《中國秘書史》課件第三至八章

目錄CONTENTS認知春秋戰(zhàn)國時期的秘書工作01認知秦漢時期的秘書工作02認知兩宋時期的秘書工作05認知遼金元時期的秘書工作06認知魏晉南北朝時期的秘書工作03認知隋唐時期的秘書工作04春秋戰(zhàn)國時期的秘書工作春秋戰(zhàn)國時期史官的衰落士階層的崛起與私人秘書的出現春秋戰(zhàn)國時期秘書工作的發(fā)展3史官地位的變化史官衰落的原因新秘書官職的產生春秋戰(zhàn)國時期史官的衰落政府機要人員降記事、人事史官1.社會動蕩，王室衰弱2.私學興起，文化普及3.注重人格，選官變化左徒--籌劃軍國之事，起草重要詔令，處理日常公文令正--魯國設立，掌文告辭令。掌書--齊國設立，掌符節(jié)及文史記載。尚書--秦國設立，掌秦國國君及政府文書。文書-魏國設立，掌文書制作。4知識鏈接

屈原（約公元前340-前278），中國古代偉大的愛國詩人。漢族，出生于楚國丹陽，名平，字原通常稱為屈原，又自云名正則，號靈均，楚武王熊通之子屈瑕的后代。屈原雖忠事楚懷王，卻屢遭排擠，懷王死后又因頃襄王聽信讒言而被流放，最終投汨羅江而死。屈原是中國最偉大的浪漫主義詩人之一，也是我國已知最早的著名詩人，世界文化名人。他創(chuàng)立了“楚辭”這種文體，也開創(chuàng)了“香草美人”的傳統。。戰(zhàn)國時期楚國貴族出身，任三閭大夫、左徒,兼管內政外交大事。他主張對內舉賢能，修明法度，對外力主聯齊抗秦。后因遭貴族排擠，被流放沅、湘流域。公元前278年秦將白起一舉攻破楚國首都郢都士階層的崛起與私人秘書的出現5士擔任秘書工作，主要在于參謀顧問，輔助政治決策，私人秘書出現士擇明主而從，主則唯才是用（雙向選擇）如不被重用，則離去（士具有流動性）士與主人的關系士充實秘書隊伍6

趙盾（？—前601年）：嬴姓，趙氏，名盾，謚號宣，時人尊稱其趙孟，史料中多稱之趙宣子、宣孟春秋時期晉國大夫。趙衰之子，趙同、趙括、趙嬰齊之兄，杰出的政治家、戰(zhàn)略指揮家。晉文公之后，晉國出現的第一位權臣，集軍政大權于一身，擔任執(zhí)政，號稱正卿，法治晉國。他在晉國執(zhí)政期間，權傾朝野，使晉國君權首次受到沖擊與削弱，樹趙氏之威，使趙氏一族獨大晉國。一生侍奉三朝，令晉集舉國之力與楚國爭衡而不落下風，可謂“治世之能臣，亂世之雄才”。趙盾于公元前601年病逝知識鏈接7春秋戰(zhàn)國時期秘書工作的發(fā)展文書規(guī)則的發(fā)展檔案的廣泛利用1.公文文體變化2.公文擬制制度的形成3.用印制度的發(fā)展4.文書傳遞制度的產生1.用來治理國家2.用來傳授學問3.進行檔案匯編8春秋戰(zhàn)國時期文書規(guī)則的發(fā)展之公文文體變化

盟——主要有兩類。一類是諸侯國的國君為加強合作共同爭霸而相互訂立的協議；一類是各諸侯國內部新興的地主階級為了壯大力量，聯合起來向舊貴族奪權而訂立的協議，如《侯馬盟書》，即春秋末年晉國新興地主階級的代表人物趙簡子為盟主，與晉陽趙氏訂立的盟書，相約聯合起來，討伐舊貴族荀寅、范去射等人。令——指揮性行政公文，可以由王發(fā)布，也可以由重臣或軍事統帥發(fā)布，用于頒布法令及指揮軍隊，如商鞅的《變法之令》、魏國李悝的《習射令》、吳王夫差的《禮越王令》等。書——臣僚之間表達意見、闡述政見、商討國事的公文。有國君對臣下而作的，如燕王喜《遺樂閑書》；也有臣下對國君上奏之書，如李斯《諫逐客書》、樂毅的《報燕王書》、黃歇的《上書說秦昭王》等。移書——各諸侯國之間、官員之間的平行文。檄文——帝王、諸候在討伐敵方之前表明理由、痛斥敵國、鼓舞士氣的公文。計書——郡縣官員向國君報告下一年度民戶、賦稅的項目、數量的公文。揭貼——將自己的政見和對國事的看法書寫并張貼出來進行公開討論的文體。秦漢時期的秘書工作秦國的秘書工作兩漢的秘書工作10秦國的秘書工作11

一、

秦朝的中央秘書機構：三公九卿

秦朝“三公”都設有自己的衙門——丞相府、御史府、太尉府。丞相府是協助皇帝處理全國政務的行政機構，太尉府是掌管軍事的機構，御史府則是主要的秘書機構。秦統一天下之后，設立御史府，以御史大夫為長官，與丞相、太尉并列三公。御史府的主要職掌有：

1．受理公卿、百官和吏民的奏事；

2．掌管“圖籍秘書”，即版籍、地圖、法律文件等重要文書檔案，以供官民查詢；

3．負責對大小官員的監(jiān)督和考察；

4．受命處理皇帝親自交辦的事項；

5．受命代皇帝巡視各郡縣，并監(jiān)理郡務。

12三公九卿示意圖13

二、秦朝的秘書官職：皇宮秘書官職

１.為皇帝處理具體事務的秘書官，主要有：尚書——戰(zhàn)國時秦國的主要秘書官。太史令——即史官，負責記錄大事，有時代朝廷起草文書，地位不高。符璽令——負責保管皇帝印璽。２．參謀性質的秘書官，是皇帝的謀士，主要有：博士——為皇帝的專職謀士。秦始皇有博士70人，組成了龐大的皇帝智囊團，其為首者稱博士仆射。博士一般通曉古今，學識淵博，備皇帝咨詢。最高統治者設專門的參謀機構，是秘書工作史上的一大進步。給事中——侍于殿中，備顧問應對，討論政事。侍中——本屬丞相府中辦理文書的官員，因丞相常派其往來宮中，故稱侍中；后來成為侍從于皇帝左右、出入內宮的近臣。３．宦官秘書秦始皇實行獨裁，晚年對大臣疑慮重重，很少接見公卿，行蹤詭秘，深居簡出，寵信宦官，并授以保管。秦始皇14

長史--主管丞相府的事務性工作并處理大量的文書和公文，相當于丞相府的秘書長；主簿--掌管丞相府的秘書事務，同時是丞相的私人秘書。所設各曹也分別擔當不同的秘書工作任務，如奏曹主奏章，議曹主參政，待曹負責接待賓客，集曹負責朝議及廷議的會議記錄，這些都是丞相府中之秘書人員。丞相還有使五人，往來于丞相府與皇帝之間，溝通信息，傳達命令，上奏政事，稱之為侍中，其首領為仆射。侍中雖然是丞相府的屬員，但因其特別接近皇帝，因此也往往被視為皇帝的私人秘書人員。太尉府設曹十余個，奏曹負責各地軍事文書的奏報，法曹負責公文，通過郵驛向全國傳遞。各曹還設掾吏擔任諸曹秘書事務。三、中央各府衙的秘書官職15四、地方政府的秘書官職

秦實行郡縣制，將全國劃分為三十六郡，郡下設縣，縣轄鄉(xiāng)，鄉(xiāng)下有亭、里，建立了一套比較完整和系統的地方政權體系?？さ拈L官為郡守，也稱太守；縣的長官為縣令（小縣稱縣長）；郡縣之下都設相應的官佐，負責秘書工作。主簿——郡府中設置，負責郡中往來公文的處理，保管文書檔案和典籍，是郡府中常設的秘書人員。記室令史——掌文件的起草、保管、收發(fā)等事宜。記室令史在中央政府中亦有設置，其地位在曹之下，實為各曹的秘書人員?？じ械挠浭伊钍菲涞匚缓妥饔门c中央政府各部門中記室令史相當。書史——掌文件的起草、謄寫及檔案的收藏?？h丞——為縣令之副職，協助縣令管理本縣行政事務，擔負一定的秘書工作。令史——掌記事、公文草擬、文件收發(fā)，屬縣府的秘書官吏。16郡縣制秘書官職示意圖17秦朝的秘書官吏

