容在正文中表述3、要有傾向性意見，且具可操作性4、一事一請示5、送往政府部門的請示要注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話6、請示和報告有本質(zhì)上的區(qū)別第八頁，共四十八頁，2022年，8月28日案例：

關(guān)于購置辦公用品的請示

總公司秘書辦：為進一步加強各企業(yè)之間的溝通和配合，提高工作效率，經(jīng)經(jīng)營總辦批準，我公司辦公地點遷往安谷選煤廠。因新?lián)Q辦公地址，急需購置空調(diào)、辦公桌椅、會議室桌椅、文件柜等辦公用品，總預(yù)算約21萬元，建議由我公司自購。

妥否，請批示。

附：各種辦公設(shè)備明細表**公司辦公室二〇一二年八月十日第九頁，共四十八頁，2022年，8月28日二、函的寫法函：適用于與平級部門或外單位進行協(xié)商、聯(lián)絡(luò)（平行文）。適用范圍及分類：１、適用于不相隸屬單位之間商洽工作（商洽函）２、適用于同單位各部門之間工作聯(lián)系（聯(lián)系函）３、詢問或答復(fù)問題（問答函）第十頁，共四十八頁，2022年，8月28日函的格式1、標題：事由＋文種

“**公司關(guān)于調(diào)用辦公物資的聯(lián)系函”2、函件編號（部門+年份+數(shù)字如：ZHB2012001）

3、正文：開頭＋主體＋結(jié)尾函的要求1、對于同級單位，大膽用函。

2、根據(jù)不同的收文單位和要辦的事情，采用不同的語氣和結(jié)尾方式。3、商洽函和問答函必須有回復(fù)函，并在其中注明原函編號（如：貴公司ZHB2012001號函已收悉，現(xiàn)答復(fù)如下）。第十一頁，共四十八頁，2022年，8月28日案例：四川德誠公司關(guān)于對新員工開展技能培訓(xùn)的商洽函

編號：DC2012001西南交通大學(xué)：我公司近期招聘了20名新員工，為了使其能夠盡快勝任工作，將在近期對新員工進行物流專業(yè)技能培訓(xùn)。但我公司缺乏授課培訓(xùn)的經(jīng)驗，特此邀請貴院校培訓(xùn)導(dǎo)師來我公司開展培訓(xùn)工作。培訓(xùn)安排如下：一、培訓(xùn)內(nèi)容：現(xiàn)代物流管理基礎(chǔ)、運輸管理實務(wù)、倉儲配送管理、物流成本管理。二、培訓(xùn)時間：定于2012年9月10日—12日，訓(xùn)期3天。三、培訓(xùn)地點：樂山市安谷鎮(zhèn)德誠選煤廠辦公區(qū)三樓大會議室。聯(lián)系人：四川德誠公司人力資源部聯(lián)系電話：0833-26*****136********（鄒經(jīng)理）特此函詢，盼盡速回音。二〇一二年八月十日第十二頁，共四十八頁，2022年，8月28日西南交通大學(xué)關(guān)于《四川德誠公司關(guān)于對新員工開展技能培訓(xùn)的商洽函》的復(fù)函

編號：XJ2012001四川德誠公司：貴公司DC2012001號函已收悉，經(jīng)我院商討研究，現(xiàn)答復(fù)如下：我院校接受貴公司的邀請，并已做好相關(guān)準備，培訓(xùn)導(dǎo)師定于2012年9月9日到達貴公司，望予以接待。聯(lián)系方式：王老師（博士，研究生導(dǎo)師）139**********

附：培訓(xùn)方案及課時安排

二〇一二年八月十二日第十三頁，共四十八頁，2022年，8月28日三、通報的寫法通報：適用于向下級部門傳達信息（下行文）。通報常用的兩種類型

1、表彰性通報2、批評性通報第十四頁，共四十八頁，2022年，8月28日通報的格式1、標題：事由＋文種

“關(guān)于對駕駛員張某隱瞞事故的處罰通報”2、主送部門（運行科、財務(wù)科、業(yè)務(wù)部）

3、正文：開頭＋主體＋結(jié)尾通報應(yīng)具備的幾個要素1、引言部分2、事實部分3、分析處理部分

4、號召要求部分第十五頁，共四十八頁，2022年，8月28日引言部分。主要是概括通報的內(nèi)容、性質(zhì)、作用和要求。例:關(guān)于對物流公司駕駛員張某隱瞞事故的處罰通報

