項(xiàng)目管理的信息化

項(xiàng)目管理的信息化企業(yè)信息化是長期的實(shí)現(xiàn)過程，有許多日常的工作要做，在建設(shè)過程中往往需要企業(yè)內(nèi)部和外部多方面的合作來完成，使得許多IT方面的投入具有明顯的項(xiàng)目特征。首先，進(jìn)行信息化規(guī)劃本身就需要進(jìn)行戰(zhàn)略方面的研究，也要進(jìn)行價(jià)值方面的研判，可以作為一個(gè)信息資源規(guī)劃項(xiàng)目來做；進(jìn)入到具體信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，需要布線、配置服務(wù)器等等，更是典型的工程項(xiàng)目；即便是涉及更多軟件問題的ERP系統(tǒng)，其選型、培訓(xùn)、實(shí)施、啟動(dòng)都能串入到一個(gè)個(gè)的項(xiàng)目中去。信息化建設(shè)的項(xiàng)目化有越來越明顯的趨勢(shì)，在需要多方資源配合才能達(dá)成目標(biāo)時(shí)，按照項(xiàng)目管理的思路來組織隊(duì)伍、安排計(jì)劃、展開行動(dòng)的確是最有效的投資保證手段。無論是CIO自己擔(dān)綱信息化項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)還是配合供應(yīng)商展開項(xiàng)目，都需要掌握項(xiàng)目管理的知識(shí)和技能，信息化的項(xiàng)目自然也會(huì)存在一定的個(gè)性，需要通過實(shí)踐來體會(huì)。其他方面的管理知識(shí)更多是幫助CIO形成正確的判斷，而項(xiàng)目管理的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)具有可操作的特點(diǎn)，更能幫助CIO在實(shí)際工作取得成績，防范可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。這里所要探討的信息化項(xiàng)目管理中所需要運(yùn)用的一般的管理知識(shí)，以及具有個(gè)性化特點(diǎn)的方面。CIO在信息化項(xiàng)目管理中同樣需要關(guān)注項(xiàng)目的范圍、目標(biāo)、計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)、效益、溝通等方面，信息化項(xiàng)目的難點(diǎn)在于缺乏規(guī)范的東西明確目標(biāo)，及計(jì)算項(xiàng)目的時(shí)間、資金方面的投資成本，理論界已經(jīng)就ERP項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)行這方面進(jìn)行有益的探討，提出了實(shí)施成熟度的概念，可以給CIO更多的幫助。根據(jù)美國Hackett公司的一項(xiàng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有37%的信息化項(xiàng)目在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)完成，只有42%的信息化項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)完成。那么如何去定義信息化項(xiàng)目的成敗？如何分析項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)？如何進(jìn)行有效的項(xiàng)目管理？以及如何進(jìn)行信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的防范？本文將從以下四個(gè)方面予以探討。信息化項(xiàng)目成敗的判定標(biāo)準(zhǔn)信息化項(xiàng)目如何衡量其成功與否，一直是業(yè)內(nèi)爭論很久的話題。而且信息化本身是一個(gè)復(fù)雜的管理系統(tǒng)工程，以什么樣的指標(biāo)體系去衡量，如何衡量，確實(shí)是個(gè)大難題。本文不想就此展開過細(xì)的指標(biāo)體系的討論，僅從幾個(gè)可控的關(guān)鍵要素來分析信息化項(xiàng)目的成敗標(biāo)準(zhǔn)。從我們對(duì)項(xiàng)目的定義，可以知道信息化項(xiàng)目的關(guān)鍵要素只有三個(gè)，即時(shí)間、成本、質(zhì)量。因此，我們不妨把這三個(gè)要素落實(shí)到信息化項(xiàng)目的成敗標(biāo)準(zhǔn)討論中來。即項(xiàng)目有沒有在進(jìn)度上超出計(jì)劃？項(xiàng)目在成本上有沒有超出預(yù)算？