（一）秘書官吏的資格凡從事秘書工作的史，職務皆世襲。史的子弟從小就有資格被送入專門學校，培養(yǎng)讀寫能力，接受教育，繼承父業(yè)。不是史的后代，不準接受此種教育，違者依法懲處。犯罪之人，更嚴令不準任用為史。（二）秘書官吏的選拔自秦朝始，秘書官吏列入封建王朝的文官系統，其選任途徑類似于文官選任方法。中央政府的秘書官員，一是從開國功臣中選拔，如李斯；二是從六國舊部中招用，如博士。地方政府的秘書官吏則用試吏法簡選出來，即根據各地民意反映、推薦，由縣以上官員對地方人才面試，選派優(yōu)秀者至縣以下基層從事秘書工作。中央各部門及地方郡府的一般秘書人員，則通過學校培養(yǎng)、輸送。（三）秘書官吏的考核“凡為吏之道，必精潔正直，慎謹堅固，審悉毋私，微密糾察，安靜毋苛，審當賞罰?！睘楸阌诶斫馀c落實，秦政府又把這些原則、要求分解為必須遵守的“五善”與必須防止的“五失”?！拔迳啤睘橹倚啪瓷?、清廉毋謗、舉事審當、喜為善行、恭敬多讓，五者都做到，予以升遷授爵。“五失”為夸以迣、貴以大、擅制割、犯上弗知害、賤士而貴貨貝，如有一失或多失，予以削爵、降職、罷官直至處以死刑。18秦朝的文書檔案工作（一）公文文體制——古代王言為命，秦始皇改命為制。詔——昭、告的意思。秦始皇將古代的令改為詔，凡不屬于“制度之命”者，都以詔下達，為人主專用的文書。奏——七國以前，皆稱“上書”。秦始皇改書為奏，成為人臣上書君主的專用文體。秦漢一直到清朝都沿用。其內容大體上有陳述政事、呈獻典章儀式、反映緊急事變、彈劾罪愆謬行等。議——《尚書》說：“議事以制政乃不迷?！睕Q定處理事情的適宜方案稱為議，議者宜也。最早見于文獻的是李斯《上秦皇罷封建議》。漢朝開始稱為駁議。國有大事，必召集群臣進行廷議，如桓寬的《鹽鐵論》記錄了漢昭帝召集賢良、文學六十多人為鹽鐵官營問題展開國策大辯論，即屬此類。19

（二）秦朝律法檔案的保管和利用秦朝是一個歷行法治、以法治國的封建專制王朝，法家思想及其政治主張是其專制政體的理論基礎。早在商鞅治秦時就制定了大量的法律條款，形成了大量的法律檔案。當時即以此作為推行新政策的手段，又作為重要檔案來保管。秦統一后，廢除了戰(zhàn)國時各國條文不盡相同的律法，在秦律原有基礎上，重加修訂，頒行全國，所謂“法令由一統”。秦朝的律法文書是推行中央集權，鞏固國家統一的重要工具。（三）秦始皇不重視史官記注和焚燒六國檔案典籍秦始皇除禁絕私學外，對史官記注也不甚重視。司馬遷曾說過：“獨有秦記，又不載日月，其文略不具?！币环矫鎰儕Z了春秋時期史官傳統記注、典守的職任；另一方面對君舉必書的不容。秦朝改周官五史中之大史為太史令，是史官職任的變革。因傳統史官的秉筆直書已為秦統治者所不容，從秦太史令胡毋敬作《博學篇》可知并非記注，而由御史等官員記注政事和典守檔案，說明秦時史官職任已不同于西周，他們與文書檔案工作已經疏遠，失去了參與國家大政的機會。故《秦記》雖有保存，但內容極不豐富。秦始皇取消謚法，他認為是“子議父，臣議君也，甚無謂，朕弗取焉。自今已未，除謚法”。可見，史官秉筆直書對于秦始皇的專制獨裁來說是更不能容的。20知識拓展：焚書坑儒

焚書在秦始皇三十四年(公元前213年)，博士齊人淳于越反對當時實行的"郡縣制"，要求根據古制，分封子弟。丞相李斯加以駁斥，并主張禁止百姓以古非今，以私學誹謗朝政。秦始皇采納李斯的建議，下令焚燒《秦記》以外的列國史記，對民間醫(yī)藥卜筮種樹之書以及不屬于博士館的私藏《詩》、《書》等也限期交出燒毀;有敢談論《詩》、《書》的處死，以古非今的滅族;禁止私學，想學法令的人要以官吏為師。此即為"焚書"?？尤逶谇厥蓟嗜迥?公元前212年)，方士盧生、侯生等替秦始皇求仙失敗后，私下談論秦始皇的為人、執(zhí)政以及求仙等各個方面，之后攜帶求仙用的巨資出逃。秦始皇知道后大怒，故而遷怒于方士，下令在京城搜查審訊，抓獲460人并全部活埋。21知識拓展

李斯（約前284年—前208年），李氏，名斯，字通古（先秦男子稱氏，女子稱姓）。戰(zhàn)國末年楚國上蔡（今河南上蔡西南）人。秦代著名的政治家，文學家和書法家。司馬遷著《史記》，設有《李斯列傳》，是現今研究李斯事跡的主要史料來源。秦朝丞相，著名的政治家、文學家和書法家，協助秦始皇帝統一天下。秦統一之后，參與制定了法律，統一車軌、文字、度量衡制度。秦始皇死后與趙高合謀立少子胡亥為二世皇帝。后為趙高所忌，腰斬于市。李斯22兩漢的秘書工作23這里用于解釋這個概念這里闡釋一個概念這里用于解釋這個概念這里闡釋一個概念這里用于解釋這個概念一、御史府秘書職能被尚書臺逐步取代1.原因：漢初“三公”皆由開國功臣擔任，其權力日漸擴大。尤其是丞相位尊權重，大有架空皇帝的趨勢。為防止相權超越皇權，漢朝最高統治者采取了一系列削減“三公”權力的措施，重用尚書并設立尚書臺就是重要措施之一。2.尚書職能：漢成帝時，將尚書組織成獨立的辦事機構稱尚書臺，辦公地點設在皇宮之中。尚書臺設官五人，其首長為尚書仆射，其它四名尚書分曹辦事。其后尚書臺日益成為秉承皇帝旨意參贊政務、議論朝政，草擬制詔，上傳下達的皇帝私府。光武帝后，中樞機要進一步擴大，包攬了原丞相府、御史大夫府所典掌的百官奏章的收發(fā)、拆閱、裁決、審查、批答?；实墼t書的擬草、封發(fā)、記錄，重要公文檔案的收受、保管，直至對百官的考核監(jiān)察、選任獎罰，無所不統，天下樞要皆在尚書。皇帝之于尚書”猶天下有北斗也，斗為天之喉舌，尚書亦為陛下喉舌，尚書出納王命賦政四海，位尊權重，責之所歸”。朝中的三公九卿或其他朝中官員只有加領尚書事或錄尚書事的頭銜才能成為朝廷大權的實際執(zhí)掌者。此時，尚書臺已完全取代丞相府，成為漢王朝的最高行政主管機關和核心秘書機關。24秘書官職

（一）兩漢皇宮其他秘書官職雖然尚書臺后來成為實際上的中央政府的機要秘書機構，但從編制上仍屬皇宮秘書機構。除此之外，皇宮還設有兩類秘書官職。

1．以參謀言諫為主要職責的秘書職務，主要有：博士——其職能如同秦朝。到漢武帝“罷黜百家，獨尊儒術”后，博士的職責轉為專事學術研究，負責儒家經學的闡釋、講授、傳播，成為學者，失去了皇帝智囊的作用。郎官——郎官是代替博士職能的殿廷侍從，能直接接近皇帝，其中起參謀、顧問作用，帶有秘書性質的郎官主要有：諫大夫——東漢改稱諫議大夫，職責為直言極諫，提醒皇上之闕失。中大夫——后稱光祿大夫，備顧問應對，并常被派往各地辦理救災、選士、社會調查等事宜。議郎——專掌顧問應對的低級參謀。

2．宦官充任的貼身秘書，主要有：中常侍——出入宮廷，侍從皇上，傳達詔令，掌管機要文書。侍中——往來殿中奏事，后被提升為“切問近對”的侍從顧問，品秩雖低，權力頗大，并有了辦事機構“侍中寺”。黃門侍郎——侍從皇上，傳達詔命。中書令——漢武帝時設此官，負責為皇帝起草詔令，掌管機要文書，頗有實權。25

