如何安排下屬工作

1如何安排下屬工作當前1頁，總共58頁。現(xiàn)場調(diào)查：

您是如何給下屬安排工作的？當前2頁，總共58頁。

綜各位前面所述，我們不難發(fā)現(xiàn)，給下屬布置工作任務(wù)不僅是一句話或一張指令單，而且要懂得一些技巧才行。

因為到處是命令，等于沒有命令；只有最恰當?shù)拿?，最正確的命令，才是最有效的命令。這是常理，作為管理者更應(yīng)精通此道。否則工作中就容易走彎路，比別人慢半拍，或下屬工作質(zhì)效達不到預(yù)期。3當前3頁，總共58頁。4當前4頁，總共58頁。小故事

在一片茂密的森林里，住著一只威武的獅子。因為勇猛無敵，它在這片森林里一統(tǒng)天下，成了這里的霸主。為了進一步開拓自己的疆域，獅子決定向鄰近的另一片森林開戰(zhàn)。出征前，獅子舉行了御前軍事會議，并派出大臣昭告百獸，讓大家根據(jù)各自的特長，擔負起不同的工作。于是大家都根據(jù)各自的物長迅速地找到了適合自己的工作：大象馱運軍需用品，熊沖鋒殺敵，狐貍出謀劃策當參謀，猴子充當間諜深入敵后......唯有驢和野兔一時沒有找到自己的工作。此時，有的動物就向獅子建議說：“大王，咱們把驢子和野兔放走吧，它們對戰(zhàn)爭毫無用處。驢子的反應(yīng)太慢了，野兔容易動搖軍心?！薄安恍?！絕對不能那樣做！”獅子堅定地說：“驢子和野兔在戰(zhàn)斗中也能發(fā)揮出它們的作用。驢子可擔任司令兵，因為它發(fā)出的聲音可使敵人聞之喪膽；野兔動作迅速敏捷，在戰(zhàn)場上是非常好的聯(lián)絡(luò)員?！眲游飩冇X得獅王說得很有道理，便不再反對，各自為戰(zhàn)爭做起了積極的準備工作。戰(zhàn)爭爆發(fā)后，每只動物在戰(zhàn)場上最大限度地發(fā)揮出自己的長處，果然所向披靡，大獲全勝。獅王的精明安排也獲得了動物們的一致稱贊。當前5頁，總共58頁。如何幫助員工找到自己的位置？當前6頁，總共58頁。1、明確員工的角色2、告知員工應(yīng)做的工作3、讓員工了解工作流程要不得卻曾經(jīng)發(fā)生過的事：

個別部門將《崗位職責說明書》視為綜合管理部的職能：“你們給我們制定二操和三操針對性的崗位職責吧”“你們把崗位說明書按要求做好后給我們一份吧”當前7頁，總共58頁。合理地分配任務(wù)當前8頁，總共58頁。9如何合理地分配任務(wù)？

當前9頁，總共58頁。簡明地表達要求什么樣的工作結(jié)果采用適當?shù)姆绞较逻_命令通過提問，復(fù)述工作要求確定正確傳達把任務(wù)分配給最有能力完成的人愿意聽取員工關(guān)于完成任務(wù)的建議和可能需要的支援在工作圓滿完成后提出表揚

當前10頁，總共58頁。1.明確任務(wù)內(nèi)容★運用5W2H的方法What——工作任務(wù)內(nèi)容？Why——工作的目的、目標？Where——在哪里做？Who——誰負責？誰協(xié)助？When——進度時限要求如何？How——如何做？有哪些注意事項？Howmuch——成本？★如有必要，可書面形式下達命令。11當前11頁，總共58頁。2.徹底確認★遵循合理的任務(wù)傳達步驟；★不要經(jīng)常一次給部屬太多的任務(wù)；★使用對方容易了解的詞語；★復(fù)誦與質(zhì)詢?nèi)蝿?wù)的要點；★直到確認部屬已完全了解。3.使部屬樂意接受，并會全力以赴★讓部屬領(lǐng)會任務(wù)的目的和意義；★要明確具體地表示；★選擇最合適的方式；★應(yīng)避免引起不悅或反感；★信賴對方，充分授權(quán)（不授責）。12當前12頁，總共58頁。1.明確具體2.確認了解程度3.激發(fā)部屬執(zhí)行意愿13當前13頁，總共58頁。1.部屬的能力與意愿★

