商場物業(yè)倉庫管理制度物品申購、入庫、存放、領(lǐng)用規(guī)定

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔天潤廣場物業(yè)倉庫管理制度一、目的為保障公司正常經(jīng)營的連續(xù)性和秩序,使倉庫作業(yè)合理化,避免浪費(fèi),降低成本,控制物資,減少庫存資金占用,結(jié)合公司實(shí)際情況特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于信陽天潤廣場正常經(jīng)營、辦公所需各種原輔材料、零配件、外協(xié)加工件、工具、辦公、清潔用品等物料的庫存管理規(guī)定。三、管理原則倉庫管理應(yīng)保證滿足公司正常經(jīng)營所需的物資需要,不缺貨斷檔,并使庫存物資、采購成本總額資金費(fèi)用最小化。四：職責(zé)1、倉庫設(shè)兼職或?qū)Ｂ殏}庫管員，倉庫管理員負(fù)責(zé)物料的收料、驗(yàn)收、入庫、發(fā)料、退料、儲存、防護(hù)登記出入帳工作；2、司財(cái)務(wù)部、行政部負(fù)責(zé)倉庫管理工作的監(jiān)督。3、采購部、保安部、倉庫管理員共同負(fù)責(zé)廢棄物處理工作。4、倉庫管理員對物料的檢驗(yàn)和不良品處置方式的確定。五、庫存物品的限額標(biāo)準(zhǔn)1、日常消耗物料的庫存限額：（1）一般按計(jì)劃采購，庫里可保留少量庫存；（2）特殊情況另行處理。2、常備的物品的庫存限額：（1）一般按計(jì)劃采購，最多保留持每月平均消耗量的1倍；（2）特殊情況另行處理。六、物品采購的申請1、公司各部門原則上應(yīng)在每月25日前根據(jù)本部門的實(shí)際需要填報(bào)下月物品需求計(jì)劃，并報(bào)公司財(cái)務(wù)部進(jìn)行預(yù)算審核。2、當(dāng)倉庫常用物品（如：背心袋、購物袋、銷售小票）低于規(guī)定的庫存限額時(shí)，應(yīng)及時(shí)填制所需物品的采購申請計(jì)劃。3、倉庫中無儲存的零星、應(yīng)急物品由使用部門負(fù)責(zé)人填制追加采購計(jì)劃。4、公司財(cái)務(wù)部主管會計(jì)依據(jù)下列內(nèi)容審核：（1）倉庫實(shí)際庫存量；（2）當(dāng)月實(shí)際消耗量；（3）費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃。5、部門經(jīng)理審核：（1）采購計(jì)劃不合理的，應(yīng)及時(shí)予以調(diào)整申購計(jì)劃；（2）采購計(jì)劃合理的，部門經(jīng)理應(yīng)在采購申請表簽署姓名日期。（3）固定資產(chǎn)物品申購，必須由總經(jīng)理簽字確認(rèn)。七、物品的入庫1、采購員原則上應(yīng)在物品采購回來的當(dāng)日，將物品送交倉庫驗(yàn)收，特殊情況不能在當(dāng)日入庫的，應(yīng)報(bào)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后另行處理；2、如采購員通知物品供應(yīng)商送貨上門，采購員應(yīng)陪同供應(yīng)商一起到倉庫驗(yàn)貨；3、倉管員應(yīng)對購買的物品按照采購申請計(jì)劃進(jìn)行驗(yàn)收；4、經(jīng)驗(yàn)收合格的物品，庫管員應(yīng)開具《入庫單》（入庫單為一式二聯(lián)），并將物品分類存放；在擺放合理安全可靠的前提下,必須做到過目見數(shù),檢點(diǎn)方便,成行成列,整齊美觀。5、倉管員應(yīng)根據(jù)《入庫單》和領(lǐng)料單，及時(shí)登記物品明細(xì)賬；6、倉管員應(yīng)在辦理入庫手續(xù)后將《入庫單》的二聯(lián)交由采購員，由采購員將此單據(jù)附在發(fā)票后到財(cái)務(wù)部報(bào)銷采購費(fèi)用。八、倉庫物品的存放管理1、物品存放倉庫的自然條件：（1）有通風(fēng)設(shè)備；（2）光線充足；（3）面積寬敞。