文件控制程序八

文件控制程序1目的確保質量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理活動各過程，使用適用文件的有關版本，防止使用失效和作廢文件。2適用范圍本程序適用于與質量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系有關文件和資料的控制。3術語和定義本程序采用《質量手冊》、《環(huán)境與職業(yè)健康安全管理手冊》中的有關術語和定義。4職責4.1各主管領導負責審批所分管工作的相關文件。4.2總經(jīng)理辦公室負責外來文件的歸口管理和管理類文件的控制。4.3黨委辦公室負責集團公司自發(fā)和外來黨務文件的管理。4.4質量安全保證部負責管理體系文件和環(huán)境管理方面文件的控制。4.5市場開發(fā)部負責境內(nèi)工程投標文件的控制。4.6生產(chǎn)經(jīng)營部負責工程承包合同文件的歸口管理。4.7機電物資部負責金屬結構、機電設備安裝技術文件、機電設備、物資采購文件的歸口管理。4.8科技管理部負責標準、規(guī)范、“四新”推廣項目和在建工程土建部分技術文件、項目質量計劃、施工組織設計等的歸口管理。4.9人力資源部負責勞務采購、員工培訓及勞動保護文件的歸口管理。4.10海外事業(yè)部負責海外工程合同文件和工程文件的控制。4.11項目部負責所承擔項目有關文件的控制。4.12法律事務處負責合同文件的歸口管理和重大合同文件的備案管理。4.13檔案處負責集團公司檔案的歸口管理和文書檔案的日常管理。5工作程序5.1文件管理流程圖5.2質量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系文件分類5.2.1管理類文件：集團公司文件、上級主管部門、業(yè)主、監(jiān)理和其它管理部門的文件、函件。5.2.2法律法規(guī)類文件。文件管理流程圖5.2.3質量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系類文件：質量手冊、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理手冊；程序文件；作業(yè)指導書；記錄。5.2.4工程技術類文件：技術標準、規(guī)范、質量計劃、施工組織設計、施工方案、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理方案、應急預案、"四新"推廣項目文件、外來施工圖紙、設計更改通知、竣工資料。5.2.5合同類文件：工程承包合同、物資采購合同、設備采購合同、勞務采購合同。5.3文件編制和批準發(fā)布文件在發(fā)布前應得到有關領導批準，確保其充分性與適宜性。5.3.1管理類文件由有關部門擬稿，部門負責人審核，必要時相關部門會簽，總經(jīng)理辦公室/黨委辦公室負責人審稿，總經(jīng)理或主管領導批準發(fā)布；主管領導應對外來的文件進行確認。5.3.2質量手冊、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理手冊由質量安全保證部組織人員擬稿，管理者代表審核，總經(jīng)理批準發(fā)布。5.3.3程序文件由集團公司職能部門擬稿，有關部門會簽，管理者代表批準發(fā)布。5.3.4質量計劃由項目部技術部門編制、項目總工程師審核、項目經(jīng)理批準發(fā)布。5.3.5施工方案等技術文件由項目部技術部門編制、技術部門負責人審核、項目總工程師批準。