會(huì)議會(huì)務(wù)管理培訓(xùn)課件資料

1會(huì)議概述2會(huì)務(wù)工作流程3會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容會(huì)務(wù)管理通過(guò)學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的根本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書(shū)工作。前言會(huì)議概論一、會(huì)議的涵義會(huì)議是“由有關(guān)組織召開(kāi)的聽(tīng)取情況、討論問(wèn)題和布置工作的集會(huì)〞。二、辦會(huì)的涵義辦會(huì)就是指秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)人員操辦會(huì)議事項(xiàng)、是秘書(shū)工作的根本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會(huì)議文件、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)務(wù)接待、會(huì)議議題與議題磋商、生活安排、會(huì)議記錄、掌握會(huì)議進(jìn)展和會(huì)后貫徹工作等等。

第一節(jié)會(huì)議的特點(diǎn)作用與種類(lèi)一、會(huì)議的主要特點(diǎn)１、集體性；２、程序性；３、公開(kāi)性；4、標(biāo)準(zhǔn)性。二、會(huì)議的作用1、會(huì)議表達(dá)了民主。2、會(huì)議交流了信息。3、會(huì)議統(tǒng)一了集體認(rèn)識(shí)和行為。4、會(huì)議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。

三、會(huì)議的種類(lèi)1.按規(guī)模分：特大型〔萬(wàn)人以上〕、大型〔上千人〕、中型〔數(shù)百人上下〕、小型〔數(shù)十人或數(shù)人〕。2.按性質(zhì)分：法定性、決策性、專(zhuān)業(yè)性、發(fā)動(dòng)性、紀(jì)念性、外事性、專(zhuān)題性、綜合性。3、按時(shí)間分：定期和非定期。4、按出席對(duì)象分：聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì).5、按召開(kāi)方式分：會(huì)、電視會(huì)、播送會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。

2021年政協(xié)第十二屆全國(guó)委員會(huì)決議通過(guò)，2021年11月12日舉行孫中山誕辰150周年紀(jì)念活動(dòng)中國(guó)共產(chǎn)黨第十八次全國(guó)代表大會(huì)于2021年11月8日在北京召開(kāi)。四、會(huì)議的要素１、形式要素：名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。２、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。４、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議效勞設(shè)施。第二節(jié)會(huì)議秘書(shū)工作的根本任務(wù)一、組織的工作

1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；

2、根據(jù)議題安排議程、日程；

3、發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；

4、對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；

5、布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；

6、印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；

7、負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；

8、會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；

9、會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；

10、會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車(chē)、參觀)。

11、會(huì)議的結(jié)束收尾工作。二、文書(shū)工作1、會(huì)議文書(shū)的起草；2、會(huì)議文書(shū)編寫(xiě)；3、會(huì)議文書(shū)印發(fā)及管理。三、生活管理工作1、與會(huì)人員的食宿管理；2、會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；3、會(huì)議的交通保障；

四、平安保衛(wèi)工作1、會(huì)議的保密工作；2、會(huì)議的警衛(wèi)工作；3、會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的平安保衛(wèi)工作。會(huì)務(wù)工作流程圖〔會(huì)前〕確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱(chēng)確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格布置會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會(huì)議證件會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)確定與會(huì)者名單會(huì)務(wù)工作流程圖〔會(huì)中〕做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作會(huì)務(wù)工作流程圖〔會(huì)后〕撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會(huì)人員離會(huì)會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書(shū)的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道第三節(jié)會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容一、指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原那么1、準(zhǔn)備充分；２、組織嚴(yán)密；３、效勞周到；４、確保平安。二、會(huì)前準(zhǔn)備工作1、確定會(huì)議主題與議題確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。2、確定會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議名稱(chēng)一般由“單位+內(nèi)容+類(lèi)型〞構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定。3、確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)本著精簡(jiǎn)效能的原那么。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。4、確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期會(huì)議的最正確時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。5、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備〔1〕．必備用品是指各類(lèi)會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等?！?〕特殊用品是指一些特殊類(lèi)型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。

6、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書(shū)組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7、確定與會(huì)人員名單

出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。

8、確定會(huì)議地點(diǎn)

要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。9、安排會(huì)議議程與日程會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。

10、制發(fā)會(huì)議通知會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。會(huì)議通知的種類(lèi)有書(shū)信式和柬帖式。會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會(huì)議通知的方式有書(shū)面、口頭、、郵件。