（二）中央府衙的秘書機構1．丞相府的秘書機構。2．御史大夫府的秘書機構。3．太尉府的秘書機構。（三）王國、地方政府中的秘書機構和秘書官職漢初分封皇帝子弟和功臣為“王”，各有王國。王國內秘書機構和秘書官員設置，與中央相似。王國之外的地區(qū)設郡縣。漢武帝后，增設全國分為十三個州，長官為刺史。州、郡、縣各級地方政府中的秘書官職名稱基本相同。如副職“丞”均兼掌秘書事務，主簿在各級政府中都是主要的秘書官職，相當于今天的辦公廳主任；如漢朝末年被曹操殺掉的楊修的職務就是“丞相府主簿”；書佐則是負責起草公文的文字秘書。各級政府中還設置了專門的秘書機構“記室”專管起草、收發(fā)文書，相當于今天的秘書處（辦公室）。26

（四）軍隊中的秘書機構漢朝實行征兵制，其軍隊分為京師軍和地方軍。除在中央政府中置太尉以負責軍事行政外，在軍隊中設大將軍以總領其兵。軍隊編制自上而下為大將軍營五部，部校尉一人；部下有曲，曲有軍侯一人；曲下有屯，有屯長一人。屯兵的各級將軍都有自己的參謀班子，設有長史、主簿，贊畫軍務，處理軍中日常行政事務，典領文書、掌管軍籍。將軍參謀班子的成員由將軍在許可的范圍內自己征聘。除中央統轄的軍隊外，地方各郡都有一部分用以維持社會治安或戍守邊關的軍隊，由都尉統領，在都尉府中設有都丞協助都尉掌其兵，也兼管秘書機務，另置主簿、掾吏、書佐等為從事具體文書等工作的低級秘書人員。27

（五）以“秘書”冠名的秘書官職的出現東漢時期，我國歷史上第一次出現了以“秘書”二字冠名的秘書官職。

《漢書·劉向傳》曰：“詔向校中五經秘書?！边@里的“五經秘書”，皆指圖書秘文。秦始皇焚毀六國圖書檔案后，社會上文獻極為珍貴，漢初，統治者為政治需要，廣泛搜集社會上遺留的圖書文獻，集中于宮中秘藏，故稱“秘書”。此“秘書”指的是物，而不是指人。東漢建和三年(公元149年)，漢桓帝劉志在朝廷首置“秘書監(jiān)”一職，其職責是“掌典圖籍秘書”。朝廷以“秘書”名稱任命官員，這在我國歷史上是第一次。這個官職雖以“秘書”冠名，但從其職掌看，僅是管理圖書檔案的官員，雖然也是秘書工作的一項內容，但不是主要的秘書官職。作為主要秘書職務并以“秘書”冠名的名實相符的秘書官職，是在東漢末年出現的。建安二十一年(公元216年)，漢獻帝封曹操為魏王，“魏武佐漢，初建魏國，置秘書令，典尚書奏事”，下隸秘書左丞和秘書右丞兩副職。秘書令統領魏王府整個秘書工作，掌管王命的撰擬、傳達等事務，其職責類似現代的政府秘書長。魏晉南北朝時期的秘書工作秘書機構與秘書官職秘書的選拔及與主官的關系文筆之分與文書檔案工作秘書機構與秘書官職29三省制的初步形成皇宮秘書官職地方秘書機制”霸府”現象30“霸府”現象

魏晉南北朝時期，各個王朝都由手握軍權的權臣建立。在正式取得皇位前，他們任用一批人組成一套機構，完全在正規(guī)官制之外，自由行使權力，歷史上稱這些權臣所獨自掌握的實權機構為“霸府”。這種現象在魏晉南北朝時期各代一再重演。到隋朝建立時，隨著“霸府”在歷史上消失，后代再沒有出現過。霸府是魏晉南北朝時期權臣建立的控制皇帝和朝廷，作為國家實際權力中心的府署機構。霸府是國家實際上最高政治中心和最高軍事中心。霸府是魏晉南北朝時期特殊而重要的機構，同時也是特殊的統治模式，對魏晉南北朝時期的政治和制度都有重要的影響。霸府不屬國家官署，只是權臣的私府，相當于秘書處。幕僚既是謀士，同時辦理文書、處理日常事務，相當于秘書官員。幕僚在幫助主人奪取帝位的過程中起著很大的作用，博得主人信任。一旦主人繼位稱帝，其軍隊變?yōu)閲页滠?，霸府變?yōu)橹醒朊貢鴻C構，幕僚則轉化為國家正式官員或秘書人員。三省制的初步形成31設中書省替代尚書臺

1.曹丕設立中書監(jiān)、令2.中書省的主要秘書官職中書省除主官中書監(jiān)、中書令外，還有其他秘書官員。其名稱在魏晉南北朝時期變化紛繁，主要有：黃門郎——魏文帝時設立，掌收受、拆封、初閱各方奏章，然后簽名、交給通事郎。通事郎——魏文帝時設立，為中書監(jiān)、中書令的副手，負責起草詔令，并負責審讀黃門郎轉來的奏章，署名后呈送皇帝。中書舍人——西晉在中書侍郎下設舍人、通事，后合稱通事舍人，也稱中書通事舍人。東晉、宋、齊沿襲，梁朝除去“通事”二字，改稱中書舍人。有權起草詔書。劉宋時，中書舍人的權力日重，輪流值宿于皇宮，出宣皇命，凡奏章都有他們轉呈，并參與處理。蕭齊時，中書舍人不離皇帝左右，關系更為親近。中書舍人為皇帝所信任，并能越過中書監(jiān)、中書令和中書侍郎，直接秉承皇帝旨意擬詔。梁武帝時，中書舍人不但專掌詔書擬制，參與機密，而且有時專斷政務，甚至代表皇帝發(fā)布命令。梁陳之時，國家政務幾乎都有中書省處理。主書令史——負責保管各類文書，抄寫詔命敕令，典掌朝政機要，地位不高，因其接近皇帝執(zhí)掌機密而備受關注。著作郎——魏明帝太和年間設置，專門負責記錄國史，編修史書。其屬官有著作侍郎、著作令郎等。

32設下省分中書省之權

隨著中書省的權力日益加重，皇帝都力圖限制，分散其職權，以防止其成為實權機構。晉朝，將侍中、常侍、給事中、黃門侍郎、諫議大夫、起居郎等皇宮秘書官員組成一個新的秘書機構，即為門下省，在皇帝左右議論大政，出宣詔命，辦理交付事項。門下省的主官為侍中。宋文帝起，侍中始掌奏事，值侍皇帝左右，掌管殿內門下眾事，議論朝政，參與政務，過問朝廷事務。梁陳兩朝相沿。北魏尤重門下官，多以侍中為輔政。這樣，門下省分掌了中書省的一部分秘書工作，“備切問近對，拾遺補闕”，限制中書省的權力，并互相箝制。33三省的初步形成與相互牽制

曹丕以中書省代替尚書臺，作為皇帝的機要秘書機構，旋即將尚書臺轉化為政府行政機構，起執(zhí)行作用。此時，尚書臺作為執(zhí)行機構，其組織愈加完備，分工也更為細密。在朝廷不設“錄尚書事”時，則以尚書令為尚書臺長官，與中書令、侍中共同參預朝政。其下有左右仆射等官。西晉時，尚書臺曾設置吏部、三公、客曹、駕部、屯田、度支等六大曹，以后又有一些增減，至東晉時成為吏部、祠部、五兵、左民、度支五大曹，每曹各設尚書為其長官。西晉時又置小曹三十余，設尚書郎二十余人，分曹主事；東晉以后逐漸省并，以三、四個小曹為一部，或五部、或六部不定。南北朝時，改尚書臺為尚書省，使之成為中央政府執(zhí)行政務的總機構。尚書臺內的各部、司設有：尚書都令史，負責處理日常事務；主事令史，負責本部門的文書事務，為令史之首。中書、門下、尚書三省初步形成后，各自承擔一部分中央秘書事務。一般來說，魏晉和南朝以中書省為重，北朝則以門下省為重，尚書省偏重執(zhí)行。34三省制的示意圖35皇帝秘書官職

中書省從皇帝的機要秘書機構轉化后，門下省成為實際的兼職皇宮秘書機構，門下省的黃門侍郎、常侍等成為皇宮秘書。除此之外，重要的皇宮秘書官職還有：典簽——劉宋時設立，原為處理文書的小吏，后受皇帝信任，常受差遣監(jiān)視出任的方鎮(zhèn)、宗室諸王及各州刺史，號稱“簽帥”，名為典領文書，實為控制地方政權、兵權。起居令史——掌記錄皇帝的重要言行和大臣對朝政的討論，日積月累后交著作郎。36地方秘書機構

