某企業(yè)檔案管理培訓(xùn)課程課件

某企檔案管理培Page

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3檔案是對所做工作

,業(yè)務(wù)事項的相應(yīng)記錄。檔案記錄的作用是

:檔案管理就是要按照相關(guān)專業(yè)要求、方法

,結(jié)合案的歸檔方法

,以及在快速找檔案方面

(如何進行目視化管理

)下工夫

,使之達到一目了然

,提高檔案找效率的Page

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43.

彩色斜線的目視化管理七、檔案保留期限的確認八、及時更新與作廢銷毀Page

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7有關(guān)文件的收發(fā)在我們公司一般是文管中心的事務(wù)但作為文職人員就會與文管工作系統(tǒng)有關(guān)還是需要多了解一些。收文：收外部門或外單位送來的文件程序：簽收

——登記

——跟催

——分類

——整合

——建檔。簽收：登記容：檔案編號、收文日期、收文順序號、來Page

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8分類：根據(jù)文件容、部門、時間、性質(zhì)分別進行歸類。建檔：分類整合后文件入檔進行檔案管理。2.發(fā)文程序公文名稱大綱

—>撰稿

—>審稿

—>打印

—>校對

—>審核

—>復(fù)印

—>分發(fā)

—>歸檔。a.

編審稿件時必須按公司呈、函、令等公文文件規(guī)范化Page

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9b.

撰稿以一文一事為原則，所寫容必須條理分明，d.

審核：文別、速別、附件、承辦單位、時間等否符合要求；附件點檢清楚，隨公文一齊送。e.

分發(fā)：送各相關(guān)單位，并由接收人員在文件簽收Page

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10隨著

ISO9000的深入，每個文職人員不僅要對文件的處理有相當能力，同時還要具備對原始數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析能力，特別是生部門中的文職人員。常見的統(tǒng)計方法有品管七大手法中的管制圖、層別法、柏拉圖等。能從原始數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)其在聯(lián)系，得到一定的信息和規(guī)律是其統(tǒng)計分析能力表現(xiàn)之一。凡是經(jīng)手文件一份不能丟，所建立檔案分門別類、簡單

明

了

，

使

文件文便迅速。更詳細的文檔管理要求在下一節(jié)講述。Page

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11追溯性和可參考性。因此檔案管理在現(xiàn)代各類管理理論中都是重要的一節(jié)也是一項非常專業(yè)的工作現(xiàn)提供一些簡單的檔案管理知識請各文職人員結(jié)合公司《文件管理辦法》做好本部門文件資料的管理為上級主管提供一個強大的資訊資源庫。檔案管理指檔案管理過程中之點收整理登記分類編案編目裝訂入檔保管檢調(diào)清理銷毀移轉(zhuǎn)注銷安全維護及其他有關(guān)事項之處理。Page

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12填注於對照表各方格核管制案件。Page

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13§

檢調(diào)

:

指依有關(guān)目錄迅速得所需之案件供業(yè)務(wù)單§

調(diào)案記錄卡指隨案登記調(diào)案紀錄動態(tài)?！?/p>

清理指定期檢檔案適時辦理銷毀?！?/p>

案指同一案情經(jīng)予分類編案編目整理後之各§

件指每一收文或發(fā)文連同其簽辦之文件各稱一件。Page

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146>原件附有不應(yīng)歸檔之附件者應(yīng)將原件邊同附件退Page

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15檔案分類通常以類綱目節(jié)為度

(

也有以某種規(guī)編號為準

)如仍不敷用得在節(jié)之後另以小數(shù)點補充§

選用各級項目名稱以能充分表示檔案容性質(zhì)原則其意義必須清晰不

宜

含

混

籠

統(tǒng)§

所用之項目名稱應(yīng)有一定之範疇不宜過於廣泛並§

各級項目名稱以簡為主字數(shù)以二至九字為準§

檔案分類各級項目名稱及其代表符號經(jīng)確定後即編Page

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16§

檔案分類表一經(jīng)確定不宜任意修改§

檔案分類表各級項目應(yīng)預(yù)留若干空格以備將來業(yè)務(wù)§

檔案應(yīng)分別以文書性質(zhì)來源時間容為案名

;§

每一檔案夾以存放同一分類號之各案為原則如同一類之案件過多時得用續(xù)夾依年度檔號大小順序排列§

檔案管理單位對收到歸檔公文以當日處理完畢入檔Page

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17§

檔案借出時應(yīng)將所調(diào)檔案及調(diào)案人部門姓名日§

借調(diào)機密檔案應(yīng)向上司匯報後再行處理§

檔案如已被他人調(diào)用時應(yīng)向前調(diào)案人催還再依手§

調(diào)案人不得在檔案處所擅自檢取或翻抄錄案卷§

借調(diào)之檔案不得泄密拆散塗改抽換轉(zhuǎn)借轉(zhuǎn)抄遺失非經(jīng)批準不得復(fù)印Page

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18§

借調(diào)檔案要有一定的期限愈期不還者呈報上級處理

;§

歸還檔案不得有缺漏塗改增損抽換拆散等現(xiàn)象;§

檔案歸還後應(yīng)在登記表上注明還案日期以便考。5.保管1>檔案室應(yīng)經(jīng)常保持乾燥並注意加強其通風(fēng)設(shè)備2>

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