施工組織設計由項目部技術部門編制、項目總工程師審核、項目經(jīng)理批準，必要時由集團公司/公司總工程師批準。5.3.6“四新”技術的推廣文件由集團公司科技管理部/公司/項目部技術部門擬稿，集團公司/公司/項目部總工程師批準發(fā)布。5.3.7工程承包合同由項目部投標責任單位或部門組織編制，有關部門評審、集團公司法人代表或其授權的代理人與業(yè)主簽定。5.3.8設備、物資、勞務采購合同文件，由采購部門編制、部門負責人審核、集團公司/公司/項目部主管領導批準。5.4文件編號5.4.1管理類文件編號為中葛××［200×］*號，××為發(fā)文部門代字，200×為年號，*為順序號。5.4.2質量手冊編號為ZLSC*-B×，“ZLSC”為漢語拼音“質量手冊”的縮寫，“*”為公司代號(集團公司“*”可省略),“B”為漢語拼音“版”的縮寫,“×”為順序號,如第一版即“B1”。5.4.3環(huán)境與職業(yè)健康安全管理手冊編號為HASC*-B×，“HASC”為漢語拼音“環(huán)境與職業(yè)健康安全管理手冊”的縮寫，“*”為公司代號(集團公司“*”可省略)，“B”為漢語拼音“版”的縮寫，“×”為順序號，如第一版即“B1”。5.4.4程序文件編號分別為ZLCX×××.×B*、HJCX×××.×B*、AQCX×××.×B*、HACX×××.×B*、ZHACX×××.×B*，其中“ZLCX”為“質量程序”漢語拼音的縮寫，“HJCX”為“環(huán)境程序”漢語拼音的縮寫，“AQCX”為“職業(yè)健康安全程序”漢語拼音的縮寫，“HACX”為“環(huán)境與職業(yè)健康安全程序”漢語拼音的縮寫，“ZHACX”為“質量環(huán)境職業(yè)健康安全程序”漢語拼音的縮寫；×××為標準條款號，其中質環(huán)安程序按質量標準的條款號，×為子程序編號，B為“版”漢語拼音的縮寫，“*”為順序號。5.4.5作業(yè)指導書以其名稱為編號。5.4.6合同文件編號為GH*［200×］××。其中G為集團公司代號，H為合同代號，*為合同類別代號，200×為年號，××為當年簽訂該類合同順序號。5.4.7工程文件編號為GCXX［200×］**，GC為工程文件代號，XX為項目名稱頭兩字的拼音，200×為年號，**為文件順序號。5.5文件發(fā)放文件歸口管理的各部門應確保管理體系有效運行的各過程（包括具有關鍵作用的崗位）使用適用文件的有關版本。5.5.1自發(fā)管理類文件由總經(jīng)理辦公室按領導批準的范圍發(fā)放。外來管理類文件由總經(jīng)理辦公室登記、加貼“收文處理單”報領導批示后，按領導批示分發(fā)、傳遞。5.5.2管理體系文件經(jīng)總經(jīng)理或管理者代表批準后，由質量安全保證部分發(fā)。5.5.3工程文件按職責分工，由責任部門經(jīng)主管領導批準后分發(fā)有關部門和施工單位。5.5.4由集團公司組織投標的工程項目，工程承包合同簽定后，市場開發(fā)部向生產(chǎn)經(jīng)營部、項目部各送交一套招投標文件、合同協(xié)議書及相關資料；該項目現(xiàn)場用合同文件由項目部責任部門按批準范圍分發(fā)。5.5.5采購合同由合同執(zhí)行部門保存。當使用部門和施工單位需要時，合同執(zhí)行部門要提供上述資料的復印件，并加蓋本部門印章。5.5.6工程項目部成立后，項目部必須及時到有關部門領取集團公司現(xiàn)行有效的管理文件、管理體系文件或其它相關文件。5.6文件登記5.6.1各部門管理的文件都應建立文件清單，并按清單分類登記保管。5.6.2發(fā)文按照“收發(fā)文登記表”登記，要記載發(fā)文日期、發(fā)文編號、發(fā)文單位、文件標題，收文人或單位簽收。