物流公司張某在駕駛車輛發(fā)生事故后隱瞞不報，擅自維修事故車輛，現(xiàn)將事情經(jīng)過及處罰決定通報如下：事實部分，就是對事實進行陳述，即要把主要事實寫清楚，又要寫得概括精練。事情經(jīng)過2012年6月5日，物流公司駕駛員張某駕駛川L****車執(zhí)行選煤廠至電廠的煤炭運輸任務(wù)。約14:30分，……第十六頁，共四十八頁，2022年，8月28日分析及處理部分。對事實進行分析，提出處理意見。分析原因和處理決定此事件反映出駕駛員張某專業(yè)技能不佳，且組織管理意識淡薄。根據(jù)公司《安全管理制度》、《安全獎罰制度》、《事故報告管理制度》等有關(guān)規(guī)定，決定給予張某批評通報，并糾錯2000元的處罰。號召及要求部分。根據(jù)通報的精神要求如何做，或者號召為實現(xiàn)什么目標而奮斗。提出要求望各駕駛員引以為戒，確保安全行駛。各科室要嚴格執(zhí)行公司安全管理制度，對相關(guān)崗位人員進行教育培訓(xùn)，認真做好事故的統(tǒng)計報告工作，如有隱瞞、遲報、漏報情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴肅處理。第十七頁，共四十八頁，2022年，8月28日四、會議紀要的寫法標題。主要反映會議的性質(zhì)和范疇。

1、會議名稱+會議紀要（例行會議）如:**公司月度總結(jié)會會議紀要

2、關(guān)于--問題+會議紀要（專項會議）如:關(guān)于協(xié)調(diào)**公司開業(yè)慶典事宜的會議紀要第十八頁，共四十八頁，2022年，8月28日導(dǎo)言。主要用于概述會議基本情況。其內(nèi)容一般包括標題、會議時間、會議地點、出席人員、缺席人員、主持人、記錄人和主要內(nèi)容等。**公司月度總結(jié)會會議紀要會議時間：2012年7月14日14：30分會議地點：公司會議室出席人員：張某、李某、王某、蔣某、周某缺席人員：唐某（因公請假）主持人：張某記錄人：周某主要內(nèi)容：總結(jié)本月工作情況，計劃下月工作安排。詳細如下：第十九頁，共四十八頁，2022年，8月28日主體。這是會議紀要的核心部分。主要介紹會議議定事項。

1、重點將會議所研究的問題和決定事項逐條歸納，做到條理清楚，簡明扼要。不要把會議紀要寫成會議記錄。

2、要正確地集中會議的意見。沒有取得一致意見的，一般不寫入紀要。會議沒討論的不得寫入會議紀要。

3、會議紀要用“會議”作主語，即“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議認為”、“會議確定”、“會議指出”、“會議強調(diào)”等。

4、會議紀要須以第三人稱的語氣來擬寫。

5、會議紀要沒有落款。第二十頁，共四十八頁，2022年，8月28日個人的幾點心得公文寫作，簡明扼要很重要，要加強這種功力的修煉。語言忌夸張。要努力追求“清水出芙蓉，天然去修飾”的語言境界，夸張的修飾是寫作文，不是寫公文。掌握格式是有效途徑。標題的草擬很重要。標題要與正文相一致，一目了然。要學(xué)會用分列項式起草公文。學(xué)會用序號區(qū)分。一件事一段文字，邏輯要清楚，忌混亂。