2、倉庫物品的存放分類：（1）易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物品；（2）吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物品；（3）常用工具、材料和配件等；（4）易碎、易損物品；（5）工具存放區(qū)；（6）文具物品存放區(qū)；（7）消耗品物品存放區(qū)。3、倉庫區(qū)域劃分的方法：（1）在貨架上標(biāo)識開并隔離；（2）劃線掛標(biāo)牌。4、倉庫物品的存放要求：（1）易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物品應(yīng)單獨(dú)設(shè)置倉庫存放，存放時(shí)應(yīng)注意：----周圍無明火、遠(yuǎn)離熱源；----擺放在地下；----配備滅火器；----保持包裝完好；----庫房結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，門窗封閉牢固；----庫房門內(nèi)開。（2）吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品存放時(shí)：----用經(jīng)過防水處理的貨架放置；----放在干燥的地上或貨架上；----配備防潮通風(fēng)設(shè)施。（3）常用工具、材料和配件等：----不規(guī)則物品、用盒或袋裝好后擺放；----規(guī)則的物品整齊的擺放在貨架或地上；----體積較大、體重較輕的可靠墻立放或掛在墻上。（4）易碎易損的物品：----體積較小或瓶裝物品，放置貨架的底層、整齊的擺放在地上；----體積較大的，應(yīng)靠墻立放，放置上方不懸掛物品；----放置位置有膠墊。九、倉庫物品的領(lǐng)用管理1、物資出庫堅(jiān)持"先進(jìn)先出,按規(guī)定供應(yīng),節(jié)約用料"的原則發(fā)料；如領(lǐng)用的物品在使用過程中有剩余的情況，領(lǐng)用人應(yīng)將多領(lǐng)物品退回倉庫，倉管員應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行核對登記并及時(shí)填寫退料單。2、各部門要指定專人領(lǐng)取和專人管理使用物資。3、常備用料,凡屬可分割折零的,本著節(jié)約的原則,都應(yīng)折零領(lǐng)用,不準(zhǔn)一次性領(lǐng)用；凡屬低值的易耗品，可采用分類造冊直接簽領(lǐng)。特殊工種（如水電工、維修工）人員領(lǐng)用各類工具時(shí)，除按領(lǐng)用程序填寫《領(lǐng)料單》外，還需由倉管員登記所領(lǐng)用工具，此《工具領(lǐng)用登記表》反映記錄領(lǐng)用人所領(lǐng)用保管的各類工具。領(lǐng)用人離職或變動工種時(shí)，需按《工具領(lǐng)用登記表》記錄，移交本人原使用及保管的全部工具（如有失落，應(yīng)作賠償），方能辦理離職手續(xù)。4、辦公用品領(lǐng)料程序:使用人填寫領(lǐng)料單(物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量)→部門主管審批簽字→倉庫發(fā)料。5、水電工程配件領(lǐng)料程序:填寫領(lǐng)料單(物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、并注明用途)→部門主管審批簽字→憑領(lǐng)料單并同《工作維修單》→倉庫發(fā)料。6、清潔、綠化用品領(lǐng)料程序:填寫領(lǐng)料單(物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、并注明用途)→部門主管審批簽字→憑領(lǐng)料單→倉庫發(fā)料。7、所有領(lǐng)用物料要求以舊(壞)換新,但在實(shí)施過程中可先領(lǐng)后交；否則倉庫有權(quán)拒絕發(fā)料。