誰負責哪一部分；★

說服的藝術(shù)；★

對方的工作能力是否足夠；★對方接受任務(wù)的程度。2.工作標準★不要以為部屬應(yīng)該知道了，命令的方式因人而異，應(yīng)盡量詳細說明；★

完成任務(wù)的重點應(yīng)非常清楚；★

完成任務(wù)的時間及衡量標準需明白指出；★允許部屬有確認和商討的機會。14當前14頁，總共58頁。3.任務(wù)均衡的團隊精神★受命的部屬工作是否很忙；★是否有些人總是做困難的工作，而有些人恰好相反。4.其他注意事項★

命令的口氣；★應(yīng)有專人負責處理，避免多人進行而沒有負責者；★

應(yīng)對部屬的工作進度做必要的追蹤和適當?shù)目刂疲弧?/p>

任務(wù)交待后避免輕易改變主意，確有必要時，應(yīng)委婉說明。15當前15頁，總共58頁。吩咐——盡量用親切的語氣要求部屬請托——用拜托對方的語氣要求部屬詢問——用詢問的語氣激勵部屬暗示——暗示部屬最適合此項工作任務(wù)征求——用商量的語氣與部屬探討工作任務(wù)及交付嚴正——用嚴厲的態(tài)度要求部屬完成工作16當前16頁，總共58頁。17當前17頁，總共58頁。有效委派當前18頁，總共58頁。如何做到有效委派？

當前19頁，總共58頁。1、確定需要委派他人去做的工作2、選定能夠勝任工作的人3、制定一個確切的委派計劃(P)4、確定委派工作的時間，條件和方法5、委派工作(D)6、檢查工作進展情況(C)——問題17、檢查和評價委派工作達成的結(jié)果(A)——問題220當前20頁，總共58頁。抓住布置工作的要點當前21頁，總共58頁。如何抓住布置任務(wù)的要點？當前22頁，總共58頁。任務(wù)與職能相稱避免越級指派交代必須明確與員工商討任務(wù)執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的問題23當前23頁，總共58頁。重點突出的布置任務(wù)當前24頁，總共58頁。布置任務(wù)如何重點突出？當前25頁，總共58頁。闡述問題陳述你需要什么樣的結(jié)果說明可能出現(xiàn)的問題讓員工提出問題，并耐心做答時間緊張的情況下，采用提示單或備忘單26當前26頁，總共58頁。委派下屬的方法？當前27頁，總共58頁。

有些管理者認為他們很擅長委派工作，他們將所有日常垃圾工作和責任一股腦的委派給了下屬。這樣的做法或許管理者本人會感到高興，但團隊成員則不然。下屬在雜亂無條理的工作指令過程中會產(chǎn)生煩燥或工作質(zhì)效打折扣，感受不到成就感。所以，有效的工作委任能夠提高團隊的業(yè)績，但更需要勇氣，紀律和自我意識的支持。28當前28頁，總共58頁。1.了解自己的價值。如果自己的工作內(nèi)容與未成為管理層之前的職位一樣，那么我們就不應(yīng)該得到提拔。不要自降身份。即使我們認為自己能比員工做得更好，否則盡管自己很辛苦，卻沒有給所在團隊增加價值。我們必須要做一些和團隊工作有所不同的工作：組織和團隊管理、督導檢查、進行最合理的工作分配、工作創(chuàng)新。