（一）州、郡、縣三級為主的地方機構建制曹魏的地方機構設置，基本沿襲東漢之制，仍實行州、郡、縣三級官制。州是地方最高行政機構，直接接受中央管轄，統領一州之內的軍政民大事，長官是州牧或州刺史?？な怯芍萁y轄的第二級行政機構。除京師所在之郡（河南郡）長官稱尹外，其余各郡稱太守?？h是第三級行政機構，大縣設縣令，小縣設置縣長，以管理縣內政務及民事。（二）魏晉時期地方秘書機構及職能魏晉時期，州府的官員除刺史或州牧外、其僚屬有別駕從事、治中從事、諸曹書佐等。這些屬官大多為刺史或州牧自行辟署，充任幕僚。一方面作為長官的參謀和智囊以備顧問和應對，出謀劃策；另一方面負責州中相應的民政、財政、刑獄等專項事務，基本是州刺史的秘書班子。其中，主簿發(fā)揮著重要的作用，由州刺史自行聘任，一般具有相當的知識水平和行政能力，與長官或為師友或為親朋，關系密切，在風云變幻的政治局勢和紛繁復雜的軍政事務中起主謀的作用；還直接負責州府中的文書處理、州長官與中央及郡縣的公文來往、總領州府中的重要事務，成為地方長官的幕僚長和秘書首腦。（三）曹魏時期軍隊中的秘書機構曹魏時期，戰(zhàn)亂頻仍，軍隊是政權的主要支撐。曹操當時親自掌軍。軍隊中除領兵打仗的將領之外也設置了相應的秘書人員。曹操執(zhí)政之時，以太師丞相總領軍隊，有大量的幕僚和軍事參謀人員，這些人大都從事秘書工作，常加參軍頭銜。此外，地方州刺史及將軍所領之軍隊中也設置了秘書人員，主要有：錄事參軍——刺史的主要屬官和秘書官，總領將軍府中的秘書事務。咨議參軍——相當于軍事參謀，掌參謀軍事，輔助長官決策。記室參軍——負責將軍府中的公文書信。秘書的選拔及與主官的關系37

秘書的資格與選拔魏晉南北朝時期，選拔官吏（包括各級秘書官吏）的基本制度是九品中正制。九品中正制，又稱九品官人法，是魏晉南北朝時期中央政府的一種官員選拔制度，用于代替始于漢武帝時期的察舉制。九品中正制是要改進漢末察舉之頹風，以出身該地的賢能京官，評論當地之人士優(yōu)劣，以代鄉(xiāng)論；強化中央集權，全國人才集中到中央；又能一定地調和地方勢力。38秘書與主官的關系曹操招攬信用秘書人才諸葛亮對秘書的要求和提拔曹操執(zhí)政時期，三次頒布《求賢令》，思賢若渴地招攬秘書及其他各種人才。他打破了西漢以來任官講究門第、資歷的框架，不拘一格用人才。他愛才敬才，不計私怨，唯才是舉。他知人善任，根據特長，分別任用為不同類型的秘書。由于其廣納人才，使用得法，較為妥善地處理了主官與秘書的關系，使得身邊的秘書各展其能，成為得力助手，也使其如虎添翼。這也是其能擊敗各路豪強、統一北方的重要原因。對于秘書人才，諸葛亮除了要求忠于職守外，還注重聽取他們的意見。39文筆之分與文書檔案工作文筆之分與文書工作的發(fā)展

文筆之分是中國古典文論的一個重要理論問題，“文筆”概念出現于漢朝，而文筆的理論探討卻是南北朝聲律產生之后的事情，它開啟中國文體研究的先河，對于后世的文章編選和各文體文學創(chuàng)作都產生了極為深遠的影響。魏晉南北朝時期，隨著文筆之分，文書工作有了重大的發(fā)展，公文已經分離成為一門獨立的文體，有了專門擬制文書的人才，產生了一系列文書制作制度，并對公文進行了理論研究。40文書擬寫與公文理論研究（一）公文文體魏晉前，公文具有散文的特點，文中常抒寫個人情感，發(fā)表自己的見解，魏晉時，隨著文筆之分，文學自覺，公文也逐漸成為一種獨立的文體。魏晉南北朝時期，公文文體基本沿襲兩漢，自身也孕育了其他種類的公文，如赦文、啟、牒狀、賀表、列辭等，多為委任官職、訴訟告獄類。（二）公文寫作人才公文獨立以后，產生了一批專事擬寫公文的人才，如陳琳、阮瑀、任昉等。（三）公文理論研究魏晉南北朝時期，不少學者對公文進行理論上的總結與研究。如蔡邕的《獨斷》、曹丕的《典論論文》、曹植的《與湯祖德書》、虞摯的《文章別流論》、應玚的《文論》、陸機的《文賦》、劉勰的《文心雕龍》、任昉的《文章緣起》等。41文書制作制度

魏晉南北朝時期，產生了一系列公文制作制度。用紙制度——桓玄詔令公文須用紙寫，并規(guī)定重要的公文須用加染的黃紙書寫，既可以防蟲蛀，又便于分辨公文類別。卷軸制度——初期的紙寫書的形式，完全是模仿帛書的。紙被大量應用后，從抄寫到制卷，逐漸改進、發(fā)展，形成了一套完整的卷軸制度。用印制度——以紙制作公文后，改用朱印。朱印簡便易行，印跡清晰易辨，不易消褪。騎縫、押縫制度——“魏晉以來法書，梁御府所藏皆是，朱異、唐懷克、沈熾文、姚懷珍等題名于首尾紙縫間，故或謂之押縫，或謂之押尾。後人花押蓋沿于此?！盵《日知錄》。]可以有效防止公文偽造，以保證公文的真實性。連署制度——即幾位官員在同一公文上聯合簽署姓名，以表示對該公文的共同負責。勾簽制度——魏晉時，尚書臺中設置比部，置比部郎中主官，專掌詔書律令勾簽等事，即稽核皇帝和中央政府頒發(fā)的下行文。一文一事制度——秦漢公文，往往一文數事。曹操的公文，多為一文一事。東晉桓玄下令公文用紙制度后，一文一事制度逐漸成為定制。能夠有效防止行文關系錯亂，提高公文的準確性、時效性，加速公文的運轉。42

此時期最重要的檔案是譜牒文書。由于譜牒的大量產生和廣泛應用，魏晉南北朝形成了專門研究譜牒的譜牒學，又稱譜學。譜局是政府設置的專門保管譜牒的機構，由令史具體管理。譜牒是古代重要的檔案史料，為研究歷史學、社會學、人口學、倫理學、經濟學、方志學、民族學等提供各種具體和典型的史料，有些可以補充史籍的空缺。家族主義是中國傳統文化的一大特色，家族制度是古代政治制度的組成部分，譜牒是研究中國家族制度形成、發(fā)展、功能、特點的主要依據。檔案管理工作43

譜牒是伴隨著家族制度而來的記錄家族血緣關系的文獻。隨著時間的發(fā)展逐漸形成譜牒文化。那么譜牒文化的產生就必須具備兩個前提：一是家族制度已經形成，需要譜牒來記錄它內部的血緣關系；二是文字已經產生，并且有了簡單的書寫工具，如簡冊等，這樣才能形成一種文獻。當然，譜牒的起源也有一個從簡單到繁雜、從低級到高級的發(fā)展過程。人們對自己家族世系的記憶，最初總是口耳相傳，當懂得結繩記事時，就會利用這種方法來幫助記憶，但這種東西不是我們所說的譜牒，它不會成為一種文獻、簿籍。關于中國譜牒的產生過程，根據能見到的材料和研究狀況，我們大致可以把它分成兩個小的階段，即商代（公元前1500-1000年）的萌芽階段與西周（公元前1000-800年）的形成階段。商代已有一些簡單的世系表，是家譜的雛型。較為完備、成熟的譜牒形成于西周。知識拓展隋唐時期的秘書工作隋唐時期的秘書機構隋唐時期的秘書官吏隋唐時期的文書檔案工作隋唐時期的秘書機構45朝廷秘書機構隋朝的三省制及秘書官職

中書省的主官為中書令，“掌軍國之政令”，自隋朝開始設有四人。初改稱內史舍人，簡稱舍人，不久恢復中書舍人之稱。中書省內重要的秘書官員還有通事舍人與起居舍人。門下省的長官稱納言。其下有給事中、典儀、符寶郎等秘書官員。尚書省的長官，隋朝稱尚書令。下設有左右仆射各一人。尚書仆射下設有處理日常事務的機構，稱都省，分管六部。各部分曹辦事。各部設置有都事，負責收受、轉發(fā)文書，稽查缺失、監(jiān)印等工作。PPT34頁三省制示意圖46皇宮秘書機構唐朝的三省制及秘書官職

