DB3308T 079-2021企業(yè)登記檔案管理和服務(wù)規(guī)范

ICS01.140.20CCSA14浙江DB3308省衢州市地方標(biāo)準(zhǔn)DBT2021Managementandservicespecificationforenterpriseregistrationarchives衢州市市場監(jiān)督管理局發(fā)布IDB3308/T079-2021前言 附錄A(資料性)企業(yè)登記檔案(以公司制企業(yè)為例) 7附錄B(資料性)企業(yè)登記頒證及歸檔記錄表 10 IIDB3308/T079-2021前言本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。本文件由衢州市市場監(jiān)督管理局提出并歸口。本文件起草單位：衢州市市場監(jiān)督管理局、衢州市營商環(huán)境建設(shè)辦公室、浙江標(biāo)協(xié)標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)有限公司。本文件主要起草人：俞繼業(yè)、葉芳、葉永忠、周雨、傅文濤、袁瓊、盧倫、裘丹娜、夏云浩、張曉燕、袁成霖。1DB3308/T079-2021企業(yè)登記檔案管理和服務(wù)規(guī)范1范圍本文件規(guī)定了企業(yè)登記檔案工作的總則、基礎(chǔ)要求、檔案管理、檔案服務(wù)、監(jiān)督與改進(jìn)等內(nèi)容。本文件適用于企業(yè)登記檔案管理、查詢和遷移服務(wù)工作。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T38371(所有部分)數(shù)字內(nèi)容對象存儲、復(fù)用與交換規(guī)范DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T85政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范DB33/T2036.1政務(wù)辦事“最多跑一次”工作規(guī)范第1部分：總則3術(shù)語與定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1市場主體在企業(yè)登記機(jī)關(guān)辦理營業(yè)執(zhí)照登記注冊業(yè)務(wù)形成的信息資料，包括企業(yè)基本登記信息和企業(yè)變更登記信息等。3.2企業(yè)登記檔案enterpriseregistrationarchives企業(yè)登記機(jī)關(guān)依法對市場主體登記注冊、監(jiān)督管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括登記申請、登記審核、其他等材料，涵蓋開業(yè)、變更、注銷、吊銷、股權(quán)出質(zhì)、股權(quán)凍結(jié)、年檢、副卷、其他等九類子項內(nèi)容。4總則深化企業(yè)登記檔案“最多跑一次”改革，提升企業(yè)登記檔案管理和服務(wù)運(yùn)用水平，推動企業(yè)登記檔案工作“走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化”。5基礎(chǔ)要求2DB3308/T079-20215.1人員要求5.1.1具備檔案工作專業(yè)知識和技能，遵守有關(guān)保密規(guī)定，熟悉檔案領(lǐng)域的法律法規(guī)。5.1.2宜按照DB33/T2036.1的要求開展工作。5.2設(shè)施設(shè)備要求5.2.1檔案室各功能區(qū)(服務(wù)區(qū)、自助區(qū)、等候區(qū)、加工區(qū)和庫房等)應(yīng)區(qū)分并有明顯標(biāo)識，庫房應(yīng)獨(dú)立設(shè)置。5.2.2各功能區(qū)應(yīng)配備與檔案容量相適應(yīng)的檔案密集架、專用計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備、溫濕度監(jiān)控設(shè)備、空調(diào)、加濕器、除濕器等。