項(xiàng)目在質(zhì)量上有沒有滿足需求？后者還可以進(jìn)一步分解成更細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)，如：系統(tǒng)的功能是否符合需求計(jì)劃？系統(tǒng)的信息處理和運(yùn)行方式是否合適？項(xiàng)目的整體運(yùn)行狀態(tài)是否適應(yīng)企業(yè)的運(yùn)營體系？等等。如果對(duì)以上問題的回答是否定的，則基本可以判定項(xiàng)目是失敗的；如果對(duì)以上問題的回答是不確定的，則說明項(xiàng)目的建設(shè)是不徹底的，也是存在風(fēng)險(xiǎn)的；如果對(duì)以上問題的回答是肯定的，則基本可以判定項(xiàng)目是成功的。信息化項(xiàng)目的失敗，具體分析可能會(huì)發(fā)現(xiàn)很多種原因，而信息化項(xiàng)目的成功，歸納起來，還是可以有一些標(biāo)準(zhǔn)來描述的，比如：用戶對(duì)系統(tǒng)滿意，系統(tǒng)運(yùn)行達(dá)到設(shè)定目標(biāo)等。信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)及失敗原因分析由于信息化不僅僅是一個(gè)技術(shù)工程，更是一個(gè)管理工程和系統(tǒng)工程。因此，信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)也主要來自于以下三個(gè)方面：一是技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。包括項(xiàng)目的技術(shù)結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目的規(guī)模以及項(xiàng)目實(shí)施方的技術(shù)能力和經(jīng)驗(yàn)。項(xiàng)目的技術(shù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)過于復(fù)雜，項(xiàng)目的信息處理結(jié)構(gòu)化程度過低，都會(huì)直接影響項(xiàng)目實(shí)施方對(duì)技術(shù)的把握，從而影響項(xiàng)目的質(zhì)量，以及用戶對(duì)技術(shù)的理解和消化。項(xiàng)目的規(guī)模過于龐大，則會(huì)造成資源配置和進(jìn)度控制的困難。此外，項(xiàng)目實(shí)施方的技術(shù)能力直接決定項(xiàng)目開發(fā)的水平。二是管理風(fēng)險(xiǎn)。管理風(fēng)險(xiǎn)主要來自于項(xiàng)目人員的組織有效性，項(xiàng)目時(shí)間、資源的計(jì)劃確定性和可控性，以及項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)控的力度和立場(chǎng)。項(xiàng)目五類角色如何有效組織，并協(xié)同發(fā)揮積極因素是一個(gè)項(xiàng)目組織的課題，存在很多的不確定性。而項(xiàng)目進(jìn)度的計(jì)劃和項(xiàng)目預(yù)算是否具有確定性直接影響項(xiàng)目的可控程度。最后，項(xiàng)目監(jiān)控的力度和立場(chǎng)在實(shí)際過程中會(huì)面臨來自各方面的干擾和阻力。三是系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)在這里指的是由信息化相關(guān)要素組成的動(dòng)態(tài)聯(lián)系的有機(jī)體系。主要指的是用戶自身的組織規(guī)范化、組織的觀念轉(zhuǎn)變、組織責(zé)任與控制體系的適應(yīng)性等。一個(gè)信息化項(xiàng)目如果沒有相適應(yīng)的組織體系和觀念體系做保障，很難想象項(xiàng)目不會(huì)面臨風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目管理方法及項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防范針對(duì)項(xiàng)目管理的三個(gè)內(nèi)容（項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目監(jiān)控、項(xiàng)目評(píng)價(jià)），對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目管理方法是：在項(xiàng)目規(guī)劃階段，重視第三方專業(yè)咨詢；在項(xiàng)目建設(shè)過程中有意識(shí)地引入第三方監(jiān)理；在項(xiàng)目評(píng)估階段，重視第三方的驗(yàn)收評(píng)估。