酒店會議接待流程3篇

酒店會議接待流程3篇會議接待是指會議籌辦方與主辦方商談，簽訂會議接待標準合同，對約定的事項供應全程的效勞活動。酒店會議接待流程1一、酒店會議效勞禮儀的特點（一）標準性1、布置標準：詳細表達在座次擺放、鮮花擺放、便箋擺放、茶杯擺放等方面均應按禮儀標準布置，表達禮賓次序及會議檔次。2、程序標準：詳細表達為會議效勞的各項程序、流程都是事先確定、事先打算的，重要的局部還要通過主辦方反復審核。接待效勞中，對禮儀效勞人員應進展分工。接站、簽到、引領等各個環(huán)節(jié)都有標準支配，并依據(jù)經歷以及主辦方的要求供應了相應的預案。這樣才能做到會議效勞中忙而不亂。（二）敏捷性1、會議效勞雖是按打算進展，各項流程都有條不紊，但也會時時出現(xiàn)一些突發(fā)狀況：如臨時有電話或有事相告參會人員，工作人員應走到其人身邊，輕聲轉告;假如要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知、幸免工作人員在臺上頻繁走動和耳語而分散他人留意力，影響會議效果;假設會場上因工作不當發(fā)生過失，工作人員應不動聲色，盡快處理，不能驚動其他人，更不能慌驚慌張、來回奔跑以免影響會議氣氛和正常秩序。2、留意調整會議室的溫度、濕度，締造一個舒適的環(huán)境。會議廳中的溫度，夏天一般宜限制在24°C—25°C,冬天在20°C—22°C之間為宜。時間性1、一般會議的時間性很強，都強調準時起先，準時完畢。由此制定的效勞方案也應表達出這樣的特點。以時間段來劃分接待方案，保證專人定時效勞到位。2、一方面強調會議的時間性，一方面又要對會議的延時、會議的改期做各種相應的預案;與此同時，會議前的打算工作也應依據(jù)時間打算準時優(yōu)質完成，如會議資料的打算、會議場所的布置、會議設備的調試等。假如該完成的時間內沒有完成，那么勢必給會議效勞工作帶來不便。二、酒店會議效勞禮儀流程會前打算工作會前打算是工作中的重要環(huán)節(jié)，目的在于使會議效勞人員做好充分的思想打算和完善的物質打算。了解會議根本狀況。效勞員接到召開會議的通知單后，首先要拳握以下狀況：出席會議的人數(shù);會議類型、名稱;主辦單位;會議日程支配;會議的賓主身份;會議標準;會議的特別要求及與會者的風俗習慣。調配人員、分工負責。會前，主管人員或經理要向參與會議效勞的全部人員介紹會議根本愔況，說明效勞中的要求和留意喜項，進展明確分工。使全部效勞員都清晰地知道工作的整睞支配和自己所負責的工作，遵照分工，各自進展打算工作。會議效勞程序會議起先前30分鐘，效勞員要各就其位打算迎接會議來賓。假如與會者是住在本旅店的客人，只需在會議室入口處設迎賓員;假如與會者不在此住宿，還應在本店大廳門口處設迎賓員歡送來賓，并為客人引路。來賓到來時，效勞員要精神飽滿、熱忱禮貌地站在會議廳(室)的入口處迎接客人協(xié)作會務組人員的工作，請來賓簽到、發(fā)放資料、引領來賓就坐。然后送上香巾、荼水。(2)會議進展中間適時續(xù)水。效勞動作要輕、穩(wěn)，按上荼效勞標準進展。會議過程中，效勞員要精神集中，留意視察與會者有無效勞要求。會議如設有主席臺，應有專人負責主席臺的效勞。在主講人發(fā)言時，效勞員要隨時為其添茶續(xù)水、送香巾等。會議完畢時，效勞員要剛好提示客人帶好自己的東西。用餐時員工效勞禮儀客人用餐時先要向客人表示間候，把餐單遞送給客人，懇求客人點餐。客人點餐時要主動介紹酒店的特色食物和飲品會議完畢來賓全部離開會場后，效勞員要檢查會場有無客人造忘的物品。如發(fā)覺來賓的遺留物品要剛好與會務組聯(lián)系，盡快轉交失主。漼理睬場要不留死角，特殊留意有無未煩滅的煙頭，幸免留下喜故隱患。清掃衛(wèi)生，桌椅歸位，敝下會議所用之物，分類碼砍整齊。關閉電源、關好口窗，再巡察一遍，確認無誤后撤出鎖門。效勞中的留意事項(1)如來賓表示會議期間不用效勞時，效勞員要在會場外面值班，以備客人須要代辦其他事務。⑵會議進展中，假如有電話找人，效勞員應間清被找人的單位、姓名，然后很有禮貌地通知被找客人，假如不相識要找的人，應通過會務組人員去找。絕不行以在會場高喊來賓姓名。