房地產(chǎn)公司規(guī)劃設計部文件管理規(guī)范

/頁碼：第1頁共10頁*編制日期審核日期批準日期注：本規(guī)范編寫一級目錄為小三加粗宋體，二級目錄為四號宋體，三級目錄為五號宋體。編寫：陽光城鄭乘華一、合同請示單流程:34.合同委托單位選擇請示單填寫規(guī)范7/頁碼：第2頁共10頁*保管規(guī)范8六、規(guī)劃設計部文件夾管理規(guī)范9七、規(guī)劃設計部電子存檔規(guī)范9八、規(guī)劃設計部文件管理評價內容9一.文件管理(電子版本或紙質版本)9二.合同管理(電子版本或紙質版本)10三.信息管理(電子版本或紙質版本)10為規(guī)范項目設計管理部文件接收的操作流程，加強監(jiān)控，為規(guī)范項目設計管理部文件接收的操作流程，加強監(jiān)控，達到確保文件及時、有效，保存企業(yè)發(fā)展經(jīng)驗的目的，并使文件保存達到統(tǒng)一性，不因人員流動照成損失。文件資源庫較強大，文員流動前注意文件復制土地獲得后到項目概念規(guī)劃方案確定、后期竣工驗收等全程性跟蹤確定階段。行解決，并通過文件使得事件處理經(jīng)驗能得到做大利用。設計管理部成員流程客戶其它部門流程主導部門流程參與部門上游流程名稱項目策劃流程責任部門/崗位外部客戶技術管理中心公司各部門流程目的流程風險流程范圍下游流程名稱流程中文件輸入、出部分子流程名稱數(shù)據(jù)來源/頁碼：第3頁共10頁*設設計計劃完成率設計資料提交及時率流程起點流程關鍵點編寫《收發(fā)文資料登記表》發(fā)文過程執(zhí)行情況《請示文件移交表格》《合同資金支付情況表格》《設計單位合作誠信表》月抽查報告設計資料提交登記表支持文件《常用表單》技術管理中心技術管理中心項目策劃報告同時關鍵點說明基基準值(天)請示文件單接收記發(fā)問文件本部門會簽結其它部門及公司領導簽7(14)字7(14)1適用于“文項目周期件運行情工作周期項目周期3資金運作表格新項目合同簽訂項目驗收竣工合同履約項目周期總計項目進展周期項目周期1、文件包含常用表單中各種文件，同時利用好這些表單才能順利的進展設計部資源的有效利用。中包含數(shù)種文件，其中包含不同的利用流程。束設計院圖紙移交文件移交到本部門設計部備用圖紙工入職文件刻盤保存錄借閱登記記錄資產(chǎn)記錄登記表記錄圖紙移交項目秘書文件進行存檔備用圖紙移交工離職文件銷毀(移交)發(fā)文登記記錄文件存檔記錄起始點結束點序號注21.經(jīng)辦人須要項目專業(yè)負責人來簽字2.規(guī)劃設計部經(jīng)理在部門經(jīng)理處簽字3.然后直接交由分管副總簽字/頁碼：第4頁共10頁*4.之后交由常務副總會簽5.最后由公司總經(jīng)理簽字。注：請示單會簽過程中有疑義時，經(jīng)辦人須進行說明。1.合同會簽單附件需包含單位選擇憑證(可為委托請示單)和合同文本稿2.經(jīng)辦人須項目專業(yè)負責人來簽字3.由經(jīng)辦人交由部門經(jīng)理簽字務、合作方推薦部門(需要時，由該部門部門經(jīng)理簽字)；會簽單后面需由該單位請示單為附件，或其他單位需該單位進行工作聯(lián)系單。改著按照此修改合同文本交給資料員。6.資料員交由分管副總簽字。7.之后交由常務副總會簽；8.然后由公司總經(jīng)理簽字。9.最后再次交由公司法務進行會簽。1.法務簽字完后，資料員向經(jīng)辦人提取該合同電子版，并把它轉化為PDF存檔，之后發(fā)給對方合作單位進行蓋章，份數(shù)我司至少為兩份。公司由張敏負責)領取用章表格，并填寫相關內容后，請部門經(jīng)理簽字。