１．中書省中書省的長官為中書令，其副手為中書侍郎與右散騎常侍。唐朝負責起草詔書之權在于中書省。２．門下省門下省的長官為門下侍中，其下有門下侍郎二人及左散騎常侍、左諫議大夫、給事中、左補闕、左拾遺、起居郎、宏文館學士等多人。門下侍郎為皇帝重要的秘書官員，負責掌管機密文件，備皇帝顧問，審議中書省擬寫的制、詔等公文。門下省內的其他秘書官職還有給事中，主要職掌是駁正臣下有違誤的章奏；其次是起居郎，他與中書省的起居舍人一起負責記錄皇帝的言行；另有符寶郎掌管皇帝的玉璽。３．尚書省唐初，尚書省的長官為尚書令；唐太宗時，由于太宗在未登位前曾出任尚書令，故群臣不敢再居其位，于是改為以左右仆射為長官。左仆射下設吏、戶、禮三部尚書；右仆射下設兵、刑、工三部尚書。47地方秘書機構唐朝三省的相互牽制及政事堂的設立

三省制的特點在于互相牽制，中書省發(fā)出政令，門下省審核，尚書省執(zhí)行，但此種制度亦有其弊端，就是當中書省與門下意見不一致時，往往由于涂歸封還，以致造成拖延，廢時失事。為了補救此弊，協調雙方關系，提高工作效率，乃設立政事堂。政事堂是中書省及門下省聯席議政的地方，是三省六部以及御史臺等中央機構中三品以上高級官員議事的會議廳，其權力凌駕三省之上，地位非常重要。政事堂創(chuàng)設后，軍國大事都要在此經過討論，作出決定，然后報請皇帝批準。凡屬皇帝的命令，在“敕”字之下，須加蓋“中書門下”之印，即是經過政事堂會議通過，才算是合法的詔令。若未加蓋印之詔書，而只是由皇帝直接發(fā)出，在當時被認為不合法，下屬機關可以不承認及拒絕執(zhí)行。政事堂的樞機房專門經管皇帝下達給宰相的詔敕等下行文，負責將詔敕收受、專遞給宰相，實為政事堂承辦機密公文的部門。其他四房負責收受朝廷各司及百官的奏狀等上行文，協助宰相初閱，提出初步意見，送宰相批閱。它們是處理朝廷大量日常公文的部門。這樣，政事堂五房對中樞機構及時無誤地處理各類公文、加快公文運轉、提高效率起了顯著的作用。48政事堂與三省的關系皇宮秘書機構49

翰林學士，官名。學士始設于南北朝，唐初常以名儒學士起草詔令而無名號。唐初于禁中置翰林院，為內廷供奉之所，除文詞、經學之士外，還有卜、醫(yī)、棋、術等各種專門技藝人員。他們定期入值當班，待詔于院中，以備皇帝召見，陪伴天子下棋、作畫、寫字并為其占卜、治病?？傊?，他們各以其專長為皇帝游居宴樂服務。此外，皇帝還往往召集一批作為私人參謀的文士，以備顧問。翰林學士院信訪機構宦官秘書機構

唐朝禁中設有殿中省、內侍省、學士院，負責掌理皇帝及皇室的衣、食、住、行，為皇帝起草特別文件，傳達詔旨，安排會見等。其中擔負秘書職能的部門主要是翰林學士院和內侍省的宦官。中宗時在內廷設立以宦官充任的機要秘書——內樞密使。

唐朝是我國古代信訪制度相對完備的朝代。唐初仿周制，在朝庭前備置“肺石”、“登聞鼓”，臣民可通過叩石擊鼓鳴冤上訪。50地方秘書機構

唐初，各州設有都督府，為地方駐軍的指揮機構，后改成節(jié)度使，總攬數州軍、政、財權。此外，中央政府還派遣觀察使、經略使、招討使、制置使、田練使、防御使等名目繁多的大員，到地方任職，掌管地方的軍事、行政、財政等大權，統稱外官。他們均建有幕府，設有秘書人員，重要的有：掌書記——全稱節(jié)度掌書記，亦為觀察使或節(jié)度使的屬官。掌書記唐初為行軍大總管府臨時軍事差遣，后來發(fā)展為文職僚佐，其名稱也由記室、典書記、管記等固定為掌書記。隨著藩鎮(zhèn)權力的擴大和獨立性的增強，掌書記的地位也日益顯得重要。判官——隋使府始置判官。唐制，特派擔任臨時職務的大臣可自選中級官員奏請充任判官，以資佐理。睿宗以后，節(jié)度、觀察、防御、團練等使皆有判官輔助處理事務，亦由本使選充，非正官而為僚佐。孔目——原指檔案目錄。掌獄訟、賬目、遣發(fā)等事務，始于唐朝。記室參軍——掌文書制作。隋唐縣府內，則有主簿、錄事等秘書人員。主簿——各級主官屬下掌管文書的佐吏。隋、唐以前，為長官的親吏，權勢頗重。魏、晉以下統兵開府之大臣幕府中，主簿常參機要，總領府事。此為主簿權勢最盛之時。隋、唐以后，主簿是部分官署與地方政府的事務官。隋、唐三省六部不設主簿，惟御史臺、諸寺等署有之。唐諸州以錄事參軍取代主簿。南宋中葉后，御史臺也不設主簿。元諸寺、監(jiān)、院有關人員，或稱主簿，或改稱典簿，縣主簿簡稱為簿。明、清太仆、鴻臚二寺及欽天監(jiān)稱主簿，太常、光祿二寺及國子監(jiān)稱典簿，縣署則仍稱主簿。均系低級之事務官。錄事——晉代驃騎將軍及諸大將軍不開府辦事，屬官有錄事，掌總錄文簿。51秘書官吏的素質文化修養(yǎng)高政治素質高應變能力強52秘書官吏的選拔科舉選拔1聘請文士2征召名士3自我推薦4提升下級5秘書官吏的考核530301標準明確，分類考核02德才結合，等級分明范圍廣泛，量化考核04制定考核法，程序明確齊全隋唐時期的文書檔案工作54

一、公文文體（一）下行文1.皇命文書制書——制書就是皇帝說的話。秦始皇滅六國后，改命為制，制即成為用以頒布皇帝重要的法制命令的專用文書。唐朝的制書，分制書和慰勞制書兩種。除用于頒布國家重大制度的命令外，還用于官僚的褒獎嘉勉。發(fā)日敕——唐朝詔旨形式之一。凡增減官員、廢置州縣、征發(fā)兵馬、除免官爵、授六品以下官等用之。敕書——也稱“敕諭”，屬“敕”之一種，是皇帝專用的命令文書之一。唐朝有論事敕書。敕旨——唐朝百官奏請朝廷施行的政務，皇帝批答用敕旨。后又稱旨。自唐迄清，歷代都用此名稱稱帝王的命令、宣告等。敕牒——始于隋唐之際，除授百官，由門下省政事堂草擬文書經中書舍人進奏畫敕字，然后政事堂出牒公布于外，所以又稱敕牒。宋元沿用此體。景云元年：唐制，封授三品以上官稱冊授；五品以上稱制授；六品以下稱敕授。

