XX公司文件和檔案管理制度

XX公司文件和檔案管理制度第一節(jié)檔案利用第二節(jié)安全生產(chǎn)檔案管理制度第三節(jié)安全生產(chǎn)運(yùn)行資料管理制度一.公司生產(chǎn)運(yùn)行資料的范圍及管理權(quán)限劃分二.資料的管理三.歸檔文件的整理四.資料的保管五.資料保管期限六.資料密級(jí)七.資料借閱、利用工作一.總則為確保我公司檔案的完整、準(zhǔn)確，便于利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》特制訂本制度。二.文件材料歸檔凡是反映本單位的各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件材料，應(yīng)由各職能部室負(fù)責(zé)人收集、整理，定期向檔案室歸檔，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有。1.企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面：1.1黨群工作類：由黨務(wù)、組織、宣傳、工會(huì)、共青團(tuán)等方面形成的文件材料。1.2行政管理類：由綜合性行政事務(wù)工作，廠務(wù)會(huì)議、人事管理、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等形成的材料。1.3經(jīng)營管理類：由企業(yè)經(jīng)營決策、物資、銷售、財(cái)務(wù)管理方面所形成的各種記錄、文件合同、協(xié)議、經(jīng)濟(jì)信息等。1.4生產(chǎn)技術(shù)管理類：質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、勞動(dòng)管理方面所形成的文件材料。1.5產(chǎn)品類：產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)計(jì)、工藝、加工制造、檢驗(yàn)、包裝等過程所形成的文件材料。1.6科學(xué)技術(shù)研究類：同一科研項(xiàng)目?jī)?nèi)，課題立項(xiàng)、研究準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果報(bào)獎(jiǎng)、推廣等項(xiàng)目研究和管理的全過程材料。1.7基本建設(shè)類：同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi)包含工程的勘探測(cè)繪、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收的全過程材料。1.8設(shè)備儀器類。同一設(shè)備儀器設(shè)備購置材料、安裝調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)管理的全過程材料。1.9會(huì)計(jì)檔案類。1.10干部員工檔案。三.歸檔時(shí)間1．黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、技術(shù)管理類形成的文件完畢后2周內(nèi)由各職能部室兼職檔案員向檔案室移交。文書檔案一般于次年6月底前歸檔整理完畢。2．產(chǎn)品試制、科研成果的鑒定、基建項(xiàng)目工程等科技活動(dòng)驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)將材料歸檔。規(guī)模較大、時(shí)間較長(zhǎng)的子項(xiàng)目、科研的階段分期分批進(jìn)行歸檔。3．設(shè)備儀器類材料應(yīng)在設(shè)備開箱后一周內(nèi)歸檔。安裝、調(diào)試記錄運(yùn)行正常后歸檔。4．干部、員工文件材料應(yīng)在一事結(jié)束后一周內(nèi)歸檔。四.歸檔要求和手續(xù)1．各職能部室的文件材料必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。2．歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、整潔。3．歸檔的文件材料要字跡清晰、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備。4．永久、長(zhǎng)期保存的文件材料的載體和書寫材料不應(yīng)該用易褪色的書寫材料(如紅色、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、熱敏紙、鉛筆)，書寫、繪制應(yīng)符合耐久性要求。5．歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。