禮貌用詞在商務(wù)信函寫作中的表達(dá) 現(xiàn)

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禮貌用詞在商務(wù)信函寫作中的表達(dá)

摘要:隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，商業(yè)信函逐漸成為人們在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域內(nèi)的一種重要的交際手段，通過它人們可以交流信息、聯(lián)系業(yè)務(wù)、商談貿(mào)易、磋商、處理問題、傳遞友情等。商業(yè)信函的特點和功能決定了商業(yè)信函中必需重視禮貌策略的表現(xiàn)。商務(wù)英語信函是國際貿(mào)易雙方進(jìn)行書面商務(wù)信息溝通的重要手段,其撰寫的成功與否對企業(yè)的業(yè)務(wù)有著極其重要的影響?？梢?，禮貌在商務(wù)信函中的作用不容忽視。禮貌原則是商務(wù)信函寫作的基本原則，是成功進(jìn)行商務(wù)溝通的的必要條件。本文通過具體的實例，從用詞和語氣兩個方面展示了禮貌原則在商務(wù)信函寫作中的表達(dá)并通過系統(tǒng)分析和大量實例的比較,論述商務(wù)信函中應(yīng)堅持的禮貌原則,歸納出商務(wù)信函應(yīng)用禮貌原則的主要方法

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wehaveforacknowledgementwiththanks...(我們已收到十分感謝)等,但為了禮貌,還得用一些簡單的客套語,如thankyou、weareglad/pleased、wehavepleasure、wewouldlikeyou、wewouldbeobliged/grateful/appreciatedif

等。例如:

1）.WethankyouforyourletterofJune18andhavepleasuretoinformyouthatthecatalogueyouaskedforhasbeenairmailedunder(你方6月18日來信已收到,感謝。茲奉告你要索取的目錄已另由航空寄發(fā)。)

2.）WewouldlikeyoutoenquireintothefinancialandcreditstatusofafirminMilanonourbehalf.(請代為查詢一下米蘭一家商行的財務(wù)和信用狀況。)

3.）Wewouldbeobliged/grateful/appreciated/pleasedifyouwouldletusknowifthecompanyisreliableinpayingdebts,andalsoiftheypaypromptly.(如蒙告知我們這家公司償付債務(wù)是否可靠及他們付款是否及時,我們將十分感謝。)

3注意措辭

假使用詞不當(dāng),就會冒犯對方,引起對方的不滿和反感,從而影響貿(mào)易的順利進(jìn)行。例如:

1）Wesincerelyadviseyoutoacceptourproposalasourstocksaregettinglowerandlowerdayandday,andweareafrideweshallbeunabletomeetyourrequirementsifyoufailtoletushaveyourconfirmationbyreturn.(我們真誠地勸告你方接受我們的建議,由于我們的庫存逐日減少。假使你方不馬上確定,我們生怕將無法滿足你方需要。)此處advise用得不妥,由于advise有一種居高臨下的涵義,好象非接受我們的建議不可;其實對方接不接受得由自己作主,別人無權(quán)干擾。故把a(bǔ)dvise改成recommend更為妥當(dāng)。

2.）WerejectyourorderNo.85for100,000yardsofCottonPrintsArt.No.1002.(我們拒絕接受你方85號關(guān)于訂購貨號1002號印花布十萬碼的定單。)

此句單刀直入地用reject(拒絕)不太好,可改成Unfortunately,wehavebeenunabletoaccept...(很惋惜,我們不能接受)

4使用虛擬語氣

使用虛擬語氣可以使句子更委婉,具有更多的磋商余地,更有利于達(dá)成貿(mào)易協(xié)議。例如:

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3明白原則(clarity)

明白是商務(wù)英語信函寫作最重要的原則.一封含混不清、辭不達(dá)意的書信會引起誤會與歧義，甚至?xí)斐少Q(mào)易損失。明白表達(dá)應(yīng)注意選擇正確、簡練的詞以及正確的句子結(jié)構(gòu)。一般地，商務(wù)文書的撰寫者必需將自己的意思明了地表達(dá)出來,以便對方確鑿理解。4簡單原則(conciseness)：

要求我們用最少的語言表達(dá)最豐富的內(nèi)容。在寫作中,我們應(yīng)當(dāng)用簡短、易懂、直接、簡樸的英語,要避免重復(fù)、羅嗦,不要將讀者的時間浪費在你那難懂的字眼上。

5具體原則(concreteness)：

使所表達(dá)的內(nèi)容確鑿而又生動。當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或具體的信息時，譬如時間、地點、價格、貨號等等，盡可能做到具體。這樣會使交流的內(nèi)容更加明白，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。6正確原則(correctness)：

正確原則是指不僅是語法、停頓和拼寫正確，也指語言標(biāo)準(zhǔn)、表達(dá)恰當(dāng)、數(shù)字確切、以及對商業(yè)慣用語的正確理解

三禮貌原則在商務(wù)英語寫作中的具體應(yīng)用

1運(yùn)用禮貌語言

在商務(wù)英語書信交際中，經(jīng)常使用的尊稱語，親呢語、祝頌語乃至含蓄委婉語等都表達(dá)了禮貌原則。禮貌語言的使用，不僅能傳遞給對方高興、感謝、愉悅等積極情感，同時還可以委婉的提出進(jìn)一步的要求，這樣可以對商務(wù)合作的成功起到積極的推動作用。試比較：

a)YourorderNO．85forl00，000yardsofCottonPrintsArt．NO．1002isrejected．我們拒絕了你方85號關(guān)于訂購貨號1002號印花布十萬碼的訂單。

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信函，信中表達(dá)了己方對對方遭遇的損失的可憐與關(guān)心，充分表達(dá)了寫信人富有人情味的一面。

5避免不和

避免不和在商務(wù)信函寫作中，主要表現(xiàn)為當(dāng)寫信人不同意對方的觀點或不愿滿足對方的要求或請求時，為了不造成對對方的直接否定，維護(hù)對方的積極面子，在回信時寫信人要避免直陳不同的看法。

①Wesincerelyrecommendyoutoacceptourproposalasourstocksaregettinglowerandlowerdayandday,andweareafraidweshallbeunabletomeetyourrequirementsifyoufailtoletushaveyourconfirmationbyreturn.(我們真誠地勸告貴方接受我們的建議,由于我們的庫存逐日減少。假使貴方不馬上確定,我們生怕將無法滿足貴方需要。)在此句中，假使把recommend該為advise的話，就會不妥。由于advise有一種居高臨下的涵義，好象非接受我們的建議不可，其實對方接不接受得由自己作主，別人無權(quán)干擾。

②Accordingtoourrecords,youhavenotyetsettledyouraccountforelectronicequipmentsuppliedtoyouon10thDecemberand20thJanuarythisyear.（根據(jù)我方存檔，貴方尚未還清我方今年12月10日以及1月20日向貴方提供的電子設(shè)備貨物的資金。）用Accordingtoourrecords這個間接緩和模糊限制語來緩和對方未付款的事實。特別要注意，當(dāng)雙方觀點不能統(tǒng)一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。假使對方的建議不合理或者對您的指責(zé)不公允時，您可以據(jù)理力爭，說明您的觀點，但注意要講求禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。

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