加強和改進高校行政秘書輪崗工作的幾點思考

PAGE2PAGE5加強和改進高校行政秘書輪崗工作的幾點思考摘要：本文通過對高校行政秘書輪崗工作問題進行思考，分析當前高校行政秘書輪崗工作存在的普遍性問題，并就此提出解決之道，為完善高校行政秘書輪崗工作提出有益的建議。關鍵詞：高校行政秘書輪崗問題措施隨著高校教育改革的探討向縱深發(fā)展，各項改革措施不斷推進。干部輪崗做為高校人事制度改革的有效手段在許多高校逐漸推廣。高校行政秘書是院（系）行政工作的主要承擔者，起著協(xié)助院（系）領導管理本系內務、調查研究、上傳下達與協(xié)調關系的重要作用[1]。加強和改進高校行政秘書輪崗工作對完善高校干部輪崗交流管理機制，提高院系各部門的工作效率、培養(yǎng)高素質的行政秘書隊伍有著十分重要的意義。實行高校行政秘書輪崗工作的積極意義有利于行政秘書工作能力提升。通過不同院（系）之間行政秘書的輪崗交流，改變了過去單一管理環(huán)境下的崗位終身制，根據工作環(huán)境的變化，應對和解決工作中遇到的新情況新問題，有利于克服職業(yè)倦怠心理，提高工作積極性；不同院（系）在管理風格、管理模式上的差異，在對行政秘書的崗位適應能力提出挑戰(zhàn)的同時，也提供了豐富的學習和交流機會，能夠促使輪崗對象加強工作經驗的思考和總結，突破慣性思維、豐富知識結構、提高工作創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，客觀上對行政秘書工作能力的提升大有裨益。有利于充分發(fā)揮行政秘書工作積極性，提升工作單位整體效能。行政秘書做為高校各級行政領導的助手，不僅要熟悉工作流程和工作內容，更要有較強的綜合服務能力和執(zhí)行力。行政秘書必須善于調動各方面的力量，理順對內對外各類關系，做好溝通和反饋，加強與各職能部門的溝通聯(lián)系，才能爭取工作上的支持，完成部門領導和上級職能部門下發(fā)的工作任務。具備較強綜合服務能力和執(zhí)行力的行政秘書無疑最受用人單位的歡迎。高校行政秘書輪崗交流工作中蘊含的優(yōu)勝劣汰機制能夠促使行政秘書提高對崗位角色的重新認知和思考，強化工作風險意識和責任意識，檢討不足，改進工作方式方法，更加積極主動的開展工作，促進各項工作任務的監(jiān)督和落實。其實質在于激發(fā)行政秘書工作潛力，實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化，從而提升工作單位整體效能。3、有利于加強單位和個人對行政秘書職業(yè)生涯規(guī)劃問題的重新思考。隨著二級院系的管理工作趨于精細。行政秘書的工作內涵得到深化，由原來簡單的各級行政事務執(zhí)行者變成在院領導領導下，組織協(xié)調與管理辦公室工作[2]。工作角色在轉變，工作任務在增多，工作難度在增加,。輪崗制度的推行更是對對行政秘書性的專業(yè)性和適應力提出了更高要求。輪崗過程中若沒有充分考慮這些變化或處理不當，容易使輪崗當事人產生職業(yè)困惑、倦怠、抵觸、緊張焦躁等不良情緒。因此，如何科學有效地幫助行政秘書進行職業(yè)規(guī)劃和引導，明確職業(yè)前景，以開放的心態(tài)應對日益繁雜的工作內容，減緩工作壓力，減少職業(yè)困惑，提升職業(yè)素養(yǎng)等職業(yè)規(guī)劃問題的也越來越引起推行輪崗工作的人事部門和參與輪崗的行政秘書自身的思考和重視。推行高校行政秘書輪崗工作存在的問題高校行政秘書輪崗屬于學校內部工作性質相同、工作內容相近的跨部門輪崗，相對于工作性質和內容都不同的跨部門輪崗實行操作起來看似簡單。但是“工作性質相同、工作內容相似”的表象往往導致人事部門和執(zhí)行單位等相關職能部門忽略行政秘書輪崗工作應有的嚴謹性，由于對行政秘書輪崗的過程和結果缺乏深入細致的分析和思考，許多職能部門一味以行政命令的方式簡單粗暴地執(zhí)行，往往適得其反，難以達到預期效果。在高校行政秘書輪崗工作推行過程中存在的問題主要有：輪崗前缺乏有針對性的調查、了解和論證。