會(huì)議管理制度

會(huì)議管理制度A/04/4目的：為使公司的會(huì)議管理規(guī)范化和有序性，提高會(huì)議質(zhì)量，本著精減、有效的原則進(jìn)行，特制定本制度。適用范圍：本制度適應(yīng)公司各部/級(jí)會(huì)議的召開(kāi)。細(xì)則：會(huì)議流程：會(huì)議準(zhǔn)備→會(huì)議通知（時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題、參會(huì)人員）→會(huì)議開(kāi)始→會(huì)議記錄→會(huì)議結(jié)束→會(huì)議內(nèi)容審核→會(huì)議記錄下發(fā)→會(huì)議記錄存檔→會(huì)議內(nèi)容落實(shí)跟進(jìn)。會(huì)議定義：會(huì)議大致分為：例會(huì)、臨時(shí)會(huì)議、專題會(huì)議三種。例會(huì)：指在規(guī)定的時(shí)間或是短期內(nèi)有計(jì)劃性召開(kāi)的會(huì)議，有穩(wěn)定或是既定會(huì)議主持人。如：公司高層例會(huì)、各部門(mén)例會(huì)或全廠大會(huì)等，會(huì)議主持人或主持人委派人員為會(huì)議決議落實(shí)情況跟進(jìn)人。臨時(shí)會(huì)議：指針對(duì)一些突發(fā)情況而召開(kāi)的會(huì)議，無(wú)穩(wěn)定的會(huì)議主持人。如：如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題、碰頭會(huì)或是針對(duì)某一項(xiàng)事情，而臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議，會(huì)議主持人或主持人委派人員為會(huì)議決議落實(shí)情況跟進(jìn)人。專題會(huì)議：指針對(duì)某一專題而召開(kāi)的會(huì)議，既有固定的會(huì)議主持人，也有不固定的會(huì)議主持人。如：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì)、安全工作會(huì)議、品質(zhì)、生產(chǎn)、技術(shù)公關(guān)改善等而召開(kāi)的會(huì)議，會(huì)議主持人或主持人委派人員為會(huì)議決議落實(shí)情況跟進(jìn)人。參加會(huì)議人員界定：會(huì)議出席人員：指的是會(huì)議必須到會(huì)人員，有發(fā)言權(quán)，表決權(quán)。會(huì)議列席人員：指的是會(huì)議邀請(qǐng)到會(huì)人員，不是必須到會(huì)人員；有發(fā)言權(quán)，只在重要問(wèn)題和難達(dá)成一致意見(jiàn)問(wèn)題上進(jìn)行表決權(quán)；（如公司高層或某一方面的專家受邀出席的會(huì)議）。會(huì)議組織原則：會(huì)議前的準(zhǔn)備工作各種性質(zhì)的會(huì)議，主持人或主持人委托人應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，包括：落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材、會(huì)議簽到表等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等；會(huì)議主持人或委托他人進(jìn)行會(huì)議通知，通知內(nèi)容包括：會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題、參會(huì)人員、會(huì)議記錄人員、參會(huì)人員所需攜帶資料等。會(huì)議通知人員應(yīng)在開(kāi)會(huì)始前10分進(jìn)行到會(huì)人員的再次確認(rèn)。每位參加會(huì)議人員都必須帶好筆、筆記本，做好會(huì)議記錄；并妥善保存記錄資料。會(huì)議通知，所有的公司級(jí)會(huì)議、全廠會(huì)議由行政進(jìn)行通知，其他會(huì)議由會(huì)議主持人或是會(huì)議主持委托他人進(jìn)行通知。例會(huì)不做特別通知，只在會(huì)議開(kāi)始前的30分鐘進(jìn)行提醒與參會(huì)的確認(rèn)，如果有特殊情況需要延期或是取消的，由會(huì)議通知人提前30分鐘通知。臨時(shí)會(huì)議或是專題會(huì)議，須在開(kāi)會(huì)前10分鐘進(jìn)行提醒與參會(huì)人員的確認(rèn)；臨時(shí)會(huì)議的通知參加會(huì)議人員收到信息后須回復(fù)，如果沒(méi)有回復(fù)會(huì)議通知人須跟進(jìn)確認(rèn)。如果有特殊情況會(huì)議需取消，會(huì)議主持人應(yīng)在開(kāi)會(huì)前10分鐘通知到相關(guān)參會(huì)人員。所有會(huì)議應(yīng)有會(huì)議簽到表和會(huì)議記錄作為會(huì)議的備案（特別是有關(guān)于政府部門(mén)要檢查的會(huì)議），此項(xiàng)由會(huì)議主持人或是主持委托人員完成。公司例會(huì)時(shí)間及參會(huì)人員規(guī)定會(huì)議類型會(huì)議主持人會(huì)議日期會(huì)議時(shí)間會(huì)議記錄參會(huì)人員公司級(jí)高管例會(huì)劉總每周六10:00—11:30小李全廠大會(huì)企管部經(jīng)理全體人員銷售部周例會(huì)營(yíng)銷部經(jīng)理每周六16:00—17:00營(yíng)銷部文員營(yíng)銷部全體人員各部門(mén)例會(huì)部門(mén)班組長(zhǎng)/主管經(jīng)理每周二、四原則上8:10—8:20或根據(jù)部門(mén)會(huì)議主持人或指定人員本部門(mén)/班組人員會(huì)議內(nèi)容：會(huì)議召開(kāi)應(yīng)主題明確本著解決問(wèn)題為目的原則進(jìn)行，不開(kāi)無(wú)結(jié)果的會(huì)議。