6．歸檔文件必須是原件，全工程應(yīng)有圖紙總目錄，每套圖應(yīng)有分目錄，每張圖有編號(hào)，文字材料應(yīng)有順序或頁數(shù)。7．歸檔的聲像材料，要經(jīng)過編輯整理，并附文字說明。8．文件材料交接時(shí)，必須辦理交接手續(xù)，當(dāng)面驗(yàn)收，不合格的檔案拒絕接收，并限期整改。9．移交時(shí)填寫移交目錄(清單)，移交單位檔案室，雙方簽字，一式兩份，雙方各執(zhí)一份備查考。第一節(jié)檔案利用一.檔案借閱1．內(nèi)部人員查閱本單位非機(jī)密檔案者，檔案人員可直接提供。因特殊情況需要復(fù)制．借出的檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可。2．對(duì)重要檔案，本單位人員經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱；外單位來查閱利用檔案資料者，須持單位介紹信，注明利用目的和范圍，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。3．借閱、查閱與工作有關(guān)的檔案，要填寫“借閱檔案登記表”。凡解決的重大問題或取得較大經(jīng)濟(jì)效益．社會(huì)效益的實(shí)例，應(yīng)及時(shí)反饋檔案室，及時(shí)填寫《檔案利用效果登記表》交檔案室存查。二.檔案利用要求1．各種檔案的提供利用，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度；造成泄密者按公司損失情況予以考核，直至停崗或開除；2．檔案保管若條目不清、保存混亂，按照失職對(duì)檔案保管員從重考核；若出現(xiàn)工作失誤，致使檔案損壞、丟失，給公司造成損失的，依法追究民事、刑事責(zé)任；3．利用者應(yīng)愛護(hù)檔案資料，保障所用檔案的完好無損，不得隨意折疊和圈劃，嚴(yán)禁拆卷、涂改、增刪和抽頁，違反者照價(jià)賠償，并每人次考核100元；4．查閱檔案應(yīng)在檔案室查閱；私自帶出者，每人次考核50元；5．借閱檔案資料者，利用完后應(yīng)及時(shí)歸還檔案室由檔案人員核對(duì)清點(diǎn)無誤，方能簽收；6．借閱檔案資料造成丟失者，依法追究民事、刑事責(zé)任；7．沒有按照規(guī)定要求進(jìn)行資料歸檔的，每發(fā)現(xiàn)一次考核責(zé)任人50—100元。第二節(jié)安全生產(chǎn)檔案管理制度一.目的為規(guī)范公司安全管理，提高公司安全管理水平，根據(jù)《金屬非金屬礦山安全規(guī)程》和公司有關(guān)安全管理規(guī)定，制定本制度。二.職責(zé)1.公司安全檔案管理的的責(zé)任單位為公司檔案室。2.公司安全檔案的整理單位為安全管理部。三.具體要求1.檔案管理人員應(yīng)具備大專以上學(xué)歷，檔案管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)，能夠熟練使用電腦。2.檔案管理員必須遵循《中華人民共和國檔案法》，規(guī)范檔案管理，主動(dòng)督促、檢查和指導(dǎo)各部門檔案的收集、整理、組卷、歸檔工作，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔案卷預(yù)審制度。3.檔案管理員必須關(guān)心公司各項(xiàng)安全活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案材料，做到及時(shí)收集、整理齊全、組卷準(zhǔn)確、歸檔安全，嚴(yán)格執(zhí)行提前預(yù)審已組卷的卷宗材料制度。4.檔案管理人員必須對(duì)所有安全管理產(chǎn)生歸檔的卷宗保密、維護(hù)檔案安全，防止遺失和損壞。5.安全生產(chǎn)檔案分七類保管5.1安全生產(chǎn)責(zé)任制5.2安全管理制度5.3應(yīng)急救援預(yù)案5.4安全大檢查情況及日常安全匯報(bào)5.5安全教育培訓(xùn)記錄5.6安全市場(chǎng)化考核資料5.7“雙基”工作管理及檢查記錄四.安全生產(chǎn)檔案保存日期的規(guī)定1.安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全管理制度及應(yīng)急預(yù)案的檔案保存時(shí)間為長(zhǎng)期保存，如有變動(dòng)則及時(shí)存入新的版本，廢止的版本仍做永久保存。2.安全檢查情況及安全教育培訓(xùn)記錄原則上保存3年以上。五.安全生產(chǎn)檔案的查閱1.安全檔案的查閱人員為公司專職安全管理人員。2.因事故追查需要調(diào)閱時(shí)，需經(jīng)安全環(huán)保部同意。3.接受上級(jí)檢查時(shí)，需經(jīng)主管安全的副總批準(zhǔn)。