物業(yè)公司程序文件-質量記錄控制程序

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1．0目的

使質量記錄完整、精確?????、清楚，能夠為質量體系有效運行及服務達到規(guī)定的要求提供證實，為質量的持續(xù)改進提供依據(jù)。

2．0范圍適用于公司各類質量記錄和表格的管理。

3．0職責

3．1質管部負責質量記錄管理程序的執(zhí)行。3．2各單位負責與各自有關的質量記錄的建立和檢查。

4．0程序

4．1質量記錄包括能夠直接或間接地證實質量體系要素運行的有效性，服務滿足規(guī)范要求、規(guī)矩要求和合同要求的所有證據(jù)，分類如下：1）質量體系實施方面的記錄。如文件收發(fā)記錄、合同評審記錄、項目分包方檔案、設備管理記錄、訂正措施記錄、檢驗、測量和實驗設備的檢定記錄、訂正預防措施記錄、客戶投訴處理記錄、員工培訓記錄等。

2）服務質量驗證方面的記錄。如內審記錄、進貨物資驗證記錄、管理評審記錄、服務的標識和可追溯性記錄等。

4．2質量表格的分類編號4.2.1質量表格采納以下形式分類編號：

1）程序文件質量記錄表格編號：

YGJYPM--QR----表格序號，從01開頭依次羅列要素編號

質量記錄標志

公司名稱2）各單位質量記錄表格編號：

QR--☆☆

單位代碼，一個或三個字符表格序號，從001開頭依次羅列

4.2.2單位代碼與單位名稱對應如下：

公司領導：董事長-01總經(jīng)理-02管理者代表-03副總經(jīng)理-04

副總經(jīng)理-05總會計師-06助理總經(jīng)理-07

部門代碼：質量管理部-M、工程管理部-G、清潔綠化部-Q、教導培訓部-E、商務部-S、企業(yè)進展策劃部-F、酒店商管部-J、人力資源部-R、社區(qū)文化部-Z、

安保部-B、財務部-C、辦公室-O、會計部-K

管理處代碼：海麗-HLG、海濱-HBG、海連-HLA、怡海-YHG、麗苑-LYG、中銀-ZYG、商城-SCG、

碧荔-BLG、世貿-SMG、江南-JNG、嘉福-JFA、福德-FDG、東和-DHG、辛誠-XCG、

景發(fā)-JFG、鵬都-PDG、居雅-JYG、華為-HWG、新浩城-XHC、碧云天-BYT、東港-DGG棕櫚泉-ZLQ、聚豪園-JHY、逸翠園-YCY、浪琴嶼-LQY、陽明山莊-YMS、怡翠山莊-YCS、

中城康橋-ZCK、觀瀾豪園--GLH、東湖豪庭-DHH、中海華庭-ZHH、陽光四季-YGS、

共和世家-GHS楓丹雅園-FDY、建工賓館-JGB、駿庭名苑-JTM、世濠-SHG管理處各班組代碼：

修理班-WXB、護衛(wèi)班-HWB、清潔班-QJB、財務室-CWB、車庫崗-CKB、大堂崗-DTB、

道口崗-DKB、巡邏崗-XLB、消防中心-XFB、服務中心-FWB、會所-HSB、超市-CSB。4．3體系文件分發(fā)號的控制

4.3.1質量手冊（QM）、程序文件（COP）由質管部發(fā)放。

發(fā)放號：QM-單位代碼、COP-單位代碼如發(fā)放給海麗管理處的《質量手冊》的發(fā)放號是：QM-HLG

4.3.2各部門的作業(yè)指導書由該部門負責發(fā)放。

發(fā)放號：作業(yè)指導書編號-單位代碼如安保部《平安守衛(wèi)管理手冊》（WI/B）給海麗的發(fā)放號是：WI/B-HLG

4.3.3某一項工作的作業(yè)指導書由相關部門負責發(fā)放。

發(fā)放號：WI/相關部門代碼--相關文件簡稱--單位代碼如教導培訓部2023年培訓方案發(fā)放給海麗，則相應文件發(fā)放號為：WI/E-PXJH-HLG。

4.3.4管理處負責將文件發(fā)放給各班組、相關人員。

發(fā)放號：該文件編號-班組代碼/人員工作牌代碼如海麗將《建造裝點管理手冊》發(fā)放給修理班的發(fā)放號為：WI/G-WXB

4.3.5單位的發(fā)放文件1年為一次記錄周期，文件發(fā)放的記錄為：

發(fā)放號：單位代碼-00X（X為自然數(shù)）-四位年份文件名稱如質管部2023年的第5號文件《4月份月檢狀況通告》發(fā)文記錄為：

M-005-2023《4月份月檢狀況通告》

4.3.6第4.3.5條中文件范圍包括除QM、COP、WI系列及QR系列以外的資料，QR系列發(fā)放不需填寫發(fā)放號，只需填寫《發(fā)放記錄》。4．4質量記錄的填寫

4.4.1質量記錄的填寫力求真切、精確?????、完美和字跡工整，不得有造假和亂涂亂改現(xiàn)象。

4．5質量記錄的收集保管

4.5.1質量記錄的收集保管由各單位指定專人負責，并在收文2日內填寫《記

錄表格清單》。要求記錄清楚完整，不允許有破壞殘破，簽字手續(xù)應齊全。不符合上述要求的記錄，相關人員不予接收。在質量記錄有效期內，文件管理人員必需保證質量記錄完整無缺。

4．6質量記錄的借閱

4.6.1按照工作需要，經(jīng)單位主管批準，本公司人員可借閱存檔的記錄，應填寫《借閱記錄》。借閱期普通以三天為限，文件保管人員負責辦理借閱手續(xù)并監(jiān)督相關人員按期歸還，文件歸還時，應確保完整無損。

4．7《記錄表格清單》的內容包括序號、編號、名稱、狀態(tài)、對應文件、責任部門、保存期限等。

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