2.要清楚的表達你所要的結(jié)果。

要清楚的說明自己所期待的工作結(jié)果以及工作完成的時間。即使我們不得不再三向團隊強調(diào)，也一定要這樣去做。

如果有任何模糊不清的地方，我們的意思都會被錯誤的理解。不要責怪工作團隊，要受到責怪的是我們自己：下屬員工不是心理專家，他們不會讀心術(shù)。清楚的表達能夠避免返工和沖突，避免以后士氣和信心的低落。29當前29頁，總共58頁。3.手段靈活。我們可能會認為自己是唯一知道如何正確行事的人。不過請讓自己的下屬創(chuàng)造一些驚喜吧：他們有可能會找到更好的做事方法。4.懂得放手。不要五分鐘就檢查一次下屬的工作情況。給下屬一定的信任，如果他們有什么長處他們一定會表現(xiàn)出來。我們需要的是例行的溝通。30當前30頁，總共58頁。5.隨時提供幫助。鼓勵員工說出他們所碰到的任何問題。不要直接告訴他們答案：幫助他們自行發(fā)現(xiàn)解決方法。我們不必通過直接告訴他們答案來展示自己的聰明才智：那樣的話會讓他們學會一切都依賴我們。6.給隊伍施加壓力。有壓力是件好事，它讓人們體會成就感，發(fā)現(xiàn)全新的具有創(chuàng)造性的做事方法以及發(fā)展新的技巧。

雖然壓力是好事，但精神負擔并不是好事。它們的區(qū)別在于對壓力的控制。

只要讓團隊覺得一切皆在掌握之中，他們所感覺到的就是壓力而非精神負擔。合理的工作分配能使員工掌控工作而避免造成精神壓力。如果團隊成員超負荷工作導致抱怨頻頻，精神壓力便已成為員工的思想主流。

31當前31頁，總共58頁。7.委派有意義的工作，而不僅僅委派日常的垃圾工作。8.永遠不要推脫責任，除非你想要一個只是表面上看起來還不錯，實際上隊員們勾心斗角，整個功能失調(diào)的隊伍。

我們可以下放權(quán)力，但是不能下放責任。我們終歸要為整個團隊的工作成果負責。（個別管理者的“出事故當天我休班了”的理論）

9.下放贊揚。

這樣做可以鞏固我們的地位，因為這樣能為自己帶來忠誠、信賴和尊重，使下屬成員更樂于向高質(zhì)效工作看齊。32當前32頁，總共58頁。33當前33頁，總共58頁。例：

“小劉，明天有個緊急的事情需要你來加班?！?/p>

“領(lǐng)導，我明天有很重要的事情，不能來加班?！保ㄍ纯酄睿?/p>

“那你說我應(yīng)該讓誰來加班呢？”

“小王不行嗎？他明天應(yīng)該沒事吧?！?/p>

“你覺得讓小王加班合適嗎？他已經(jīng)兩個星期沒有休息了。”

“那你讓小李來加班不行嗎？”

“小李能跟好這個事情嗎？他才剛來不到半年。”

“......”(低頭沉思狀)

“如果你能找到更合適的人選在下班前告訴我，謝了！”

如果下屬推脫交待的任務(wù)，可以試著讓他說替代的人選。

管理者的責任并不是安排別人工作，而是合理的安排別人的工作。對于經(jīng)常推脫工作的人，換人當然不是最佳選擇，但是換腦卻是管理者的任務(wù)。越是經(jīng)常推脫工作的人，越應(yīng)該多與之交流和溝通，不光要讓下屬清晰自己的職責還要讓其認可自己的職責。

34當前34頁，總共58頁。

首先從我們自身找原因：

1、我們是否是隨意的安排工作？

2、下屬是否認可或清楚這是他職責范圍內(nèi)的事情？

3、我們的安排是否是最合理的，已經(jīng)考慮過的？

4、我們是否經(jīng)?；蛘呃信c下屬討論他的工作？

當前35頁，總共58頁。其次我們要明白下屬推脫工作的原因：

1、是不是團隊中每個人對安排的工作推脫的頻率是一致的？

2、是不是有些工作所有人都不愿意去做？

3、下屬是否清楚他做的事情的意義？

4、下屬是否清楚他不做的后果？這里有兩個考慮的層面，一個是工作的內(nèi)容，一個是工作者態(tài)度。(個別情況下還有團隊氛圍文化和管理者下達指令的方式)

有的工作是所有人都不喜歡做的，有的工作是不同人的愛好，有的工作對不同人的個人意義不同。如果我們都定義送文件是個苦差使，但是是否有人能認識到“送”和“文件”的區(qū)別，送這個工作是不重要和辛苦的，但是文件是非常重要的。或者說如果不是重要的文件會需要派人專門去送嗎？

