論建設(shè)工程文件檔案資料管理

論建設(shè)工程文件檔案資料管理中圖分類號：G275文獻標識碼：A文章編號：1003-9082〔2014〕07-0036-01一、前言現(xiàn)前階段的工程建設(shè)過程中，很多建設(shè)單位都只重視工程項目的施工現(xiàn)場，往往忽視工程資料的積累和整理工作。很多建設(shè)工程文件都達不到規(guī)范，沒有一定的深度和廣度，文件缺損，不夠完備，有時候文件隨著個人的流動而產(chǎn)生丟失和損壞等情況，給后期的查閱工作帶來了很大的麻煩，一旦工程出現(xiàn)問題，責任追究工作都無法進行，不但給資料查閱者帶來麻煩，也給帶來巨大損失。二、建設(shè)工程文件檔案資料概述建設(shè)工程文件檔案由建設(shè)工程文件和檔案組成，建設(shè)工程文件檔案資料的概念可以分為以下三個方面來講述，第一是建設(shè)工程文件，第二是建設(shè)工程檔案，第三是建設(shè)工程文件檔案資料載體。以下是具體概述：1.建設(shè)工程文件，又稱工程文件。建設(shè)工程文件的概念：建設(shè)工程文件是指工程建設(shè)過程中所形成的信息記錄，涵蓋各種形式，具體包括以下五種文件：工程準備階段產(chǎn)生的文件，施工記錄文件，監(jiān)理文件，工程竣工圖以及工程的竣工驗收文件。以下分述這五種文件類型，工程準備階段文件具體是指在工程建設(shè)正式動工之前，在以下階段產(chǎn)生的文件資料：工程立項，工程審批，征地工作，勘察，項目設(shè)計，工程招投標等多個階段。施工文件是施工單位在工程施工過程中產(chǎn)生的文件。監(jiān)理文件是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等階段監(jiān)理過程中產(chǎn)生的文件?？⒐D是指工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣?？⒐を炇瘴募侵附ㄔO(shè)工程項目竣工驗收活動中產(chǎn)生的文件。2.建設(shè)工程檔案，又稱工程檔案。建設(shè)工程檔案的概念：是指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形成的記錄。3.建設(shè)工程文件檔案資料載體。載體具體包含四種：第一種是紙質(zhì)載體，是指載體形式的基礎(chǔ)是紙張；第二種是縮微品載體，這種載體形式的基礎(chǔ)是膠片，保存方法是縮微技術(shù)；第三種是光盤載體，該載體形式的基礎(chǔ)是光盤，保存方法是技術(shù)。第四種是以磁性記錄為基礎(chǔ)，對工程資料的電子文件、聲音、圖像進行存儲的方式。三、建設(shè)工程文件檔案資料特征1.分散性和復(fù)雜性。一般的建設(shè)工程周期都比較長，整個生產(chǎn)過程中工藝復(fù)雜，所用到的種類繁雜，尤其是現(xiàn)在的技術(shù)，更新?lián)Q代極快，建設(shè)工程因此變得相當復(fù)雜，層次多，工程階段相互錯雜，這也導(dǎo)致了建設(shè)工程文件檔案資料的分散性和復(fù)雜性。2.繼承性和時效性。隨著時代的發(fā)展，技術(shù)、施工工藝、新材料以及建筑水平也在不斷提高和發(fā)展，在這一過程中，文件檔案資料具有繼承性和時效性。繼承性體現(xiàn)在其可以記錄以往施工的經(jīng)驗教訓(xùn)，給后面的施工提供指導(dǎo)；時效性體現(xiàn)在文件檔案資料的價值會隨著時間的推移而衰減。3.全面性和真實性。建設(shè)工程文件檔案資料的全面性體現(xiàn)在對項目相關(guān)信息完整而全面的反映上，其真實性體現(xiàn)在資料必須真實反映工程情況上，真實性包括要反映項目過程中發(fā)生的事故和存在的隱患。4隨機性。建設(shè)工程文件檔案資料的范圍涵蓋了整個建設(shè)工程的過程，許多資料都是產(chǎn)生于具體的工程事件中，所以，建設(shè)工程文件檔案資料是有很大隨機性的。5.多專業(yè)性和綜合性。