電子郵件使用技巧課件

人力資源部電子郵件使用技巧1

第一章電子郵件的特點(diǎn)及選擇時(shí)需考慮的問題

第二章慎重選擇發(fā)信對象

第三章注意撰寫信件內(nèi)容

第四章養(yǎng)成良好傳送習(xí)慣

第五章三思回復(fù)內(nèi)容目錄2第一章電子郵件的特點(diǎn)及選擇時(shí)需考慮的問題3選擇使用電子郵件時(shí)需要考慮的問題你的溝通是不是有時(shí)間性。比如，一個(gè)星期后有一個(gè)大型的商務(wù)活動(dòng)，你要在這一個(gè)星期內(nèi)與客戶建立關(guān)系并在這場商務(wù)活動(dòng)中涉及部分業(yè)務(wù)交往。如果你使用電子郵件與客戶進(jìn)行溝通，有可能客戶在商務(wù)活動(dòng)之后才看到郵件，就會(huì)延誤營銷最佳時(shí)機(jī)；你的客戶是不是非常忙。如果你的客戶電話常常是忙音或留言錄音，你不妨發(fā)一個(gè)電子郵件給對方；你的客戶是否難以接近。如果你通過調(diào)查了解到對方是個(gè)不苛言笑的人，自己的心理承受能力又較弱，可以選擇這種方式；你的語言表達(dá)能力是否較弱。如果你不善于語言表達(dá)，第一次與客戶溝通也可以使用電子郵件，而且今后如果事情不是太急，也可以采用這種方式；對方是不是習(xí)慣使用電子郵件。有的人雖然在名片上注明了自己的電子郵件，但本人可能并不喜歡使用電子郵件。5第二章慎重選擇發(fā)信對象6掌握"群發(fā)"清單確認(rèn)發(fā)送信息的對象，并善用抄送(Cc)功能發(fā)送電子信息之前，須確認(rèn)收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若需要收信對象回復(fù)時(shí)一定要用發(fā)送(To)功能，若僅要將信函復(fù)本同時(shí)轉(zhuǎn)送相關(guān)人員以供參考時(shí)，可使用抄送(Cc)功能。否則，發(fā)送與抄送的用途將混淆不清，也會(huì)造成對收信對象的困擾。提醒：在抄送(Cc)時(shí)，盡可能將相關(guān)人員都囊括進(jìn)去，讓他們更全面地掌握信息，便于大家協(xié)同運(yùn)作。“群發(fā)”功能是電子郵件系統(tǒng)最具威力的功能之一。使用者只須將其通知信息、問題或意見傳送至特定群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多人的回復(fù)。然而問題在于：一個(gè)人的通知信息、問題或建議是否會(huì)成為另一個(gè)人的垃圾郵件，甚或無心地觸怒他人？因此，當(dāng)使用者有“群發(fā)”需求時(shí)，務(wù)必在傳送出信件前小心地檢查其群發(fā)的清單。7注意撰寫信件內(nèi)容一電子郵件「標(biāo)題」要明確且具描述性切記收信對象是一個(gè)「人」，而不是一臺(tái)機(jī)器因?yàn)殡娮有畔⒌幕?dòng)是透過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的，使用者經(jīng)常會(huì)不自覺地「忘記」與自己真正互動(dòng)的是遠(yuǎn)程的「人」。許多情緒激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對方甚至引起沖突。實(shí)際上寫電子郵件和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。電子郵件一定要注明標(biāo)題(Subject）。因?yàn)橛性S多郵件接收者是以標(biāo)題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標(biāo)題應(yīng)盡量寫得具有描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。9注意撰寫信件內(nèi)容二考慮他人計(jì)算機(jī)的差異信件內(nèi)容應(yīng)簡明扼要電子郵件溝通講求時(shí)效，經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在電子郵件溝通時(shí)都可以省略。同時(shí)，要盡量掌握「一個(gè)信息、一個(gè)主題」的原則。大家所擁有的系統(tǒng)與硬件不盡相同，例如有些郵件系統(tǒng)不能接收大小超過2M的郵件。為確保對方能讀到自己發(fā)出的信息，撰寫郵件時(shí)應(yīng)特別注意傳送對象，考慮其是否有系統(tǒng)與硬件的限制。10注意撰寫信件內(nèi)容三理清建議或意見了解傳送出去的信息可能會(huì)被永久留存盡管信件有一定的郵寄對象，但經(jīng)過無遠(yuǎn)弗屆的網(wǎng)絡(luò)，也許郵寄出去的信件將會(huì)永久被存于某處私人檔案或轉(zhuǎn)印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎地評閱所撰寫的字句，以免引起嚴(yán)重后果。若要表達(dá)對某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見；若是想引發(fā)行動(dòng)，則應(yīng)針對事情可能的發(fā)展提出看法與建議。有時(shí)因信息太過簡短或標(biāo)明不夠清楚，收信對象可能會(huì)不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動(dòng)。11注意撰寫信件內(nèi)容五于特定郵件中加上密碼切勿講一些不會(huì)在公眾場所對他人講的話在發(fā)信之前問問自己，你會(huì)在公眾場所中公開面對面地對他人講這些話嗎？如果答案是否定的，請?jiān)僦刈x重寫，或重新思考到底要不要發(fā)出這么一份信息。