庫存管理流程實施手冊

庫存管理流程實施手冊第1頁/共41頁2PartⅠ:成品庫存管理現(xiàn)狀及問題分析第2頁/共41頁3資料來源： *集團庫存數(shù)據(jù)(9月底)，銷售報表(1-6月)分公司自有庫存/銷售額天數(shù)分公司當?shù)乜偛繋齑?銷售額天數(shù)分公司所在地庫存/銷售額天數(shù)高平均低高平均低高平均低現(xiàn)狀與問題1、*現(xiàn)有庫存使用效率相對較差，表現(xiàn)為庫存過高??！第3頁/共41頁42、庫存的品種結構與銷售周轉情況不匹配，周轉緩慢的機型庫存量相對過大以XX分公司為例：銷售臺數(shù)僅占6%的機型品種（占機型總量的88%），卻占庫存量的31%：如T953S3、T2517B、T2530D等。詳細情況見下頁圖表第4頁/共41頁5資料來源： XX分公司成品倉數(shù)據(jù)銷售庫存情況(99年4月-10月)機型，千臺以平均每臺1,500元估算，滯存成品的成本達3,539萬元人民幣，每月的資金占用成本約達7萬元一些品種(如T953S3，T2517B，T2530D等)銷售緩慢，但仍占用較大的庫存同時大量的緊急要貨造成庫存管理混亂，客戶滿意度降低銷售大于2,000臺銷售在500-2,000臺之間銷售小于500臺機型銷售臺數(shù)平均庫存臺數(shù)26010076周轉緩慢的機型XX分公司的庫存周轉情況第5頁/共41頁63、由于庫存量大，周轉慢，結構失調(diào)，造成成品庫存占壓大量費用和資金以XX分公司為例按每臺1，500元計，僅周轉緩慢的機型積壓庫存的資金占用就達到3，539萬元。上述被占用資金每月的資金成本約7萬元。第6頁/共41頁74、在庫存積壓的同時，緊急要貨的情況又大量存在，造成庫存管理混亂，客戶滿意度降低。庫存積壓緊急要貨庫存管理秩序混亂客戶滿意度降低第7頁/共41頁8原因分析：1、銷售分公司無法提供準確的銷售預測數(shù)據(jù)，造成大量隨機要貨。2、半年/年度的計劃/預測工作不完善，導致生產(chǎn)與銷售之間缺乏協(xié)調(diào)，緊缺產(chǎn)品供應不足，分公司要貨申請常常無法得到滿足多要貨、多庫存以備不時之需。3、缺乏對分公司庫存管理的考核機制分公司隨意要貨，庫存積壓沒有壓力。4、缺乏嚴格的庫存跟蹤監(jiān)控體系，管理信息系統(tǒng)利用不充分。第8頁/共41頁9第二部分：銷售公司與分公司成品庫存管理流程流程原理第9頁/共41頁10新的流程旨在克服現(xiàn)有的問題和不足，針對上述原因，逐項進行改進。新的銷售公司/分公司成品庫存管理程序主要從四個方面提出改進建議：改進建議加強預測能力和預測管理,要求分公司銷售定期提供銷售預測數(shù)據(jù)明確的訂單執(zhí)行流程，銷售公司接到分公司申請后,及時與生產(chǎn)協(xié)調(diào)確保分公司要貨的有效執(zhí)行引入考核機制,對涉及庫存管理的各方人員進行業(yè)績考核日常的監(jiān)控保證對庫存變化的準確跟蹤，充分利用信息系統(tǒng)進行跟蹤、分析以及考核第10頁/共41頁11新的庫存管理流程應依據(jù)新的銷售模式而定，新的銷售模式則對庫存管理提出了更高的要求。電器事業(yè)部

銷

售

系

統(tǒng)

示

意

圖3. 銷售公司集中分公司要貨申請后，根據(jù)庫存、生產(chǎn)計劃聯(lián)系生產(chǎn)基地供貨彩電生產(chǎn)基地事業(yè)部(財務部)銷售公司銷售分公司費用帳戶資金帳戶經(jīng)銷商/