36當前36頁，總共58頁。

上一個情景中小劉推脫的原因其實是因為事情很重要，他的工作風險就比較大，哪怕是加班費非常優(yōu)厚，他也不愿意承擔。但是因為只有小劉適合做這件工作，所以明知沒有其他可選人還是讓小劉說出其他人選。其實在事后他的領(lǐng)導還需要和他討論一下讓他加班“跟這件工作”的意義：讓他加班是認為他最適合“做”那項重要的工作。加班是辛苦的，但加班所做的工作意義對下屬和公司同樣重要。

我們通常會討論下屬的問題，有的時候還要加一些定語如“80后”“90后”之類的，其實這是在掩蓋管理者自己的責任。

沒有一件事情是只和下屬有關(guān)的事情，所有的工作是管理者和下屬共同完成的，只有分工上的區(qū)別。

37當前37頁，總共58頁。二、如何改善提高下屬員工的績效38當前38頁，總共58頁。1、用人所長。

員工績效不好，管理者常從員工身上找原因，其實，更應(yīng)該反省一下管理者自己在人員的使用上是不是存在問題，有沒有用其所長，發(fā)揮出員工的特長。2、加強培訓。依據(jù)企業(yè)需求長期的、持續(xù)的、有計劃的進行。3、明確目標。如果員工沒有明確的工作目標，那么通常會比較迷惑、彷徨，沒有方向感，當然工作效率會受到影響，同時，由于員工沒有得到明確的目標指引，員工的努力方向同公司所希望達到的結(jié)果難免有所不同。當前39頁，總共58頁。4、建立績效標準。清晰的績效標準可以讓高績效的員工有成就感，知道自己已經(jīng)達到或者超出了公司的要求，這種成就激勵的效果對層次較高的管理人員或者專業(yè)人士非常明顯。清晰的績效標準可以使沒達到標準的員工有一個努力的目標，知道自己同其他人的差距，從而激發(fā)工作干勁，努力完成工作指標?！锟冃藴剩仨毷切匠臧l(fā)放的依據(jù)，才能保證激勵效果。

5、及時監(jiān)控績效考評?？荚u周期可以是一個月、一個季度或者一年。但是，監(jiān)控應(yīng)該是隨時隨地進行的。監(jiān)控不及時，就不能獲得全面、客觀的第一手資料。很容易導致考評之前爭表現(xiàn)的現(xiàn)象發(fā)生，使“聰明人”鉆空子，考評不公平。

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如果強調(diào)什么，你就檢查什么；你不檢查，就等于不重視。

——IBM公司總裁

郭士納當前40頁，總共58頁。6、及時反饋考評結(jié)果。在績效考評剛剛出結(jié)果的時候，正是員工對績效問題最關(guān)心的時候，也是思考最多的時候。這個時候反饋效率高，員工比較投入，效果好，并且利于對一些出現(xiàn)的問題進行及時改進。如果過了這個時期，考評者和被考評者都已經(jīng)把考評的事放在一邊了，效率一定降低；同時，員工會對公司的考評產(chǎn)生不良印象，會認為公司也不重視考評。由于其它工作已經(jīng)展開，考評反饋也會占用工作時間，對其他工作難免會帶來不良影響。

（車間二次分配、考核結(jié)果及時公布）

41當前41頁，總共58頁。當前42頁，總共58頁。1、建立健全工作責任制，按制度辦事，未按規(guī)定帶來的失誤嚴懲。（部門考核細則）2、建立健全激勵制度，讓員工有干頭，有盼頭，充分調(diào)動下屬的工作積極性。（同上）3、幫助清理工作思路，在安排大量工作的時候，交代清楚哪些是急著辦，哪些可以緩一步辦。在安排一項重要事務(wù)時，告之下屬具體的工作步驟，應(yīng)注意哪幾個環(huán)節(jié)。

（但不可以“今天下午你就干這一件事，別的不用干”來扼殺員工工作能動性和自我管理能力）4、幫下屬排除障礙，在布置任務(wù)之初，預(yù)計在工作過程中下屬會遇到哪些盡其自身所能難以解決的疑難，自己親自出面幫其疏通有關(guān)方面關(guān)系或親手處理。

