2023年電商ERP供應鏈模塊解析-采購+入庫流程

電商ERP供應鏈模塊解析——采購+入庫流程class="aligncentersize-fullwp-image-5764491"src="/wp-files/2023/02/jsECB1NT5HYmInaoz0DY.png"alt=""width="900"height="420"/>

電商ERP供應鏈模塊包括選購—倉儲—物流3個模塊，本文對選購—倉儲中的選購入庫流程的系統(tǒng)設計做一個概述。

其中入庫部分，相較于WMS，ERP系統(tǒng)更注意數(shù)據(jù)在上下游流通，所以更注意記錄結果；WMS更注意提升倉庫內(nèi)作業(yè)效率，所以我在此模塊的重點傾向描述入庫過程發(fā)生特別時與選購的關系。

整個選購入庫流程涉及內(nèi)外部5個角色：運營+選購+倉儲+供應商+財務。

運營（或銷售等業(yè)務部門）：依據(jù)銷售訂單和補貨效率生成申購單，提交給選購選購：負責下選購單、選購特別處理等貨物選購工作倉儲包括倉儲：收貨員、質(zhì)檢員、上架員，詳細視企業(yè)組織架構而定，負責貨物數(shù)量質(zhì)量驗收和上架財務：結合選購單與供應商結算和付款文章我會分3個模塊進行描述，下選購單、供應商供貨、入庫。

一、下選購單

選購5r原則：在適當?shù)臅r候以適當?shù)膬r格從適當?shù)墓烫庂I回所需數(shù)量和質(zhì)量的貨品，在此環(huán)節(jié)，運營負責時間、數(shù)量的把控；選購員負責價格、供應商和質(zhì)量的把控。

下選購單有2個步驟，分別為生成申購單和下選購單。

1.申購單

申購單一般由運營發(fā)起，需求倒推供應，結合銷售訂單和補貨效率確認是否需要補貨，避開缺貨和壓貨。

申購單內(nèi)容包括：

1）需要選購的產(chǎn)品和數(shù)量

數(shù)量主要從2個方向考慮：

一是供應側，商家供應這批貨需要預備多長時間，即需要商家配置備貨規(guī)章，包括選購、質(zhì)檢、物流（分為直接發(fā)往FBA或海外倉作為中轉倉2個時間）、平安天數(shù)、補貨頻率等。

二是需求側，這批貨根據(jù)過去的閱歷也許賣多長時間，可以商家自行配置也可通過過去的訂單動態(tài)計算，其中還有銷量特別的波動，商家可打算是否去噪，如黑五網(wǎng)一等活動促銷的超額銷量。

2）期望到貨時間

在亞馬遜ERP中，運營會通過預期到FBA倉的時間，倒推到本地倉的時間。

3）期望對應渠道

提前將貨物綁定渠道（平臺、線下），后續(xù)發(fā)貨只能發(fā)往該渠道訂單。

4）到達倉庫

倉庫依據(jù)目的劃分為2類，本地倉（海外倉）和中轉倉，分別對應2個路徑：

貨物發(fā)往本地倉進行存儲。貨物發(fā)往本地倉前，中間有中轉倉：跨境電商企業(yè)可能會有多個主體公司，如內(nèi)地企業(yè)進行選購，香港企業(yè)進行銷售，中轉倉涉及跨境公司多個主體的交接；或是貨物的分散到整合以節(jié)約物流費用。2.選購單

選購單貫穿選購入庫全流程，向上游是對申購單、補貨建議（系統(tǒng)依據(jù)配置策略自動生成）的整合，如多個申購單同一供應商和到達倉庫，可以將多張申購單合并為一張選購單；向下對后續(xù)貨物入庫的記錄管理，如處理收貨特別、質(zhì)檢特別等。

1）內(nèi)容

除了申購單帶過來的產(chǎn)品、數(shù)量、估計到達時間外，還對供應商和倉庫進行額外的處理。

①供應商

根據(jù)渠道分為線上網(wǎng)采如1688和線下，選購處理前需在ERP進行供應商信息管理。

選購選擇供應商的標準：首先需要能供應想要選購的貨物，還要參考價格和質(zhì)量。價格包括產(chǎn)品價格和其他費用（物流），可在ERP中發(fā)起供應商詢價；質(zhì)量包括供應商供應的產(chǎn)品質(zhì)量和服務質(zhì)量，服務質(zhì)量有穩(wěn)定性（交期是否頻發(fā)調(diào)整、質(zhì)檢良品率是否始終比較高）、精確?????性（到貨數(shù)量和時間是否是否符合預期）2個維度的考慮。

②倉庫

假如是ERP對接的第三方倉，選購員選擇倉庫后會通過三方倉API調(diào)取倉庫空余，確認是否可存放。

2）變動

在選購過程中的變動可以用3種方式處理：

手動創(chuàng)建變更單：調(diào)整選購單的金額、產(chǎn)品數(shù)量和費用等。拆分訂單：不修改選購單總產(chǎn)品數(shù)量，但可能需要修改供應商。如需求量大，單一供應商供應不準時；貨期和價格之間的平衡，緊急的貨物以較高價格購入；供應商之間的平衡等狀況，對訂單進行拆分。合并選購單：多筆選購單有共同元素，可合并選購量和供應商溝通更優(yōu)待價格，如供應商、倉庫（選購、中轉）、幣種、選購員、跟單員等。還有涉及到后續(xù)的收貨特別、質(zhì)檢特別狀況，也在選購單處理，等描述完入庫部分后補充。

