淺議高?；n案管理工作基建檔案整理方法

本文格式為Word版，下載可任意編輯——淺議高?；n案管理工作基建檔案整理方法隨著教導(dǎo)事業(yè)的快速進(jìn)展，好多高校為適應(yīng)社會(huì)進(jìn)展的需要，都在努力擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，改善辦學(xué)條件，每年新增的基建工程越來(lái)越多，基建檔案材料隨之增多?；n案是高校檔案管理的重要組織片面，高校創(chuàng)辦離不開(kāi)基建檔案，它既是學(xué)校創(chuàng)辦過(guò)程的真實(shí)反映和記錄，又是學(xué)校創(chuàng)辦進(jìn)展的重要依據(jù)。高?；n案管理工作如何在新形勢(shì)下發(fā)揮應(yīng)有的作用，服務(wù)于高校的改革和進(jìn)展，是擺在高校管理層和檔案工作管理者面前的新課題。

一、高?；n案的現(xiàn)狀

長(zhǎng)期以來(lái)，大量高校對(duì)基建檔案的收集、整理、歸檔重視不夠，造成了大量基建檔案殘缺不全，它的作用也得不到有效發(fā)揮。高校基建檔案創(chuàng)辦與管理中目前存在不少問(wèn)題，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，歸檔意識(shí)不強(qiáng)。

目前，大片面高校對(duì)教學(xué)、科研及文書等檔案的歸檔和管理對(duì)比重視，而往往忽略基建檔案的收集、歸檔和管理?；ú块T隸屬高校的輔佐部門，主管領(lǐng)導(dǎo)及基建部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案工作重視不夠，這也影響了一些基層管理人員檔案意識(shí)淡薄，普遍存在著“重創(chuàng)辦、輕檔案”思想，從而忽略對(duì)檔案資料的隨時(shí)收集工作，造成資料收集不全，事后整理基建檔案難度加大。

2.檔案意識(shí)淡薄，編制質(zhì)量不高。

從已歸檔的材料中察覺(jué)，基建檔案的質(zhì)量普遍不高，如圖紙外觀有污染不清潔、或任意涂寫；圖紙不按規(guī)定要求折疊、有片面缺角；有些歸檔文件不是原件而是復(fù)印件；有的重要文件還有缺少領(lǐng)導(dǎo)簽批或無(wú)公章現(xiàn)象；更有甚者，B項(xiàng)工程的重要文件會(huì)在A項(xiàng)工程案卷中表達(dá)，卻無(wú)文字說(shuō)明。

不模范的檔案編制會(huì)對(duì)高校基建修理及改建、擴(kuò)修的后續(xù)工作造成不利影響。

3.檔案管理不模范，體制不健全。

一個(gè)創(chuàng)辦工程一般經(jīng)過(guò)決策、設(shè)計(jì)、招（投）標(biāo)、施工、竣工等五個(gè)階段，因此基建檔案的形成周期長(zhǎng)。由于缺乏嚴(yán)格的約束機(jī)制和調(diào)控手段，大量基建兼職檔案人員在保證完本金崗位工作的前提下，不太重視兼顧創(chuàng)辦過(guò)程中產(chǎn)生文件的收集，因此在收集基建文件過(guò)程中肆意性大，導(dǎo)致歸檔內(nèi)容不真實(shí)。如片面工程論證、可行性研究等依據(jù)性文件經(jīng)常與其他事務(wù)性文件混雜在一起；對(duì)施工過(guò)程中設(shè)計(jì)變更中的一些相關(guān)材料在收集時(shí)由于對(duì)工程專業(yè)不熟諳，往往造成疏漏或缺失；有些兼職檔案員疏忽全過(guò)程文件資料的完整歸檔，更加是對(duì)創(chuàng)辦前期形成的設(shè)計(jì)立項(xiàng)和后期形成的交工驗(yàn)收、工程監(jiān)理等方面的文件材料收集的殘缺，使基建檔案的成套性、完整性存在缺陷。

檔案的信息化程度也普遍較低，在已歸檔的基建檔案中，大片面學(xué)校只能做到“目標(biāo)級(jí)”管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目次，而沒(méi)有相應(yīng)的電子文件。

4.歸檔立卷不領(lǐng)會(huì)，查閱不便當(dāng)。

基建部門由于基建任務(wù)很重，收集材料的人員往往是基建部門的文書人員，基建業(yè)務(wù)不熟諳，檔案管理業(yè)務(wù)也不熟諳，對(duì)整個(gè)工程產(chǎn)生的文件相互關(guān)系不很了解，輕易造成文件的缺失。同時(shí)，高校檔案管理部門的人員一般較少，檔案專職人員往往一個(gè)人管好幾個(gè)類別，對(duì)基建業(yè)務(wù)和基建進(jìn)程也不夠熟諳，業(yè)務(wù)水平不高，且與基建檔案員溝通不當(dāng)，對(duì)收、管基建檔案業(yè)務(wù)流程也不甚了解，在實(shí)際工作中很難做到基建檔案資料管理的模范性、合理性及切實(shí)性，因而不能對(duì)日后的檔案利用、查閱工作供給實(shí)時(shí)、切實(shí)的服務(wù)。再加上基建部門的兼職檔案管理員變動(dòng)較為頻繁，更加重了這種問(wèn)題的嚴(yán)重性。