（切不可說“這個任務(wù)交給你了，遇到問題自己擺平”的甩手掌柜。）

43當前43頁，總共58頁。5、多與下屬交流切蹉，給下屬實踐的機會?？梢越Y(jié)合工作實際與下屬探討一些處理問題的方法技巧，如何在工作中中運籌帷幄，切實提高效率和節(jié)省時間。6、多給下屬提高實踐鍛煉的機會，在學習中實踐在實踐中學習。逐步提高下屬的能力素質(zhì)。7、要適時批評指正，當下屬因工作拖沓出工作上的紕漏時，要及時、大膽地提出批評，并指明其帶來的危害，以避免下屬耽誤完成任務(wù)的最后期限。8、明確要求給下屬完成任務(wù)的最后期限，有時候工作交待要明確時間。從而導致下屬認為有充足的時間反復(fù)考慮，或把心思花到別的地方去了。44當前44頁，總共58頁。9、

明確時間注意幾點：一是時間不能定的過緊，要給下屬完成任務(wù)留有一定的余地；二是在規(guī)定的期限內(nèi)密切關(guān)注下屬工作的進展情況，并進行有效的督促，遇到下屬解決不了的困難及時幫助解決，以免拖延時間，規(guī)定的期限一到，便應(yīng)要求其匯報工作完成情況。

如果過了規(guī)定期后卻不聞不問，容易失信于下屬，那么下次在交代任務(wù)和明確時間后下屬工作時仍然會拖泥帶水。10、以身作則，首先領(lǐng)導者辦事風風火火，能在下屬心中樹立一個榜樣，很難想像一個自身辦事拖帶水的領(lǐng)導，能帶出一支辦事干練隊伍。其次，領(lǐng)導者自身辦事利索，能讓下屬自覺地接受自己提出的要求和服從自己的領(lǐng)導。相反，領(lǐng)導者拖拖拉拉，下屬匯報一件事情遲遲沒有答復(fù)，處理問題優(yōu)柔寡斷，而他卻嚴格要求下屬高效，下屬心理上很難服他，甚至潛意識里產(chǎn)生抵觸情緒。再次，領(lǐng)導者自身辦事時間觀念、效率意識強，能營造一種好的氛圍。45當前45頁，總共58頁。當前46頁，總共58頁。讓下級愉快地工作，就是通過提高員工滿意度，以實現(xiàn)管理者自己的目標。

員工滿意度主要表現(xiàn)1）對工作本身的滿意程度。其中包括：工作合適度；責權(quán)匹配度；工作挑戰(zhàn)性；工作勝任度2）對工作回報的滿意程度。其中包括：工作認可度；事業(yè)成就感；薪酬公平感；晉升機會3）對工作背景的滿意程度。其中包括：工作時間制度；工作配備齊全度；福利待遇滿意度4）對工作群體的滿意程度。其中包括：合作和諧度；信息開放度5）對公司的滿意程度。其中包括：公司了解度；組織參與感

47當前47頁，總共58頁。

為此，管理者應(yīng)做到：1、分清層級領(lǐng)導，不能越級跨部門指揮，即對非下屬不能有直接指揮權(quán)（突發(fā)事件和緊急情況除外）。凡事需先與系統(tǒng)部門的指揮者溝通和協(xié)商，這種溝通和協(xié)商盡可能按制度來進行。

2、關(guān)心和理解非下屬的立場和意見，尤其是有建議性的提議和不同的批評意見。

3、要互相尊重和信任，先把自己放在一邊，突出對方的地位，多替非下屬著想，要從對方的角度去思考問題，以便達成共識。

4、與非下屬溝通時，應(yīng)樹立自己的工作目標需靠別人的支持來實現(xiàn)，公司的目標需靠大家來共同實現(xiàn)的全局觀念。時刻以公司利益為先。5、即使是令你頭痛的非下屬，也必須友善地、長久地與他們打交道，并且應(yīng)寬容大度，盡力改善這種人際關(guān)系。

48當前48頁，總共58頁。6、與非下屬的工作交往中，要學會和掌握處理工作矛盾和沖突的技巧，減少與非下屬工作中的矛盾和阻力。積極化解矛盾和阻力，是良好的領(lǐng)導藝術(shù)和組織才能的體現(xiàn)。

7、盡量利用工作機會和閑暇時間多接觸非下屬。與他們交談時要專心傾聽他們的談話內(nèi)容，學會喜歡非下屬，贊賞他們的優(yōu)點和長處，增加他們對公司的信任感和凝聚力。

