文件編寫培訓(xùn)

質(zhì)量體系文件編寫課程1質(zhì)量體系文件概論述………………2質(zhì)量手冊的編制……………………3程序文件的編寫……………………4作業(yè)指導(dǎo)書編寫……………………5質(zhì)量記錄編寫………………………6質(zhì)量計劃的編寫……………………１質(zhì)量體系文件概論述1.1量體系文件的價值和作用1.1.1文件的價值--編制和使用文件具有動態(tài)高增值作用。a文件的動態(tài)性,表現(xiàn)在文件隨本系統(tǒng)的運作環(huán)境變化而變化,始終保持文件的有效性。b文件的高增值表現(xiàn)在人們在執(zhí)行文件過程中,可以改進服務(wù)質(zhì)量減少客戶投訴,提高管理水平,贏得顧客的信任,為公司帶來經(jīng)濟效益。1.1.2文件的作用a作為供方體系存在的體現(xiàn)(載體),是企業(yè)從事質(zhì)量活動的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)。b作為內(nèi)部和外部質(zhì)量審核的依據(jù),是評價質(zhì)量體系運行有效的標(biāo)準(zhǔn)。c為達到所要求(服務(wù))質(zhì)量提供指導(dǎo)。d是開展培訓(xùn)的依據(jù)。e是維持質(zhì)量改進的基地。f新的質(zhì)量改進從現(xiàn)行的質(zhì)量體系文件入手,改進后的質(zhì)量體系文件又是新的行為準(zhǔn)則,從而使質(zhì)量體系持續(xù)有效運行。1.2質(zhì)量體系文件層次1.2.1典型的質(zhì)量體系文件層次aA層:質(zhì)量手冊(闡明企業(yè)的質(zhì)量方針、組織結(jié)構(gòu)、人員職責(zé)并描述其質(zhì)量體系)bB層：程序文件（描述為實施質(zhì)量體系要素所涉及的各職能部門的活動）cC層：作業(yè)文件(作業(yè)指導(dǎo)書、表格、報告)。1.2.2常見企業(yè)的質(zhì)量體系文件層次aA層:程序文件；bB層:詳細作業(yè)指導(dǎo)性文件；cC層:質(zhì)量記錄。質(zhì)量體系文件編制要求a系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性--從全局出發(fā)、接口關(guān)系處理好、相互銜接。b符合性--符合ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)要求,遵循國家法律、法規(guī)。c可操作性--便于實施。d適應(yīng)性--應(yīng)體現(xiàn)產(chǎn)品特點、企業(yè)規(guī)模、質(zhì)量活動性質(zhì)和自身管理經(jīng)驗。e唯一性--一個(組織)質(zhì)量體系文件是唯一的。f證實檢查性。注意問題事先做好策劃準(zhǔn)備;質(zhì)量手冊集中組織編寫，程序文件和第三層作業(yè)文件,按職責(zé)分配到各主管業(yè)各部門,誰管的事、誰來編寫文件;既要符合ISO9000標(biāo)準(zhǔn)要求,又要切合企業(yè)的實際,做不到的事情不要寫,但必須做到文件具有質(zhì)量保證能力。加強文件層次,反復(fù)討論,不斷完善。1.5.5采用標(biāo)準(zhǔn)名詞、術(shù)語、概念、語言文字運用應(yīng)規(guī)范。a名詞、術(shù)語、概念應(yīng)符合ISIO9000的規(guī)定。b技術(shù)或行業(yè)的術(shù)語和概念應(yīng)使用行業(yè)和專業(yè)詞語。c文字表達應(yīng)準(zhǔn)確、防止含混不清、產(chǎn)生誤解。準(zhǔn)備編制審核準(zhǔn)備編制審核批準(zhǔn)修改評審2質(zhì)量手冊的編制2.1質(zhì)量手冊內(nèi)容2.1.1質(zhì)量手冊概念：規(guī)定組織質(zhì)量管理體系活動過程的文件2.1.2內(nèi)容一般包括以下幾點：a質(zhì)量手冊可以涉及一個組織的全部活動或部分活動。手冊的標(biāo)題和范圍反映其應(yīng)用的領(lǐng)域。