酒店會議接待流程2一、會議報道之前的工作1、與會議主辦單位確認會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標、到會的大致人數(shù)、運用會議室的日期和會議室擺設方式、會務組教師(或工作人員)到達日期(確認航班或車次)、會務組的會議要求(會議主辦單位內容，到會講課教師的支配和待遇、接送問題、酒店住宿支配、講課的時間、有關會議支配的細微環(huán)節(jié)問題、會后考察的詳細行程支配)；同時供應所駕馭的酒店狀況給會議的教師以供其參考，在引薦酒店的過程中須要留意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內。2、在上述狀況落實后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標、會議室價格按天計算、酒店位置），落實在會議報到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式（需依據(jù)報到人數(shù)支配相應接站用車）；落實會后考察行程的用車、導游、火車票、飛機票、地接社（只是提前進展大致預訂）。▲會議場地要求：9個多媒體教室;容納2-300人左右3、在酒店預訂完畢后，將酒店的大致狀況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的詳細精確的所在地理位置和從機場或火車站啟程到達酒店的乘車（公交車）方式告知會議主辦方;同時可再次與對方確認會議報到人數(shù)和日程支配有無改變或是更改。4、第三項（3、）工作完畢后可向行程用車單位或個人、導游、機車票、地接社作出相對精確的答復，以便對方作出相應的支配和接會打算。5、打算會議所用相關用具（會議在酒店或團隊車輛運用的各類標識、簽到登記的表格、文具用品、學習資料袋包括：筆記本、筆、文件袋】、預訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應的返程交通價格表、會后考察的紀念品、座簽牌）同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學員如何支配住宿。6、通知酒店，會務工作人員須要提前一天也可依據(jù)到會人員的狀況而定進駐酒店并打算會務組用房;同時通知接站的用車和確認司機的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務組房間號；同時與會議主辦方聯(lián)系告知會務工作人員已經入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務組所在房間通知辦公室職守人員二、會議報到前打算工作1、入住酒店的工作人員須將會務組房間布置好以便會議報到時運用;同時與酒店各個相關部門協(xié)調好會議細微環(huán)節(jié)問題(如：會議用布標、水牌、會議室、餐廳的狀況；將會務組標識張貼好在簡單看到的地方。2、具體了解本會議所用場所的位置。如：餐廳、會議室、會務組教師和講課教師所用的房間。3、相關會議運用設備的打算狀況。如：會場布置狀況、多媒體投影儀。三、會議期間的工作1、會議在報到期間最重要的是收費。在收費過程中必需細致、精確、書面登記。收費過程中必需嚴格按程序操作，及：(1)確定學員狀況(2)依據(jù)狀況計算應交費用填寫收費據(jù)不撕！收款將收據(jù)撕下交于學員填寫報到表。2、在出現(xiàn)收費后，收據(jù)已開出的狀況下;學員行程出現(xiàn)改變必需在原收據(jù)的根底上進展加注或更改，更改后的內容必需有客人簽字和日期。四、會議期間須要留意留意問題1、會務組必需始終保持干凈、干凈和靜謐的環(huán)境。2、會務組所用的書面文件需保存完好。3、會務費的支出或相互來往必需以書面形式表達;及相互出據(jù)憑證。4、各人會務款必需保管好，做到每天進展清點，保險平安的存放。大型會議預定籌備的流程一、會議預訂假如公司沒有單獨的大型會議室，我們就須要先從各酒店預訂會場，最好是離公司最近，也便利吃住的商圈起先找尋會場，并做好預訂。會議預訂確定內容事項1）會議時間、會議地點、公司名稱、會務組聯(lián)系人、會議人數(shù)、場地租金、免費工程、收費工程、結帳方式、其他要求。2）會場布置形式：課桌式、劇院式、U字形、T字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。3）會議用品根底配置：大便簽紙、鉛筆（刀筆）、話筒、移動白板套裝、投影儀、幕布、會議臺，會場指示牌。（如無特別說明，不得運用KTV系統(tǒng)）4）會議收費工程：茶歇（紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水），橫幅制作。