采購管理程序

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔采購管理程序版本修訂變更內(nèi)容制訂審核核準(zhǔn)日期次數(shù)頁次章節(jié)B第一次發(fā)行保管單位：文件類別發(fā)行章文件類別文件編號制訂單位版本發(fā)行編號頁次二階TST-GM-P-06-02總經(jīng)理室BPAGE1/4目的：確保采購事務(wù)之順利進行，以控制適時、適價、適質(zhì)、適量供應(yīng)生產(chǎn)所需之材料。范圍：凡生產(chǎn)線所需之原輔材料的采購均適用。權(quán)責(zé)：3.1主要負責(zé)部門：總辦秘書。3.2相關(guān)部門：倉庫、品管、財務(wù)、生產(chǎn)計劃組。3.3總辦秘書：負責(zé)訂貨單的申請，發(fā)送、跟蹤。名詞定義：無相關(guān)文件：5.1【供應(yīng)商選擇與管理程序】6.作業(yè)程序：6.1申購計劃原輔助材料的申購計劃由生產(chǎn)部根據(jù)前期耗用量、現(xiàn)有庫存量和下月（季）訂單情況而提出，必須于每月10日前提交計劃書（對于須從國外進口的材料須按季申購，下季度的計劃應(yīng)在本季度的第二月底提出），并填寫原輔材料申購計劃表。6.2計劃審批：生產(chǎn)部主管在確保安全庫存的原則上對本部門的申購計劃進行核對，品管主管對供應(yīng)商和型號規(guī)格進行確認無誤后由總經(jīng)理作審批。其中文件類別文件編號制訂單位版本發(fā)行編號頁次二階TST-GM-P-06-02總經(jīng)理室BPAGE2/4所有采購物料的供應(yīng)商必須是合格供應(yīng)商清單上有記錄的。6.3訂貨采購根據(jù)審批過的原輔材料申購計劃表或德鉅公司物資申購單制訂貨單，經(jīng)總經(jīng)理簽章后下給供應(yīng)商，并須得到供應(yīng)商的準(zhǔn)確答復(fù)，然后將具體內(nèi)容記錄在供應(yīng)商供貨目錄表上。6.4詢比議價：6.4.1規(guī)格品采購：經(jīng)往有采購經(jīng)驗（規(guī)格、供應(yīng)商相同）的原材料，可根據(jù)申購計劃直接開出訂貨單，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。6.5采購樣品承認：6.5.1首次向供應(yīng)商采購的幫材料，均需要求供應(yīng)商送一定數(shù)量的樣品，并且附該樣品檢測報告書或主要參數(shù)說明一份。6..2樣品需由本公司品管部承認合格后方可建立采購關(guān)系，承認后的送樣材料檢測報告書經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由采購FAX一份至供應(yīng)商。5交貨追蹤：1在交貨前一周總辦秘書必須和供應(yīng)商再次確認交期，并將信息反饋給生產(chǎn)、品管、業(yè)務(wù)等部門。6.7臨時變支：6.7.1若廠商無法按訂單交貨時，總辦秘書需口頭或書面通知生產(chǎn)計劃級人員文件類別文件編號制訂單位版本發(fā)行編號頁次二階TST-GM-P-06-02總經(jīng)理室BPAGE3/4采取對策，并記錄在訂貨單上。6.7.2總辦秘書：需要提前或延后交貨，需以書面形式通知供應(yīng)商。6.7.3生產(chǎn)總六需追加訂貨量時，需由生產(chǎn)部填寫原輔材料申購計劃表關(guān)注明“追加”字樣，其余操作同6.2、6.3。6.7.4一般情況下不可以取消已確認的訂單，除出現(xiàn)嚴重品質(zhì)問題，可經(jīng)品管主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后取消訂單，并需對供應(yīng)商進行重點評審。附件：7.1訂貨單7.2原輔材料申購計劃表7.3德鉅公司物資申購單7.4供就商供貨目錄表文件類別文件編號制訂單位版本發(fā)行編號頁次二階TST-GM-P-06-02總經(jīng)理室BPAGE4/4精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔1目的對采購作業(yè)過程進行控制，保證所采購的物品滿足生產(chǎn)的需要。2范圍適用于本公司從生產(chǎn)到交付過程中所有物品的采購。3權(quán)責(zé)采購項目申請部門提出方式采購部門采購單據(jù)驗收部門生產(chǎn)物料相關(guān)部門材料請購單采購部訂購單品管部/貨倉部4定義特準(zhǔn)采購：①由于供方為數(shù)極少或在較偏遠的地區(qū)，無法對供方進行評估，而又必須向供方進行采購的。②本公司所要采購的物料較急或單個的外購件。5作業(yè)內(nèi)容5.1流程圖（見附件一）。