文字是行政人員的職業(yè)工具，公文寫作水平是衡量一名行政人員業(yè)務(wù)能力高低的重要標尺。希望各位引起重視、勤學(xué)苦練、提高公文質(zhì)量，維護企業(yè)形象。第二十一頁，共四十八頁，2022年，8月28日第三部分公文寫作解決方案第二十二頁，共四十八頁，2022年，8月28日一、確立為別人而寫的原則擬文的直接目標是“四好”：好讀、好懂、好記、好執(zhí)行讓你自己明白很重要，但讓讀者明白更重要公文“四宜”：宜短、宜實、宜準、宜平和第二十三頁，共四十八頁，2022年，8月28日二、掌握公文寫作的“三步曲”第一步：開頭。交代發(fā)文的背景、依據(jù)、目的，為后面敘述主體進行鋪墊。宜開門見山、簡短利落。第二步：主體。闡明具體觀點、敘述具體事項、提出具體要求。宜多費筆墨、重點對待。第三步：結(jié)尾。宜寥寥幾筆、謹慎用字。第二十四頁，共四十八頁，2022年，8月28日三、層次分明、不重復(fù)段落之間分界清晰，一個段落重點闡述一個方面，提行后闡述另一個方面，但各個段落之間必須是圍繞一個中心觀點展開論證，也就是文章的中心思想。不重復(fù)原則：每個問題只在文章中講述一次，且講透，不在其它地方再講第二十五頁，共四十八頁，2022年，8月28日四、注意邏輯、順序表述符合邏輯要求和一般人的思維習慣采用直敘法，不要用倒敘法和插敘法注意相互依存關(guān)系第二十六頁，共四十八頁，2022年，8月28日五、不犯語法錯誤主語、謂語、賓語齊全正確運用標點符號不要把日常生活中的表達方式運用到公文表達中來第二十七頁，共四十八頁，2022年，8月28日六、緊湊連貫?zāi)苡靡痪湓挶磉_清楚的，絕不用兩句話盡量用一個主語把后面的語言串起來語句、段落之間要有連貫性第二十八頁，共四十八頁，2022年，8月28日七、力求簡潔一份公文只解決一個問題“復(fù)文”切忌不厭其煩地引述“來文”在報告和請示中，不要向上級大講方針政策盡量用簡短的句子第二十九頁，共四十八頁，2022年，8月28日八、準確明了標題要高度概括全文主旨內(nèi)容復(fù)雜、篇幅較長的公文，正文要分段描述直接表述事由或要求，不要轉(zhuǎn)彎抹角觀點明確，不要用模棱兩可、易生歧義的詞句第三十頁，共四十八頁，2022年，8月28日九、公文格式具體要求頁面設(shè)置頁邊距：上：2.0cm下：2.0cm左：2.7cm右：2.7cm無頁眉無頁腳頁碼：普通阿拉伯數(shù)字、頁面底端右側(cè)

正文格式標題字體：宋體二號字加粗正文字體：仿宋_GB2312三號字

段落格式：單倍行距，提行空兩格第三十一頁，共四十八頁，2022年，8月28日序號的運用第一層一、二、三、第二層（一）（二）（三）第三層1、2、3、第四層（1）（2）（3）第五層①②③數(shù)字的用法公文標題、引用文件名中有日期的，必須用大寫數(shù)字（如：二〇一二年年度總結(jié)報告）；公文最后的落款日期必須用大寫數(shù)字（如：二〇一二年七月十四日）；正文中凡涉及到日期、數(shù)字等一律只能用小寫數(shù)字。第三十二頁，共四十八頁，2022年，8月28日十、充分利用一切工具1、利用模版

2、利用積累3、請教他人第三十三頁，共四十八頁，2022年，8月28日第四部分

公文寫作的總體要求與存在的問題

第三十四頁，共四十八頁，2022年，8月28日一、公文寫作的

一般要求1、正確選用文種，體式規(guī)范2、標題準確反映全文的主題3、觀點明確，闡述清楚，邏輯關(guān)系明了4、簡明扼要，直書不曲5、表述緊湊嚴密6、用語莊重平實7、概念穩(wěn)定8、用語要禮貌得體9、正確運用標點符號10、準確計算第三十五頁，共四十八頁，2022年，8月28日二、公文寫作中容易出現(xiàn)的問題（一）語言重復(fù)、啰嗦

經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準同意2012年5月25日~5月31日下午18：45分事故發(fā)生后，公司總部高度重視這次事故，接報事故后，立即----。工作人員24小時夜以繼日輪班作業(yè)。………第三十六頁，共四十八頁，2022年，8月28日（二）詞序、語序不當關(guān)于部分三、四號線施工單位拖欠鋼筋、混凝土供應(yīng)商的材料款問題，請建設(shè)總部抓緊給相關(guān)施工單位發(fā)文，限期要求解決。修改：關(guān)于三、四號線部分施工單位拖欠鋼筋、混凝土供應(yīng)商的材料款問題，請建設(shè)總部抓緊給相關(guān)施工單位發(fā)文，要求限期解決。岷江航電工程是樂山市委、市政府及廣大市民備受關(guān)注的大型市政工程。修改：岷江航電工程是備受樂山市委、市政府及廣大市民關(guān)注的大型市政工程。第三十七頁，共四十八頁，2022年，8月28日（三）詞義混淆制定制訂