(附:以舊換新物料明細(xì):1、辦公用品:打印機(jī)用墨盒、訂書機(jī)、計(jì)算器、辦公設(shè)備及電腦配件等;2、水電配件類:所有工具、燈具、光源、水表、電表、開關(guān)類、閉門器、鎖類、設(shè)備工具配件、軸承類等;3、清潔、綠化類:所有工具、設(shè)備工具配件、膠桶、水管等。)十、倉庫物品報(bào)廢的管理1、報(bào)廢的標(biāo)準(zhǔn)：物品報(bào)廢制度是為了明確物品報(bào)廢程序。（1）工程部對所有設(shè)備除加強(qiáng)日常運(yùn)行、維修和保養(yǎng)等工作外,還應(yīng)認(rèn)真做好設(shè)備、材料的更新工作。（2）設(shè)備報(bào)廢需符合下列情況之一:-（3）經(jīng)預(yù)測,繼續(xù)大修后技術(shù)性能仍不能滿足工藝(工作)要求,并且大修需要費(fèi)用相對更新設(shè)備較多的。（4）嚴(yán)重影響安全,又無法改造,繼續(xù)使用可能引起事故的。（5）嚴(yán)重污染環(huán)境,危害人體健康,進(jìn)行改造又不經(jīng)濟(jì)的。（6）其它需淘汰或更換的設(shè)備。（7）對倉庫中發(fā)現(xiàn)因過期、損壞和老化不能使用的物品,倉庫管理員應(yīng)按年度報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報(bào)廢,價(jià)值超過500元,需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2、物品報(bào)廢的程序：（1）申請?jiān)O(shè)備報(bào)廢,經(jīng)公司部門經(jīng)理/主管同意后,填寫“固定資產(chǎn)報(bào)廢鑒定書”,經(jīng)財(cái)務(wù)部和行政經(jīng)理同意后方可報(bào)廢,若設(shè)備價(jià)值超過人民幣5,000元,還需總經(jīng)理審核后方可報(bào)廢。（2）所有廢舊物資統(tǒng)一交回倉庫,使用人員不得自行處理;工作人員以舊換新的舊料,如燈具、電線和廢電纜等集中到一定數(shù)量作報(bào)廢處理,對有回收利用價(jià)值的金屬、塑料可集中送至廢品回收站,所得款項(xiàng)由倉管員交財(cái)務(wù)入帳。3、報(bào)廢物資應(yīng)由采購、倉管、保安、三方同時(shí)處理。十一、倉庫物品的清點(diǎn)1、每月25日前，倉管員應(yīng)對倉庫內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。2、根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果，填寫《庫存物品盤點(diǎn)表》。3、倉管員應(yīng)將庫存物品明細(xì)賬的余額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物余額進(jìn)行核對；（1）經(jīng)核對無誤的，倉管員應(yīng)根據(jù)當(dāng)月發(fā)生的入庫單發(fā)出庫單，編制《庫存物品進(jìn)、耗、存表》，報(bào)于行政部。行政部根據(jù)此表做好下月采購計(jì)劃。（2）如經(jīng)核對有誤：----實(shí)際多于賬面余額的，應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)會計(jì)根據(jù)《會計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理；----如實(shí)物少于賬面余額的，原則上視具體情況依據(jù)公司相關(guān)規(guī)程處理。4、倉管員應(yīng)在28日前將當(dāng)月《物品盤點(diǎn)表》、《物品進(jìn)、耗、存表》、《物品申購計(jì)劃表》報(bào)送公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核。