通過引入專業(yè)的第三方，全過程地為項(xiàng)目管理保駕護(hù)航，減少項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)項(xiàng)目管理的三要素，對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目管理方法是：重視項(xiàng)目前期的進(jìn)度計(jì)劃和成本預(yù)算，強(qiáng)化過程的進(jìn)度監(jiān)控和成本控制；重視項(xiàng)目前期的需求分析和目標(biāo)量化，強(qiáng)化過程的質(zhì)量測(cè)試和階段性評(píng)估控制。針對(duì)項(xiàng)目管理的三大風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目管理方法是：重視企業(yè)自身的技術(shù)培訓(xùn)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以強(qiáng)化技術(shù)能力，同時(shí)選擇有技術(shù)優(yōu)勢(shì)和經(jīng)驗(yàn)的開發(fā)商合作，以減少技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)；重視企業(yè)自身的管理規(guī)范化，同時(shí)積極與開發(fā)方以及第三方專家組成高效的項(xiàng)目管理小組，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施有效控制，以減少管理風(fēng)險(xiǎn)；重視企業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變和組織體系的轉(zhuǎn)變，為項(xiàng)目順利推行提供良好的支撐環(huán)境。具體來看，項(xiàng)目管理的核心在項(xiàng)目控制，而項(xiàng)目控制的核心在對(duì)項(xiàng)目關(guān)鍵流程、關(guān)鍵要素和關(guān)鍵資源的控制。計(jì)劃的指標(biāo)是否可量化，是否可分解，是否可衡量，直接決定項(xiàng)目是否可控。因此，在某種程度上說，項(xiàng)目管理的精髓在于項(xiàng)目規(guī)劃的水平。其次才是項(xiàng)目的后續(xù)監(jiān)控。信息化項(xiàng)目及項(xiàng)目管理的內(nèi)涵所謂信息化項(xiàng)目，是指在一定期限內(nèi)，依托一定的資源，為達(dá)成一定的信息化目標(biāo)而進(jìn)行的一系列活動(dòng)。這里，我們不難發(fā)現(xiàn)信息化項(xiàng)目作為一個(gè)完整的定義，至少有三個(gè)關(guān)鍵要素，即：時(shí)間、資源、目標(biāo)。其中資源的最終體現(xiàn)是成本，目標(biāo)的最終體現(xiàn)是績效。因此，一個(gè)信息化項(xiàng)目最核心的制約因素就是這三要素：時(shí)間要素、成本要素、績效要素。而績效的評(píng)價(jià)和控制往往量化到質(zhì)量上，即質(zhì)量要素。所有項(xiàng)目的失敗必然是失敗在這三個(gè)要素中至少其中的一個(gè)要素，即要么是項(xiàng)目進(jìn)度控制不夠，要么是項(xiàng)目成本超標(biāo)，要么是項(xiàng)目質(zhì)量失控。而項(xiàng)目管理正是對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃、組織以及對(duì)項(xiàng)目所需資源的控制，目的是確保項(xiàng)目在規(guī)定時(shí)間內(nèi)、規(guī)定預(yù)算內(nèi)達(dá)成預(yù)定的績效目標(biāo)。項(xiàng)目管理落到實(shí)處，就是對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度控制、成本控制和質(zhì)量控制。項(xiàng)目管理中有五個(gè)方面的角色在發(fā)揮影響和作用。一是用戶方的業(yè)務(wù)人員。他們是信息化項(xiàng)目需求的主要提出者，也是信息系統(tǒng)的最終使用者，同時(shí)也是信息系統(tǒng)的最終評(píng)價(jià)者，因此，他們往往在信息化項(xiàng)目管理中具有重要的地位。二是用戶方的決策人員。他們是信息化項(xiàng)目立項(xiàng)的決策者和項(xiàng)目規(guī)劃的拍板者，以及項(xiàng)目資源的預(yù)算批準(zhǔn)者。