零售商1. 事業(yè)部根據(jù)預算提供銷售公司費用資金4. 與財務部溝通3. 事業(yè)部財務部溝通信息2. 分公司根據(jù)銷售預測定期提出要貨申請1. 事業(yè)部根據(jù)預算撥付分公司費用1. 事業(yè)部根據(jù)銷售目標，預期周轉等提供分公司流動資金貸款資金流信息流貨物流6. 分公司將銷售回款補足流動資金后，按比例提取費用，并將余額轉回事業(yè)部4. 生產(chǎn)基地確認后供貨(也可直供分公司)4. 銷售公司向各分公司按計劃發(fā)貨5. 銷售分公司與

經(jīng)銷商/零售商開展業(yè)務，實現(xiàn)回款2. 分公司與事業(yè)部結算，支付貨款初步第11頁/共41頁12對于各分公司，在條件成熟的情況下，將逐步推行“流動資金額度管理”，銷售模式及成品庫存管理流程的說明如下（以電器事業(yè)部為例）：第一階段：事業(yè)部向銷售公司/分公司提供流動資金及費用貸款第一步：事業(yè)部根據(jù)彩電銷售目標，周轉速度目標等確定分公司流動資金額度

?各分公司流動資金貸款額度的確定方法第12頁/共41頁13第二步：同時根據(jù)預算向銷售公司及各分公司提供日常經(jīng)營費用（固定費用，促銷費用，人工費用等）第三步：

各分公司分別設立“流動資金帳戶”和“費用帳戶”，用于銷售購貨和日常費用支出第四步：事業(yè)部定期（每季）評估、調(diào)整分公司流動資金貸款額度第13頁/共41頁14各分公司運營資金額度的確定方法運營資金預算=分公司平均日銷售額X（成品倉周轉天數(shù)+在途周轉天數(shù)）成品倉周轉天數(shù)為銷售公司統(tǒng)一確定的目標，如30天在途周轉天數(shù)為銷售公司根據(jù)運轉距離與運輸條件確定的天數(shù)，如4天第14頁/共41頁15第二階段：各分公司利用流動資金額度滾動經(jīng)營，實現(xiàn)購銷模式第一步：各分公司根據(jù)彩電銷售目標（年度目標）、市場狀況、客戶回款、庫存水平等預測銷售情況（月度、季度的銷售等）第三步：

根據(jù)要貨計劃，同事業(yè)部財務部進行額度結算第四步：銷售公司集中各分公司要貨需求，聯(lián)系彩電生產(chǎn)基地供貨第二步：分公司根據(jù)銷售預測，定期向銷售公司提出要貨申請第五步：分公司實現(xiàn)銷售回款后，將購貨成本轉回資金帳戶繼續(xù)周轉。銷售利潤分公司按比例提取，計入費用帳戶其余利潤轉入事業(yè)部第15頁/共41頁16第三階段：事業(yè)部根據(jù)銷售業(yè)績進行結算，發(fā)放獎金第一步：事業(yè)部按年度核算銷售公司經(jīng)營利潤，確定年度獎金總額第二步：事業(yè)部/銷售公司按相應的KPI指標（銷售業(yè)績、市場占有率、銷售網(wǎng)絡建設等）向分公司發(fā)放獎金第16頁/共41頁17?正常庫存管理流程第17頁/共41頁18第一步：分公司定期（按周）作出銷售預測，提出要貨申請程序1.任務執(zhí)行/主持人如何操作時間/頻率舉例做出今后三個月的周銷售預測分公司銷售分公司市場經(jīng)理采用客戶集合分析的方法，進行周銷售預測每周一之前完成客戶集合分析方法舉例（下頁）第18頁/共41頁19客戶集合分析方法的運用程序1.2.3.4.5.6.任務執(zhí)行/主持人如何操作時間/頻率舉例收集客戶信息各銷售人員各銷售人員對自己負責的客戶的周產(chǎn)品銷售信息進行收集周一上午銷售員A：

百貨大樓

電器專營店A，

超市A做出銷售預測各銷售人員根據(jù)前面信息及其他信息，做出下三個月的周銷售預測周一下午下頁表一做出分公司銷售預測市場助理匯總各銷售人員的預測數(shù)據(jù)，形成分公司初步預測數(shù)字周二上午下頁表二對初步預測數(shù)據(jù)進行討論市場助理市場助理組織分公司經(jīng)理，各銷售人員一起，開會討論預測數(shù)字，形成討論結果，寫成紀要周二上午下頁表三對初步預測作出調(diào)整市場助理根據(jù)討論結果，對預測數(shù)據(jù)作出調(diào)整周二上午下頁表三形成分公司銷售預測市場助理市場助理將最終銷售預測形成預測表，交給分公司產(chǎn)品會計周二上午下頁表四程序第19頁/共41頁20客戶銷售預測XX年X月X日客戶名稱時間第一周第二周機型XXXX預計銷售臺數(shù)分公司銷售預測XX年X月X日機型臺數(shù)時間A2991T2998第一周X月X日-

