檔案信息化管理工作的問(wèn)題探析,檔案管理論文

檔案信息化管理工作的問(wèn)題探析,檔案管理論文檔案工作一直是我們國(guó)家社會(huì)發(fā)展經(jīng)過(guò)中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，其在社會(huì)發(fā)展的經(jīng)過(guò)中也發(fā)生了很大的變化，當(dāng)下，電子檔案數(shù)量越來(lái)越多，這對(duì)傳統(tǒng)檔案管理來(lái)講是一個(gè)宏大的挑戰(zhàn)，所以在這樣的情況下，也給檔案管理工作者提出了愈加嚴(yán)格的要求，對(duì)于檔案管理人而言必需要加快工作方式和工作思維的轉(zhuǎn)變。1電子文件長(zhǎng)久保存和長(zhǎng)期可用問(wèn)題在當(dāng)下的檔案管理工作中出現(xiàn)了數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)，人們也將這種檔案數(shù)據(jù)稱作是電子文件，電子文件和紙質(zhì)文件在很多方面都存在著非常明顯的不同，而在這種轉(zhuǎn)變的形勢(shì)下主要存在著三個(gè)比擬關(guān)鍵的問(wèn)題，一個(gè)是電子文件的長(zhǎng)久保存問(wèn)題，數(shù)字化檔案本身存在著一定的復(fù)雜性，其在讀取方式上都是比擬特殊的，所以這樣一來(lái)也給電子檔案的長(zhǎng)時(shí)間保存帶來(lái)了非常大的難題。一個(gè)是電子檔案的證據(jù)力和法律效力的問(wèn)題，在這一經(jīng)過(guò)中主要包括了數(shù)字檔案的真實(shí)性和可靠性以及其獲取信息方式的合理性和合法性等等。最后一個(gè)問(wèn)題就是數(shù)字信息化載體之間的依附關(guān)系。在數(shù)字信息存儲(chǔ)和處理的經(jīng)過(guò)中人們都是要通過(guò)相應(yīng)的設(shè)備來(lái)完成，所以數(shù)字化信息在運(yùn)行和應(yīng)用的經(jīng)過(guò)中和元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)本身的格、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)等都有著非常強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，所以電子文件檔案在構(gòu)成和應(yīng)用的經(jīng)過(guò)中復(fù)雜性和多樣性是非常強(qiáng)的。所以要想解決上述這幾個(gè)問(wèn)題就一定要在實(shí)際的工作中應(yīng)用下面幾種方式對(duì)其進(jìn)行全面的處理。首先是能夠通過(guò)制定相關(guān)的法規(guī)對(duì)文件的詳細(xì)格式和類型進(jìn)行規(guī)范，在文本的格式上要選擇比擬常見且通用性也非常強(qiáng)的類型。在實(shí)際的工作中就是要選擇那些通用性較強(qiáng)的幾種形式，這樣也就使得文件本身的復(fù)雜性不斷的降低，同時(shí)其本身的可控性也在這一經(jīng)過(guò)中不斷的加強(qiáng)。其次就是要對(duì)電子文件當(dāng)中一些重要的元素進(jìn)行全面的、嚴(yán)格的控制，這樣才能更好的保證電子檔案信息的真實(shí)性和可靠性。最后一個(gè)就是要不斷的采取有效的措施延長(zhǎng)設(shè)備本身的壽命，同時(shí)還要在這一經(jīng)過(guò)中還要優(yōu)化設(shè)備對(duì)相關(guān)信息的處理方式，只要這樣，才能更好的保證其本身的功能性和科學(xué)性。2雙軌制與雙套制問(wèn)題出現(xiàn)雙套制的一個(gè)非常關(guān)鍵也非常核心的一個(gè)原因就是檔案管理的形式還是處在紙質(zhì)時(shí)代當(dāng)中，在工作中，管理人員對(duì)電子檔案管理的相關(guān)技術(shù)把握情況還不是很好，對(duì)電子檔案可不能夠進(jìn)行長(zhǎng)久的保存也沒(méi)有一個(gè)比擬全面和清楚明晰的認(rèn)知。其次是在我們國(guó)家相關(guān)的檔案管理部門當(dāng)中還沒(méi)有一個(gè)相對(duì)較為完善的無(wú)紙化戰(zhàn)略措施，所以在這一經(jīng)過(guò)中也就使得很多工作人員還還是那樣停留在紙質(zhì)檔案管理的工作思維當(dāng)中，固然我們國(guó)家出臺(tái)了一些制度性的規(guī)定面，但是這些制度并沒(méi)有從根本上解決電子文件長(zhǎng)久保存的問(wèn)題，所以對(duì)這方面進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)范還需要我們國(guó)家的檔案管理機(jī)構(gòu)不斷的努力。