b質(zhì)量手冊通常至少包括或涉及:質(zhì)量方針&目標(biāo);影響質(zhì)量的管理、執(zhí)行、驗證或評審工作的人員職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系;質(zhì)量體系程序和說明;關(guān)于手冊評審、修改和控制的規(guī)定。2.1.3質(zhì)量手冊在深度和形式上可以不同,以適應(yīng)組織的需要。2.2質(zhì)量手冊的編制步驟a確定公司的組織機構(gòu)和質(zhì)量職能;b不確定本企業(yè)的質(zhì)量方針、目標(biāo);c依據(jù)程序文件或質(zhì)量活動的文件資料確定質(zhì)量體系要素控制的要求；d對質(zhì)量體系要素進行具體的逐項描述,既符合標(biāo)準(zhǔn)要求,也符合組織實際。e按照預(yù)定的格式和結(jié)構(gòu),形成質(zhì)量手冊初稿;f對質(zhì)量手冊初稿進一步協(xié)調(diào)、修改和審定。2.3質(zhì)量方針的編制2.3.1質(zhì)量方針一般包括:a組織有關(guān)質(zhì)量的宗旨和發(fā)展方向;b組織所追求的質(zhì)量水平和質(zhì)量目標(biāo)（包括對顧客、供方的要求和持續(xù)改進的承諾）；c為制定和評審質(zhì)量目標(biāo)提供框架。切忌抽象空洞,不聯(lián)系實際;用容易理解的語言表達;是公司形象和文化的一方面;與公司產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)和市場相適應(yīng)。質(zhì)量方針實例一實例摘要今天的質(zhì)量就是明天的市場。以設(shè)計為龍頭，以精品為目標(biāo)。竭誠為國內(nèi)外廣大用戶提供盡善盡美的服務(wù)，為人類創(chuàng)造更為優(yōu)雅舒適的環(huán)境。－每年創(chuàng)二個以上樣板工程；質(zhì)量方針實例二以“質(zhì)量唯首、顧客至尊”為宗旨，創(chuàng)造出“優(yōu)質(zhì)、優(yōu)價、由市”的上佳產(chǎn)品。為實現(xiàn)以上宗旨，公司必須：----不斷的培訓(xùn)與考核，擁有更優(yōu)秀員工；----質(zhì)量堅持全面“預(yù)防”，警惕片面“治療”；----信賴技術(shù)的持續(xù)更新創(chuàng)造更優(yōu)產(chǎn)品；----上下同仁全力以赴，同心協(xié)力，以事實為根據(jù)，以持續(xù)完善的體系標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)則，做到更上一層；---檢討較有限策略，實施上乘計劃，永無止境。3程序文件的編寫程序文件的作用：是針對某一體系要素中所需的某項活動編制。是質(zhì)量手冊中活動要求的具體體現(xiàn)。是公司質(zhì)量活動涉及的過程的控制和管理文件編寫程序文件的準(zhǔn)備工作確定編制程序文件的格式和編制要求（編寫導(dǎo)則）。針對質(zhì)量體系要素及涉及的活動確定程序文件清單。所編程序進行任務(wù)分配，編制進度計劃要求。對參與文件編寫的人員進行培訓(xùn)。對組織現(xiàn)有文件進行整理分析。程序文件編制的注意事項符合組織管理特點和產(chǎn)品、過程的特點和要求;符合ISO9001/2000版標(biāo)準(zhǔn)要求；一份程序可以另涉及一個要素或多個要素,或者一份程序只涉及一項質(zhì)量活動或多項質(zhì)量活動;必須體現(xiàn)可操作性,可驗證性,實用性。程序文件內(nèi)容目的說明此程序的目的和作用。3.4.2適用范圍本程序適用的產(chǎn)品類型和工作范圍。主要職責(zé)此程序中主要管理和執(zhí)行的部門和人員的責(zé)任權(quán)限。3.4.4控制要點編寫時應(yīng)考慮a如有流程,請畫出流程圖,并作出說明;b寫出每一步驟的管理方法和要求;c在編寫時考慮以下幾個方面d如需要按某個程序或具體的操作指導(dǎo)書執(zhí)行,需明確操作指導(dǎo)書的名稱;e如需按上級有關(guān)部門文件執(zhí)行,應(yīng)明確其名稱。3.4.5引用文件a引用質(zhì)量手冊的某一條;b引用有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范及行業(yè)規(guī)定;d引用相應(yīng)的程序。