5、公司財(cái)務(wù)部會計(jì)應(yīng)于每于每月25-31日對倉庫物品進(jìn)行抽樣或全部核對，并在當(dāng)月31日前將核對結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理。十二、倉庫物品管理資料的保管（1）公司財(cái)務(wù)會計(jì)應(yīng)在每月末將倉庫物品的財(cái)務(wù)原始單據(jù)編制記賬憑證、登記賬薄，并根據(jù)會計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。（2）倉庫物品管理的財(cái)務(wù)資料交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核無誤后，加密在管理處財(cái)務(wù)部長期保存。十三、其它有關(guān)事項(xiàng)1、倉庫人員工作調(diào)動時(shí)一定要辦理移交手續(xù),列明移交物資清單(一式三份),經(jīng)三方確認(rèn)后,要求各方簽字確認(rèn),以免發(fā)生糾紛。2、倉庫的盈虧反映出倉庫人員的工作質(zhì)量,力求做到不出差錯(cuò)。3、對倉庫人員由于工作失誤造成的虧損,要進(jìn)行處理以及賠償。十四、附則（1）本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋;（2）本制度報(bào)總經(jīng)理審批備案后生效精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔分此部分為“分此部分為“版頭”各部門：為強(qiáng)化各部門之間的有效配合，規(guī)范商場出入庫管理工作，辦公室制定推行倉庫管理工作方案，具體如下：一、物資的分類為規(guī)范管理，現(xiàn)將倉管管理的物資分為五大類：1、辦公室采購內(nèi)部物資：主要是由辦公室采購物品、業(yè)務(wù)招待煙酒、辦公用品耗材、員工福利等物料，分類登記臺賬。2、各部門采購物資：主要是由各部門采購的日常所需物資。3、企劃物料：包含采購月結(jié)的日常物料，也包含采購第三方的活動物料。4、活動禮品：活動發(fā)放的禮品。5、物業(yè)物料：主要是針對物業(yè)部采購的物業(yè)物料，以及安全部部分物料。二、出入庫臺賬管理將臺賬和入庫單相結(jié)合，登記出入庫臺賬：1、辦公室采購：主要是由辦公室采購的物資，分辦公室采購等，重要部分單獨(dú)設(shè)置分類臺賬。（1）分類臺賬-日常辦公室采購，包含茶歇、員工福利等采購發(fā)生的費(fèi)用臺賬，按月登記，按年度歸檔。（2）分類臺賬-員工福利臺賬，含有瓶裝水和工號牌、領(lǐng)帶絲巾等的領(lǐng)用臺賬。（3）分類臺賬-業(yè)務(wù)招待煙酒：實(shí)時(shí)登記的領(lǐng)用臺賬，按月登記，按年度歸檔。（4）分類臺賬-員工食堂餐卡：包括員工領(lǐng)用餐卡臺賬和與食堂對賬兩個(gè)部分。按月統(tǒng)計(jì)領(lǐng)用和統(tǒng)計(jì)費(fèi)用發(fā)生情況。（5）分類臺賬-固定資產(chǎn)管理：每季度盤點(diǎn)。（6）分類臺賬-辦公用品和耗材：包括線上和線下辦公用品采購，以及耗材三個(gè)部分。辦公用品分線上采購和線下采購兩個(gè)部分。（應(yīng)商單獨(dú)立項(xiàng)管理,比如從瀾源采購的有涉及各部門的采購，再劃分到各部門采購、辦公用品采購和耗材中，避免混亂。）（7）分類臺賬-工裝臺賬：包含工裝的制作和領(lǐng)用。2、各部門采購：主要是按月登記各部門采購物資所發(fā)生費(fèi)用和領(lǐng)用情況。3、企劃物料：包含采購月結(jié)的日常物料，也包含采購活動發(fā)生的物料的費(fèi)用和領(lǐng)用情況。4、活動禮品：包含禮品的入庫和出庫兩個(gè)部分，分別登記入庫、出庫和退庫等情況。5、物業(yè)物料：主要是針對物業(yè)部采購的物業(yè)物料，含安全部部分物資等。