5.2.3庫房應(yīng)配備防盜設(shè)備、視頻監(jiān)控設(shè)備和防火門、防火報警裝置、滅火裝置等消防器材。5.2.4自助區(qū)宜配備自助查詢設(shè)備。5.3庫房管理要求5.3.1溫度應(yīng)控制在(14~24)℃(每晝夜允許波動幅度±2℃)，相對濕度應(yīng)控制在(45~60)%RH(每晝夜允許波動幅度±5%RH)，做好日常溫濕度控制和記錄。5.3.2嚴(yán)禁擺放易燃易爆物品，無人值守時應(yīng)切斷除溫濕度控制設(shè)備之外的電源。5.3.3應(yīng)做好防腐蝕、防鼠、防蟲和防光等工作。5.3.4建立庫房安全管理制度，嚴(yán)格做好檔案和外來人員出入庫登記，定期檢查檔案保管狀況、檢修維護(hù)設(shè)施設(shè)備。節(jié)假日和災(zāi)害性天氣前，應(yīng)對庫房進(jìn)行專項安全檢查。5.3.5檔案安全管理臺賬應(yīng)包含但不限于以下內(nèi)容：a)檔案出入庫記錄；b)外來人員出入庫記錄；c)設(shè)施設(shè)備維護(hù)記錄；d)庫房安全檢查記錄。5.4信息平臺要求5.4.1基本要求5.4.1.1信息平臺包括企業(yè)登記檔案加工平臺、企業(yè)登記檔案自助查詢平臺、企業(yè)登記檔案遷移平臺。5.4.1.2依托浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)、“浙里辦”APP和“企業(yè)登記全程電子化平臺”，平臺之間應(yīng)互相接入，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享調(diào)用與數(shù)據(jù)推送。5.4.1.3數(shù)據(jù)共享與交換按GB/T38371執(zhí)行。5.4.2企業(yè)登記檔案加工平臺5.4.2.15.4.2.25.4.2.3應(yīng)具備檔案加工、內(nèi)部查詢、企業(yè)圖像提取和遷入遷出等模塊。檔案加工模塊應(yīng)具備檔案掃描、檔案排序、檔案質(zhì)檢、企業(yè)登記、吊銷錄入等功能。5.4.3企業(yè)登記檔案自助查詢平臺5.4.3.15.4.3.25.4.3.3等技術(shù)。應(yīng)具備企業(yè)登記信息、企業(yè)登記檔案和信用檔案等模塊。應(yīng)具備便捷搜索、精準(zhǔn)授權(quán)、智能識別、溫馨引導(dǎo)、防偽驗證等基本功能。防偽驗證功能應(yīng)具備企業(yè)登記機(jī)關(guān)電子云簽章調(diào)取，附加水印、頁碼日期控制、防偽碼掃描3DB3308/T079-20215.4.3.4對接“信用浙江”，可調(diào)取顯示信用分、信用檔案。5.4.3.5應(yīng)開發(fā)企業(yè)(個人)、政務(wù)(部門)、金融(銀行)、司法(律師)四大應(yīng)用終端，用戶可自助登錄，依權(quán)限查詢、下載、打印。5.4.3.6宜開發(fā)PC端、移動端、自助終端應(yīng)用。5.4.4企業(yè)登記檔案遷移平臺5.4.4.1具備企業(yè)變更登記業(yè)務(wù)、企業(yè)遷移調(diào)檔管理、企業(yè)遷移統(tǒng)計等模塊。設(shè)置申報端和準(zhǔn)入端。5.4.4.2申報端應(yīng)與企業(yè)登記變更業(yè)務(wù)融合，實現(xiàn)“一表申請、一次提交、一次采集、多方復(fù)用”。5.4.4.3準(zhǔn)入端應(yīng)具備遷入地登記機(jī)關(guān)、遷出地登記機(jī)關(guān)、遷入地登記機(jī)關(guān)檔案室、遷出地登記機(jī)關(guān)檔案室受理、審核、對接、查詢等功能。5.4.4.4宜開發(fā)PC端、移動端應(yīng)用。6檔案管理6.1接收6.1.1接收范圍包括檔案室所在地企業(yè)登記機(jī)關(guān)在登記注冊、監(jiān)督管理過程中移交的材料，以及遷出地登記機(jī)關(guān)檔案室移交的企業(yè)登記檔案材料。6.1.2接收時應(yīng)按紙質(zhì)材料和電子文件區(qū)分，并核對、確認(rèn)目錄及內(nèi)容(案例參見附錄A)。