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2.朝廷及地方官府的下行文堂判——唐朝政事堂宰相對各類事務判決和處理時使用的文書。堂貼——唐朝政事堂宰相判事文書。宋初沿用，不久廢除。宣——晚唐始有此文體，僅為樞密院奉旨處置給驛馬、命在修工程時使用。部符——尚書省六部、寺發(fā)給下級政府的公文。文末有“符到奉行”字樣。部省札——尚書省處置公事、長官簽押后發(fā)付給諸司、路、監(jiān)、州、軍執(zhí)行的公文。符——州署發(fā)給下屬縣衙的公文。（二）上行文疏——臣屬論諫政事的上書。子——臣下向皇帝奏事、通謁。熟狀——宰相上呈皇帝審批的、處理一般行政事務的文書。（三）平行文唐朝官衙間的平行文有關（用于相互質詢）、刺（名帖）、移（行文于不隸統屬的官署間）等56文書檔案工作制度形成管理階段歸檔收存階段1.執(zhí)論制度2.“四禁”制度3.用紙制度4.貼黃制度5.簽押、判署制度6.謄寫、用印和折迭制度1.歸檔制度2.勾檢制度3.文書的保管與移交制度4.保密和安全制度5.檔案利用制度6.鑒定銷毀制度兩宋時期的秘書工作兩宋時期的秘書機構兩宋時期的秘書官吏兩宋時期的文書檔案工作58兩宋時期的秘書機構59宋三省的秘書部門（一）中書省的秘書部門中書省的秘書部門主要有：主事房——“掌行受發(fā)文書”，即文書收發(fā)、登記。點檢房——“省察差失”，掌管點檢各房的文書工作。催驅房——“督趣稽違”，掌管督促、催辦各房的文書。班簿房——“掌名籍具員”，即百官名冊及有關官員基本情況的文件。制敕庫房——“掌供檢敕、令、格、式及架閣庫”，掌管收受制詔，保管并編錄成冊的部門，并負責檔案庫的管理。中書省仍設有令、侍郎等官職，只是中書舍人分作五案辦事，劃分如下：上案——掌管冊禮和朝會事務。下案——掌管收發(fā)文書。制誥案——掌管制作皇帝的制、詔等文書。諫官案——負責處理與中央其他政府機構往來的文書。記注案——負責記錄皇帝的日常言行、起居。60（二）門下省的秘書部門門下省的秘書部門主要有：通進司——隸屬給事中，負責收受三省、樞密院、六曹、各寺、監(jiān)百官的符牒，文武近臣的表疏，以及銀臺司收受的各地章奏案牘，具事目后進呈皇帝?；实叟竞?，由其頒布。是中央政府處理文書的總樞紐，常與銀臺司合稱銀臺通進司。銀臺司——掌管抄錄天下奏狀案牘，并發(fā)付有關機構檢查，糾正其違失、監(jiān)督其執(zhí)行，以防文書積壓。章奏房——負責收受天下章奏案牘，送交通進司。封駁房——掌管文書的審議、封駁。發(fā)敕司——屬銀臺司管轄，掌收受中書省、樞密院交付的宣、敕，登記后頒發(fā)。進奏院——唐朝藩鎮(zhèn)在京師置邸，稱上都留后院，即駐京辦事處。大歷十二年（777年），改稱上都進奏院，簡稱進奏院。唐藩鎮(zhèn)于京帥置上都知進奏院，掌報遞章奏，承轉詔令。宋初，各州府于京師城置進奏院，宋太守太平興國六年（981年），置都進奏院管理各州府進奏官，以京朝官監(jiān)領。掌承轉詔敕及朝廷各部門公文于諸路，并轉呈章奏，分送文書至朝廷各有關部門。南宋屬門下省給事中，元廢。門下省仍有侍中、侍郎、給事中等官職。給事中也和中書舍人一樣，分成五案辦事，各案職責同于中書舍人分成的五案。61（三）尚書省的秘書部門尚書省的秘書部門主要有開拆房、催驅房、簿房、敕庫房，負責公文的收受、等級、催辦和編錄、保管等事務。尚書省的官職仿唐制而設，有令、仆射等。其中，左、右丞掌參議大政，通治省事，輔助令、仆射，如仆射不在，有權代行職務。左、右司郎中和員外郎各一人，分別掌管下隸房的文書工作，舉證其稽失和督促、催辦，發(fā)現文書積壓、滯留，責令各房限期處理完畢。尚書省各部也設立了專門的秘書部門，稱案。如刑部有進擬案，掌管斷案刑名文書。斷獄，有進擬案擬定奏稿，進呈皇帝批示。62（四）樞密院的秘書部門樞密院是唐、五代、宋、遼、元等朝代的官署名稱，長官稱樞密使，主要掌管軍政。唐永泰中始置，本在內廷，用宦官為樞密使，執(zhí)掌機要事務。五代后梁建立崇政院，后唐改稱樞密院。宋朝沿置，主要管理軍事機密及邊防等事，與政事堂并稱“二府”，同為最高國務機關。樞密院的秘書機構為樞密院承旨司，負責處理日常院務，主管為都承旨，副職為副都承旨，掌“承宣旨命，通領院務”。其他秘書官員有檢詳官，專掌機要文書。因掌握軍事機密，地位至關重要，朝廷規(guī)定不準私自外出即單獨接見官員。（五）三司的秘書部門三司內的秘書部門除有催驅房，掌督促、催辦文書外，還設有：開拆司——“掌受宣敕及諸州申牒之籍，發(fā)放以付三部，兼掌發(fā)放、勾鑿、催驅、受事”。勾鑿司——“掌勾校三部公事薄帳”。發(fā)放司——“掌受三司帖牒而下之”。宋朝中央政府中的秘書部門，分工明確，或負責文書手法、登記、或負責督促、催辦、檢查，或負責擬稿、或負責封駁，或負責保管、匯錄，各司其職，相互配合，系統合理。63宋朝的政事堂北宋前期沿唐制，以政事堂為宰相、參知政事議事辦公處，設于禁中。政事堂囊括門下省、中書省和尚書省的大部或主要職權，是最高行政機構，又稱“中書門下”。政事堂下設舍人院，有知制誥或直舍人院，負責撰擬詔旨。還設孔目、吏、戶、兵禮和刑等五房，分曹處理事務。元豐改制，中書所轄職事，分屬門下、中書、尚書三省。宰相、執(zhí)政的議事辦公處，仍設在原政事堂正廳，改稱三省都堂，通常只稱為都堂。此后，宰、執(zhí)的辦公處設于尚書省的都堂，有時也稱之為中書或政事堂。政事堂的長官稱“同中書門下平章事”，執(zhí)掌“佐天子，總百官，平庶政，事無不統”；副相稱“參知政事”。宋朝的政事堂各房中的主要秘書人員有：檢正官（處理各方文書事務）、堂后官（負責登錄敕詔、擬寫公文、校對印發(fā)）。政事堂印章64翰林學士府翰林學士府

宋沿唐制，設學士院。自唐至宋，學士院和翰林院一直是兩個不同的機構，翰林學士則在學士院供職。從后漢到宋朝，翰林學士一般由皇帝任命，不經考試即可入院。宋朝翰林學士的主要職掌是草制詔，而草制詔在行文、措辭、體例、時間諸方面有一定的要求。若文句錯謬，詞不達意，勢必影響旨意的傳達。非由文學之士擔任不可，故由進士登第者來擔當此任，亦屬順理成章之事。除草制詔外，翰林學士的執(zhí)掌還有如下幾項：一是備顧問，參議國政。大到軍國大計，小到皇帝讀書疑點，均詢訪于翰林學士。二是保舉官員和知貢舉。翰林學士權知貢舉，北宋幾乎每朝都有。三是充任各種臨時差遣。宋朝翰林學士常受皇帝派遣出外負責某項臨時性事務，如充任使節(jié)、考核官員。由于翰林學士接觸國家機要，參與重要的人事任免，作用重要，地位尊貴。他們在統治集團中的位置，也僅次于正負宰相、樞密使及三司使。學士院在朝廷百司中也被另眼看待。皇宮秘書機構鼓院，檢院

宋仿唐匭使院，設鼓司，受理天下投書。景德四年，改稱登聞鼓院，簡稱鼓院。北宋時，登聞鼓院在皇宮大門之前，類似于當前的信訪接待大廳。有上訪的、請愿的、申訴的，可到鼓院敲擊登聞鼓，便有人接訪，接收詞狀，或者上訪書，經過整理篩選后進呈皇帝。敲擊登聞鼓，不受身份限制，不論高官，還是貧民，凡是沒有機會面見皇帝，有上訪需求的，都可以去擊鼓。宋朝民間，一般把進京告狀俗稱為“告御狀”。有的認為地方政府或者基層根本解決不了，或者根本不相信他們，或者反映的問題直接就是朝廷、皇帝的責任。對待信訪問題，宋朝歷任皇帝比較重視，基本態(tài)度是允許老百姓進京上訪。主要目的是掌握社情民意，了解地方官員動態(tài)，防止地方官員欺上瞞下、隱情不報，打擊腐敗，懲治貪官污吏，延緩官民之間的矛盾。65圖一圖二圖四圖三圖一，圖二：翰林院圖三，圖四：鼓院、檢院66地方秘書機構