雙套制還有一個(gè)重要的表現(xiàn)就是國(guó)內(nèi)很多檔案館在工作中只是將紙質(zhì)檔案變成了電子檔案的形式，為了能夠使得檔案館的館藏愈加豐富，同時(shí)也使得網(wǎng)絡(luò)能夠得到愈加廣泛和充分的應(yīng)用，一定要充分的根據(jù)檔案應(yīng)用的實(shí)際情況和需求對(duì)其進(jìn)行全面的控制和管理，準(zhǔn)確的對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行定位，假如在實(shí)際的工作中只是一味盲目的去將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，我們國(guó)家檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和水平都會(huì)遭到很大的影響。所以在我們國(guó)家的檔案信息化建設(shè)經(jīng)過(guò)中假如不能采取有效的措施來(lái)解決雙套制的問(wèn)題，我們國(guó)家的檔案信息化建設(shè)也會(huì)遭到特別不利的影響，信息化在發(fā)展的經(jīng)過(guò)中都比擬重視無(wú)紙化，在這一經(jīng)過(guò)中無(wú)紙化也成為了一股重要的推動(dòng)力，所以其對(duì)于信息化建設(shè)也有著不容忽視的作用。要想更好的解決雙套制的問(wèn)題，只是依靠技術(shù)解決方案是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，在這一經(jīng)過(guò)中一定要加強(qiáng)迫度建設(shè)，這和我們國(guó)家的信息化建設(shè)水平有著非常密切的聯(lián)絡(luò)，除此之外在這一經(jīng)過(guò)中還要建立一個(gè)愈加科學(xué)和完善的無(wú)紙化管理制度，在這一經(jīng)過(guò)中要做好兩個(gè)方面的工作，一個(gè)是檔案工作形式和思維的轉(zhuǎn)變，而另一個(gè)就是要加強(qiáng)管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，進(jìn)而使其能夠在一個(gè)比擬好的大環(huán)境中得以發(fā)展和完善。3電子文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律與檔案管理形式的選擇近年來(lái)，關(guān)于文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論*的爭(zhēng)論特別引人關(guān)注。信息化徹底改變了各類社會(huì)活動(dòng)的時(shí)空關(guān)系和運(yùn)行形式，人們需要基于新的社會(huì)運(yùn)行方式，建立新的信息思維，尋找信息運(yùn)動(dòng)新規(guī)律，以求在準(zhǔn)確揭示信息運(yùn)動(dòng)規(guī)律的基礎(chǔ)上，更好地進(jìn)行管理。這是這場(chǎng)爭(zhēng)論的意義所在。文件生命周期理論與文件連續(xù)體理論的本質(zhì)，是怎樣看待文件運(yùn)動(dòng)的統(tǒng)一性和管理一致性問(wèn)題。文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)在文件的不同運(yùn)動(dòng)階段有著不同的運(yùn)動(dòng)特性，強(qiáng)調(diào)在不同的階段施行不同的管理措施。而文件連續(xù)體理論以為文件運(yùn)動(dòng)是一個(gè)整體，文件運(yùn)動(dòng)有著不同的功能軸，文件運(yùn)動(dòng)每一個(gè)時(shí)點(diǎn)，都可能包含一個(gè)或多個(gè)功能價(jià)值取向，因而，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。當(dāng)下，我們國(guó)家的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷的發(fā)展，同時(shí)這樣的大形勢(shì)下也使得我們國(guó)家系統(tǒng)業(yè)務(wù)的連續(xù)性和關(guān)聯(lián)性大大的加強(qiáng)。所以假如在實(shí)際的工作中不能很好的對(duì)其在制度上和文件管理上提出更高層次層次的要求，就可能會(huì)使得系統(tǒng)中的電子文件無(wú)法在較長(zhǎng)的時(shí)間得以妥善的保存。因而在實(shí)際的工作中應(yīng)用整體系統(tǒng)性的思想是有著非常積極的現(xiàn)實(shí)意義的。我們國(guó)家也正在朝著這個(gè)方向發(fā)展，但是從我們國(guó)家檔案管理工作的價(jià)值取向上來(lái)看，電子文件的管理要素控制，并不能完全取代檔案價(jià)值高低的判定，同時(shí)也不能對(duì)不同的檔案信息進(jìn)行處理，在當(dāng)今這樣一個(gè)時(shí)代，這一點(diǎn)是非常關(guān)鍵的。結(jié)束語(yǔ)當(dāng)下我們國(guó)家的檔案管理工作已經(jīng)出現(xiàn)了非常明顯的信息化發(fā)展趨勢(shì)，這使得我們國(guó)家的檔案信息管理質(zhì)量和管理水平有了非常顯著的提升，但是從某些角度上來(lái)講，我們國(guó)家的檔案信息化管理工作中還存在著一定的問(wèn)題，這些問(wèn)題對(duì)我們國(guó)家檔案工作的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生非常不利的影響，所以，我們必需要采取有效的措施對(duì)其進(jìn)行全面