5.2采購的申請。5.2.1產(chǎn)品直接相關(guān)物料5.2.1.1物料計劃部(總管)根據(jù)“工作單”核對物料庫存后作成“材料請購單”(見附件二),自已編制采購需求交采購部。(特急物料：倉庫也可申請采購，副總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購部采購)。5.2.1.2需顧客(香港公司)提供的(即采購)物料，由物料計劃部（總管）根據(jù)“工作單”核對物料庫存后作成“香港材料請購單”（見附件六），直接跟香港公司聯(lián)系采購。5.2.2非產(chǎn)品直接相關(guān)物料5.2.2.1貨倉部組長根據(jù)各部門“領(lǐng)料單”的欠料情況,填寫“材料請購單”,經(jīng)貨倉部主管批準(zhǔn)后交采購部。5.2.2.2一些特殊機器零配件及油品類各部門組長直接填寫“材料請購單”,經(jīng)相關(guān)主管批準(zhǔn)后交采購部及貨倉部.5.2.2.3生產(chǎn)技術(shù)部根據(jù)各部門量測儀器實際需求，填寫“材料請購單”，經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部主管批準(zhǔn)后交采購部及貨倉部。5.2.2.4包裝紙箱（如內(nèi)盒、外箱）由計劃部根據(jù)“工作單”填寫“紙箱訂購單”（見附件七），直接跟供方訂購。5.2.2.5外購模具繪圖員填寫《模具請購單》（見附件八），副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)交采購部采購。5.3采購物料的分類5.3.1采購部主管牽頭,聯(lián)合生產(chǎn)部、貨倉部、品管部對公司采購的物料進行分類，作成“物料分類明細表”（見附件四）。A類：直接形成產(chǎn)品配件的原材料，如ABS、PP、PVC原料、鐵料、銅料等。B類：直接形成產(chǎn)品的配件，如匙圈、扣、五爪、雞眼、鏡片等。C類：非直接形成產(chǎn)品，但對產(chǎn)品質(zhì)量影響較大的輔料。如：絨袋、膠袋、紙卡、包裝箱、吸塑罩等。D類：非直接形成產(chǎn)品，但對產(chǎn)品質(zhì)量影響不大的輔料，如：包裝帶、封箱膠紙等。E類：其他物料（絲印/移印油墨、天那水、機油、漆油、洗網(wǎng)水、柴油、打磨臘及輪、五金電器消耗品等）。5.3.2采購部門采購員根據(jù)采購申請中物料的內(nèi)容，參照“物料分類明細表”，確定所需采購物料的類型，據(jù)此進行供方選擇及編制訂購單。5.4供方的選擇5.4.1對于A、B、C類物料，應(yīng)對供方進行選擇評估，在合格供方中采購。有關(guān)供方的選擇，參見《供方管理程序》。5.4.1.1采用顧客(香港公司)指定的供方不能免除本公司確保供方的產(chǎn)品、材料和服務(wù)質(zhì)量的責(zé)任。5.4.1.2當(dāng)來不及對供方進行選擇評估時，實施特準(zhǔn)采購，并在訂購單上注明，及知會總經(jīng)理。（參見《供方管理程序》）。5.4.2對D、E類物料，無需進行供方選擇與評價，可在專業(yè)廠商或各類門市部、商場中采購。5.4.3物料價格選擇采購主管在采購物料時應(yīng)貨比三家，選擇質(zhì)優(yōu)價廉的供方采購，并知會總經(jīng)理。5.5采購的實施5.5.1編制訂購單。5.5.1.1采購部門收到“材料請購單”經(jīng)核實后，編制“訂購單”（見附件三）。訂購單一般由采購部主管批準(zhǔn)，必要時由總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.5.1.2訂購單應(yīng)清楚填寫訂購單號、訂購日期、供方名稱、物料的名稱、規(guī)格型號、顏色、數(shù)量、交貨時間、違約處置等內(nèi)容。首次采購的供應(yīng)商或新物料采購還要求附有對采購的物料的技術(shù)要求、質(zhì)量要求、物料單價、驗收標(biāo)準(zhǔn)等。5.5.2采購中如果需要其它部門提供圖紙及技術(shù)資料，采購員應(yīng)在訂購單發(fā)送前申請所需的圖紙及技術(shù)資料。5.5.3訂購單經(jīng)批準(zhǔn)后發(fā)給供方，同時聯(lián)絡(luò)供方是否收到訂購單，并要求供方確認簽章回傳或電話確認，但須在訂購單上記錄確認人。5.5.4對D、E類物料非產(chǎn)品直接相關(guān)物料一般無需下訂購單（有需要的供方可下訂購單），可電話定購或到各類門市部、商場中采購即可。但所有貨物均需貨倉簽收。若有質(zhì)量問題由使用部門反映到采購部。