淺談機關檔案的規(guī)范管理檔案信息資源的有效利用 - 圖書館管理

淺談機關檔案的規(guī)范管理檔案信息資源的有效利用-圖書館管理導讀：機關檔案真實記錄了機關單位的各項工作，因此，這個地區(qū)的各種事業(yè)的開展情況必將以此為依據(jù)。為此，怎樣提升機關檔案的管理水平和層次，增加檔案信息資源的有效利用率，需要引起我們每位檔案管理工作者的高度重視。本文就機關檔案管理的工作實際，淺談下列機關檔案如何加強標準管理，檔案信息資源如何才能獲得有效利用。一、有效利用檔案信息資源的重要性。

關鍵詞：機關檔案，標準管理，信息資源，有效利用

機關檔案真實記錄了機關單位的各項工作，因此，這個地區(qū)的各種事業(yè)的開展情況必將以此為依據(jù)。近年來，我國經(jīng)濟始終處于高速開展的狀態(tài)，社會也在不斷向前進步著，我們的檔案管理工作也必將隨之發(fā)生一系列的改變。當前，檔案的數(shù)量與日俱增，檔案的內(nèi)容和形式日趨豐盛，效勞對象的范圍也在逐步擴大。為此，怎樣提升機關檔案的管理水平和層次，增加檔案信息資源的有效利用率，需要引起我們每位檔案管理工作者的高度重視。本文就機關檔案管理的工作實際，淺談下列機關檔案如何加強標準管理，檔案信息資源如何才能獲得有效利用。

一、有效利用檔案信息資源的重要性。

通過以往的工作經(jīng)歷，我們可以認識到，檔案管理是一種效勞工作，這種工作需要長期進行，檔案信息資源的有效利用體現(xiàn)出了檔案管理的價值和作用。

1、檔案工作的效勞職能主要是通過檔案信息資源的有效利用體現(xiàn)出來的。參考。整個檔案管理工作需要足夠的人力、財力和物力來收集、整理、歸檔、保留和管護大量繁雜的信息和數(shù)據(jù)，在檔案管理的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的及時收集和平安保留，更重要的是，他還能為社會開展和經(jīng)濟建設提供效勞，這也是檔案管理工作所起的最重要的作用。要讓檔案管理工作更加具有生機和活力，只能是將檔案管理工作的效勞職能充沛發(fā)揮出來，實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。

2、對檔案管理工作的檢驗主要就是通過檔案信息資源的有效利用情況體現(xiàn)出來的。要對檔案工作人員的管理工作和取得的成績進行衡量檢測，檔案信息資源的利用情況是表明這一問題的最正確途徑。進行歸檔的檔案資料是否齊全，是否系統(tǒng)，質(zhì)量如何，庫藏和檢索情況如何，都會對檔案信息資源的有效利用產(chǎn)生影響。所以，利用檔案信息資源的有效利用情況，就可以對檔案管理工作是否能夠貫徹落實各項規(guī)章制度進行很好的檢驗。

3、實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用這一目標，可以很好的拖動檔案管理工作的提升和改良。經(jīng)過對檔案信息資源的有效利用情況的調(diào)查收集，可以決定是否要對檔案管理工作進行提升和改良以及如何進行檔案管理工作的提升和改良。根據(jù)機關檔案管理工作的相關規(guī)定，當保留的檔案材料超過保留期限時，必須對這局部檔案進行鑒定，來決定是銷毀這局部檔案還是繼續(xù)保留這局部檔案。在進行鑒定的時候，要考慮到很多因素，其中，對檔案價值的判定，并且找到對應的檔案信息資源的有效利用情況作為依據(jù)，是進行鑒定的時候必須要考慮到的最重要的因素，因為這些內(nèi)容對檔案的鑒定工作是有利的，也能對檔案標準管理的良好開展起到促進作用。參考。

二、加強機關檔案管理工作的措施。

1、做好機關檔案管理工作的根底前提是抓好公文制發(fā)。公文用紙以及對文件進行的排版和文件的裝訂質(zhì)量必須保證按規(guī)范進行；文件的辦理過程必須按規(guī)范程序來實施；確定要進行存檔的文件必須保證文件內(nèi)文字字跡清晰、鮮明。