加法人章。且份數(shù)要按原先規(guī)定份數(shù)。司為毛向威)，并在《請示文件移交表格》中簽字。5.剩下一份由資料員進行保管，同時更新合同文件夾目錄和電子檔合同文件夾目錄及相關內容，并建立該項目合同文本資料夾。6.在《合同資金支付情況表格》中增加該公司單位名稱及合同詳細資料。7.資料員要把合同文本放入范本資料庫。并做好管理工作。8.下次合同會簽以上一次合同為范本(除非硬性規(guī)定)，資料員要與將合同文件電子版發(fā)給下一個經(jīng)辦人，經(jīng)辦人可咨詢上一合同經(jīng)辦人注意條款事頁碼：第5頁共10頁*情況表格》進行記錄跟蹤。4.由資料員對資金情況進行跟蹤，并及時把相關相信傳遞給經(jīng)辦人。2.設計單位設計圖紙首先由設計單位負責送達甲方(可預先規(guī)定)、其次由專業(yè)負責人到設計院提取圖紙(當場清點)，數(shù)量無誤后連同《設計變更。1.存檔圖紙類型：審查蓋章圖紙設計部只需存檔一套完整版，其它一套為審準備三套審查建筑專業(yè)施工圖建建筑專業(yè)審查蓋章整套施工圖整套施工圖整套施工圖81土建施工圖(審查)人防施工圖(審查))121611項目發(fā)展部設計部留檔項目發(fā)展部項目部3(福州只要建施)所有專業(yè)各一份份發(fā)放部門部成本部設計部(留檔)開發(fā)部部開發(fā)部部部成本部設計部(留檔)土建施工圖(含幕墻)料員進行存檔保存，項目負責人協(xié)助資料進行本項目圖紙搬運并在圖檔室進行接交。注：土建施工圖紙一般交由施工單位由合同簽訂數(shù)量減去竣工圖數(shù)量，一般只給施工方注：土建施工圖紙需在目錄中應在備注欄中增加其下圖紙的版本號，即第幾版第幾次修改和時間，并在圖紙中開辟一欄注明圖紙修改過程欄。參照福州市規(guī)劃院圖紙目錄。/頁碼：第6頁共10頁*a)資料員留檔文件管理1.文件存檔需按照公司《檔案管理流程》，按不同類型內容進行管理。檔案資料員進行。2.文件首先應先按照項目來分類；3.項目分類完畢后，再按照公司通知、會議紀要、工作聯(lián)系單(包含施工單位發(fā)文，項目部直接送達設計部)、外部聯(lián)系單.a)設計院圖紙加曬1.圖紙加曬工作由項目經(jīng)辦人通過填寫外部聯(lián)系單方式簽上署名后傳真給計單位郵寄圖紙，圖紙費用由設計單位支付。b)平常圖紙加曬復印注明曬圖項目，用圖并簽字。該單可做支付曬圖費用憑證。請示單填寫規(guī)范a)請示單填寫主題內容需包含請示項目名稱；b)填寫級別時注意：1.緊急級別：事件影響重要工作進展，須注明請示過程時間節(jié)點。2.優(yōu)先級別：事件影響請示本身工作進展，須注明請示過程時間節(jié)點。3.普通級別：事件未對其它工作節(jié)點產(chǎn)生影響，該工作可按照正常工作時間c)請示單中內容一項由經(jīng)辦人填寫，須包含：1.請示內容緣由；2.請示中需清晰明確領導定奪內容。d)請示單中公司部門意見：此事件進展會影響其它部門原已工作時，需提及該部門最高領導抉擇，并提供意見。2.內部聯(lián)系單填寫規(guī)范a)聯(lián)系單填寫主題內容需包含聯(lián)系項目名稱；b)填寫級別時注意：1.緊急級別：事件影響重要工作進展，須注明聯(lián)系過程時間節(jié)點。2.優(yōu)先級別：事件影響請示本身工作進展，須注明聯(lián)系過程時間節(jié)點。3.普通級別：事件未對其它工作節(jié)點產(chǎn)生影響，且該工作可按照正常工作時c)聯(lián)系單中內容一項由經(jīng)辦人填寫，須包含：1.聯(lián)系部門需后續(xù)工作內容及時間節(jié)點。..