5.6.3收文按照“收發(fā)文登記表”由收文單位文件管理人員登記，加貼“收文處理單”、“處理情況”欄要記載處理情況。5.7文件標識5.7.1管理體系文件以其名稱、編號及發(fā)放號作為標識。5.7.2管理類文件加蓋發(fā)出部門印章。5.7.3合同文件經(jīng)雙方簽字，加蓋雙方印章，即為“受控”標識。5.7.4現(xiàn)場使用的施工圖紙、規(guī)程規(guī)范要加蓋發(fā)出部門的圖紙專用章、文件專用章，即為“受控”標識。5.7.5作廢、過期文件由保管部門填報“作廢文件清單”，報主管領導批準后由文件管理人員在文件封面加蓋“作廢”“過期”(有保留信息需要而留存的)印章或銷毀。5.8文件復制復制文件須經(jīng)部門領導批準并登記，復制的文件按原文同等管理。5.9文件保管與存檔5.9.1文件發(fā)布后,使用部門要指定專人保管,并建立文件清單。5.9.2文件要保存在文件盒或封套內(nèi)，并有明顯標識，以便查閱。5.9.3文件保管要有防潮、防蝕、防火等措施。5.9.4每年第二季度由總經(jīng)理辦公室將上年的管理類文件整理存檔。5.9.5工程合同文件由生產(chǎn)經(jīng)營部存檔。5.9.6竣工文件和資料由項目部分類整理后在工程竣工一年內(nèi)送至集團公司檔案處存檔。5.9.7其他文件由各使用部門存檔。5.10文件查閱文件查閱須經(jīng)文件保管部門領導批準，并填寫“文件、資料查（借）閱登記表”。5.11文件更改5.11.1文件編制管理部門必要時應組織對文件進行評審，以確定文件的充分性和適用性。若文件須更改時，由發(fā)布該文件的部門，按本程序5.2條款規(guī)定報批；文件實施過程中，有修改意見時，應向文件編制管理部門提出“文件更改申請單”，按本程序5.2條款規(guī)定報批后，實施更改，若指定其他部門更改，該部門應獲得該文發(fā)布部門所依據(jù)的背景材料。5.11.2管理類文件更改采用補充或更改通知，如有重大修改，重新發(fā)文。舊文件由文件持有部門按5.6.5條款的規(guī)定辦理。對于內(nèi)容有時間限制的文件，內(nèi)容到期或執(zhí)行完畢后，按5.6.5條款的規(guī)定辦理。5.11.3管理體系文件修改后，由質量安全保證部下發(fā)修改通知，文件持有者用藍色或黑色鋼筆將作廢內(nèi)容劃去，將修改內(nèi)容抄寫在修改處，并填寫文件修改情況記錄表。管理體系文件換版后，由質量安全保證部下發(fā)新版文件，舊版文件由使用文件的單位或部門按5.6.5條款的規(guī)定辦理。5.11.4工程文件中的設計圖紙在接到修改通知后，圖紙持有人必須及時用藍色或黑色鋼筆在圖紙更改處標明“按×××設計修改通知修改”；設計修改通知應妥善保管；圖紙換版，分發(fā)新版圖紙時在舊版圖紙上加蓋“作廢”標識，必要時，圖紙發(fā)放部門及時從使用現(xiàn)場撤回。施工中應用的規(guī)程規(guī)范換版后，由集團公司科技管理部列出換版文件清單發(fā)各使用單位，各使用單位按清單購買，并加蓋本單位“資料專用章”，各使用單位按換版文件清單將舊版規(guī)程規(guī)范及時從使用現(xiàn)場撤回，并按5.6.5條款的規(guī)定執(zhí)行。5.11.5施工中如遇緊急情況，需對圖紙作部分修改時，由現(xiàn)場技術負責人征得監(jiān)理工程師、設計部門同意，并由現(xiàn)場技術負責人將修改內(nèi)容先口頭通知有關部門和施工單位實施，然后按5.10.4條款的規(guī)定辦理。5.12文件在使用中必須保持清晰，易于識別，禁止亂涂亂畫。