Excel實用技巧課件

Excel實用技巧賽維大講堂系列課程之辦公軟件系列課程之Excel實用技巧數(shù)據輸入技巧1.分數(shù)的輸入

先輸入0，接著輸入空格，再輸入對應的分數(shù)。如：依次輸入“03/5”，就能在單元格中輸入3/5的分數(shù)（單元格的數(shù)值為0.6）。2.文本號碼輸入

先輸入“’”(英文單引號)，然后再輸入對應的號碼。如：依次輸入“’001”，單元格就能顯示001，若直接輸入001，單元格將顯示為1。Excel實用技巧在多個（相連或不相連）單元格填充同一數(shù)據或公式選中需要填充的單元格，輸入要填充的數(shù)據，再按下Ctrl+回車鍵填充快捷：按“Ctrl+D”可將單元格上方的數(shù)據填充進來；按“Ctrl+R”可將單元格左側的數(shù)據填充進來。Excel實用技巧快速輸入前綴相同的號碼1.選中需要輸入數(shù)據的單元格，右擊→設置單元格格式→數(shù)字→自定義，將類型更改為：“LDK-”@，打擊確定。2.在單元格中直接輸入批次號的數(shù)字，如“0172”，單元格中就會顯示為：“LDK-0172”。亦可通過合并合并來完成此項工作，但沒有這么快捷Excel實用技巧快速給數(shù)據添加單位1.選中需要添加單位的單元格，右擊→設置單元格格式→數(shù)字→自定義，將類型更改為：“#千克”

，打擊確定。

原有的數(shù)據后面會自動添加上單位：千克。有時也可以通過合并列來實現(xiàn)添加單位，但會改變單元格的屬性。Excel實用技巧分列功能的巧用1.在分拆列后面添加一列或多列空白列（具體數(shù)量視拆分情況而定）。2.選中拆分裂；3.依次單擊：數(shù)據→分列（數(shù)據工具）→彈出“文本分列向導”對話框。4.在對話框中選擇數(shù)據拆分方法，單擊“下一步”5.確定分列方式，并在“預覽分列效果欄”中查看分列效果。Excel實用技巧選擇性粘貼具體步驟：1.復制單元格→選中要粘貼的單元格→右擊鼠標→選擇“選擇性粘貼”→根據實際情況選擇對應的選項Excel實用技巧選擇性粘貼（1）——變文本為數(shù)字

在工作中，發(fā)現(xiàn)一些通過文本文件或其它財務軟件的數(shù)據導入Excel中后居然是以文本形式存在的(數(shù)字默認是右對齊，而文本是左對齊的)，即使是重新設置單元格格式為數(shù)字也無濟于事。有一個辦法可以快速地將這些文件轉變回數(shù)字:

在空白的單元格中填人數(shù)字1，然后選中這個單元格，執(zhí)行“復制”命令，然后再選中所要轉換的范圍，選擇“選擇性粘貼”中的“乘”，你就會發(fā)現(xiàn)它們都變?yōu)閿?shù)字了。Excel實用技巧選擇性粘貼（3）——報表合并工作中常常會有這樣一種情況，一張報表里的內容，可能存放在兩個或更多的地方，或者由于分班次的原因，同一張報表分別由兩個人來完成。表格結構完全相同，現(xiàn)在要將表格的內容合并起來，怎么辦呢？如果直接復制粘貼的話，被復制的單元格區(qū)域中包含空格，所以是不可能的，這時，我們還是使用選擇性粘貼：

首先復制其中一張表格的數(shù)據內容，然后單擊另一個表格的起始單元格，進行“選擇性粘貼”，在窗口中選擇“跳過空單元格”。Excel實用技巧選擇性粘貼（4）——行列轉換編輯表格時，為了美觀或查閱方便，需要將表格中的行列轉換，具體操作如下：復制表格的數(shù)據內容，然后單擊表格的起始單元格，進行“選擇性粘貼”，在窗口中選擇“轉置”。

Excel實用技巧選擇性粘貼（5）——公式、數(shù)值、批注……1.公式：只粘貼原單元格公式；2.數(shù)值：只粘貼原單元格的數(shù)值；3.批注：只粘貼原單元格的批注；4.格式：只粘貼原單元格的格式；大家可以根據自己的實際需求，選擇粘貼的內容。Excel實用技巧快速選取區(qū)域1.