4.外單位協(xié)查需要或非本單位安全工作人員查閱，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。六.安全生產(chǎn)檔案的銷毀1.安全檔案的銷毀每年進(jìn)行一次，由檔案管理人員整理提出。2.安全檔案的銷毀，應(yīng)在安全部門的監(jiān)督參與下進(jìn)行。第三節(jié)安全生產(chǎn)運(yùn)行資料管理制度為保證公司生產(chǎn)運(yùn)行資料文件的完整，便于查找利用，做好收集、存檔、保管工作，維護(hù)相關(guān)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。一.公司生產(chǎn)運(yùn)行資料的范圍及管理權(quán)限劃分1.公司級(jí)生產(chǎn)運(yùn)行資料管理范圍，由公司相關(guān)部室指定專﹙兼﹚職管理人員，負(fù)責(zé)一切保管相關(guān)事宜。公司級(jí)生產(chǎn)運(yùn)行資料包括以下資料：1.1銷售訂單；1.2生產(chǎn)通知單；1.3生產(chǎn)計(jì)劃任務(wù)書；1.4生產(chǎn)量月報(bào)；1.5設(shè)備運(yùn)行率月報(bào)；1.6生產(chǎn)進(jìn)度表﹙電子版﹚；1.7生產(chǎn)調(diào)度當(dāng)班運(yùn)行記錄﹙電子版﹚；2.車間運(yùn)行資料管理范圍，由各車間指定專(兼)職管理人員，負(fù)責(zé)一切保管資料的相關(guān)事宜，車間級(jí)資料包括：2.1崗位運(yùn)行記錄；2.2交接班記錄；2.3二氧化碳滅火系統(tǒng)巡檢記錄；2.4設(shè)備巡視記錄；2.5設(shè)備點(diǎn)檢記錄。二.資料的管理各部門都要建立健全平時(shí)歸檔制度。專(兼)職資料管理員，對(duì)報(bào)送的運(yùn)行資料，歸檔前將資料分類，分組放置，做到及時(shí)處理，切忌拖拉積壓，集中統(tǒng)一保管，年末分類統(tǒng)一整理后交綜合部檔案室保管。三.歸檔文件的整理1.歸檔材料必須是填寫完畢的原始材料。2.歸檔材料應(yīng)完整、齊全。3.不同年度的資料一般不得放在一起，以方便及時(shí)查閱。四.資料的保管1.防止資料的損壞，延長(zhǎng)資料存放的壽命；2.保持資料存放室良好的通風(fēng)，做好資料室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。3.每年須定期對(duì)資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。五.資料保管期限資料保存期一般為分二年、長(zhǎng)期兩種。一般的崗位記錄及工藝技術(shù)臺(tái)帳保存期為二年，其余資料原則上均為長(zhǎng)期保存。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。1.長(zhǎng)期保存1.1生產(chǎn)技術(shù)月報(bào)、年報(bào)；1.2生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)管理月報(bào)；1.3工藝技術(shù)臺(tái)帳；1.4技改技措相關(guān)資料。2.二年保存2.1生產(chǎn)調(diào)度日?qǐng)?bào)及各車間報(bào)表；2.2設(shè)備運(yùn)行臺(tái)帳及設(shè)備月狀態(tài)表；2.3生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃及檢修計(jì)劃；2.4崗位運(yùn)行記錄；2.5交接班記錄；2.6設(shè)備點(diǎn)巡檢記錄；2.7工藝技術(shù)臺(tái)帳。六.資料密級(jí)上述資料可分為密級(jí)、普通級(jí)，我們界定把長(zhǎng)期存放的定制為密級(jí)，把兩年保存期的定制為普通級(jí)，并據(jù)此界定資料調(diào)閱權(quán)限。七.資料借閱、利用工作1.中層副職以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，可直接在資料管理員處登記后借閱。借閱資料須三天內(nèi)歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.各部門其它員工因業(yè)務(wù)需要對(duì)本部門資料材料進(jìn)行借閱或利用的，須一律填寫《資料調(diào)閱審批單》并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字許可后，方可借閱資料。如需借閱非本部門的資料材料的，還應(yīng)有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人分管