建設(shè)工程文件檔案資料的存在依賴于不同的專業(yè)對象，其載體種類也有很多，所以其多專業(yè)性體現(xiàn)在：涉及專業(yè)多樣，包括聲學(xué)、建筑、力學(xué)、市政、電子、公用、消防、保安、等，其綜合性體現(xiàn)在：綜合內(nèi)容包括合同、進度、造價、質(zhì)量、組織協(xié)調(diào)等。四、建設(shè)工程文件檔案的歸檔層次和歸檔范圍、要求1.建設(shè)檔案的歸檔層次：第一，向本單位檔案管理部門移交的，包括在建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等工程建設(shè)過程中形成的文件；第二，向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交的，包括在勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等工程建設(shè)過程中形成的文件；第三，向地方城建檔案管理部門移交的，建設(shè)單位按照現(xiàn)行歸檔整理規(guī)范要求匯總的文件檔案。2.建設(shè)工程文件歸檔范圍：“關(guān)于做好基本建設(shè)項目檔案資料管理工作的通知〞中明確指出：“基本建設(shè)項目的檔案資料是指在整個工程建設(shè)過程中形成的應(yīng)該歸檔保存的各種文件材料，包括從建設(shè)項目的提出到竣工投產(chǎn)、交付使用的全部過程中形成的文字、材料、圖紙、圖表、計算材料、照片、錄音錄像磁帶等，它是工程建設(shè)及竣工投產(chǎn)、交付使用的必備材料，是對工程項目檢查、維修、管理、使用、改建、擴建的依據(jù)和憑證。〞第一，與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)在狀況、具有保存價值的各種載體的文件；第二，具體歸檔范圍應(yīng)按照國家頒布的規(guī)范進行歸檔管理。3.建設(shè)工程文件歸檔的要求：第一，建設(shè)單位負責組織、監(jiān)督和檢查各個單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。第二，移交檔案時，雙方交接單位應(yīng)編制移交清單，交接時雙方要簽字、蓋章。第三，取得工程檔案認可文件之后，城建檔案管理機構(gòu)出具工程檔案認可文件，最后方可組織工程竣工驗收。第四，工程文件檔案應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，各方的工程文件檔案均必須為原件。第五，工程文件檔案資料中的文字材料統(tǒng)一使用A4紙張，竣工圖要求加蓋竣工圖章。第六，工程文件檔案的保管期限一般分為永久、長期、短期三種。第七，停建、緩建建設(shè)工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。五、工程項目檔案資料的管理工程項目檔案資料管理的基本要求：標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，便于檢索和整理。1.工程項目檔案資料的搜集項目建設(shè)階段，必須建立檔案收搜集程序，避免不必要的損失，建立嚴格的檔案資料管理制度，在收集資料時，要注意找準重點，去除重復(fù)，檢查有無錯漏資料頁，保證資料的完整性和真實性。短期檔案資料應(yīng)在一定時期內(nèi)重新核定，無繼續(xù)保存價值的資料在辦理核銷手續(xù)后銷毀。2.工程項目檔案資料的整理檔案資料的整理和組卷要遵循工程施工文件的自然形成規(guī)律，同時要保持案卷內(nèi)各種文件的有機聯(lián)系，便于保管和查閱，在管理過程中，已經(jīng)存檔的檔案不可隨意外借，如果需要借閱，一定要按相關(guān)的程序辦理手續(xù)，再進行查閱或復(fù)制資料。六、結(jié)束語建設(shè)工程文件檔案是一項重要的工作，對于工程建設(shè)工作具有極大的意義。同時，檔案資料也標志著一個建設(shè)工程的合格性，也是今后城市規(guī)劃建設(shè)、城市改建工程等工作所必須的一項重要工程信息資源。檔案資料是對工程建設(shè)的全部真實記錄，要確保其真實性，做好建設(shè)工程檔