11、制作會(huì)議證件

代表證出席證會(huì)議正式證件列席證來(lái)賓證會(huì)議證件旁聽(tīng)證工作證會(huì)議工作證件記者證出入證會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱(chēng)、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。12、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開(kāi)幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。13、安排食住行⑴會(huì)議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營(yíng)養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約〞的原那么，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.⑵會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿(mǎn)足與會(huì)人員住宿上的要求。⑶安排好會(huì)議用車(chē)，為會(huì)議提供完備的交通效勞。14、制定會(huì)議預(yù)算方案文件資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、宣傳交際費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)、其他費(fèi)用。15、布置會(huì)場(chǎng)〔1〕會(huì)場(chǎng)的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡(jiǎn)潔。喜慶、儒雅、簡(jiǎn)單、樸素?！?〕會(huì)場(chǎng)的類(lèi)型及布局①小型會(huì)議室。橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄〞型、長(zhǎng)方形。②中型會(huì)議室?！岸曌中?、半圓型、課堂型。③大型會(huì)議室。禮堂型、眾星拱月型?！?〕會(huì)場(chǎng)的布置①主席臺(tái)主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱(chēng)；二是要簡(jiǎn)化。主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。

③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語(yǔ)、、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

16、檢查會(huì)場(chǎng)〔1〕方式一種是聽(tīng)取會(huì)議籌備人的匯報(bào)，一種是現(xiàn)場(chǎng)檢查?！?〕檢查的內(nèi)容A.文件的材料準(zhǔn)備情況。B.會(huì)場(chǎng)布置情況。C.會(huì)議保衛(wèi)工作情況。D.其他內(nèi)容。三、會(huì)中效勞工作1、報(bào)到及接待工作〔1〕與會(huì)人員的接送;〔2〕會(huì)議交通工具的安排;〔3〕與會(huì)人員返回時(shí)，車(chē)、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購(gòu)置;〔4〕會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織;〔5〕其他屬于招待方面的工作。2、組織簽到〔1〕秘書(shū)人員代簽到?！?〕簿式簽到?！?〕電子計(jì)算機(jī)簽到。3、做好會(huì)議記錄〔1〕會(huì)議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部①記錄頭:會(huì)議名稱(chēng)；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席〔主持人〕；會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人、會(huì)議主要議題。②記錄主體與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。③記錄尾部散會(huì)。主持人、記錄人簽字。

〔2〕會(huì)議記錄的要求準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確?！?〕會(huì)議記錄的重點(diǎn)會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)?！?〕會(huì)議記錄方法①記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來(lái)，其他的可簡(jiǎn)要記錄.②漏記的內(nèi)容先作記號(hào)，然后對(duì)照錄音帶修改，或請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)。③與會(huì)者提的意見(jiàn)、建議，要記人名?！?〕會(huì)議記錄的修改①定稿打印前，請(qǐng)主席簽字批準(zhǔn)。②與會(huì)者指出錯(cuò)誤，主席或秘書(shū)可改。③會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動(dòng)。4、確保會(huì)議期間信息的溝通〔1〕做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反響工作.①秘書(shū)要多聽(tīng)、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。②深入會(huì)議，掌握第一手資料。③注重對(duì)會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用。④注重實(shí)效，并收集反響信息。⑵會(huì)議期間的對(duì)外宣傳①妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。②注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。③選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原那么。④收集媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo).⑤為領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)記者招待會(huì)提供資料。5、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)〔1〕類(lèi)型綜合型、專(zhuān)題型、實(shí)錄型?！?〕格式報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾?！?〕要求簡(jiǎn)練、快捷、準(zhǔn)確。

6、值班保衛(wèi)工作〔1〕值班工作秘書(shū)人員要堅(jiān)守值班崗位，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件?！?〕保衛(wèi)工作①重要與會(huì)者人身平安保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)④會(huì)議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會(huì)者貴重物品的保衛(wèi)7、會(huì)議保密工作⑴會(huì)前保密工作①涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會(huì)議效勞人員。②召開(kāi)比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書(shū)部門(mén)要與保衛(wèi)、保密部門(mén)取得聯(lián)系，共同采取保密措施。③根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。④選擇會(huì)址要注意保密，會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、進(jìn)行防竊密、泄密檢測(cè)。

⑵會(huì)中保密工作

①加強(qiáng)保密教育。

②加強(qiáng)文件管理。

③加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理。

⑶會(huì)后保密工作

①做好保密文件的回收工作。