使用Word編寫論文的技巧

使用Word編寫論文的技巧

現(xiàn)在正是大學(xué)畢業(yè)生完成畢業(yè)設(shè)計(jì)、撰寫畢業(yè)論文的時(shí)候,大家往往要苦熬一個(gè)多月才能完成自己的畢業(yè)論文。現(xiàn)在大家主要都是用MicrosoftWord來編輯論文(不論各位用哪個(gè)版本,基本功能都是一致的,以下簡(jiǎn)稱Word)。如果不能充分Word的一些強(qiáng)大功能,大家在撰寫和編輯較長篇幅的科技論文的時(shí)候,可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。在這里我把自己以前使用Word的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)總結(jié)一下,以求拋磚引玉。

一篇論文應(yīng)該包括兩個(gè)層次的含義:內(nèi)容與表現(xiàn),內(nèi)容是指文章作者用來表達(dá)自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個(gè)文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等,表現(xiàn)則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號(hào)等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn),例如一篇文章在不同的出版社出版會(huì)有不同的表現(xiàn);而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn),例如一個(gè)期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。

筆者認(rèn)為,論文“表現(xiàn)”的編輯,是一個(gè)非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作。如果在寫論文之前,做了各方面的準(zhǔn)備,并按照一定的規(guī)律來編寫和排列,會(huì)起到事半功倍的效果;否則,會(huì)給你帶來無窮無盡的痛苦。筆者根據(jù)自己寫碩士論文的體驗(yàn),向各位提供如下建議,供大家參考。

1、用好樣式

編寫論文,一定要使用樣式,除了Word原先所提供的標(biāo)題、正文等樣式外,還可以自定義樣式。如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來設(shè)定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的話,最好就定義一個(gè)樣式。對(duì)于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅(jiān)持使用統(tǒng)一的樣式,這樣做能大大減少工作量和出錯(cuò)機(jī)會(huì)。如果要對(duì)排版格式(文檔表現(xiàn))做調(diào)整,只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個(gè)好處是可以由Word自動(dòng)生成各種目錄和索引。

一般情況下,不論撰寫學(xué)術(shù)論文或者學(xué)位論文,相應(yīng)的雜志社或?qū)W位授予機(jī)構(gòu)都會(huì)根據(jù)其具體要求,給論文撰寫者一個(gè)清楚的格式要求。比如,要求宋體、小四,行間距17磅等等。這樣,論文的撰寫者就可以在撰寫論文前對(duì)樣式進(jìn)行一番設(shè)定,這樣就會(huì)很方便的編寫論文了。

如筆者用MicrosoftOfficeWordXX進(jìn)行樣式設(shè)計(jì)如下圖:

2、使用交叉引用設(shè)置編號(hào)

一定不要自己敲編號(hào),推薦使用交叉引用,否則手動(dòng)輸入的編號(hào)極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標(biāo)題的編號(hào)可以通過設(shè)置標(biāo)題樣式來實(shí)現(xiàn),表格和圖形的編號(hào)通過設(shè)置題注的編號(hào)來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等7、使用分節(jié)符

如果希望在一篇文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式,可以插入分節(jié)符,并給每一節(jié)設(shè)置不同的格式。

上述七點(diǎn)都是關(guān)于排版的建議,還是要強(qiáng)調(diào)一遍,作者關(guān)心的重點(diǎn)是文章的內(nèi)容,文章的表現(xiàn)就交給Word去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無關(guān)的繁瑣的排版工作,一定要停下來學(xué)一下Word的幫助,因?yàn)閃ord早已提供了足夠強(qiáng)大的功能。

8、使用子文檔

學(xué)位論文至少要幾十頁,且包括大量的圖片、公式、表格,比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個(gè)文件里,打開、保存、關(guān)閉都需要很長的時(shí)間,且不保險(xiǎn)。

建議論文的每一章保存到一個(gè)子文檔,而在主控文檔中設(shè)置樣式。這樣每個(gè)文件小了,編輯速度快,而且就算文檔損壞,也只有一章的損失,不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔,從主控文檔中創(chuàng)建子文檔,個(gè)人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。

9、及時(shí)保存、多做備份

設(shè)置自動(dòng)保存,還有一有空就Ctrl+S。

不但Word不可靠,Windows也不可靠,每天的工作都要有備份才好。Word提供了版本管理的功能,將一個(gè)文檔的各個(gè)版本保存到一個(gè)文件里,并提供比較合并等功能。不過保存幾個(gè)版本后文件就大得不得了,而且一個(gè)文件損壞后所有的版本都沒了,個(gè)人感覺不實(shí)用。還是多處備份吧。另外提醒一下,插入的圖片、和公式最好單獨(dú)保存到文件里另做備份。否則,哪天打文檔時(shí)發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉,哭都來不及了。

10、大綱視圖與文檔結(jié)構(gòu)圖

使用大綱視圖寫文章的提綱,調(diào)整章節(jié)順序比較方便。

使用文檔結(jié)構(gòu)圖讓你方便地定位章節(jié)。

有人說,碩士寫畢業(yè)論文就像干一個(gè)月苦力搬運(yùn)工一樣,累死累活,寫不了多少東西;博士寫畢業(yè)論文就