頁碼：第7頁共10頁*d)聯(lián)系單中主送部門：主送部門為該聯(lián)系單須后續(xù)工作部門。a)聯(lián)系單填寫主題內容需包含聯(lián)系項目名稱；b)聯(lián)系單中至對方單位須寫明對方單位全稱；c)聯(lián)系單中內容一項由經(jīng)辦人填寫，須包含：1.聯(lián)系單位需后續(xù)工作內容及時間節(jié)點。規(guī)范1.請示單需包含該單位與我司的利害關系2.請示單須包含與該單位單位合作的利益關系(如節(jié)約成本等)3.請示單須包含該單位以往成果。a)合同名稱須包含合同所屬的項目全稱；b)簽約對方單位須為對方單位全稱；c)合同總價計算方式。d)合同會簽單中內容一項由經(jīng)辦人填寫，須包含：1.合同中涉及單價及總額；2.我方與簽約單位之間關系，如委托、招標等。通，之后對方單位進行溝通。a)設計變革審批表由經(jīng)辦人填寫；b)變更名稱中需包含變更所在項目；c工作時，需提及該部門最高領導審批。a)設計變更通知單由規(guī)劃設計部(待定)進行填寫b)變更名稱中須包含變更所在項目；c)歸屬合同名稱為該變更所在項目施工合同；a)圖紙出圖審批表適應設計部任何專業(yè)正式圖紙第一次移交給相關部門前進行的一次審批過程；頁碼：第8頁共10頁*c)該審批表由專業(yè)負責人進行編寫。a)自審匯總表由自審人員進行編輯輸入，并匯總到項目負責人進行匯總；a)填寫《銀行付款憑單》由經(jīng)辦人填寫申請付款說明(包含“我司”與“合作單位名稱”簽訂“合同名稱”，現(xiàn)“工作進部分(大小寫均寫清楚)。請示單保管規(guī)范署人員(除最高簽署領導外)，經(jīng)辦人保存電子版。2.內部聯(lián)系單保管規(guī)范a)聯(lián)系單由經(jīng)辦人填寫完畢并由經(jīng)辦人提交簽署人員簽署，待簽署完畢后移交給部門系單文件夾內。3.外部聯(lián)系單保管規(guī)范a)外部聯(lián)系單(對外)由經(jīng)辦人負責編寫、保存、傳送、留檔，電子版由經(jīng)辦人進行保管，并保存在表單\外聯(lián)單\XX單位內；傳送外聯(lián)單時經(jīng)辦人須簽字并由資料員蓋章后經(jīng)辦人自行傳真(若經(jīng)辦人認為該事件超出本人決定范圍，需提報部門經(jīng)理進行簽署)；傳輸完畢后保存在外部聯(lián)系單文件夾內。4.合同會簽單保管規(guī)范a)合同會簽單由經(jīng)辦人負責編寫，由檔案室進行保存原件，資料員保存復印件一份，同時將合同會簽單進行掃描后通過電子郵件知會相關簽署人員(除最高簽署領導5.設計變更審批表保管規(guī)范份保存在各項目設計變更審批表文件夾內，并通過郵件形式將審批單掃描件轉發(fā)給審批表會簽人員(除最高簽署領導外)。6.設計變更通知單保管規(guī)范頁碼：第9頁共10頁*交由資料員進行傳遞、保存工作。7.圖紙出圖審批表保管規(guī)范展，完成后審批表交由資料員進行保存。組織更新。匯總表電子版由項目負責人進行保管并注明電子版文件。a)XX項目合同文件夾；b)XX項目請示單文件夾c)XX項目變更通知單文件夾注：每個項目設一個文件夾，文件夾內頭兩頁為目錄存放處。a)XX項目內部聯(lián)系單；b)XX項目外部聯(lián)系單(一)，該文件夾為施工圖設計單位；c)XX項目外部聯(lián)系單(二)；該文件夾為非施工圖設計單位；a)XX項目內部聯(lián)系單；bXX單；c)會議紀要文件夾。a)電子存檔規(guī)范適用于規(guī)劃設計部所有專業(yè)工程師及資料員；b)電子文件存檔須按照公司批示