因此，他們往往對(duì)項(xiàng)目的成敗具有決定性影響。三是開發(fā)方的技術(shù)人員，他們是信息系統(tǒng)的直接研發(fā)者和系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)施者和技術(shù)支持者，他們工作的效率和質(zhì)量直接影響項(xiàng)目的效率和質(zhì)量。四是開發(fā)方的項(xiàng)目管理人員。他們是項(xiàng)目開發(fā)的監(jiān)控者和項(xiàng)目實(shí)施的組織協(xié)調(diào)者，他們的工作方法和力度將很大程度上影響項(xiàng)目開發(fā)的可控程度和項(xiàng)目的推進(jìn)。五是項(xiàng)目的監(jiān)管者?？赡苁怯脩簦赡苁怯脩襞c開發(fā)方組成的聯(lián)合小組，也可能是第三方。項(xiàng)目監(jiān)管者的專業(yè)素質(zhì)和立場(chǎng)將直接決定項(xiàng)目整體進(jìn)度的把握，以及預(yù)算的執(zhí)行和項(xiàng)目績效的評(píng)估。企業(yè)信息化是CIO的全部工作內(nèi)容，包括信息資源規(guī)劃、信息化戰(zhàn)略擬定、IT工作團(tuán)隊(duì)的組織管理、建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、選擇實(shí)施ERP系統(tǒng)等等。需要探討一下，把需要采用項(xiàng)目管理來完成的任務(wù)找出來，才能把這些工作做好，也就是要進(jìn)行分析一下信息化過程中的項(xiàng)目分布。信息資源規(guī)劃、信息化戰(zhàn)略擬定、IT團(tuán)隊(duì)的組織管理都是CIO的長期任務(wù)，需要定期進(jìn)行工作檢討，利用內(nèi)、外部的資源來完成。在信息資源規(guī)劃和戰(zhàn)略制定中，特別可能用到外部資源，第三方咨詢可以為CIO和企業(yè)帶來更廣闊的思路。組織管理更是一種日常性的事務(wù)，能夠帶領(lǐng)一支堅(jiān)強(qiáng)的隊(duì)伍，克服掉發(fā)展中的困難，信息化才有成功的希望。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是典型的工程項(xiàng)目，需要進(jìn)行規(guī)劃、設(shè)計(jì)、設(shè)備準(zhǔn)備和工程施工，系統(tǒng)集成還包括安裝和調(diào)試服務(wù)器、網(wǎng)關(guān)、路由等設(shè)備，組織管理工作是比較大的；信息化中的軟件項(xiàng)目就更多了，ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、SCM系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等等，涉及到軟件產(chǎn)品的項(xiàng)目復(fù)雜度更高，需要對(duì)所有人員進(jìn)行培訓(xùn)，安排試用等。由此可以看出CIO的工作中至少有2/3的精力應(yīng)該放在項(xiàng)目上，做好企業(yè)信息化的領(lǐng)軍人物，要求非常清楚地理解項(xiàng)目管理的知識(shí)，積累項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目管理的不確定性給CIO的工作提出了非常高的要求。在這個(gè)資源交互利用、企業(yè)協(xié)作非常普遍的時(shí)代，我們幾乎每天都被各種項(xiàng)目所包圍，無論是扮演什么角色都能接觸到項(xiàng)目。如果從項(xiàng)目管理的大理論來看，這些項(xiàng)目之間也沒有特別的地方，但詳細(xì)分析就能找到各種項(xiàng)目的特點(diǎn)，按照項(xiàng)目管理的理論來制定具體的管理方針。信息化項(xiàng)目大致上可分為這樣幾類：規(guī)劃項(xiàng)目、軟件開發(fā)項(xiàng)目、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目、應(yīng)用實(shí)施項(xiàng)目，規(guī)劃任務(wù)需要長期執(zhí)行，周期性的規(guī)劃過程也可以作為項(xiàng)目來看待，其他幾種類型的項(xiàng)目是很容易成立的?！鲆?guī)劃項(xiàng)目：需要對(duì)大環(huán)境進(jìn)行考察，可以考慮多利用外部資源，第三方咨詢來共同完成，需要與企業(yè)的決策層進(jìn)行緊密聯(lián)系，密切合作。信息管理、競爭性情報(bào)是完成項(xiàng)目的重要方面?！鲕浖_發(fā)：應(yīng)用需求分析和技術(shù)力量的儲(chǔ)備是關(guān)鍵點(diǎn)，企業(yè)在設(shè)定軟