宋朝，地方行政建制基本劃分為路、州、縣三級。稍大的州稱府；還有統領數縣或雖不統領數縣，但地位略高于縣的軍；在礦區(qū)、鹽區(qū)的則稱監(jiān)。宋朝的地方官均以中央官吏派出任“知××事”，高級官吏則稱“判××事”。以州為標準單位，多稱“知X州軍州事”。除知州外，每州設“通判”一人。為牽掣知州的權力，州一級發(fā)出文件，必須通判簽署，才能生效?？h一級的官吏，主要有知縣、縣丞、主簿和縣尉。知縣由中央派出的官吏擔任，也是一種差遣。縣府內仍由主簿掌領文書事務。府州軍監(jiān)以上的大區(qū)稱“路”。路一級的機構和職官，有監(jiān)司和帥司。監(jiān)司包括：“漕司，負責財賦和監(jiān)察；憲司，負責刑獄；倉司，負責倉儲。憲司和倉司也有監(jiān)察責任，因而路一級可視為監(jiān)察區(qū)。帥司，即安撫司，長官為安撫使。安撫使照例兼任禁軍軍區(qū)的馬步軍都總管等軍事職官，同時兼任某州、某府的地方官知州或知府。安撫使下設有管軍的幕職官和管地方事務的曹掾官，與唐朝不同，僅是閑差。宋朝各級官府中的低級秘書人員，增加了一些新的職位，重要的有：押司——經辦案牘等事，是負責案卷整理工作或文秘工作的小吏。在州和縣衙內都有押司一職，主要是招募而來，也有經受差遣的。帖司——原為官府中見習性的非正式人員。宋初，僅中央機構設置，諸州、縣同類人員稱私名書手。景德二年，各州縣正式立名冊，定名額，統稱帖司，于押司下，承擔文書書寫、造賬等事務。兩宋時期的秘書官吏67秘書官吏的選拔

北宋初年，太祖、太宗在攻滅各國的過程中，留用了大批舊官員；同時，開科取士，從中選用大批新官員。各級秘書官吏主要來源于這兩條途徑。隨著留用官員的自然減員，秘書官吏的主要來源轉為從科舉考試中錄用和由地方官員自行聘任，或從下級官府中提升。秘書官吏的考核（一）循名責實，歲月序遷——考課法（二）擢才校功，限年乃遷——磨勘法68兩宋時期的文書檔案工作

一、公文文體（一）皇命文書（下行文）凡命令之體有七：冊書——適用于“立后妃，封親王、皇子、大長公主，拜三師、三公、三省長官”。制書——適用于“處分軍國大事，頒赦宥德音，命尚書左右仆射、開府儀同三司、節(jié)度使，凡告廷除授”。誥命——適用于“應文武官遷改職秩、內外命婦除授及封敘、贈典，應合命詞”。詔書——適用于“賜待制、大卿監(jiān)、中大夫、觀察使以上，則用之。曰敕書，賜少卿監(jiān)、中散大夫、防御使以下”。御札——適用于“布告登封、郊祀、宗祀及大號令”。敕榜——適用于“賜酺及戒勵百官、曉諭軍民”。此外，太子頒發(fā)的文書稱“令”，親王公主頒發(fā)的文書稱“教”。（二）朝廷及地方官府的下行文宣——宋朝，凡樞密院以皇帝名義頒發(fā)的文書稱“宣”，其底本稱“宣頭”，它與中書省下發(fā)的敕合稱“宣敕”。劄子——宋朝，樞密院向下級政府下發(fā)的文書。札子——南宋時，各路帥司準許用札子指揮所屬。凡中書省的札子，宰相押字在上，副相及參政順次向下；樞密院的札子則為樞密使押字在上，副使順次向下。69

（三）上行文相較于唐朝，宋朝大臣上呈皇帝的公文增加有：奏狀——亦稱表。宋制，除準許使用札子的官員以外，其余官員只能用此文體，文末須寫“謹錄奏聞，謹狀”，狀前或封面上用黃紙貼上事目。榜子——翰林院向皇帝奏事時用的文體。此外，凡官員、命婦進呈給皇后、妃子、太子的文書稱奏箋，箋中不寫“頓首”，而寫“叩頭”，不稱臣，命婦稱妾，文末寫年月日，下具丈夫或兒子的官職、姓名。宋朝，地方官府的上行文主要有：申狀——適用于下級對上級的指揮措施有不同意見的申述。（四）平行文相較于唐朝，宋朝增加有：咨報——學士院申報三省、樞密院時所用的文書。密白——適用于樞密院機速事，不經中書而直送門下省。牒——用于不相統屬的各官府之間行文，上行、下行、平行文都用。宋朝，雖有統屬關系，但上行不用狀、下行不用符、帖的官府，往來行文也都用牒。平行牒的程式是先開列文件責任者官府名稱，接著用牒字作為行文動詞，下面空格多少不等，再寫受文者官府名稱。70文書的工作制度

（一）公文格式及用語（二）公文的用字和用（三）避諱制度（四）一文一事制度（五）摘由制度（六）公文程限、催辦制度（七）公文封裝制度（八）保密制度71檔案工作制度一、檔案類型1.一般政務文書檔案

2.賦役檔案。宋朝長期處于冗官、冗兵、冗費的狀態(tài)，財政支出十分巨大。為了保證財政收入，政府重視賦稅戶籍檔案，嚴格編訂戶籍，根據土地和資產分為主戶和客戶兩類，主戶分為五等，其戶籍稱為“五等籍”，主要記載戶口、資產和戶的等第。每三年修造一次，作為征收賦稅和科派力役的依據?？蛻舫蔀榫帒簦患{身丁稅和負擔徭役，即編入“丁籍”，“五等戶”和“丁籍”合稱為戶口版籍。還有租稅版籍，稱“夏秋稅籍”，后者要求一年一造帳。同時，宋朝常派遣使臣到各地大力整頓戶籍，以使政府可以直接掌握承擔國家稅收和徭役的發(fā)戶，將戶的增減作為地方官升遷和考查政績的標準。3.律法檔案。宋朝律法檔案沿襲唐末至后周的綜合性刑事法規(guī)，主要的法典稱《宋刑統》。皇帝發(fā)布的詔敕不僅可以充代律法，甚至可以破律，地位是高于律法。敕是統治者根據實際情況隨時頒布，真宗時敕就多達一萬八千五百五十五條。神宗時，皇帝的權力進一步擴大，后以“律不足以周事情，凡律所不載者一斷以敕，乃更其目曰敕、令、格、式，而律恒存科敕之外”，更加明確了敕的地位和作用。4.以官員分類的檔案?！笆枵垖⒏饔兴舅嬗嘘P司馬光等之章疏案牘，匯輯保存，選官編類，人為一帙，置之二府”。對政府有巨大影響力的大臣的奏章，言行也可以記載歸檔，分類進行儲存。72

（二）架閣庫宋朝的架閣庫是各級國家機關設置的保管現行檔案的專職機構，由唐朝甲庫發(fā)展而來。架閣庫中的檔案，通過架閣的形式保存，方便整理與查找利用。因此架閣庫中的檔案較以往明顯增多。宋朝，各級國家機關普遍設置架閣庫。中書、門下、尚書三省架閣庫，由三省制敕庫房主管，收貯皇帝詔令、制書和其他檔案?；兆诔鐚幠觊g(1102～1106)，置吏部架閣庫，其后各部皆置。掌管財政的三司架閣庫，收藏戶口、賦役籍帳。最高軍事機關樞密院架閣庫,收掌有關軍籍、武官調遣、邊防設置和來往國書等重要檔案。地方機關架閣庫始設于江南西路。宋仁宗時，轉運使周湛首創(chuàng)千文架閣法，以日月為次第連粘排列保管。此法得朝廷表彰推廣，各級地方機關皆置庫效法。架閣庫有嚴密的管理制度。中央六部檔案存部兩年則集中于各部架閣庫,各部架閣庫收貯八年則上交金耀門文書庫；戶籍賦役、訴訟刑名等重要檔案，地方均需造冊4本,由縣、州、路逐級上報中央主管部門；架閣庫檔案用千字文編號法,“以年月次序注籍立號”，還規(guī)定三年一“檢簡”的鑒定制度；利用檔案要“委官一員，監(jiān)視出入”并限期交還。主管架閣庫的官員擇選“有時望者為之”，各部多為進士及第者，如著名史學家鄭樵曾任禮、兵部架閣庫主管官員。州、縣地方架閣庫規(guī)定由知州、令、丞、主簿等官員主管，下設管勾、守當官等具體掌管。73《宋刑統》誥命74檔案工作制度檔案的集中收集