3.4.6支持文件a與程序有關(guān)的操作指導(dǎo)書:b公司制定的有關(guān)規(guī)范。3.4.7相關(guān)記錄a操作中所涉及的記錄。程序文件編號方式1.以標(biāo)準(zhǔn)要素或手冊章節(jié)號編號。例1XXCOP/5.0-012.以程序文件序號編號例2XX／COP-013.以程序的主要責(zé)任部門編號例3XX/COP-AO1A一部門代號4作業(yè)指導(dǎo)書編寫4.1定義作業(yè)指導(dǎo)書是規(guī)定某項活動如何進行的文件,是操作性和技術(shù)性文件,是程序文件的支持性文件,是對過程中具體細節(jié)作出規(guī)定的文件。4.2作業(yè)指導(dǎo)書常見種類4.2.1工作指導(dǎo)書基本的管理方法和要求。4.2.2操作指導(dǎo)書（規(guī)范）指導(dǎo)操作者如何進行操作的文件。4.2.3檢驗規(guī)范檢驗和試驗的操作方法和要求。4.2.4圖紙、工藝文件4.3作業(yè)指導(dǎo)書的控制要求4.3.1必須經(jīng)批準(zhǔn)正式發(fā)布。4.3.2應(yīng)有編號、版本/狀態(tài)、分發(fā)號等識別標(biāo)記。4.3.3作業(yè)指導(dǎo)書為受控文件。4.3.4必須在應(yīng)用崗位的現(xiàn)場,隨時能查閱。5質(zhì)量記錄5.1質(zhì)量記錄的定義5.1.1記錄:闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件5.1.2質(zhì)量記錄:為證明滿足質(zhì)量要求的程度或為質(zhì)量體系的要素運行的有效性提供客觀證據(jù)。5.1.3質(zhì)量記錄的目的是證實:可追溯性、預(yù)防措施、糾正措施和持續(xù)改進。5.1.4記錄可以是書面的,也可以貯存在任何媒體上。5.1.5質(zhì)量記錄包括:產(chǎn)品質(zhì)量記錄、質(zhì)量體系運行記錄。5.1.6供方的記錄也成為組織質(zhì)量記錄的一部分。5.2質(zhì)量記錄的控制要求5.2.1對質(zhì)量記錄進行編號。(QR-XXX)5.2.2規(guī)定保存期限(合同要求、產(chǎn)品壽命、證實需要)。5.2.3定期收集、歸檔、保存好。5.2.4建立質(zhì)量記錄匯總表,包括：序號、記錄名稱、編號、發(fā)出單位、使用單位、保管單位、保存期、備注6質(zhì)量計劃的編寫6.1質(zhì)量計劃的定義規(guī)定用于某一具體情況的質(zhì)量管理體系要素和資源的文件*具體情況是指：特定的產(chǎn)品、項目或合同規(guī)定的專門質(zhì)量措施、資源和活動順序6.2質(zhì)量計劃和質(zhì)量體系的關(guān)系6.2.1在已有正式質(zhì)量體系情況下,質(zhì)量計劃可以直接采用或引用相關(guān)的程序文件和作業(yè)文件,說明如何執(zhí)行所要求的活動,對產(chǎn)品、項目或合同有關(guān)部分控制或作出專門的規(guī)定。6.2.2在沒有正式質(zhì)量體系時,則應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品、項目或合同的要求,按ISO9000標(biāo)準(zhǔn)要求,編寫詳細的質(zhì)量計劃,明確標(biāo)準(zhǔn)中各要素的實施要求。6.2.3質(zhì)量計劃通常參照質(zhì)量手冊適用于特定情況的有關(guān)部分。并與質(zhì)量手冊的要求相一致。6.2.4質(zhì)量計劃應(yīng)形成書面文件,它是質(zhì)量體系文件的組成部分。質(zhì)量計劃編寫的對象是特定的產(chǎn)品、項目或合同。6.2.5針對具體的新產(chǎn)品、新項目或新合同的專門要求,而現(xiàn)有產(chǎn)品工藝或施工安裝方法和質(zhì)量保證不能滿足要求時,應(yīng)進行質(zhì)量策劃活動并制訂質(zhì)量計劃文件。6.3質(zhì)量計劃的編寫內(nèi)容6.3.1應(yīng)著重規(guī)定為達到特定目標(biāo)所需要的組織結(jié)構(gòu),程序過程和資源。并對質(zhì)量體系要求作出描述。6.3.2質(zhì)量計劃的具體內(nèi)容