成本管理部檔案管理制度

成本管理檔案管理制度總則

為規(guī)范置地公司成本檔案管理，現(xiàn)結合公司成本管理的實際狀況，制定本管理方法。2、

范圍

適用于置地公司各項目公司（部）成本管理部門。3、職責

3.1

置地公司工程管理中心工程內業(yè)主管負責本管理方法的制訂、修改、指導、說明與檢查。3.2

置地公司工程管理中心工程內業(yè)主管負責本管理方法的貫徹執(zhí)行。4、

方法與過程限制

4.1

成本檔案是指各項目公司（部）在項目開發(fā)過程中形成的與工程成本有關的且有保存價值的工程預結算、工程合同、工程變更及現(xiàn)場簽證、招投標、相關管理制度、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件內容、付款臺帳、圖紙等應歸檔保存的各種紙張書面文件資料、電子文檔以及其他與成本管理有關的圖表、照片、錄相錄音、當?shù)毓こ淘靸r定額、造價信息等資料的總稱；4.2成本檔案管理的工作內容包括對成本檔案的收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理。4.3

成本檔案必需具備真實性、統(tǒng)一性。成本檔案必需真實、精確地記載公司成本管理活動過程中形成的內容；成本檔案的各組成部分必需統(tǒng)一，不同載體（書面紙張資料、電子文檔）上的同一文件資料的名稱、編號、內容、數(shù)據(jù)等必需完全一樣。

4..4成本檔案（書面紙張資料）分為三類，即工程成本類、規(guī)范制度類、其他文件資料類；其中工程成本類又分為工程合同類、工程預結算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標類；工程成本類在分類時，還要按不同的竣工項目、在建項目以及不同的建設項目、開發(fā)期數(shù)進行區(qū)分。

4.5

成本檔案必需具備可復查性，對每項工程，以合同為主線進行存檔。首先，對于每份《工程合同文本》，及其相關支撐性文件和附件指示，合并在一起存檔，其次做好相互對應的編號鏈接標識；而后，將隸屬該合同的其他有關工程預結算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標類文件資料也依次附后存檔。

4.6

成本檔案必需具備平安性及對外保密性。成本檔案實行統(tǒng)一歸檔、集中存放，不得將公司、部門的成本檔案以個人名義保存在個人手中；嚴禁任何人未經(jīng)公司、部門的批準，就以個人名義超出置地公司的范圍私自外借（復印或郵件發(fā)送等方式）公司的成本文件資料或泄露成本管理方法、成本數(shù)據(jù)等行為；如有關人員的換崗或離職，則必需剛好做好資料的移交、回收及登記工作。

5、

主要成本檔案的組成及其管理方法

5.1

工程合同資料

資料組成

已竣工項目的完整的合同文本：前期合同（包括規(guī)劃、設計、勘察、監(jiān)理、造價詢問）、施工合同（包括建筑、安裝、裝飾、市政）、材料設備選購 合同（包括材料選購 、甲方付款乙方收貨的三方合同、設備購買及安裝）、

園林環(huán)境合同（包括室外環(huán)境的設計、施工）、營銷包裝合同（包括樣板間裝修、戶外廣告牌制安、媒介廣告設計、制作、宣揚品設計、印刷，成本管理部門結合本公司的詳細狀況確定此類合同是否保管）。5.1.2資料管理

運用專用檔案盒，按不同建設項目、不同開發(fā)期的單項工程的合同進行分類存檔，檔案盒上須注明編號并粘貼資料書目清單，資料書目清單中的合同部分采納成本管理軟件中相應的合同清單（打印即可）。

對每項工程，以合同為主線進行存檔,每項工程的《工程合同文本》必需把其支撐性文件和相關附件，合在一起存檔，同時作好相互對應的編號鏈接標識，以便快速復查。

5.2

工程預結算資料

資料組成

已竣工項目的完整的結算書、預算書、估算書、預結算審批表、工程結算協(xié)議清單（或承包方確認書）、付款臺帳、項目后評估報告等。

正在開發(fā)項目的估算書、預算書、結算資料、付款臺帳等。

成本數(shù)據(jù)庫所包括的目標成本、動態(tài)成本、預結算等內容。

資料管理

以合同為主線進行每項工程預結算資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關的預結算資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復查。

一份完整的工程預結算書應包括編制說明、分部分項工程預結算表、工料分析、工程量計算表、計價依據(jù)。

其中的計價依據(jù)又包括：材料價格（政府指導價格、市場價格、甲供材料、限價材料通知書）、施（竣）工圖、圖紙會審記錄、工程變更簽證的預算書、工程竣工驗收資料、其他與工程結算相關的甲乙雙方確認的協(xié)議等。

5.3工程招投標資料5.3.1資料組成已竣工項目的完整工程招標資料（評定標評審表、招標文件、答疑記錄、開標評標記錄等）、工程投標資料（主要是中標單位的）。正在開發(fā)項目的工程招投標資料。成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程招標內容。5.3.2資料管理以合同為主線進行每項工程招投標資料的歸類存檔,即每項工程的《工程合同文本》須把相關的工程招投標資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復查。評定標審批表及議標、干脆托付審批表統(tǒng)一印制成固定格式項目公司（部）成本部存檔。項目招投標資料（評定標評審表、招標文件、投標文件、承包商考察結果審批表、答疑記錄、開標和評標的記錄、相關會議紀要等）的收集、整