千萬不可以因?yàn)闆]看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒有經(jīng)大腦思考的話語。切勿在不給予響應(yīng)或申辯機(jī)會(huì)的情況下批評或污蔑他人。有些特定的郵件內(nèi)容需要保密，為防止泄密，可考慮在這些郵件上加密。密碼學(xué)是一個(gè)極為專門的學(xué)問，在一般的電子郵件中是不會(huì)被應(yīng)用的。想要知道更多跟密碼有關(guān)的信息，可以向公司網(wǎng)絡(luò)管理人員咨詢。13第四章養(yǎng)成良好傳送習(xí)慣14養(yǎng)成良好傳送習(xí)慣一遵守一般法律規(guī)定注明送信者及其身分除非是熟識(shí)的人，否則收信人一般無法從賬號(hào)解讀出發(fā)信人到底是誰，因此標(biāo)明發(fā)信人的身分是電子郵件溝通的基本禮節(jié)。有許多人將自己的身分設(shè)計(jì)成一個(gè)附著檔案，每當(dāng)發(fā)信出去時(shí)，此檔案也將自動(dòng)地貼附該信息后面。我們希望針對"身分設(shè)計(jì)"強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)注意事項(xiàng)：（1）："身分設(shè)計(jì)"應(yīng)充分代表發(fā)信者自己，無論是引用文學(xué)名作詞句或以圖繪表示，都必須真實(shí)且充分地反映自己。有些人的身分設(shè)計(jì)為：＊＊&%^$&（^）@C.Y>Liang，讀來不免讓人感覺他或許是一個(gè)"精神錯(cuò)亂"的人；（2）：切勿過度裝飾自己的"身分設(shè)計(jì)"，例如引用名作太多或圖繪太華麗等等均會(huì)妨礙電子郵件的正常溝通效益。進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)溝通時(shí)，一般日常生活中的行為準(zhǔn)則亦須遵守。因透過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，要擷取、復(fù)制或篡改他人作品是相當(dāng)容易的，因此在網(wǎng)際空間中對于智慧財(cái)產(chǎn)權(quán)的尊重是非常重要的。凡是引用或改編他人文字或圖繪作品時(shí)，須要對原作者與原作品的出處詳加注明，以示尊重。15第五章三思回復(fù)內(nèi)容17三思回復(fù)內(nèi)容一當(dāng)他人誤送郵件給你時(shí)，盡可能代為傳遞或通知原寄送人勿期盼他人會(huì)立即回復(fù)你的信件發(fā)信者通常會(huì)期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回復(fù)。但種種原因會(huì)導(dǎo)致回復(fù)的延遲。因此，我們不要對他人回復(fù)信件的時(shí)效性做過分期許，緊急的事情應(yīng)通過電話、面談等即時(shí)溝通方式來解決。忽視或刪除他人給自己的電子郵件而不回復(fù)者，都是不好的網(wǎng)絡(luò)行為。因?yàn)榘l(fā)信人通常會(huì)焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達(dá)了該去的地方？如果收信者能從信件內(nèi)容看出正確的收信者，應(yīng)迅速轉(zhuǎn)送出去。若無法辨認(rèn)，也應(yīng)即刻回復(fù)發(fā)信人并簡單解釋傳送的錯(cuò)誤。在網(wǎng)絡(luò)空間中，要有寬容互助的心胸，原諒別人無心的錯(cuò)誤并熱心協(xié)助。18三思回復(fù)內(nèi)容二謹(jǐn)慎處理惡意中傷的郵件情緒高漲時(shí)避免立即回復(fù)訊息人們習(xí)慣于面對面的口語傳播，臉部表情與身體語言都會(huì)輔助溝通的效益。然而，使用電子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日常口語溝通時(shí)并不會(huì)冒犯他人，例如有人以「三字經(jīng)」作為見面時(shí)打招呼的口頭禪，但若將其寫入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預(yù)期的紛爭。當(dāng)來信引發(fā)個(gè)人情緒高漲時(shí)，此時(shí)應(yīng)等心情平靜后再看一遍，恢復(fù)正常理智時(shí)，解讀信件內(nèi)容的方式或許全然不同。在網(wǎng)絡(luò)上，惡意中傷或會(huì)引起爭端的郵件會(huì)時(shí)有碰到。對于這樣的處理要非常謹(jǐn)慎，以避免中計(jì)而造成連鎖反應(yīng)的污蔑行為。應(yīng)付的最好方法為：忽視它！離開屏幕繼續(xù)過著自己正常而理性的生活。19三思回復(fù)內(nèi)容四確認(rèn)將要回復(fù)的對象是誰將同一主題的所有后續(xù)意見閱讀完畢，再回復(fù)自己的意見在回復(fù)某一特定信函之前，請先閱讀所有已回復(fù)該信的內(nèi)容，也許你原定的回復(fù)內(nèi)容已有十個(gè)人講過相同的意見。若真如此，只須輕描淡寫地表達(dá)即可，無須重復(fù)大家已覺厭煩的意見。在網(wǎng)絡(luò)上，長篇大論往往不會(huì)引發(fā)他人閱讀的興趣，反而是那些精簡有力的言論會(huì)吸引注意。在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行公眾事務(wù)的討論時(shí)，請?jiān)偃伎紤]回復(fù)的對象到底是誰？有必要將自己的意見廣播嗎？或許，只須回復(fù)意見給發(fā)信者，并加注說明：「如果你覺得有必要將這個(gè)意見群發(fā)給大家，敬請傳送無妨！署名」。署名代表著回復(fù)者對其言論負(fù)責(zé)的態(tài)度，也讓回復(fù)者因其精辟的言論有所贊譽(yù)回饋。21三思回復(fù)內(nèi)容五考慮替代性的溝通管道回復(fù)