應(yīng)針對(duì)問(wèn)題溝通、協(xié)商達(dá)到求同存異的目的；對(duì)問(wèn)題的看法和意見(jiàn)應(yīng)本著公平、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度（不能持有對(duì)個(gè)人的偏見(jiàn)而使問(wèn)題的分析有失公允）。如需在會(huì)議上討論的文件/事項(xiàng)，由文件/事項(xiàng)編寫(xiě)者提前2小時(shí)將資料發(fā)給參會(huì)者，讓參會(huì)者提前做好準(zhǔn)備，以便在會(huì)上能高效地就問(wèn)題展開(kāi)討論；會(huì)議所討論的問(wèn)題應(yīng)是具有共性的、代表性，若只涉及到兩個(gè)部門(mén)的問(wèn)題，應(yīng)屬于部門(mén)之間的日常工作溝通范疇，如通過(guò)溝通達(dá)不成一致，應(yīng)找上一級(jí)主管裁定。盡量減少在會(huì)議上協(xié)調(diào)兩個(gè)部門(mén)間的溝通問(wèn)題。如果會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)無(wú)法達(dá)成共識(shí)或是決定的，主持人可以要求會(huì)后進(jìn)行專題討論，達(dá)到解決問(wèn)題又不影響會(huì)議的進(jìn)程。會(huì)議時(shí)間控制會(huì)議主持人應(yīng)針對(duì)會(huì)議時(shí)間事前進(jìn)行評(píng)估，控制好會(huì)議時(shí)間，如果超時(shí)需征得參會(huì)人員的同意方可延遲。會(huì)議必須按通知時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)和結(jié)束，特殊情況必須說(shuō)明原因。盡量杜絕長(zhǎng)時(shí)間會(huì)議，公司級(jí)例會(huì)會(huì)議時(shí)間最好控制在1.5小時(shí)內(nèi)，其它會(huì)議時(shí)間根據(jù)實(shí)際情況而定，如會(huì)議超過(guò)1.5小時(shí)，中途須休息10-15分鐘，以利于人員精神及注意力的調(diào)整。會(huì)議時(shí)間的掌控除主持人外，會(huì)議記錄人員自動(dòng)為提醒時(shí)間人員，再離會(huì)議計(jì)劃結(jié)束時(shí)間10鐘時(shí)提醒支持人。會(huì)議記錄與保存：會(huì)議記錄人員由會(huì)議主持人指定，會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真做好會(huì)議記錄，會(huì)議記錄須在會(huì)議結(jié)束4小時(shí)內(nèi)整理完畢，送會(huì)議主持人審批后統(tǒng)一由行政下發(fā)并存檔；參會(huì)人員應(yīng)自覺(jué)做好會(huì)議記錄，便于日常工作查看及會(huì)議精神的傳達(dá)；所有的會(huì)議記錄、會(huì)議簽到表都需交行政部門(mén)進(jìn)行會(huì)議記錄的歸檔、保管工作。會(huì)議紀(jì)律參會(huì)人員在會(huì)議召開(kāi)時(shí)間前3-5分鐘內(nèi)到達(dá)開(kāi)會(huì)地點(diǎn)，到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)后在會(huì)議簽到表上簽到；會(huì)議期間應(yīng)尊重會(huì)議主持人，如有問(wèn)題應(yīng)舉手示意，在征得主持人同意后方可發(fā)言，會(huì)場(chǎng)上嚴(yán)禁交頭接耳或處理與會(huì)議無(wú)關(guān)事宜；各種會(huì)議的召開(kāi)，原則上人員必須如期準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，如有特殊情況不能參加的必須提前10分鐘向會(huì)議主持人請(qǐng)假，獲得主持人員同意后，方可缺席，否則行政人員將根據(jù)主持人提供的會(huì)議缺席人員進(jìn)行核實(shí)后自動(dòng)的扣罰，行政人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后4小內(nèi)完成會(huì)議缺席獎(jiǎng)罰處理；參會(huì)人員遇緊急突發(fā)事件須處理時(shí)，必須知會(huì)主持人，并征得同意后方可離開(kāi)會(huì)場(chǎng)；無(wú)故缺席且沒(méi)有請(qǐng)假一次扣2分，遲到一次扣1分；會(huì)議期間手機(jī)應(yīng)關(guān)機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，手機(jī)響一次扣1分；中途沒(méi)有征得主持人同意無(wú)故立場(chǎng)的，每次扣2分；會(huì)議期間禁止在會(huì)場(chǎng)打接電話，如事情緊急須征得主持人同意后到會(huì)場(chǎng)以外的地方進(jìn)行接打電話；違者一次扣1分；會(huì)場(chǎng)上嚴(yán)禁出現(xiàn)吵罵等不文明現(xiàn)象，如果出現(xiàn)經(jīng)主持人有權(quán)請(qǐng)雙方人員暫時(shí)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，待情緒平靜后再行進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，并對(duì)雙方當(dāng)事人各扣2分/次。4會(huì)議內(nèi)容跟進(jìn)會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議期間達(dá)成的會(huì)議決議在會(huì)議即將結(jié)束時(shí)進(jìn)行再次復(fù)述確認(rèn)；會(huì)議期間形成的相關(guān)會(huì)議決議，在會(huì)議期間要明確責(zé)任人與完成時(shí)間，以便會(huì)后的落實(shí)跟進(jìn)，如果有必要可形成《臨時(shí)項(xiàng)目任務(wù)書(shū)》進(jìn)行跟進(jìn)，由會(huì)議主持人或是