2、做好機關檔案管理工作的關鍵步驟是要抓好文件的歸檔。為了實現(xiàn)檔案管理利用價值的最大化、檢索利用便捷化和案卷的完整化，加強檔案的標準管理是必須的，要實現(xiàn)上面的所有目標，文件的歸檔就是其關鍵的步驟，在這一過程中，必須始終貫徹"以本單位形成文件為主";這一工作原那么。辦文人員的歸檔意識需要進一步增強，檔案的時效性要有更好的把握，要確保保留檔案的完整性，并且重點是要明確對文件和資料進行分類歸檔。貫徹好"以本單位形成文件為主";這一工作原那么之外，為了保證檔案的利用價值，檔案全宗的完整性需要引起足夠的重視。

3、做好機關檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)就是要抓好案卷的整理工作。在檔案管理的整個過程中，案卷整理這一環(huán)節(jié)需要消耗大量的人力和較多的時間，但是對檔案的最終形成以及將來的開發(fā)利用，他都起著至關重要的作用。歸檔的案卷不經(jīng)過專業(yè)、細致的整理，最終形成的檔案就不是標準的、規(guī)范的，將來對其進行使用的時候，它就不可能提供準確、詳實的信息資源。案卷整理要以有利于分類和檢索作為出發(fā)點，要按照檔案規(guī)范化管理的相關要求，將檔案整理辦法進

行進一步的改良。隨著計算機技術的不斷開展，可以盡量實行電子檔案目錄錄入和啟動檔案全文掛接工作，有利于檔案資源的有效利用。4、做好機關檔案管理工作的最正確途徑就是要抓好檔案的查閱或借閱這一效勞環(huán)節(jié)。首先，要建立健全檔案查閱或借閱的主體審核機制。制作出標準詳細的檔案查閱或借閱申請表，查閱或借閱檔案的人員在接觸檔案之前必須填寫"申請表";，在經(jīng)過相關科室審核后，按照相關科室的審核意見，檔案室工作人員為查閱或借閱檔案的人員提供效勞，這樣，加強了對檔案信息資源利用的統(tǒng)籌管理。其次，檔案的查閱或借閱要實行嚴格登記管理制度，同樣需要制作出標準詳細的"檔案查閱或借閱登記表";，查閱或借閱的人員在接觸檔案前，要在"登記表";中詳細寫明：查閱或借閱人員的單位、姓名、查閱或借閱時間、檔案的盒號、保管期限、案卷或文件題名等各種信息，并在相應的表格欄目中準確填寫好利用目的，進一步提高了檔案信息資源利用過程的管理明細化程度；最后，對檔案信息資源的利用效果要進行及時的跟蹤反應，查閱或借閱檔案的人員在使用完檔案后，在償還所借檔案時，及時的辦理相應的償還手續(xù)，在上面所說的"登記表";中的相應欄目處填寫利用效果，有利于后期的跟蹤效勞，同時，還要及時的進行回訪，進一步完善檔案信息資源有效利用效果的反應機制。參考。

5、做好機關檔案管理工作的保障措施就是要抓好平安工作這一重要環(huán)節(jié)。要加強排查重點設施設備，防止平安事故的發(fā)生，當發(fā)現(xiàn)有可能出現(xiàn)問題或隱患的地方時，應采取一定的措施，及時的予以整改，防止各種影響檔案平安的平安事故的發(fā)生。為確保檔案資料的平安和萬無一失，在對檔案進行收集、保管、利用、保留和設備管理等的各項工作要按照標準嚴格做好，檔案管理的各項工作制度要逐步的建立健全，要有專人負責檔案的查閱、借閱和各種登記的工作，要明確責任到人，制定的措施要實施到位。

6、做好機關檔案管理工作需要加強檔案工作人員的責任心和使命感。要讓檔案工作人員充沛認識到檔案工作的重要性，增強他們的責任心和使命感。要讓檔案工作人員認識到，案卷中的一頁薄紙就可能左右著領導的決策，就可能改變一個人的命運，或者影響一個重要項目能否順利完工，所以檔案工作人員的工作是神圣的，是崇高的，值得我們引以為豪。

檔案工作記錄了歷史，傳承了文明，為社會提供效勞，為人民進行造福，由此可見，檔案管理工作是一項非常重要的工作。檔案事業(yè)也是一種崇高的事業(yè)，黨和國家的開展離不開檔案事業(yè)的開展，因此，在實際工作中，檔案工作人員要將自己的工作職責履行好，將自身的作用充沛發(fā)揮出來，為進一步提升機關檔案的管理水平，實現(xiàn)檔