5.13涉及企業(yè)技術專利、經(jīng)濟情報等方面機密的文件按集團公司保密規(guī)定管理。5.14文件銷毀文件管理部門對已作廢并需銷毀的文件填寫文件銷毀處理申請單，報主管領導批準后實施銷毀。5.15記錄管理擬文稿、收文處理單、文件更改申請單的保存期限為15年以上，發(fā)文單、查（借）閱登記表、文件銷毀處理申請單、外來文件確認記錄單保存期限為3年，收發(fā)文登記表、作廢文件清單為永久保存。6相關文件《記錄控制程序》ZHACX424B1《國家行政機關公文處理辦法》（國辦發(fā)［2000］23號）《葛洲壩集團公司印章管理暫行辦法》（中葛辦字［1999］第128號）《**工程集團有限公司檔案管理辦法》(中葛辦［2002］第186號)7記錄**工程集團有限公司文件擬文稿**工程集團有有限公司發(fā)發(fā)文單收發(fā)文登記表收文處理單文件、資料查（借借）閱登記記表作廢文件清單文件更改申請單單文件銷毀處理申申請單第35頁共35頁**工程集團有有限公司文文件擬文稿稿版次/修訂狀態(tài)：A//0第頁共頁中葛[]]號秘級緊急程度印份審稿主題詞：標題：主送：抄報：抄送：內(nèi)發(fā)：擬稿單位擬稿人聯(lián)系電話部門意見主任擬辦部門會簽領導簽發(fā)**工程集團有有限公司發(fā)發(fā)文單文號/圖號：文件名：年月日版次/修訂狀態(tài)態(tài)：A/0第頁共頁單位份數(shù)簽收日期單位份數(shù)簽收日期單位份數(shù)簽收日期份簽字：外發(fā)份簽字：收發(fā)文登記表版次/修訂狀態(tài)：A//0第頁共頁年編號信封編號來文機關文件編號秘密等級份數(shù)內(nèi)容摘要簽收人承辦情況歸檔情況日月收文處理單200年月日版次/修訂狀態(tài)態(tài)：A/0第頁共頁收文字號來文份數(shù)附件情況來文機關來文字［］第號標題主任擬辦領導批示收文單位接收日期辦理情況承辦人退文時間注：閱者必須對對該文提出出處理意見見，處理后后退總經(jīng)理理辦公室立立卷歸檔。文件查（借）閱閱登記表編號：版次/修訂狀態(tài)態(tài)：A/0第頁共頁序號日期單位文件或資料題名文號(編號)利用目的借閱期限證件名稱及號碼查(借)閱人簽字歸還日期備注作廢文件清單填報時間：版次/修訂狀態(tài)態(tài)：A/0第頁共頁序號文件或資料題名名年度目錄號卷號(文號)原期限作廢、銷毀原因因備注填報審核批準文件更改申請單單填報部門：版次/修訂狀態(tài)態(tài)：A/0第頁共頁文件名稱文號歸口管理部門需更改情況及主要原因填報部門負責人人意見歸口管理部門意意見主管領導意見文件銷毀處理申申請單填報部門：版次/修訂狀態(tài)態(tài)：A/0第頁共頁文件名稱文號產(chǎn)生時間歸口管理部門內(nèi)容摘要需銷毀主要原因歸口管理部門審審核主管領導審批填報：填報時間間：**工程集團有有限公司文文件擬文稿稿中葛[]]號秘級緊急程度印份審稿主題詞：標題：主送：抄報：抄送：內(nèi)發(fā)：擬稿單位擬稿人聯(lián)系電話部門意見主任擬辦部門會簽領導簽發(fā)**工程集團有有限公司發(fā)發(fā)文單文號/圖號：文件名：年月日單位份數(shù)簽收日期單位份數(shù)簽收日期單位份數(shù)簽收日期份簽字：外發(fā)份簽字：收發(fā)文登記表年編號信封編號來文機關文件編號秘密等級份數(shù)內(nèi)容摘要簽收人承辦情況歸檔情況日月收文處理單200年月日收文字號來文份數(shù)附件情況來文機關來文字［］第號標題主任擬辦領導批示收文單位接收日期辦理情況承辦人退文時間注：閱者必須對對