X月X日)第二周X月X日-

X月X日)銷售預測討論會會議記要參與人員主要議題會議結果分公司銷售預測XX年X月X日機型臺數(shù)時間A2991T2998第一周X月X日-

X月-X日)第二周X月X日-

X月-X日)表一表二表三表四第20頁/共41頁21分公司銷售除運用客戶集合分析法外，還可采用綜合因素分析法預測某一客戶的銷量1.2.3.4.因素歷史銷售情況數(shù)據(jù)表現(xiàn)如何收集數(shù)據(jù)某一客戶歷史同期某型號產(chǎn)品的銷售數(shù)據(jù)

?該客戶銷售的季節(jié)變化?利用分公司的銷售數(shù)據(jù)庫

?利用市場調(diào)研報告（自己進行或利用他人成果）銷售變化趨勢某一型號產(chǎn)品的市場容量趨勢

?某一客戶的市場地位變化情況

?分公司銷售占該客戶銷售比例的變化?市場報告

?銷售數(shù)據(jù)庫

?內(nèi)部分析報告價格變動的影響價格變化對某一產(chǎn)品銷售的影響

?本公司價格調(diào)整計劃及影響

?競爭者價格調(diào)整及影響?銷售數(shù)據(jù)庫?本公司價格政策

?客戶/競爭對手訪談促銷活動的影響促銷活動對特定產(chǎn)品的影響

?本公司促銷計劃及影響

?競爭者促銷計劃及影響?銷售數(shù)據(jù)庫

?本公司價格政策

?客戶/競爭對手訪談第21頁/共41頁22第一步：分公司定期（按周）作出銷售預測，提出要貨申請程序任務執(zhí)行/主持人如何操作時間/頻率舉例計算分公司安全庫存量計算分公司定貨量匯總形成分公司要貨申請產(chǎn)品會計產(chǎn)品會計產(chǎn)品會計按照相對簡單的具有可操作性的方法計算安全庫存量或按照標準方法計算安全庫存量分公司產(chǎn)品會計根據(jù)當前庫存、安全庫存和銷售預測確定訂貨量訂貨量=銷售預測+安全庫存-現(xiàn)有庫存水平編制、填寫分公司要貨申請表，分公司經(jīng)理審定每周二上午每周二下午每周二下午2.3.4.XX分公司要貨申請表

（X年X月X日—X月X日）機型T2101T2102T2112數(shù)量359…………合計制表人：分公司經(jīng)理：機型現(xiàn)有安全銷售定貨T2101T2102T211215108851010107359庫存庫存預測需求簡單方法

標準方法第22頁/共41頁23 * 假設前置時間為兩周計算安全庫存時還可以采取一種相對簡單的方法預期的每周銷量前置時間*內(nèi)的銷售預測平均每周銷量=10安全庫存=第二最大值-(周平均銷量x前置時間)19=39-(10x2)周1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12...520 13 10 0 5 33 6 17 6 29 25 7...713231053839232335543232第二最大值舉例第23頁/共41頁24 * 一年以上的歷史數(shù)據(jù) ** 客戶服務水平由分公司經(jīng)理每半年制定/調(diào)整一次，一般都>95%在計算安全庫存時，分公司產(chǎn)品會計需要收集多方面的信息信息/數(shù)據(jù)單位描述計算/統(tǒng)計方法數(shù)據(jù)來源銷售預測銷售預測誤差前置時間前置時間波動歷史平均銷售訂貨量客戶服務水平**臺/日/臺/天臺百分比下一訂貨周期(周)內(nèi)的產(chǎn)品(機型)銷售預測數(shù)據(jù)平均每天的銷售預測量相對實際銷售量的標準方差遞交訂單到成品到倉之間的時間間隔前置時間長短的波動平均到每天的歷史銷售量每次訂貨量希望達到的客戶滿意度水平客戶集合分析(預測銷售-實際銷售)2實際銷售2成品到分公司倉時間–遞交訂單時間(主要是運輸時間)