8、要與非下屬一起清楚地認識到：缺乏整體溝通和合作是產(chǎn)生內(nèi)部問題和矛盾的根源。團隊的真正含義、價值和重大作用，是每個人都要關(guān)心的共同問題。9、盡力安排下屬支持和配合非下屬的工作，優(yōu)先幫助別人是必須具備的良好的職業(yè)道德。10、與非下屬工作交往中既要有原則性和制度性，又要有一定靈活性。

以上技巧是與非下屬進行溝通、管理的潤滑劑。掌握它，必將有助于我們事半功倍地達成管理目標，提高工作效率。推而廣之，整個公司也將更加高效、有序地運轉(zhuǎn)。

49當前49頁，總共58頁。往往會碰到這樣的情況：安排給員工一項工作任務(wù)，本以為他有能力獨立做好這個事情，誰知最后員工還需要依靠自己的幫助才能完成工作，而且完成的結(jié)果也不如自己所期望的那么好。

問題是出在員工那里嗎？也許不是。如果員工得到的指示是模糊的，他就得學會猜測別人的心思，揣摩領(lǐng)導到底期望自己怎么做。員工只有接收到了明確的信息，才有可能真正對工作負責。作為經(jīng)理人，在剛開始布置任務(wù)時，就要向員工說明你期望他做什么，做出什么樣的結(jié)果。

結(jié)果:經(jīng)理人應(yīng)該讓員工知道你到底期望從他們那里得到什么。有時候，人們對相同的話有不同的理解。經(jīng)理人在和員工討論期望的結(jié)果時，不要只使用抽象的字眼，還要用看得見、聽得見、摸得著的東西來描述它，以便讓員工真正理解你的意思。

50當前50頁，總共58頁。尺度:告訴員工完成任務(wù)應(yīng)該遵循的基本準則，給他們一個廣泛的可操作的尺度，即指導方針，并提醒他們要注意按照價值觀行事。當然，經(jīng)理人不需要詳細講解完成任務(wù)的每條措施和細節(jié)，否則,員工不會真正感覺到被委以責任。

影響:經(jīng)理人要向員工說明，他們的個人行為將會對實現(xiàn)整體的任務(wù)做出什么樣的貢獻，完成或者沒有完成任務(wù)的影響或后果是什么。員工在了解這些影響和后果后，就會開始為完成任務(wù)而付出努力。資源:經(jīng)理人要了解，員工有多少可用資源，包括物質(zhì)資源、財務(wù)資源、人力資源和時間資源。在許多組織中，最寶貴的資源是時間，你對員工的最大幫助是多給他們一點時間完成任務(wù)。如果你不肯定員工擁有完成工作所需的資源，那么你其實是在使他們走向失敗。

51當前51頁，總共58頁。負責:確定讓員工對任務(wù)負責。經(jīng)理人要和員工討論，他們將在什么時間、什么地點、以及以怎樣的方式來向你匯報工作進展。經(jīng)理人要注意的是，員工應(yīng)該對結(jié)果負責，而不是對方法負責。他們具體用什么方法完成任務(wù)由他們自己決定。

在明確了這五件事情之后，經(jīng)理人就要接受一個大考驗--放手，讓員工獨立完成任務(wù)。不要經(jīng)常在背后監(jiān)視別人，這不光有損信任，還會打擊別人的自信心。如果工作任務(wù)重大，你可以和員工一起，在任務(wù)的不同責任階段加以回顧。但是你一定要在開始工作之前，就和員工商定好要舉行這樣的會議。當員工需要你的時候，才應(yīng)該出面助一臂之力，否則不應(yīng)當干涉他的工作。52當前52頁，總共58頁。當前53頁，總共58頁。1、強化溝通A、開會的溝通是上傳下達，態(tài)度保持敬畏，（如果自己不在乎，員工又怎么會在乎呢）。B、業(yè)務(wù)的溝通，要細心詢問，通俗易懂，（不是賣弄學問）讓別人覺得你沒領(lǐng)導架子。C、私人感情的溝通，對下面員工別走的太近，但也別太遠，太近會影響工作的執(zhí)行，討價還價，太遠工作帶情緒，背后使壞。在實際工作中，有些事情客觀必要的命令，但有些卻不是。所以須曉知以情，動之以理，工作時間