會議管理制度

會議管理制度目錄總則會議分類及審批會議管理獎懲附則第一章總則第一條引言為規(guī)范公司會議管理，提高會議質量，降低會議成本，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有部門的會議管理。第三條管理權責一、人事行政部負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調及本制度的執(zhí)行監(jiān)督;二、會議提擬人或主辦部門負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰建議;三、會議的審批權限詳見“第五條會議發(fā)起與審批”;第二章會議分類及審批第一條會議分類，見附表會議分類序號會議名稱主題/特點類別主持人參加人1周例會1總結本周工作/安排下周工作2總結上周會議決議的落實情況3公司例會每周五下午3點在3號會議室進行4部門例會應避免與公司例會沖突1公司例會2部門例會1人事部負責人或指定會議主持人2部門負責人或指定會議主持人1主管以上人員或會議指定參會人員；2部門例會、組長以上人員或指定參會人員。2動員會發(fā)言固定，沒有討論程序。公司臨時召開行政會議部門負責人、指定會議主持人會議發(fā)起人提擬參會人員3研討會對某一課題或問題切磋、探討，不一定有結果。公司臨時召開行政會議部門負責人、指定會議主持人會議發(fā)起人提擬參會人員4評審會對某事物的價值、性能、質量鑒別，必須有結論。公司臨時召開行政會議公司總經(jīng)理或其指定會議主持人會議發(fā)起人提擬參會人員5專題會為某一專題而開，必須有結論。公司臨時召開行政會議會議提擬人或會議提擬人指定會議主持人會議發(fā)起人提擬參會人員6評比會必須有結論一般在年底或某一重大活動結束后召開公司例會人事行政部負責人會議發(fā)起人提擬參會人員7總結會總結前一段工作，研究、部署下階段工作。公司例會部門負責人或指定會議主持人會議發(fā)起人提擬參會人員8匯報會下級向上級或有關人員匯報工作情況。公司臨時召開行政會議會議提擬人或會議提擬人指定會議主持人會議發(fā)起人提擬參會人員9調度會任務安排，人員派遣，設備物資情況的調動。公司臨時召開行政會議會議提擬人或會議提擬人指定會議主持人會議發(fā)起人提擬參會人員10部門早會各部門固定程序部門會議部門負責人自定部門全體人員第二條會議發(fā)起與審批一、公司(例會)和(例行早會)無須發(fā)起和審批;二、研討、評審、專題、評比、匯報、調度等會議的召開，需由發(fā)起人(主管級以上員)，按要求在辦公軟件里填寫會議申請，報到人事行政部，批轉后方可按程序辦理相關事項;三、公司臨時行政會議、公司年會由總經(jīng)理或副總經(jīng)理直接發(fā)起或由議題涉及業(yè)務的主辦部門負責人發(fā)起，總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準;三、部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突;第三條會議安排的原則為：小會服從大會，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。第三章會議管理第一條所有會議通知遵照以下規(guī)定：一、會議通知一般應在會議召開前一天的12：00以前，通知對象為與會人員、會務服務提供部門（人事行政部）；二、所有會議通知形式采取辦公軟件會議管理方式通知第二條會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定：一、會議發(fā)起部門須提前做好會議資料（如議程、提案、匯報材料、計劃草案、其它與會人應提交的資料）的準備；二、會務服務提供部門，須提前做好會務準備工作，應提前半小時打開會議室，檢查會議室的衛(wèi)生情況，打開窗戶通風戓開啟空調，備好會議所需的各種設施、用品等;三、各參會人員，應根據(jù)會議要求，準備好相關材料，材料包括：會議所需要的技術材料、本部門需在會議上解決問題的議案及上次會議決議落實情況的匯報，以上材料要以書面形勢提出;第三條部門會議需用公司會議室的，應向會議室管理部門（人事行政部）通過辦公軟件提出申請并按照相關程序辦理，由會議室管理部門（人事行政部）統(tǒng)籌安排。第四條會議主持人須遵守以下規(guī)定：一、主持人須于會前指定一名會議記錄員，對本次會議進行詳細記錄，并由記錄員在會前對所有參會人員的書面議案進行收取，交給會議主持人或招集人，并在會后對會議記錄、紀要進行整理;二、主持人須于會前5分鐘到達，檢查會務落實情況;三、主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的簡單說明;四、公司例會、臨時行政會議一般應控制在2小時以內，根據(jù)會議進行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意;第五條與會人員注意事項：一、行政會議的與會人員，須在會議2小時前向會議主持人提交會議發(fā)言提綱或提案文本，如果本人沒有在會議上發(fā)言的計劃，或者發(fā)言內容很少，可告知或口述給會議記錄員，由會議記錄員記錄;二、與會人員須準時到會，并在《會議簽到表》上簽到;見附件一第六條會議記錄一、公司各類會議均須進行會議記錄，必要時由發(fā)起人進行會議錄音;二、公司各類會議由會議記錄員負責記錄，各部門應設一名會議記錄員，負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作;第七條會議記錄員職責：一、做好會議的原始記錄，根據(jù)需要整理會議記錄、紀要;二、會議記錄、紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定，最遲于次日呈報會議主持人及相關與會人員;三、會議決議的相關責任人要在會議紀要上確認簽名。