3.貨物分攤

上面提到的是單據(jù)的流轉，下面說下貨物的流通。

選購單是依據(jù)多個申購單的期望交貨時間、供應商和目的倉分類整合出來的。貨物就會消失一張申購的貨物和貨物數(shù)量都可能分攤到多張選購單中，如圖所示：

如是正常流程，2張選購單收貨都可以完成申購單A和B想要的貨物。而在系統(tǒng)設計中總要考慮特別狀況，如選購單A因供應商原材料短缺，無法在預期時間內(nèi)完成全部產(chǎn)品b的生產(chǎn)，選購員變更選購單，這時系統(tǒng)要把已完成的部分產(chǎn)品b安排給哪個申購單？

筆者有看到部分系統(tǒng)解決方案是選購單發(fā)生變更時，去更新選購單的數(shù)量。但筆者認為這是不合理的，申購單在生成選購單后不行變更，強制掩蓋原有的記錄不利于后續(xù)追溯緣由。如有操作，可在選購單變更，留下變更記錄。如因缺貨發(fā)生爭吵時，如掩蓋申購記錄會認為是運營人員申購少了，但保留選購單變更記錄可以看出問題是供應商的履約有問題，而不是運營員的問題。

因此在處理這類選購問題時，系統(tǒng)應當解決的是貨物安排的申購單優(yōu)先級和每個申購單安排數(shù)量。因此筆者建議在申購環(huán)節(jié)可通過預期到達時間或人工手動標記緊急優(yōu)先級，消失缺貨問題時可優(yōu)先安排給優(yōu)先級高的申購單，未完成的申購單可重新生成選購單處理。

二、供應商供貨

1.交貨方案

1）流程

選購員向供應商下選購單后，供應商會依據(jù)生產(chǎn)方案和選購員確定交貨方案，供應商或選購員將交貨方案錄入系統(tǒng)（詳細誰操作看供應商系統(tǒng)是否對接ERP及雙方合作方式）。

2）交貨方案和選購單關系

一個選購單的貨物可能分為多批貨物，交貨方案會寫明這一筆選購分成幾批交貨，每批貨的數(shù)量、交貨時間。

選購單時間是全部貨物到達的期望到達時間，交貨方案時間是每一批貨物到達時間。

2.供應商預檢

此環(huán)節(jié)不是必需的，預檢是避開貨物到選購方處才發(fā)覺質(zhì)檢問題，為保險起見，供應商在發(fā)貨前自己先質(zhì)檢一遍。

同樣提升選購方效率的還有供應商提前貼標服務，選購方將商品和箱標供應供應商，供應商貼標后，選購方可直接按箱收貨和發(fā)頭程，不需要再額外處理。

3.選購跟蹤

供應商發(fā)貨后，會向選購方供應物流跟蹤號提示發(fā)貨，選購方可據(jù)此進行物流跟蹤預備收貨。

三、入庫

1.貨物到倉

標記一批貨物到達倉庫，已和送貨司機完成貨物交接。

2.收貨入庫

1）入庫單

收貨員以入庫單為依據(jù)進行收貨動作。

入庫單由選購單自動生成，一張選購單只會生成一張入庫單。但一張入庫單可能根據(jù)收貨狀況分為多個批次（批次自動生成），每個批次的預期到達時間和數(shù)量以交貨方案為依據(jù)。

2）流程

打印SKU條碼，進行貨物貼碼清點到貨數(shù)量，確認收貨這時可能消失收貨特別，如估計時間沒有到貨、到貨比預期多、到貨比預期少，收貨員需要將特別狀況反饋給選購員。

3）選購處理特別

估計時間沒有到貨：確認供應商是否可連續(xù)供貨，如不行連續(xù)供貨，強制完成選購單。

到貨比預期多：選購方需確定多到的貨是入庫還是退貨→假如是退貨需要明確擔當方是供應商還是我方→如是我方，選購單發(fā)生變更，更新產(chǎn)品數(shù)量和總金額；未支付單據(jù)可直接更新選購單，已支付單據(jù)需新增單據(jù)請款。

到貨比預期少：選購方需確認是否需要倉儲連續(xù)等供應商供貨→如供應商連續(xù)交貨，需要明確交貨時間和數(shù)量；如終止來貨，剩余貨物未付款可通過強制完成選購單結束流程；如已付款，需要和供應商溝通退款。

3.質(zhì)檢

質(zhì)檢為非必需操作，商家可依據(jù)自身需要配置。

1）質(zhì)檢單

質(zhì)檢員以質(zhì)檢單為依據(jù)進行質(zhì)檢動作，質(zhì)檢單主要有確認送檢數(shù)量和實際質(zhì)檢總數(shù)，包括合格品和不合格品數(shù)量。

質(zhì)檢員還可通過查看產(chǎn)品資料了解該產(chǎn)品的質(zhì)檢項和對應質(zhì)檢內(nèi)容。

2）選購處理特別

如是質(zhì)檢過程中發(fā)覺不良品，質(zhì)檢員需反饋選購員質(zhì)檢特別。

發(fā)覺不良品，選購員有4種處理方式：

退貨：倉庫掃碼退貨返回給供應商換貨：倉庫掃碼退貨，選購單生成新的發(fā)貨方案，倉庫掃碼生成新批次再次入庫不良品上架：選購員和供應商溝通優(yōu)待收購，倉庫將貨物存放在不良品區(qū)銷毀：確認費用擔當方后銷毀4.上架

1）確認上架位置

①確認分區(qū)

依據(jù)貨物性質(zhì)確認分區(qū)：標準、不良品、退貨、中轉。

依據(jù)存貨類型確認放置揀貨區(qū)還是存儲區(qū)：這兩類分區(qū)是B2C電商特點，電商SKU多，揀貨區(qū)1個貨架可以放多個SKU，提高揀貨