詞義：制定——制作、定出。公文中習慣用在較大場合。

舉例：黨的第十六次代表大會，為我們制定了全面進入小康社會的總?cè)蝿?wù)和政治路線。

詞義：制訂——制作、訂立。公文中習慣用于具體規(guī)章制度的訂立。

舉例：公司制訂了防火、門衛(wèi)等安全管理制度。第三十八頁，共四十八頁，2022年，8月28日和與或詞義：和——表示兩者都是，是并列關(guān)系。與——表示兩者對立，是平等關(guān)系?；颉硎緝烧咂湟?，是選擇關(guān)系。

舉例：集團公司舉辦的籃球賽經(jīng)過兩天的激烈角逐，A公司和B公司一起進入了準決賽，明天，A公司與B公司將展開爭奪決賽權(quán)的較量，屆時，A公司或B公司將在決賽中向冠軍寶座發(fā)起沖擊。第三十九頁，共四十八頁，2022年，8月28日（四）詞語搭配不當借閱人必須履行檔案借閱登記制度分析：履行對應(yīng)的是義務(wù)、職責、承諾等，否則詞不達意修改：借閱人必須遵守檔案借閱登記制度為杜絕管理漏洞分析：杜絕對應(yīng)的是動詞，而不是名詞，管理漏洞屬名詞修改：為杜絕管理出現(xiàn)漏洞為杜絕此類情況的發(fā)生嫌疑人應(yīng)為熟悉當?shù)丨h(huán)境的本地青年所為

分析：主、謂、賓混亂，主語是嫌疑人，謂語是應(yīng)為，賓語卻是本地青年所為。修改：嫌疑人應(yīng)為熟悉當?shù)丨h(huán)境的本地青年

案件應(yīng)為熟悉當?shù)丨h(huán)境的本地青年所為第四十頁，共四十八頁，2022年，8月28日修改:我公司于9月30日召開了先進個人和先進集體的表彰大會，董事長和公司其他領(lǐng)導(dǎo)同志出席了這次會議修改：《公司法（修訂案）》于2005年10月27日經(jīng)全國人大常委會第十八次會議通過，于2006年1月1日起施行。（五）語法錯誤全國人大常委會第十八次會議于2005年10月27日通過《公司法（修訂案）》，并于2006年1月1日起施行。

我公司于9月30日召開了表彰先進個人和先進集體大會，董事長和其他公司領(lǐng)導(dǎo)同志出席了這次會議

第四十一頁，共四十八頁，2022年，8月28日（六）邏輯混亂總公司領(lǐng)導(dǎo)：

2012年4月20日，我公司向總公司呈報了《關(guān)于**的請示》，在請示中，王總提出了有關(guān)要求，請答復(fù)。

修改：2012年4月20日，我公司向總公司呈報了《關(guān)于**的請示》，在請示中，王總提出了相關(guān)意見，妥否，請批示?？偛恳筇岣弋a(chǎn)品的折扣優(yōu)惠度，建議從7折提高到9折。

修改：總部要求產(chǎn)品的折扣優(yōu)惠幅度從7折降低到9折。第四十二頁，共四十八頁，2022年，8月28日孤本、秘密檔案不予借閱。確需借閱的，須在指定時間內(nèi)歸還。修改：孤本、秘密檔案原則上不予借閱。如因特殊情況確需借閱的，須在指定時間內(nèi)歸還。2012年上半年，我公司共組織培訓(xùn)30次，其中：總公司培訓(xùn)5次，企業(yè)培訓(xùn)19次。

修改：2012年上半年，我公司共組織培訓(xùn)30次，其中：總公司培訓(xùn)5次，企業(yè)培訓(xùn)19次，其它培訓(xùn)6次。第四十三頁，共四十八頁，2022年，8月28日集中控制室的溫度、濕度要確保符合國家標準，避免磁場干擾和保持清潔，要特別注意防火，并定期檢查室內(nèi)的“八防”，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。修改：集體控制室的溫度和濕度指數(shù)要確保符合國家標準，保持室內(nèi)清潔，避免造成磁場干擾，定期檢查室內(nèi)的“八防”情況，尤其要加強防火工作，發(fā)現(xiàn)隱患及時消滅。解聘李四同志