前置時間2-(前置時間)2

n(n-1)歷史銷售*/天可以取銷售預測作為訂貨量1-市場助理信息管理中心銷售公司銷售計劃員信息管理中心信息管理中心市場助理分公司經(jīng)理庫存無法滿足的量客戶要貨量nn第24頁/共41頁25分公司產(chǎn)品會計根據(jù)每種產(chǎn)品/機型的相關參數(shù)計算安全庫存產(chǎn)品信息機型：T2101銷售預測第一周第二周銷售預測誤差前置時間前置時間波動客戶服務平均日銷量SS=KssxLT2xd2+error2xLT計算公式Gu(Kss)=(1-CSL)xQLT2xd2+error2xLTSS：安全庫存Kss：誤差調(diào)整示數(shù)LT：前置時間波動d：平均日銷售error：銷售預測誤差LT：前置時間CSL：客戶服務水平Q：訂貨量分公司產(chǎn)品安全庫存x年x月x日機型銷售預測(臺)安全庫存(臺)T2101T2102T2112

第25頁/共41頁26程序任務執(zhí)行/主持人如何操作時間/頻率收集、匯總、整理要貨申請銷售公司銷售計劃員匯總各分公司要貨申請；按生產(chǎn)基地供貨分布整理申請1.

2.第二步，銷售公司收集整理要貨申請，經(jīng)核準后安排發(fā)貨和生產(chǎn)舉例每周三上午沈陽

北京

黑龍江牡康核準分公司要貨申請銷售公司銷售計劃員根據(jù)分公司庫存動態(tài)、銷售動態(tài)、生產(chǎn)基地的生產(chǎn)狀況、銷售公司庫存情況等因素，對分公司要貨申請進行審核，決定是否批準。

-批準同意，照要貨計劃安排發(fā)貨：如果計劃無異常；

-按照要貨計劃發(fā)貨，但對分公司提出增加或減少要貨的建議：如果要貨計劃未能反映出分公司庫存與銷售的情況，有可能導致積壓或缺貨；

-平衡協(xié)調(diào)，壓縮各分公司定貨：如果某機型的定貨總量超過生產(chǎn)能力又無法立即增加產(chǎn)量每周三下午第26頁/共41頁27程序任務執(zhí)行/主持人如何操作時間/頻率舉例儲運部按配貨計劃組織發(fā)貨儲運部采用簡單方法或標準方法計算安全庫存水平每周三下午４.設置銷售公司安全庫存銷售公司銷售計劃員儲運部安排發(fā)貨每周三下午編制生產(chǎn)銷售計劃銷售公司銷售計劃員根據(jù)銷售公司安全庫存、現(xiàn)有庫存、要貨計劃等，編制生產(chǎn)基地生產(chǎn)計劃每周四上午共同討論，確定生產(chǎn)銷售計劃銷售公司銷售計劃員每周四下午與制造部、供應部共同討論，通過生產(chǎn)銷售計劃安排生產(chǎn)基地生產(chǎn)制造部每周五上午根據(jù)共同討論通過的生產(chǎn)計劃，組織生產(chǎn)基地（分康）進行生產(chǎn)５.

６.７.８.簡單方法和標準方法舉例生產(chǎn)量=要貨計劃

+安全庫存量-現(xiàn)有庫存量共同討論生產(chǎn)計劃舉例制定配貨計劃銷售公司銷售計劃員根據(jù)按生產(chǎn)基地整理出的要貨申請，對XX基地的發(fā)貨要求，該基地庫存情況，形成XX生產(chǎn)基地配貨計劃每周三下午配貨計劃舉例３.第27頁/共41頁28* 在正常庫存管理情況下，各生產(chǎn)基地倉庫的庫存數(shù)加之計劃完成生產(chǎn)量應能全面滿足該生產(chǎn)基地所負責供貨的各分公司要貨申請銷售公司銷售計劃員首先匯總分公司要貨申請，編制配貨計劃XX生產(chǎn)基地庫存情況(XX年X月X日)機型T2101T2102T2112...(其中安全庫存)200150150...庫存量500300400...本周計劃完成生產(chǎn)量(臺)400100200...機型T2101T2102T2112...數(shù)量(臺)11105...XX生產(chǎn)基地發(fā)貨要求(XX年XX月X日)機型T2101數(shù)量(臺)11..分公司XX小計機型T2102..數(shù)量(臺)10..分公司XX..XX分公司要貨申請(XX年X月X日-X月X日)XX生產(chǎn)基地配貨計劃分公司XX...配貨11105...機型T2101T2102T2112...填表人：分公司產(chǎn)品會計填表人：銷售公司銷售計劃員填表人：物料部填表人：銷售公司銷售計劃員第28頁/共41頁29銷售計劃員組織與制造、供應的溝通會議，確定生產(chǎn)銷售計劃時間： 每周四下午參與人員：銷售公司銷售計劃員(主持) 制造部 供應部生產(chǎn)銷售計劃溝通會會議議程銷售計劃員向制造/供應回顧上周銷售情況銷售計劃員提出下周生產(chǎn)銷售計劃制造、供應根據(jù)計劃討論實施進度和可行性銷售計劃員、制造、供應明確生產(chǎn)銷售計劃及相應的調(diào)整措施第29頁/共41頁30程序任務執(zhí)行/主持人如何操作舉例對分公司庫存水平的日常監(jiān)控銷售公司物料部對銷售公司庫存水平的日常監(jiān)控定期（每月）完成庫存分析報告分公司庫存管理員銷售公司物料部分公司產(chǎn)品會計、銷售公司銷售計劃員每日跟蹤庫存變動情況，填寫三項記錄表

