項(xiàng)目信息溝通管理

第二十四章項(xiàng)目信息溝通管理1目的1.1為了適應(yīng)項(xiàng)目管理的需要，強(qiáng)化業(yè)務(wù)部門之間的信息溝通與聯(lián)系，完善項(xiàng)目信息溝通體系，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息資源共享，提高項(xiàng)目經(jīng)營管理水平。1.2規(guī)范項(xiàng)目信息資料管理，及時、準(zhǔn)確做好各類信息的收集和整理工作，真實(shí)反映和記錄項(xiàng)目管理的全過程，為項(xiàng)目管理提供翔實(shí)依據(jù)。2工作標(biāo)準(zhǔn)2.1項(xiàng)目信息管理必須貫穿于項(xiàng)目管理的全過程，信息、文件材料的收集應(yīng)隨工程的進(jìn)展進(jìn)行，保證真實(shí)、準(zhǔn)確。2.2對上級轉(zhuǎn)發(fā)和下達(dá)的各種指示精神、規(guī)章制度和需相關(guān)業(yè)務(wù)部門執(zhí)行的管理資料，主責(zé)部門應(yīng)及時傳遞，確保國家法律法規(guī)和上級的規(guī)章制度的順利執(zhí)行。3信息管理內(nèi)容3.1項(xiàng)目信息包括項(xiàng)目管理過程中形成的各類文字、圖紙、數(shù)據(jù)、表格、音像資料等。3.2項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)公司或業(yè)主的要求，做好項(xiàng)目各類信息的收集、整理、處理、儲存與應(yīng)用進(jìn)行維護(hù)。4信息管理職責(zé)4.1項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的信息審核工作。4.2項(xiàng)目部綜合部配備專（兼）職信息資料管理員，全面負(fù)責(zé)本項(xiàng)目范圍內(nèi)的上級指示精神、各項(xiàng)規(guī)章制度等文件資料等信息的收發(fā)、整理和傳遞工作。同時具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目辦公用品、低值易耗品的采購與使用，廠務(wù)公開等信息的溝通傳遞。4.3工程部具體負(fù)責(zé)收集工程施工組織設(shè)計、工程施工技術(shù)管理、施工變更、索賠、工程控制、工程材料設(shè)計統(tǒng)計、工程試驗(yàn)、工程竣工資料等信息資料進(jìn)行傳遞。工程檔案移交時間：工程項(xiàng)目完工后三個月內(nèi)向業(yè)主或接管方和公司檔案室同時移交工程檔案。4.4安質(zhì)部具體負(fù)責(zé)對工程安全質(zhì)量法律法規(guī)與地方政府的法規(guī)、安全預(yù)防控制、操作規(guī)程、特種設(shè)備、安全管理應(yīng)急預(yù)案、隱蔽工程檢查等信息資料進(jìn)行傳遞。4.5物設(shè)部具體負(fù)責(zé)對物資的材料調(diào)查價格評審、供貨商的選定、物資合同的簽訂、施工過程物資材料的質(zhì)量控制、消耗控制、材料核算、設(shè)備的采購租賃、費(fèi)用結(jié)算、報表的編制等信息資料與相關(guān)部門進(jìn)行傳遞。4.6財務(wù)部具體負(fù)責(zé)對項(xiàng)目的資金使用、成本控制、物資材料消耗、合同的評審、協(xié)作隊伍的選用等信息資料與相關(guān)部門進(jìn)行溝通傳遞，項(xiàng)目經(jīng)營狀況、報表資料報送公司領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門。4.7計合部負(fù)責(zé)對項(xiàng)目的施工預(yù)算、協(xié)作隊伍的調(diào)查選用、工序單價確定、合同簽訂和與業(yè)主及協(xié)作隊伍施工計量等信息資料傳遞溝通。5信息管理要求5.1可靠性：收集、輸出的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。5.2及時性：能及時處理有關(guān)數(shù)據(jù)并及時提供給相關(guān)管理人員有關(guān)信息，以便進(jìn)行實(shí)時控制。5.3適用性：能滿足項(xiàng)目管理人員的不同要求，信息管理員提供的信息能被信息需求者所理解，并能為其決策提供幫助。5.4安全性：保證正常使用的安全性，保證不同使用人員根據(jù)不同權(quán)限對信息進(jìn)行相應(yīng)的處理。6信息溝通方式6.1項(xiàng)目信息溝通普遍采用的方式有語言溝通、非語言溝通、會議溝通、書面溝通。6.1.1語言溝通：項(xiàng)目部要保證公司網(wǎng)站、協(xié)同辦公平臺（即時通）、電話、傳真的開通和正常運(yùn)行,確保信息交流渠道的暢通，要充分利用現(xiàn)代化通訊工具保持與公司的信息交流。項(xiàng)目各業(yè)務(wù)部門要與公司對口業(yè)務(wù)主管部門保持經(jīng)常性的聯(lián)系與溝通。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)及各部門要加強(qiáng)與協(xié)作隊伍的溝通聯(lián)系，注意方式方法，注意說話的口氣，禁止辱罵，要互相理與尊重。6.1.2非語言溝通非語言溝通占項(xiàng)目日常信息交流量的60%以上，人與人之間的真實(shí)感情最初往往通過非語言溝通傳遞的，一個成功的項(xiàng)目管理者必須掌握非語言溝通，在對外交往溝通中，都需要這種方式，這可以解決其它溝通方式解決不了的問題，也能反映出項(xiàng)目管理人員豐富的閱歷，交流的技巧。項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)及各部門要加強(qiáng)與業(yè)主、設(shè)計院、監(jiān)理、指揮部、地方人員的非語言溝通。