完成會議預定流程后，一般須要提前兩天下會議通知書給各參會人員，抄送給公司上級。二、會場布置會場布置一般由承接會議的酒店負責支配按會議通知單要求布置會場工作，會議籌備組幫助酒店布置。會議期間的茶水效勞由酒店方負責，會務組可以依據(jù)需求選擇茶水的品種。會議擺放標準：會議桌椅橫豎一條線，便簽橫豎一條線，鉛筆統(tǒng)一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對齊。橫幅放置最好是會場最前方或者最終方的上邊緣，便利拍照時的整體效果提現(xiàn)。鮮花布置可以放在講臺的最中心，最好是重要領導的前方。三、會議起先前檢查會前檢查一般由承辦酒店帶著會務組組成檢查小組負責會前檢查要求：桌椅是否符合標準、紙筆水擺放是否符合標準、整體無垃圾、無污漬，臺面干凈、干凈。會議設備檢查要求：提前半個小時確保會議區(qū)域照明全部正常運用；夏季空調保證在25度、冬季保證在28度;會議室音響、話筒、投影等設備確保運行正常。復審會議通知單上的內容，會務組剛好與酒店方跟進。四、會議清場會場清理一般由承辦酒店負責，但作為會務組要清點下自己帶的物品和工具，整理好，以免落下。運用后的多媒體設備內的U盤或資料盡量妥當保管好，如運用酒店電腦，切記不要把重要資料留在電腦里，以免泄漏。五、賬務結算1、一般會務組都會有一個財務人員負責會議籌備組織的財務支出和收入。2、結算時記得依據(jù)公司的要求開具發(fā)票（增值稅普票和專票）。3、賬務結清后回到公司要整理下這次會議勝利召開的報告以備向上級匯報。酒店會議接待流程3會議前期工作1、依據(jù)客戶的要求，初選會議接待單位，考察路途、并作出初步打算和建議書，支配好客戶考察，踩線的接待工作，協(xié)調有關關系。2、幫助客戶最終確定接待單位和考察路途，務求高質量、低價位.3、代表客戶與各有關接待單位洽談，簽訂有關合同協(xié)議。4、制訂完善的接待打算，交客戶審定。5、做好會務組抵達前的社會配套效勞、市場調查及各項打算工作.接送站、司機效勞1、人員：依據(jù)會務要求，本公司由商務會議中心總經理率領專業(yè)會務工作人員分別負責火車站、機場接送站工作。2、車輛：由打算有償供應445座各類汽車接送站3、接待標準：（1）提前舉牌候客。（2）接待人員標準效勞。（3）重要客戶、領導由公司董事長或總經理進站臺或機場鮮花接送，必要時請省、市高層領導和媒體出面迎送并警車開道。（4）24小時效勞。報到、返程效勞1、本公司選派一名優(yōu)秀工作人員隨會務組幫助報道工作2、提前做好返程票源的打算工作，并打算酒店功能表，山東地區(qū)的火車、飛機時刻價目表，返程票預訂建議書。3、全部客房提前擺放鮮花、水果、會務組的祝愿卡。4、24小時解答客戶詢問，完成會務組隨時交給的其它任務。備注：機票：可依據(jù)客戶要求代辦，免收手續(xù)費?；疖嚻保簾o論多少人都能101%保證（包括節(jié)假日期間）。手續(xù)費：收5元/張（異地手續(xù)費按選購本錢計算）來乘火車票的確有困難時，山東省中旅客幫助解決。文秘、傳播效勞1、可供應一臺電腦，一套打印設備供會務組運用。2、可選派一名8000字/h以上水平的打字員，一名熟識濟南狀況的秘書，隨會效勞。3、提前做好文印、傳播、廣告、醫(yī)療衛(wèi)生、菜單表、作息時辰表、會議日程、議程、旅游支配表，領導坐席表等會議文件及會場內外布置等后勤效勞工作.財務效勞1、公司選派一名財務人員詳細幫助會務財務工作。2、幫助會務組剛好清理，互簽用房、用餐、用會議室等酒店消費狀況，精打細算，節(jié)約開支，供應酒店不供應的其它全部財務效勞。酒店效勞1、提前20天與酒店洽談簽訂會議接待協(xié)議，明確、具體、嚴格標準責任和義務。2、公司商務會議中心總經理全程跟會，詳細協(xié)調酒店房、餐、會議、消遣、財務、交通、后勤、動力保衛(wèi)、醫(yī)療等方面的工作。3、提前做好會議報到，控房，臨時用餐、用車、車輛擺放，酒店平安保衛(wèi)等方面的工作。4、提前打算房間、會議室的鮮花、水果，酒店的橫幅、彩虹門、汽球、會標、指示牌等工作。5、每日剛好與酒店方面相互簽任房態(tài)、用餐及其它消費狀況，幫助客房與酒店結帳，為客房供應其它財務效勞。6、完成客戶會務組交給的其它工作。保安效勞1、酒店內部保安安酒店要求，加強警衛(wèi)，確保會議期間汽車進出通暢，人身財