5.5.5訂購單確認后,采購部需填寫“外購物料收貨通知單”(見附件五)通知貨倉,貨倉依通知單收貨.5.6供方交貨能力的監(jiān)督與管理5.6.1訂購單發(fā)出后，采購部應(yīng)對供方的交付能力進行監(jiān)督與管理，以確保按期（可提前不可推后）交貨。在交貨過程中一旦發(fā)現(xiàn)供方無法按期交貨時，應(yīng)與供方商討作出對策。同時，采購員填寫“脫期訂單報告表”通知物料計劃部，必要時通知其它相關(guān)部門。5.6.2若在交貨過程中出現(xiàn)附加運費或超額運費，采購員先協(xié)商并在“訂購單”上記錄，并注明分擔(dān)方式及知會總經(jīng)理。5.6.3生產(chǎn)部門和相關(guān)部門也應(yīng)監(jiān)督采購計劃的執(zhí)行情況。在交貨前，保持與采購部聯(lián)系，以便及時了解物料的交付情況。5.7訂購單的修改與作廢5.7.1訂購單的修改，由采購部修改并經(jīng)主管簽名確認。訂購單（含采購發(fā)放的圖紙和技術(shù)資料）修改后，應(yīng)及時傳給相應(yīng)供方，并取消之前訂購單，同時要求供方確認回傳或電話確認，并作好記錄。5.7.2訂購單作廢后，采購部負責(zé)通知供方。5.8物料檢驗5.8.1來料檢驗參見《來料檢驗程序》。5.8.2當(dāng)需要到貨源處對采購產(chǎn)品進行驗證時，應(yīng)在訂購單中規(guī)定驗證以及產(chǎn)品的放行方式。5.8.3當(dāng)合同有規(guī)定時，公司的顧客或其代表有權(quán)在本公司或供方處對供方的產(chǎn)品是否符合要求進行驗證。但顧客對供方產(chǎn)品的驗證不能免除本公司向顧客提供可接收產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其后顧客的拒收。5.9物料入庫，依《倉庫管理程序》5.10必要時，采購部門應(yīng)對個別采購的物料合法性進行評估。6相關(guān)文件6.1《供方管理程序》6.2《來料檢驗程序》6.3《倉庫管理程序》7.使用表單7.1材料請購單(FM-040-001-B)7.2訂購單(FM-040-002-B)7.3物料分類明細表（FM-040-003-A）7.4外購物料收貨通知單(FM-040-009-A)7.5香港材料請購單(FM-040-015-A)7.6紙箱訂購單(FM-040-010-A)7.7模具請購單（FM-070-010-A）

附件一采購管理程序流程圖流程圖權(quán)責(zé)單位相關(guān)文件使用表單描述需采購的物品需采購的物品核對庫存核對庫存提出申請?zhí)岢錾暾埼锪戏诸愇锪戏诸惒少徧夭刹少徧夭晒┓竭x擇供方選擇訂購單訂購單批準(zhǔn)批準(zhǔn)采購過程跟蹤采購過程跟蹤收貨收貨/來料檢驗不合格合格不合格合格退貨入庫退貨入庫記入檔案記入檔案相關(guān)部門計劃部貨倉部相關(guān)部門采購部/貨倉部采購部采購部采購部采購部/總經(jīng)理采購部貨倉部品管部倉庫倉庫《供方管理程序》《來料檢驗程序》《倉庫管理程序》材料請購單物料分類明細表訂購單見本程序5.5必要時由總經(jīng)理批準(zhǔn)。附件二崇基五金塑膠（深圳）有限公司材料請購單NO.：TO：FROM：JOBNO：材料名稱規(guī)格數(shù)量/重量預(yù)領(lǐng)日期回復(fù)交貨期備注請購人：批準(zhǔn)：日期：FM-040-001-B保存期限：3個月

附件三附件四崇基五金塑膠（深圳）有限公司物料分類明細表類型： 序號物料名稱規(guī)格備注序號物料名稱規(guī)格備注制表：會審：FM-040-003-A保存期限：改版后再保存3個月附件五外購物料收貨通知單TO：倉庫FROM：采購部Date:序號供應(yīng)商訂單號貨物名稱/規(guī)格數(shù)量交貨期工作單號FM-040-009-A保存期限：3個月附件六香港材料請購單TO：FROM：JOBNO：材料名稱規(guī)格數(shù)量/重量預(yù)領(lǐng)日期回復(fù)交貨期備注請購人：日期：FM-040-015-A保存期限：3個月附件七紙箱訂購單訂單號：日期：供應(yīng)商：聯(lián)系人：交貨日期：MARK&NOS正嘜SIDEMARK側(cè)嘜INNERBOX內(nèi)合外箱：內(nèi)合：制表：批準(zhǔn)：供應(yīng)商確認：FM-040-010-A保存期限：3個月附件八崇基公司模具請購單日期模具名稱圖紙編號模具數(shù)量樣板單號交模日期模具要求：（材料,水口方向與大小,主流道與廢料槽,其它啤件要求:附件六香港材料請購單TO:FROM:JOBNO:材料名稱規(guī)格數(shù)量/重量預(yù)領(lǐng)日期回復(fù)交貨期備注請購人：日期：FM-040-015-A保存期限：3個月附件七紙箱訂購單訂單號：日期：供應(yīng)商：聯(lián)系人