6.1.3會議溝通會議溝通是項(xiàng)目溝通中不可缺少的部分，是解決復(fù)雜溝通問題的有效方法，是一種正式的溝通方式，運(yùn)用于項(xiàng)目內(nèi)部和各組織機(jī)構(gòu)的溝通，但要保證會議結(jié)果的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。6.1.4書面溝通書面溝通是項(xiàng)目同上下級之間溝通的最基本的方法之一，是對語言溝通的補(bǔ)充，書面資料可信度高，可以長期保存，項(xiàng)目技術(shù)資料、合同、臺帳、報表、憑證要求準(zhǔn)確、規(guī)范、嚴(yán)密。7項(xiàng)目信息管理流程圖及工作標(biāo)準(zhǔn)（見附圖、附表）項(xiàng)目信息管理流程圖項(xiàng)目信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)共2頁第1頁任務(wù)名稱節(jié)點(diǎn)任務(wù)程序及管理理點(diǎn)時限相關(guān)資料制定項(xiàng)目信息管管理辦法及及明確部門門信息管理理員E2D-F3任務(wù)程序項(xiàng)目信息管理辦辦法部門信息管理員員名單綜合部負(fù)責(zé)制定定項(xiàng)目信息息管理辦法法，明確項(xiàng)項(xiàng)目內(nèi)外部部信息的收收集、傳遞遞、處理、歸歸檔等要求求；3個工作日信息管理辦法經(jīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)責(zé)人審核、項(xiàng)項(xiàng)目經(jīng)理審審批后，發(fā)發(fā)布實(shí)施；；2個工作日項(xiàng)目相關(guān)部門根根據(jù)上級主主管部門要要求或本部部門需要，明明確本部門門信息管理理員。1個工作日管理點(diǎn)項(xiàng)目信息管理辦辦法的制定。信息類別判斷D-F4任務(wù)程序部門信息管理員員應(yīng)對各類類信息進(jìn)行行判斷，根根據(jù)不同信信息類別，采采取不同的的處理流程程；信息類別分為項(xiàng)項(xiàng)目內(nèi)部信信息和外來來（上級、業(yè)業(yè)主、地方方有關(guān)部門門）信息；；內(nèi)部信息息又分為正正常信息（上上級相關(guān)文文件規(guī)定的的需建立或或定期上報報的信息資資料）和項(xiàng)項(xiàng)目施工過過程中的突突發(fā)或異常常信息。管理點(diǎn)信息類別的判斷斷。突發(fā)或異常信息息的獲取及及信息處理理落實(shí)與反反饋D-F5D-F6D-F7任務(wù)程序突發(fā)或異常的相相關(guān)信息資資料項(xiàng)目部出現(xiàn)各類類突發(fā)或異異常情況時時，相關(guān)部部門應(yīng)及時時獲取相關(guān)關(guān)信息，報報送項(xiàng)目經(jīng)經(jīng)理批示；；根據(jù)具體體情況，需需要上級配配合或處理理的，報送送上級主管管部門批示示；1個工作日根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理或或上級主管管部門的批批示，主責(zé)責(zé)部門負(fù)責(zé)責(zé)信息的處處理落實(shí)，相相關(guān)部門予予以配合，并并及時反饋饋相關(guān)信息息；視具體情況定主責(zé)部門根據(jù)信信息處理情情況，收集集、匯總、整整理相關(guān)信信息，經(jīng)部部門負(fù)責(zé)人人審核，報報項(xiàng)目經(jīng)理理審批，并并根據(jù)情況況，報送上上級主管部部門備案。2個工作日管理點(diǎn)信息的處理落實(shí)實(shí)。正常信息的收集集整理及上上報D-F7任務(wù)程序相關(guān)信息資料主責(zé)部門根據(jù)上上級相關(guān)文文件要求，收收集需建立立或定期上上報的相關(guān)關(guān)信息資料料；2個工作日項(xiàng)目相關(guān)部門按按要求向主主責(zé)部門提提供相關(guān)信信息；1個工作日主責(zé)部門對相關(guān)關(guān)信息資料料進(jìn)行匯總總、整理，經(jīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)責(zé)人審核，報報項(xiàng)目經(jīng)理理審批，并并根據(jù)情況況，報送上上級主管部部門備案。2個工作日管理點(diǎn)信息的收集及上上報。共2頁第2頁任務(wù)名稱節(jié)點(diǎn)任務(wù)程序及管理理點(diǎn)時限相關(guān)資料外來信息的接收收及信息處處理落實(shí)與與反饋A8D-F9D-F10D11任務(wù)程序外來相關(guān)信息資資料上級、業(yè)主及地地方有關(guān)部部門發(fā)布信信息，項(xiàng)目目相關(guān)部門門接收信息息后，及時時報送部門門負(fù)責(zé)人閱閱批，需要要項(xiàng)目經(jīng)理理審閱的報報送項(xiàng)目經(jīng)經(jīng)理閱批；；1個工作日根據(jù)部門負(fù)責(zé)人人或項(xiàng)目經(jīng)經(jīng)理的批示示，主責(zé)部部門負(fù)責(zé)信信息的處理理落實(shí)，相相關(guān)部門予予以配合；；視具體情況定主責(zé)部門根據(jù)信信息處理情情況，收集集、匯總、整整理相關(guān)信信息，經(jīng)部部門負(fù)責(zé)人人或項(xiàng)目經(jīng)經(jīng)理審批后后，報上級級主管部門門備案。2個工作日管理點(diǎn)信息的處理落實(shí)實(shí)。歸檔資料信息整整理E12任務(wù)程序歸檔信息資料項(xiàng)目相關(guān)部門信信息管理員員定期整理理本部門相相關(guān)資料信信息，