6.1.3接收紙質(zhì)材料時應(yīng)在企業(yè)登記頒證及歸檔記錄表(參見附錄B)上簽字。6.1.4電子文件通過“企業(yè)登記全程電子化平臺”調(diào)取、接收，并進(jìn)行真實性、完整性、可用性和安全性檢測。6.1.5接收市內(nèi)遷移檔案要求見7.2，涉密檔案及市外遷移檔案按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.2整理6.2.1應(yīng)及時整理需立卷歸檔的材料，并符合DA/T22的規(guī)定。6.2.2應(yīng)按時間順序排列整理材料，并標(biāo)注業(yè)務(wù)類型(開業(yè)、變更、注銷、吊銷、股權(quán)出質(zhì)、股權(quán)凍結(jié)、年檢、副卷、其他等九類子項)。6.2.3紙質(zhì)材料應(yīng)加蓋頁碼戳，掃描形成影像，掃描要求按DA/T31執(zhí)行。6.2.4應(yīng)對掃描進(jìn)行處理，生成電子文件和件號，并逐頁設(shè)置一般人員、公檢法、內(nèi)部一般、內(nèi)部機(jī)密等權(quán)限。注：件號，在歸檔文件分類方案的最低一級類目內(nèi)，文件的排列順序號。6.3立卷6.3.1應(yīng)按“一戶一檔”、“一次一卷”的要求立卷。6.3.2完成掃描的紙質(zhì)材料應(yīng)編制案卷號、撰寫案卷目錄、裝訂成冊，裝入檔案盒，形成書式檔案資料。6.3.3案卷號應(yīng)唯一并根據(jù)DA/T13要求進(jìn)行編制。6.4歸檔6.4.1電子文件按DA/T85執(zhí)行歸檔。6.4.2書式檔案資料應(yīng)按企業(yè)類型分類、排列、編目、上架存放。7檔案服務(wù)4DB3308/T079-20217.1查詢服務(wù)7.1.1查詢內(nèi)容包括企業(yè)基本登記信息、企業(yè)變更登記信息、企業(yè)章程影像、企業(yè)信用檔案、企業(yè)登記檔案等。7.1.2查詢流程7.1.2.1線下查詢流程7.1.2.1.1申請人至企業(yè)登記機(jī)關(guān)辦事大廳或檔案室，遞交申請材料，由工作人員通過“企業(yè)登記檔案自助查詢平臺”現(xiàn)場辦理。7.1.2.1.2申請人至市內(nèi)就近辦事大廳或檔案室，遞交申請材料，由工作人員通過“企業(yè)登記檔案自助查詢平臺”全市通查功能現(xiàn)場辦理。7.1.2.1.3申請人至就近自助終端或自助PC端，通過“企業(yè)登記檔案自助查詢平臺”自行查詢。7.1.2.2線上查詢流程7.1.2.2.1申請人登錄“企業(yè)登記檔案自助查詢平臺”PC端或移動端：a)企業(yè)端通過浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)個人用戶或法人用戶登錄；b)政務(wù)端通過特定權(quán)限賬號登錄；c)銀行端通過特定權(quán)限賬號登錄；d)司法端通過特定權(quán)限賬號(經(jīng)認(rèn)證的律師個人用戶)登錄。7.1.2.2.2輸入企業(yè)名稱或企業(yè)統(tǒng)一社會信用代碼進(jìn)行查詢。7.1.2.3查詢流程圖查詢流程圖參見附錄C。7.1.3查詢權(quán)限7.1.3.1開放查詢內(nèi)容：企業(yè)基本登記信息、企業(yè)變更登記信息、企業(yè)信用檔案。7.1.3.2企業(yè)端：a)開放查詢內(nèi)容；b)企業(yè)章程影像；(本企業(yè)法人用戶、本企業(yè)法定代表人或股東個人用戶、本企業(yè)法定代表人預(yù)留手機(jī)號碼)c)企業(yè)登記檔案。(本企業(yè)法人用戶)7.1.3.3政務(wù)端：a)開放查詢內(nèi)容；b)企業(yè)章程影像。(企業(yè)授權(quán)代查)7.1.3.4銀行端：a)開放查詢內(nèi)容；b)企業(yè)章程影像。(企業(yè)授權(quán)代查)7.1.3.5司法端：a)開放查詢內(nèi)容；b)企業(yè)章程影像；(依申請審核查詢)c)企業(yè)登記檔案。