Ctrl+A：選取整張工作表；2.Ctrl+*：選定整個區(qū)域，根據選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據單元格的最大區(qū)域；3.定位條件：選定符合條件的單元格。Excel實用技巧快速查找

按下“Ctrl+F”，在輸入查找內容時，可以使用問號（？）和星號（*）作為通配符，以方便查找操作。問號（？）代表一個字符，星號（*）代表一個或多個字符。需要注意的問題是，既然問號（？）和星號（*）作為通配符使用，那么如何查找問號（？）和星號（*）呢？只要在這兩個字符前加上波浪號(～)就可以了。Excel實用技巧根據定位條件選擇單元格

在編輯工作表的過程中常常需要對某一類型的單元格進行編輯，如含公式、條件格式、常量、批注或文本格式的單元格。如果數(shù)據多，一個一個或一行一行地選中顯然是非常耗時的，這時我們可以通過“定位”快速的選中它們。

“開始→編輯→查找和選擇→定位條件”，根據擬選中區(qū)域的類型，在“定位條件”對話框中選擇需要選中的單元格類型，例如“常量”、“公式”等，此時還可以復選“數(shù)字”、“文本”等項目，單擊“確定”按鈕后符合條件的所有單元格將被選中。Excel實用技巧快速查看所有工作表公式

只需按下“Ctrl+`”（與“~”符號位于同一鍵上。在絕大多數(shù)鍵盤上，該鍵位于“1”鍵的左側）?？梢栽陲@示單元格值或單元格公式之間來回切換。Excel實用技巧禁止復制隱藏行或列中的數(shù)據（徹底隱藏單元格）

為了查閱方便，我們常常會將某幾行或某幾列數(shù)據隱藏起來，但如果你復制了包含隱藏列(或行)的一個數(shù)據區(qū)域，然后把它粘貼到一個新的工作表，那么Excel把隱藏列（或行）也粘貼過來了。要想避免這種情況，可以選取你要復制的數(shù)據區(qū)域，然后選擇“開始→編輯→定位”命令，單擊“定位條件”按鈕，出現(xiàn)“定位條件”對話框，選中“可見單元格”選項，再復制和粘貼這個選定區(qū)域就會得到你所希望的結果。Excel實用技巧刪除特定數(shù)據的技巧——自動篩選我們常常把Excel表拿來做成小型的數(shù)據庫，在數(shù)據庫中就會遇到要整理和刪除不需要的數(shù)據的操作，例如，我們要刪除所有單位是“Kg”的行，為了不誤刪或遺漏，我們可以通過自動篩選命令，篩出所有含“Kg”的行，然后刪除：選定包括標題行在內的數(shù)據區(qū)域→數(shù)據→篩選（排序和篩選）→點擊下拉菜單→選擇“Kg”（工作表列出所有含“Kg”值的行）→選中這些行→刪除（刪除完畢后取消自動刪除）可以通過其它數(shù)據條件和單元格顏色來完成自動篩選。Excel實用技巧移動單元格內容的技巧選定單元格,移動鼠標指針至單元格邊緣，出現(xiàn)拖放指針箭頭（空心箭頭），按下shift鍵，然后按住鼠標左鍵進行拖放操作。

上下拖拉時，單元格邊界處會出現(xiàn)一個水平“工”字狀標志，左右拖拉時，單元格邊界處會出現(xiàn)一個垂直“工”字狀標志。釋放鼠標按鈕，操作完成。Excel實用技巧將復制的單元格安全地插入到現(xiàn)有單元格之間選擇你將要復制的單元格，單擊編輯菜單上的復制，在工作表上選擇將要放置被復制單元格的區(qū)域，然后按下“Ctrl+Shift++”，在插入對話框中單擊周圍單元格的轉換方向，然后單擊“確定”。現(xiàn)在，復制的單元格將插入到合適的位置，而你無需擔心它們覆蓋原有的信息。Excel實用技巧數(shù)據有效性（2）——輸入信息提醒、出錯警告選取單元格或單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據→有效性”命令：1.單擊“輸入信息”選項卡，選定“選定單元格時顯示輸入信息”復選框，輸入標題和顯示信息，再選定那些單元格或單元格區(qū)域時，Excel將自動提示剛剛輸入的信息。2.單擊“出錯警告”選項卡，選定“輸入無效數(shù)據時顯示出錯警告”復選框，選擇警告樣式，輸入標題和出錯信息，然后單擊“確定”