與分公司產(chǎn)品會計、銷售公司銷售計劃員及時溝通庫存信息每日跟蹤庫存變動情況，填寫三項記錄表

與分公司產(chǎn)品會計、銷售公司銷售計劃員及時溝通庫存信息收集相關數(shù)據(jù)，撰寫庫存分析報告1.

2.3.第三步，日常庫存監(jiān)控，調(diào)整庫存水平要貨履行記錄表庫存盤點記錄表、庫存發(fā)貨記錄表舉例要貨履行記錄表庫存盤點記錄表庫存發(fā)貨記錄表示例報告的樣式和內(nèi)容示例第30頁/共41頁31庫存管理的準確性和有效性依賴嚴格的日常監(jiān)控要貨履行記錄(年月日)機型要貨量要貨日期到貨日期到貨量到貨情況庫存盤點記錄(年月日)機型庫存編號庫存數(shù)安全庫存數(shù)庫存成本庫存發(fā)貨記錄(年月日)機型庫存編號客戶要貨日期出貨日期客戶要貨量出貨量價格分公司庫存管理員和銷售公司物料部應每日跟蹤記錄庫存變動情況，做到貨帳一致，帳帳一致應充分利用信息系統(tǒng)進行有效的跟蹤記錄分公司庫存管理員、物料部及時與分公司產(chǎn)品會計，銷售公司銷售計劃員聯(lián)系，提供庫存信息第31頁/共41頁32分公司產(chǎn)品會計和銷售公司銷售計劃員應每月制作一份庫存分析報告分公司報告示例XX分公司庫存分析報告分公司庫存周轉情況銷售庫存周轉天數(shù)第一周第二周第三周第四周當月發(fā)現(xiàn)的主要問題和原因分析建議改善/調(diào)整方法時間：每月30日制作人：分公司產(chǎn)品會計銷售波動情況一二三四周預計銷售實際銷售缺貨情況分析機型庫存結構分析周轉緩慢機機型銷售庫存銷售>200臺50-200<50缺貨次數(shù)缺貨原因T2101第32頁/共41頁33緊急要貨管理流程第33頁/共41頁34對緊急要貨的界定：在正常要貨時間（每周二下午）之外提出要貨申請；對已發(fā)生的要貨申請作出修改、調(diào)整；緊急要貨的強度由緊急要貨發(fā)生的次數(shù)和每次緊急要貨的規(guī)模（數(shù)量）共同決定；各分公司發(fā)生緊急要貨的強度由銷售公司銷售計劃員記錄在案，作為考核分公司庫存管理的指標之一。第34頁/共41頁35發(fā)生緊急要貨時，銷售公司銷售計劃員應做出權衡，經(jīng)銷售總監(jiān)審定后發(fā)貨1.2.3.4.任務執(zhí)行/主持人如何操作舉例鑒別緊急要貨銷售公司銷售計劃員收到分公司要貨申請，按前面原則區(qū)別是否緊急要貨，如屬于緊急要貨申請，則填寫緊急要貨申請，記錄在案。緊急要貨申請表了解存貨水平能否滿足緊急要貨銷售公司銷售計劃員查詢庫存水平，了解生產(chǎn)進度，看可否滿足緊急要貨要求。如無法滿足，則記錄缺貨原因，填寫缺