(依申請審核查詢)7.1.4特定功能5DB3308/T079-20217.1.4.1政務(wù)端依權(quán)限配置企業(yè)登記信息批量查詢和數(shù)據(jù)共享功能。7.1.4.2銀行端依權(quán)限配置企業(yè)登記信息批量查詢、變更或注銷企業(yè)重點(diǎn)標(biāo)注功能。7.1.4.3司法端配置企業(yè)登記檔案依驗證碼限期重復(fù)查看功能。7.2遷移服務(wù)7.2.1線下遷移7.2.1.1申請企業(yè)至遷入地登記機(jī)關(guān)，提交以下申請材料：a)《衢州(市內(nèi))登記檔案遷移申請書》；b)營業(yè)執(zhí)照正、副本。7.2.1.2檔案遷入7.2.1.2.1遷入地登記機(jī)關(guān)受理企業(yè)遷入申請。7.2.1.2.2遷入地登記機(jī)關(guān)開具調(diào)檔函和遷移申請書在線發(fā)送至遷出地登記機(jī)關(guān)。7.2.1.2.3遷入地登記機(jī)關(guān)在“企業(yè)登記檔案遷移平臺”準(zhǔn)入端中完成企業(yè)遷入審核，變更登記機(jī)關(guān)，并移交企業(yè)申請材料至遷入地登記機(jī)關(guān)檔案室。7.2.1.2.4遷入地登記機(jī)關(guān)檔案室將遷移申請書復(fù)印件和調(diào)檔函原件寄遞至遷出地登記機(jī)關(guān)檔案室。7.2.1.2.5遷入地登記機(jī)關(guān)檔案室接收紙質(zhì)檔案并負(fù)責(zé)維護(hù)管理。7.2.1.3檔案遷出7.2.1.3.1遷出地登記機(jī)關(guān)在線接收調(diào)檔函和遷移申請書，受理、審核企業(yè)遷出申請。7.2.1.3.2遷出地登記機(jī)關(guān)檔案室完成電子檔案遷出，寄遞紙質(zhì)檔案至遷入地登記機(jī)關(guān)檔案室。7.2.2線上遷移7.2.2.1申請7.2.2.1.1企業(yè)通過“企業(yè)登記全程電子化平臺”發(fā)起登記事項變更申請時，涉及登記機(jī)關(guān)變更的，“企業(yè)登記檔案遷移平臺”申報端自動激活。7.2.2.1.2企業(yè)同步發(fā)起企業(yè)登記檔案遷移申請。7.2.2.2檔案遷入7.2.2.2.1遷入地登記機(jī)關(guān)通過“企業(yè)登記檔案遷移平臺”準(zhǔn)入端受理企業(yè)變更登記申請，核查企業(yè)章程條款。7.2.2.2.2遷入地登記機(jī)關(guān)檔案室核查企業(yè)電子檔案，完成企業(yè)電子檔案遷入歸檔。7.2.2.2.3遷入地登記機(jī)關(guān)完成企業(yè)變更登記審核，變更登記機(jī)關(guān)。7.2.2.2.4遷入地登記機(jī)關(guān)檔案室接收紙質(zhì)檔案并負(fù)責(zé)維護(hù)管理。7.2.2.3檔案遷出7.2.2.3.1遷出地登記機(jī)關(guān)在線完成遷出受理及審核。7.2.2.3.2遷出地登記機(jī)關(guān)檔案室完成電子檔案遷出，寄遞紙質(zhì)檔案至遷入地登記機(jī)關(guān)檔案室。7.2.3遷移流程圖檔案遷移流程圖參見附錄D。6DB3308/T079-20218監(jiān)督與改進(jìn)8.1建立服務(wù)監(jiān)督機(jī)制，通過在線反饋、服務(wù)電話和政務(wù)服務(wù)“好差評”等方式收集意見建議。8.2建立自查機(jī)制，定期對企業(yè)登記檔案進(jìn)行排查比對。8.3建立持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，對發(fā)現(xiàn)的問題及時糾正、持續(xù)改善和優(yōu)化提升。7AADB3308/T079-2021附錄A(資料性)企業(yè)登記檔案(以公司制企業(yè)為例)A.1開業(yè)企業(yè)從設(shè)立登記到具備一般性經(jīng)營條件的過程，卷內(nèi)目錄包括:a)《公司登記(備案)申請書》；b)公司章程；c)股東、發(fā)起人的主體資格證明或自然人身份證明；d)法定代表人、董事、監(jiān)事和經(jīng)理的任職文件；e)住所使用證明；f)依法設(shè)立的驗資機(jī)構(gòu)出具的驗資證明(募集設(shè)立的股份有限公司提交)；g)國務(wù)院證券監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)的核準(zhǔn)文件(募集設(shè)立的股份有限公司公開發(fā)行股票提交)；h)法律、行政法規(guī)和國務(wù)院規(guī)定的專項審批文件或許可證復(fù)印件。