充分的調查論證是保證各項工作順利進行的前提條件，在各部門之間開展行政秘書輪崗交流工作前不進行調查了解、沒有尊重和考慮個人意愿和部門意愿，盲目或簡單的隨機分配容易出現(xiàn)新的工作問題和工作矛盾。即使行政秘書工作內容相近，也存在行政秘書個體在原有專業(yè)領域、知識結構、工作方法與環(huán)境適應能力等差異。不進行調查分析簡單執(zhí)行容易出現(xiàn)輪崗的行政秘書在新崗位上工作能力不足、適應周期長、工作效率低下等問題。輪崗制度的執(zhí)行盲目求快，容易影響工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。為提高輪崗政策的執(zhí)行力度，很多高校職能部門以簡短的一紙公文的形式要求校內院系各部門同時實行行政秘書全員跨部門交流輪崗，這種片面追求工作進度，喜歡一刀切的工作方式不顧及部門是否歡迎、行政秘書本人是否愿意、專業(yè)背景是否對口、秘書深刻理解輪崗的意義，澄清思想認識上的誤區(qū)，以嚴肅科學的態(tài)度對待新環(huán)境下的新工作；在宣傳動員的過程中結合各部門各層面對實施行政秘書輪崗工作制度所反映的熱點、焦點問題，開展有針對性地解疑釋惑，有利于行政秘書明確工作要求和工作方向，激發(fā)工作積極性與主動性，減少工作阻力，從而推動高校行政秘書輪崗工作的順利開展。利用高校內部監(jiān)督體系，建立行政秘書輪崗績效考核等評估機制。高校內部監(jiān)督是指由人事部門牽頭，帶領紀檢監(jiān)察部、教學部門等職能部門領導和相關工作人員組成多元化監(jiān)督體系，通過開展行政秘書服務對象滿意度調查、座談走訪、組織輪崗行政秘書交流工作心得和工作匯報等方式，定期監(jiān)督和評定檢查輪崗對象的工作情況。對輪崗中工作業(yè)績突出，表現(xiàn)優(yōu)秀的行政秘書予以表彰獎勵；對消極怠崗等問題嚴重者開展通報批評或監(jiān)督其責令整改直至淘汰。通過建立輪崗期間績效評估考核，為行政秘書參加業(yè)務培訓、工資調整、年度評優(yōu)評先、崗位調整、考核辭退等事由提供參考依據。激勵參與輪崗的行政秘書認真做好本職工作，追求工作成效，從而實現(xiàn)輪崗目的。將行政秘書輪崗與干部選拔培養(yǎng)相結合，推行靈活的輪崗周期。在行政輪崗過程中，應不僅僅是橫向的平級部門之間的流動，更應考慮輪崗對象職業(yè)升遷訴求，將輪崗與干部儲備鍛煉相結合，將輪崗表現(xiàn)為年輕干部的選拔培養(yǎng)的參照指標之一，可在統(tǒng)一的試用期滿后，根據輪崗對象的個體差異和工作表現(xiàn)開展考察評價，決定縮短或延長輪崗周期，提高行政秘書參與輪崗的工作積極性。加強職業(yè)規(guī)劃引導，幫助輪崗對象明確職業(yè)發(fā)展方向。行政秘書不同于普通的高校專職教師，隨著年齡和知識結構、工作精力等方面的變化，也會遇到職業(yè)的升遷去留等瓶頸問題。高校的人事部門可牽頭組織相關的職能部門或社會服務機構，定期為行政秘書這一工作群體開展職業(yè)規(guī)劃等咨詢服務，結合輪崗對象現(xiàn)有職業(yè)能力、知識結構等情況進行職業(yè)前景的分析指導，幫助輪崗對象更好地強化工作目標，明確發(fā)展方向，調整和拓寬輪崗后的工作渠道，優(yōu)化高校行政秘書隊伍建設。強化行政秘書職業(yè)培訓和交流，提高個人對崗位的適應性。輪崗是人事管理的手段不是最終目的，最終目的是優(yōu)化人力資源，讓現(xiàn)有的人力資源更大限度地滿足工作需要。業(yè)務工作能力是輪崗的行政秘書考核中的一項重要指標，為幫助輪崗對象更快更好地適應新的工作部門和工作要求，一方面可以通過開展辦公軟件操作技能訓練、職業(yè)秘書溝通禮儀、公文寫作指導、常規(guī)文件歸檔講座等特色職業(yè)崗位培訓項目增強行政秘書的業(yè)務工作能力，另一方面，可以利用行政秘書群體內部交流等方式，進行先進經驗推廣、常見工作問題咨詢等活動。群體成員之間的內部幫扶可以起到有效利