檔案的鑒定，銷毀檔案的整理檔案的保管遼金元時期的秘書工作遼、金的秘書工作元朝的秘書工作76遼金的秘書工作77遼朝的秘書機構

遼境內民族眾多。為了適應統治的要求，其中央政府分為“遼官”和“漢官”兩大系統。遼官系統稱為“北面官”，漢官系統成為“南面官”。北面官治理契丹居民，系根據契丹族原有制度設立。南面官治理漢族居民，系遼占據部分中原地區(qū)后，仿照唐宋制度建立。統治中樞設立在北面官，北面官的各級機構又分為北院、南院，如南、北樞密院，南、北宰相府，南、北大王院，南、北宣徽院等。南、北樞密院分掌文銓、部族、丁賦和兵機、武銓、群牧之事，是全國軍政中樞，也是秘書工作的中樞，分別置有林牙、知院貼黃、知圣旨頭子事、掌院頭子等官，負責秘書工作。北面官中設有大林牙院，掌文翰，是皇帝的秘書機構，置有都林牙、林牙承旨、林牙、左右林牙等官員，負責擬制、頒布詔書等事務。此外，在南、北宰相府，大王院，宣徽院等機構中也設有給事院知圣旨頭子事、掌院頭子、院掾史等官員，負責文書工作。南面官有樞密院、中書、門下、尚書等機構。中書省內設有中書舍人院，負責起草外制；門下省設有起居舍人院，負責記錄統治者言行和重大政治活動；并有通事舍人院，負責傳達、宣布詔命；有符寶司，負責保管印章；有登聞鼓院、匭院，置有諫議大夫、補闕、拾遺，掌規(guī)勸進諫。此外，設有翰林院，置都林牙、林牙、學士承旨、學士、知制誥等官，負責起草制詔。78

（二）文書檔案工作首先，在遼宋戰(zhàn)爭中，俘虜和招納不少漢族人士，統治者大多注意使用，讓他們擔任秘書官職，師徒依靠他們的經驗、學識，建立和發(fā)展自身的秘書工作。其次，遼統治者不惜重金，用各種方法竭力搜求宋朝的文書檔案，既從中了解宋王朝的內部動向，也作為秘書工作的參考。第三，遼宋長期對峙，時有戰(zhàn)爭，遼統治者非常重視本朝的文書檔案。規(guī)定無論是文書檔案、國人著述，只準在境內流行，對傳于境外者處以極刑。79金朝的秘書機構

（一）秘書機構和人員第一次，阿骨打把部落聯盟直接改造為國家機構，兼容了原部落聯盟、孛堇制度和遼北、南面官制以及漢族三省制，形成中央政權勃極烈制度和地方政權行三省制度的“混合體”官職體制。地方行政中，逐漸形成了一套漢官制度，有長史、行樞密院，地方政權建設的規(guī)范化，促進了地方行政中秘書工作的成熟。第二次，廢除中央勃極烈制，全面采用漢官制度，在中央設立尚書省、中書省、門下省，三省之下新建或完善了一些機構，設立六部、御史臺、都元帥府、大宗正囗府、宣徽院、國史院、翰林院、殿前司、勸農司、太常寺、秘書省等。中央文書檔案工作有了專門的機構和人員料理，其運行過程基本照抄唐、宋之制。第三次，廢中書、門下二省，確立尚書省為皇帝之下唯一最高輔政機構。三省制一變而為一省制，是中國封建政制度史上的一次重大改革，直接影響到其后的元乃至明、清。它有助于政令的統一，更有助于皇帝的充分集權。在軍事行政機構的設置上，廢除了都元帥府，恢復樞密院，由朝廷直接任命樞密使和樞密副使。但樞密院要受尚書省的節(jié)制。80

金朝文書檔案工作中最突出的成就，是設立了快速傳遞文書的急遞鋪制度。據《金史》記載，泰和六年(公元1206年)，金王朝已設有提控急遞鋪官，掌管急遞鋪事務。在軍馬要道上每十里設置一鋪，以鋪頭一人為首，轄有鋪兵三人，由所轄軍的射糧軍內選用。鋪兵傳遞公文時腰系響鈴，乘快馬，規(guī)定每天須行馳三百里。如為特地指定專送十分重要的公文者，則發(fā)給牌符為憑，稱信牌，遞送皇帝敕書者授予木質的朱漆金字牌，遞送尚書省六部、元帥府公文者則授予綠油紅字牌急遞鋪的路線分為北路和南路兩個系列。北路有兩條路線，一條自中都（今北京市）經真定（今河北省正定縣）、平陽（今山西省臨汾市）、京兆（今陜西省西安市）、風翔（今陜西省風翔縣），達于臨洮（今甘肅省臨洮縣）；一路自中都經滄州（今河北省滄縣東），達于益都（今山東省益都縣）。南路自真定經章德（今河南省安陽縣），達于南京（今河南省開封市）。從南京往南有兩條分路，一條經歸德（今河南省商丘市南），達于泗州（今江蘇省盱眙縣西北）、壽州（今安徽省鳳臺縣）；另一條經許州（今河南省許昌市）達于鄧州。急遞鋪制度大大提高了公文傳遞速度，為元以后各朝所沿用，是金朝對文書工作的一大貢獻。從檔案史的角度考察，金不但中央文書檔案工作機構齊備、分工清晰，而且在中央各部、院、寺監(jiān)、臺機構中也配備了數量可觀的文書檔案人員。為了適應當時的檔案工作，特別是為了能及時地為統治者提供利用，金王朝對檔案人員的選用要求比較高。

（二）文書檔案工作81元朝的秘書工作

一、秘書機構元朝官制分為中央政權和地方政權。中央政權下設三公、中書省、六部、樞密院、御史臺、大宗正府、宣政院、太禧宗禋院和儲政院；地方政權下設行中書省（職同中央中書?。?、宣慰使司（職同中央宣政院）、諸路萬戶府、諸路總管府、散府、諸州、諸縣和諸軍。（一）中書省的秘書部門中書省長官為中書令，有左、右丞相，平章政事，左、右丞，參知政事等官員。省內設有參議府，主管中書省左右司文牘，參決軍國重事。中書省內的專職秘書部門有：承發(fā)司——負責收發(fā)文書。管勾司——掌樂工調音律及部籍番事。置令領之，下置遠、管勾、協音、協律、書史、書吏、教師、提控等官吏。隸屬禮部儀鳳司。檢校司——掌檢校左、右司，六部公事程期，文牘稽失等事。照磨所——負責文書的印刷、磨勘等。時政科——負責記注皇帝言行和省、臺、院、諸司奏聞之事。中書省的公文用多種文字擬制、頒發(fā)，故有左右丞相分工負責。（二）其他秘書機構元朝統治者尚武，各官署和地方政府的主官多由武將擔任。他們文化水準較低，不得不任用漢族文人為助手，這些由漢人充任的低級職務統稱“吏員”?！对贰ぐ俟僦尽份d，在三十余種吏員中，有九種屬于秘書職務，它們是：負責處理公文事務的案牘吏員令史、司吏、書吏、典吏，負責傳達、催辦等事務的傳達吏員宣使、奏差，負責掌印的知印，以及負責翻譯的譯史82

二、秘書官吏元朝，科舉制度一度廢除，文人地位大降。元朝科舉的最初嘗試是在窩闊臺汗時期，“太宗始取中原，中書令耶律楚材請用儒術選士，從之”。窩闊臺汗九年，下詔命斷事官術忽德與山西東路課稅所長官劉中，“歷諸路考試。以論及經義、詞賦分為三科，作三日程，專治一科，能兼者聽，但不以失文義為中選。其中選者，復其賦役，令與各處長官同署公事”。詔令中所說的“復其賦役”，指的是“其中選儒生，若有種田者納地稅，買賣者出納商稅，開張門面營運者依例供差發(fā)除外，其余差發(fā)并行蠲免”。凡中選的儒生，“與各住達嚕噶齊管民官一同商量公事勾當著。隨后依照先降條例開辟舉場，精選入仕，續(xù)聽朝命”。諸路考試，均于次年(戊戍年)舉行，故稱戊戍選試。按照他們原來的打算，此后準備再辟舉場精選入仕。這說明戊戍選試確實是科舉取士的步驟之一。但后來“當世或以為非便，事復中止”。由中書省主持對包括秘書官吏在內的全國官吏的考核，地方道、府、州、縣的秘書官吏，每人都發(fā)給一份統一印制的表格，稱“歷子”，由本人填寫姓名、出身、簡歷、功過、德能表現，即自我鑒定，然后交上級審查。規(guī)定朝廷百司的秘書官吏每30個月考核一次，地方官府內的秘書官吏每20個月考核一次，考核及格，即可升職，不及格者就卸職。這種考核方法以年資為主要依據，使秘書官吏但求無過，不求進取，只圖熬到年資合格，就可升遷。