A.2變更企業(yè)成立后，因經(jīng)營需要發(fā)生的組織形式、企業(yè)登記事項的變化，涵蓋企業(yè)名稱、住所、法定代表人、經(jīng)營范圍、注冊資本、股東等變更情形。目錄包括：a)《公司登記(備案)申請書》；b)關(guān)于修改公司章程的決議、決定；c)修改后的公司章程或者公司章程修正案；d)變更事項相關(guān)證明文件：企業(yè)名稱預(yù)先核準(zhǔn)申請書、通知書；股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議或股權(quán)交割證明；原任法定代表人的免職證明和新任法定代表人的任職證明；住所使用證明；載明公司董事、監(jiān)事、經(jīng)理的姓名、住所的文件及有關(guān)委派、選舉或者聘用的證明。e)法律、行政法規(guī)和國務(wù)院規(guī)定的專項審批文件或許可證復(fù)印件；f)原營業(yè)執(zhí)照正、副本；g)其他。A.3注銷當(dāng)公司出現(xiàn)宣告破產(chǎn)，被收購、規(guī)定的營業(yè)期限屆滿不續(xù)、或公司內(nèi)部解散等情形，終止公司法人a)《企業(yè)注銷登記申請書》；b)股東會注銷決議(定)或《簡易注銷全體投資人承諾書》；c)清算報告或人民法院破產(chǎn)終結(jié)裁定書；d)國有資產(chǎn)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)或本級人民政府的決定(國有獨(dú)資公司提交)；8DB3308/T079-2021e)原營業(yè)執(zhí)照正、副本；f)其他。A.4吊銷市場監(jiān)督管理部門(原工商部門)對有嚴(yán)重違法違規(guī)企業(yè)依法做出最嚴(yán)厲的行政處罰。目錄包括：吊銷處罰決定書。A.5股權(quán)出質(zhì)出質(zhì)人以自有股權(quán)作為質(zhì)押物與質(zhì)權(quán)人進(jìn)行登記，對抗第三人的行政確認(rèn)行為。目錄包括：a)《股權(quán)出質(zhì)登記申請書》；b)載有出質(zhì)人姓名(名稱)及其出資額的有限責(zé)任公司股東名冊復(fù)印件或者出質(zhì)人持有的股份公司股票復(fù)印件；c)質(zhì)權(quán)合同；d)出質(zhì)人、質(zhì)權(quán)人的主體資格證明或者自然人身份證件復(fù)印件；e)其他。A.6股權(quán)凍結(jié)人民法院在進(jìn)行訴訟保全或強(qiáng)制執(zhí)行時，所采取的不準(zhǔn)企業(yè)股權(quán)持有者提取或轉(zhuǎn)移的一種強(qiáng)制措a)法院協(xié)助公示通知書；b)法院民事裁定書；c)人民法院執(zhí)行公務(wù)證。A.7副卷企業(yè)登記機(jī)關(guān)審核材料、企業(yè)承諾書及其他各類特殊情形材料等。目錄包括：a)公司(設(shè)立、變更、備案、注銷)登記審核表；b)企業(yè)登記頒證及歸檔記錄表；c)企業(yè)承諾書；d)其他各類特殊情形材料。A.8年檢指原工商部門依法按年度對企業(yè)進(jìn)行檢查，確認(rèn)企業(yè)繼續(xù)經(jīng)營資格的法定程序。2014年3月1日已停止，改為年度報告公示制度。目錄包括：a)企業(yè)年檢報告書；b)資產(chǎn)負(fù)債表、損益表；c)審計報告；d)股東(發(fā)起人)法人資格證明或自然人身份證復(fù)印件；e)有關(guān)部門批準(zhǔn)的文件、許可證、資格證；9DB3308/T079-2021f)其他。A.9其他其他各類不屬于以上8類子項內(nèi)容的檔案材料，如企業(yè)換照等。目錄按照相應(yīng)