員工人事檔案管理制度

員工人事檔案管理制度員工人事檔案管理制度一、前言為進一步加強我公司的人事管理工作，規(guī)范員工人事檔案管理，加強員工的履職本領(lǐng)，特訂立本制度。二、適用范圍本制度適用于我公司全體員工。三、崗位責(zé)任1.人力資源部門：（1）訂立公司人事檔案管理的制度和流程，定期對員工檔案進行審核和歸檔工作；（2）對員工檔案進行保管，并做好檔案的防火、防盜等措施，確保檔案的安全完整；（3）認(rèn)真檢查和核實員工的資格和背景，確保員工的錄用和轉(zhuǎn)正符合公司的要求；（4）執(zhí)行公司關(guān)于人事檔案的保密政策，嚴(yán)格掌控檔案信息的發(fā)布和使用。2.部門經(jīng)理：（1）嚴(yán)格執(zhí)行公司的聘請、錄用、培訓(xùn)、考核、獎懲等制度，確保員工的素養(yǎng)和本領(lǐng)符合公司的要求；（2）認(rèn)真填寫員工的個人檔案、工作檔案等材料，并適時將其歸檔；（3）嚴(yán)格保守員工的個人信息和相關(guān)資料，不泄露員工的隱私。3.員工：（1）照實填寫、提交個人檔案和工作檔案等相關(guān)材料，適時更新本身的信息；（2）保護本身的個人隱私，嚴(yán)格掌控個人信息的使用和泄露。四、檔案管理流程（一）入職1.新員工在入職時，需填寫完整的個人信息，包括聯(lián)系方式、家庭住址等；2.員工需要供給身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證明等證件、證明文件，由人力資源部門核實后存入個人檔案中；3.人力資源部門將新員工的檔案制成電子檔和紙質(zhì)檔，存入人事檔案室，同時對其個人信息進行保護；4.新員工簽訂勞動合同后，人力資源部門將勞動合同歸檔到員工檔案中。（二）轉(zhuǎn)正1.具備轉(zhuǎn)正條件的員工，須經(jīng)部門經(jīng)理提出申請，人力資源部門審核通過后方可辦理；2.員工的個人檔案、工作檔案中需包含轉(zhuǎn)正申請和審核看法的記錄；3.轉(zhuǎn)正后，員工的勞動合同將由人力資源部門重新簽訂，歸檔到檔案中。（三）升職1.面對內(nèi)部聘請崗位的員工，應(yīng)提出升職申請，經(jīng)部門經(jīng)理審核通過后，報人力資源部門審批；2.審批通過后，應(yīng)在員工檔案中記錄認(rèn)真的升職變化情況，包括升職申請、面試情況、考核信息、審批看法等；3.對于升職后的員工，其檔案中應(yīng)記錄認(rèn)真的薪酬變化情況、升職后的崗位職責(zé)和工作目標(biāo)等。（四）離職1.員工離職后，上交的各類證件、警察證明、社保證明等材料由人力資源部門存入員工檔案中；2.對于被辭退或離職的員工，應(yīng)在檔案中記錄辭退或離職的原因、時間等信息；3.地點布置、資產(chǎn)歸還、工資福利結(jié)算、按時赴港等必需依照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，全部工作最后歸檔到員工檔案中。五、檔案保管1.個人檔案、工作檔案等紙質(zhì)材料應(yīng)存放在特定柜子中，定期查看并防火、防盜；2.電子檔案應(yīng)存儲在公司專用檔案庫，定期進行數(shù)據(jù)備份和突發(fā)情況的應(yīng)急處置；3.公司員工可以查看本身的個人檔案和工作檔案，但不能刪除和篡改；4.公司嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，嚴(yán)禁泄露員工的隱私信息。六、檔案查詢1.員工可以查詢本身的個人檔案和工作檔案，但需提出申請并經(jīng)過審批；2.部門經(jīng)理可以查看本部門員工的個人檔案、工作檔案等信息；3.不屬于員工和部門經(jīng)理的其他人員要查詢員工檔案，必需經(jīng)過人力資源部門的授權(quán)，并符合公司的保密制度。七、檔案保管期限1.員工檔案需長期保留，不得盲目銷毀或丟棄；2.工作檔案可依據(jù)不憐憫況保留不同的時間，保留期限在1年至5年之間；3.原件存檔有條件的材料可以科學(xué)技術(shù)手段掃描把原紙件轉(zhuǎn)換為電子件另行存儲。八、本制度的修改1.當(dāng)人事管理工作發(fā)生變化時，本制度將進行相應(yīng)的修改；2.任何人員對本制度的修改，須提出書面申請，并經(jīng)過公司管理層的審批。九、結(jié)語本制度的實施，有助于規(guī)范員工的管理