三、完善高?；n案管理工作的對(duì)策和建議

針對(duì)以上存在的問(wèn)題，結(jié)合自己從事檔案管理的工作閱歷，建議在實(shí)際工作中可以從以下方面加以完善。

1.提高檔案科（室）的職能作用，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視。

一個(gè)單位基建檔案管理的好壞，主要在于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案的重視程度，也是強(qiáng)化檔案意識(shí)的關(guān)鍵。檔案工作是一項(xiàng)根基工作，也是一項(xiàng)悄悄無(wú)聞的工作，所以檔案科（室）要主動(dòng)加強(qiáng)與基建部門的聯(lián)系，參與到創(chuàng)辦的各個(gè)重要階段；還要發(fā)揮作為一個(gè)職能部門的作用，大力宣傳基建檔案重要性和基建檔案的利用成果。

2.完善檔案管理制度，建立同步管理機(jī)制。

基建檔案資料收集務(wù)必與工程工程創(chuàng)辦同步舉行，在整個(gè)過(guò)程中，檔案科（室）的工作人員要與學(xué)?；ú块T的文檔管理人員加強(qiáng)溝通。從前期工程工程立項(xiàng)階段到中期工程施工階段再到后期竣工驗(yàn)收階段，檔案科（室）專職檔案人員在每一階段終止后，檢查、指導(dǎo)基建部門的兼職檔案員收集該階段的文件資料，包括從工程的建議書、立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究、方案階段的文件等前期一系列事宜，到工程的整個(gè)設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收的全體資料，這樣做的目的是防止基建檔案的漏收。在工程工程創(chuàng)辦中，檔案科（室）專職檔案員要主動(dòng)了解工程進(jìn)展處境，在工程工程竣工驗(yàn)收后，檔案科（室）專職檔案員要輔助基建處的兼職檔案員，核實(shí)各階段資料文件，查遺補(bǔ)漏，對(duì)材料編制不夠完整或不符合歸檔要求的，要提出整改觀法，保證檔案進(jìn)科（室）質(zhì)量。

3.提高基建檔案管理人員的綜合才能。

基建檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，作為專職和兼職的基建檔案管理人員，確定要根本熟諳工程工程的創(chuàng)辦過(guò)程，包括已建、在建、待建的工程。它既需要有檔案管理方面的學(xué)識(shí)，又要有建筑工程方面的專業(yè)學(xué)識(shí)，因此檔案工作人員的才能和素質(zhì)直接影響基建檔案工作質(zhì)量的好壞。學(xué)校理應(yīng)組織基建部門的兼職檔案員和檔案科（室）專職檔案員定期舉行基建檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，了解、掌管工程創(chuàng)辦過(guò)程各個(gè)階段所產(chǎn)生的文件資料；學(xué)校檔案部門也要對(duì)基建檔案人員舉行基建檔案整理指導(dǎo)，掌管基建檔案整理立卷模范操作規(guī)程。

完善基建檔案人員的溝通才能，在工程決策、立項(xiàng)的同時(shí)，基建檔案人員要實(shí)時(shí)與學(xué)校檔案部門相互溝通，檔案部門需全過(guò)程跟蹤服務(wù)，提出各階段收集資料方案，確?；ㄎ募Y料不遺漏按時(shí)移交歸檔。

專職檔案管理人員也務(wù)必努力加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，優(yōu)化自己的學(xué)識(shí)布局，在鉆研檔案理論的同時(shí)，學(xué)習(xí)和掌管運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)舉行檔案管理的各種學(xué)識(shí)和技能，提高自己的綜合才能，使自己具備較全面的學(xué)識(shí)布局以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。

4.加強(qiáng)電子化檔案管理的工作力度

采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔方式已跟不上現(xiàn)代檔案信息資源的收集的進(jìn)展，傳統(tǒng)檔案管理是一種物理管理，而電子檔案是一種規(guī)律管理。高校應(yīng)加強(qiáng)硬件創(chuàng)辦，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。先進(jìn)的檔案管理?xiàng)l件是提高檔案利用率的根基，它具有操作簡(jiǎn)便、查詢探尋快捷、統(tǒng)計(jì)功能強(qiáng)大、存貯安好等優(yōu)點(diǎn)，能提高工作效率和質(zhì)量，把檔案管理從傳統(tǒng)的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，使宏大利用者足不出戶就能享受到便當(dāng)、快捷的服務(wù)。作為高校檔案中的重要組成片面的基建檔案管理，也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、使用檔案管理軟件，利用外包掃描、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管和開(kāi)發(fā)利用，經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，不僅節(jié)省了檔案存貯空間，也提高了檔案信息的檢索速度；裁減檔案原件因使用頻繁而造成的破損等狀況，從而充分發(fā)揮檔案的信息優(yōu)勢(shì)，提升檔案信息的價(jià)值。

要合理有序地舉行基建檔案管理信息化。保障相應(yīng)的硬件，如電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等是舉行高校基建檔