如有與會人員對會議紀要產生異議，須提交本人當次會議的原始記錄，再與其他與會人員核定確認，經(jīng)核定確認異議存在，須立即修正;四、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作。及時將經(jīng)主持人核準的《會議簽到表》《會議記錄、紀要》報人事助理處存檔;五、除部門早會外，其它所有會議都必須有會議記錄、紀要;第八條會議資料的歸檔保管：一、會議資料包括：(會議簽到表)、(會議記錄)、(會議紀要)及與會人員提交的(議案)等;二、各部門組織的本部門會議的會議資料，由各部門會議記錄員負責歸檔。涉及多個部門會議，由會議發(fā)起部門負責會議記錄的歸檔;三、公司所有會議的會議記錄、記要、簽到表，會后整理完畢后統(tǒng)一交由人事助理處存檔;四、會議記錄、記要為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調閱應嚴格按公司保密制度的有關規(guī)定執(zhí)行。保管期限為2年，到期由人事行政部統(tǒng)一銷毀;第九條會議決議的跟進一、會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定;二、例會的會議決議事項，由會議指定的責任人負責落實，并由主持人指定的專人對落實情況進行跟蹤、督查，在下周例會上先對本周決議的落實情況進行核實，對末按要求落實的項目，當事責任人要給出合理解釋，否則按末完成工作任務處理，并限期完成;三、會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準;會議紀律第一條、無正當理由遲到、早退每次罰款10元的;第二條、無正當理由缺席每次罰款50元的;第三條、因通知原因造成參會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔;第四條、與會人員須遵守會議紀律，與會期間應將手機調至振動，與會期間不許接聽電話、不準吸煙、聊天、不準隨便走動，有急事需離開時，要向主持人請假，獲準后方可提前離開，否則每次罰款10-30元;第五章附則第一條本制度由公司人事行政部負責解釋。第二條凡本制度未明確規(guī)定的獎懲，按《獎懲管理制度》有關規(guī)定執(zhí)行。附件一：《會議簽到表》附件二：公司會議紀要模板會議簽到表會議名稱：會議室：年月日時分姓名簽到時間簽退時間未與會理由制表人：制表日期：年月日會議紀要會議名稱會議主持會議地點記錄員會議日期召開時間結束時間參會人員缺席人員項次會議內容責任人完成時間上周會議遺留問題：一二三上周其它事項已完成本周會議內容：一二三四五六與會部門質量部制造部設計部發(fā)展部物料部市場部研發(fā)部人事行政部總經(jīng)理記錄：審核：批準： 辦公室衛(wèi)生管理制度一、主要內容與適用范圍1．本制度規(guī)定了辦公室衛(wèi)生管理的工作內容和要求及檢查與考核。2．此管理制度適用于本公司所有辦公室衛(wèi)生的管理二、定義1．公共區(qū)域：包括辦公室走道、會議室、衛(wèi)生間，每天由行政文員進行清掃；2．個人區(qū)域：包括個人辦公桌及辦公區(qū)域由各部門工作人員每天自行清掃。1.公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生應做到以下幾點：1） 保持公共區(qū)域及個人區(qū)域地面干凈清潔、無污物、污水、浮土，無死角。2） 保持門窗干凈、無塵土、玻璃清潔、透明。3） 保持墻壁清潔，表面無灰塵、污跡。4） 保持掛件、畫框及其他裝飾品表面干凈整潔。5） 保持衛(wèi)生間、洗手池內無污垢，經(jīng)常保持清潔，毛巾放在固定（或隱蔽）的地方。6） 保持衛(wèi)生工具用后及時清潔整理，保持清潔、擺放整齊。7） 垃圾簍擺放緊靠衛(wèi)生間并及時清理，無溢滿現(xiàn)象。2.辦公用品的衛(wèi)生管理應做到以下幾點：1） 辦公桌面：辦公桌面只能擺放必需物品，其它物品應放在個人抽屜，暫不需要的物品就擺回柜子里，不用的物品要及時清理掉。2） 辦公文件、票據(jù)：辦公文件、票據(jù)等應分類放進文件夾、文件盒中，并整齊的擺放至辦公桌左上角上。3） 辦公小用品如筆、尺、橡皮檫、訂書機、啟丁器等，應放在辦公桌一側，要從哪取使用完后放到原位。4） 電腦：電腦鍵盤要保持干凈，下班或是離開公司前電腦要關機。5） 報刊：報刊應擺放到報刊架上，要定時清理過期報刊。6） 飲食水機、燈具、打印機、傳真機、文具柜等擺放要整齊，保持表面無污垢，無灰塵，蜘蛛網(wǎng)等，辦公室內電器線走向要美觀，規(guī)范，并用護釘固定不可亂搭接臨時線。7） 新進設備的包裝和報廢設備以及不用的雜物應按規(guī)定的程序及時予以清除。3.個人衛(wèi)生應注意以下幾點：1） 不隨地吐痰，不隨地亂扔垃圾。2） 下班后要整理辦公桌上的用品，放罷整齊。3）