三、入庫管理1、庫管員與財(cái)務(wù)人員、需求部門三方聯(lián)合驗(yàn)收（核對物資品牌、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量，必須確保入庫單與實(shí)際入庫物資一致）后，入庫單（多聯(lián)）上三方簽字；使用統(tǒng)一的入庫單，供貨商的送貨單作為入庫單的附件；2、采購需求部門提供采購訂單給至庫管員，庫管員依據(jù)采購訂單發(fā)起物資線上收貨申請流程，應(yīng)付督導(dǎo)審核通過流程后，庫管員打印線上入庫單歸檔；3、收貨流程中附件上傳三方簽字的入庫單；如果采購訂單多個(gè)和入庫單無法一一匹配，需PDF上傳這一批次的入庫單作為附件；4、需求部門提供采購訂單后，庫管員依據(jù)聯(lián)合簽字的入庫單8小時(shí)內(nèi)完成OA收貨申請流程動作,應(yīng)付督導(dǎo)在24小時(shí)（月末賬期關(guān)閉期間除外）內(nèi)復(fù)核驗(yàn)收單上的明細(xì)完成OA系統(tǒng)內(nèi)的審核動作。5、拍照存檔：采購物資需以照片存檔，尤其是企劃的日常物料和活動物料、還有項(xiàng)目和工程性驗(yàn)收。電子檔存檔名稱應(yīng)有標(biāo)注時(shí)間、活動名稱或供應(yīng)商名稱等信息存檔備查。這項(xiàng)工作在管理中，因?yàn)樯婕敖痤~大、入庫難度大，經(jīng)常被要求提供審批依據(jù)。6、活動物料管理：每次活動物料入庫要求對方提供蓋章的物料清單、核對后經(jīng)需求部門、庫管員和財(cái)務(wù)部三方驗(yàn)收入庫。7、禮品管理：以實(shí)際發(fā)生為基礎(chǔ)入庫，需求部門提供采購訂單，現(xiàn)場確認(rèn)禮品名牌、質(zhì)量、數(shù)量是否符合要求，經(jīng)需求部門、庫管員和財(cái)務(wù)部三方確認(rèn)驗(yàn)收后入庫，庫管員以入庫單為依據(jù)發(fā)起入庫流程。8、物業(yè)物料：以實(shí)際發(fā)生為基礎(chǔ)入庫，需求部門提供采購訂單，現(xiàn)場確認(rèn)物料名牌、質(zhì)量、數(shù)量是否符合要求，經(jīng)需求部門、庫管員和財(cái)務(wù)部三方確認(rèn)驗(yàn)收后入庫，庫管員以入庫單為依據(jù)發(fā)起入庫流程9、項(xiàng)目和工程驗(yàn)收：根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)驗(yàn)收，物業(yè)部提供驗(yàn)收依據(jù)和驗(yàn)收方案，由物業(yè)部、施工方、財(cái)務(wù)部和庫管員四方驗(yàn)收入庫。要求依據(jù)是可量化的數(shù)據(jù)，驗(yàn)收后保留簽字的驗(yàn)收單等電子檔存檔備查。10、緊急采購：有緊急需求要求采購的，要求需求部門提交簽批完成的緊急采購申請單，需求部門、庫管員和財(cái)務(wù)三方驗(yàn)收入庫。四、出庫管理1、需求部門需按要求提交領(lǐng)用申請表：包含業(yè)務(wù)招待煙酒申請表、臨時(shí)餐卡領(lǐng)用申請表等，超限度申請需提交的財(cái)務(wù)經(jīng)理和商總的簽批的文字說明。2、入庫即領(lǐng)用說明：針對無需庫存的物料。包含辦公室和各部門采購的辦公耗材、會務(wù)茶歇、物業(yè)物料和企劃物料等。涉及到線上領(lǐng)用的，需自行補(bǔ)充線上領(lǐng)用流程。3、禮品出庫：需求部門按要求走物資領(lǐng)用流程后領(lǐng)用出庫。促銷活動前無法確定實(shí)際領(lǐng)用的出庫處理：填寫線下物料出庫單，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理三方確認(rèn)簽字，將所需物料線下出庫。（待活動結(jié)束后按照實(shí)際使用物資數(shù)量發(fā)起領(lǐng)用流程，剩余物資辦理退庫手續(xù)。）4、業(yè)務(wù)招待煙酒管理：業(yè)務(wù)招待煙有日常配額，超出部分的業(yè)務(wù)招待煙和酒須有簽批完整的領(lǐng)用申請表才能領(lǐng)用。5、員工食堂：按要求發(fā)放員工餐卡，按每周五個(gè)工作日發(fā)放，遇到加班和臨時(shí)領(lǐng)用的，需提交簽批完