。此后，如果你在指定的單元格中輸入了錯誤的數(shù)據，Excel將警告你。Excel實用技巧數(shù)據有效性（3）——自動切換中英文輸入法1.選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后選擇一個合適的中文輸入法。依次單擊：數(shù)據→數(shù)據有效性→輸入法模式→模式中選中“打開”→單擊確定2.選中需要輸入英文的單元格區(qū)域，依次單擊：數(shù)據→數(shù)據有效性→輸入法模式→模式中選中“關閉（英文模式）”→單擊確定Excel實用技巧在絕對與相對單元引用之間切換當你在Excel中創(chuàng)建一個公式時，該公式可以使用相對單元引用，即相對于公式所在的位置引用單元，也可以使用絕對單元引用，引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對單元和絕對單元。絕對引用由$后跟符號表示，例如，$B$1是對第一行B列的絕對引用。借助公式工作時，通過使用下面這個捷徑，你可以輕松地將行和列的引用從相對引用改變到絕對引用，反之亦然。操作方法是:選中包含公式的單元格，在公式欄中選擇你想要改變的引用，按下F4切換。Excel實用技巧創(chuàng)建復合圖表

復合圖表指的是由不同圖表類型的系列組成的圖表。比如，你可以讓一個圖表同時顯示折線圖和柱形圖。創(chuàng)建一個復合圖表只需簡單地將一個或一個以上的數(shù)據系列轉變成其他的圖表類型。方法是:選擇某個數(shù)據系列，單擊“圖表→圖表類型”命令，然后選擇你所要應用到數(shù)據系列上的圖表類型，單擊“確定”按鈕即可。Excel實用技巧對度量不同的數(shù)據系列使用不同坐標軸

有時，你需要繪制度量完全不同的數(shù)據系列，如果你使用同樣的坐標軸，那么很可能某個系列幾乎是不可見的。為了使得每個系列都清晰可見，你可以使用輔助坐標軸。要為某個數(shù)據系列指定一個輔助坐標軸：

首先要選定圖表中的這個數(shù)據系列，按右鍵彈出快捷萊單，單擊“數(shù)據系列格式→坐標軸”命令，選擇“次坐標軸”選項。Excel實用技巧給圖表增加新數(shù)據系列方法一:激活圖表，單擊“設計→選擇數(shù)據（數(shù)據）→添加”命令，然后選擇要增加為新數(shù)據系列的單元格區(qū)域，單擊“確定”按鈕即可方法二:選擇要增加的數(shù)據系列并將其復制到剪貼板上，然后激活圖表，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，出現(xiàn)“選擇性粘貼”對話框，選擇添加單元格為“新系列”，并選擇合適的數(shù)值軸，然后單擊“確定”按鈕即可。Excel實用技巧讓文本框與工作表網格線合二為一在“繪圖”工具欄中單擊“文本框”按鈕，然后按住“Alt”鍵插入一文本框，就能保證文本框的邊界與工作表網格線重合。Excel實用技巧繪制平直直線在Excel繪制直線時是不是很難？其實，在應用直線繪制工具時，只要按下Shift鍵，則繪制出來的直線就是平直的。另外，按下Shift鍵繪制矩形即變?yōu)檎叫巍⒗L制橢圓形即變?yōu)閳A形。Excel實用技巧IF函數(shù)應用——實現(xiàn)條件顯示

統(tǒng)計學生成績時，希望輸入60以下的分數(shù)時，顯示為“不及格”;輸入60以上的分數(shù)時，顯示為“及格”。這樣的效果，不妨稱之為“條件顯示”，用IF函數(shù)可以實現(xiàn)。假設