辦公室管理制度-人事作業(yè)程序

辦公室管理制度人事程序□前言第一條依據(jù)本公司辦事準則規(guī)定辦理。其次條為使本公司人事工作正軌化、制度化，能在有序可循的狀況下，使本公司人事統(tǒng)一、脈絡(luò)一貫，并加強人事部門與各部門間的了解，借以更親密協(xié)作，提高工作效率，特制訂本程序?！踔鬓k第三條人事工作負責(zé)部門隸屬于管理部(部門)，設(shè)經(jīng)理一人，承上級之命，負責(zé)下列全盤人事業(yè)務(wù)。(一)依據(jù)公司業(yè)務(wù)須要，探討組織職責(zé)及權(quán)責(zé)劃分的改進方案。(二)協(xié)作公司經(jīng)營目標，依據(jù)人力分析及人力預(yù)料的結(jié)果，擬訂人力資源發(fā)展支配及人員編制數(shù)額，并依據(jù)人力發(fā)展支配，籌劃各項教化及培訓(xùn)。(三)設(shè)計、推行及改進人事管理制度及其工作流程，并確保其有效實施。(四)經(jīng)與各部門主管會商，擬定每一職位的工作標準及其所需資格、條件，以求適才適所。(五)依生活水準、薪資市場狀況及公司政策，建議研訂合理的員工待遇。(六)制定各項員工福利與工作平安措施，并維持員工與公司間和諧關(guān)系。第四條人事部門另設(shè)專員及辦事員各若干名，分別負責(zé)下列工作(一)專員：1.行政公文處理；2.員工聘信調(diào)查及對保工作；3.招募行政工作；4.考績行政工作。(二)辦事員：1.資料檔案管理；2.勞保行政工作；3.考勤行政工作。第五條人事部門組織關(guān)系(一)受秘書處主任指揮及監(jiān)督，并向其干脆報告。(二)以懇切友善看法與其他部門協(xié)調(diào)、聯(lián)系，并就其所提出的有關(guān)本部門工作的詢問、質(zhì)疑予以解答。(三)在權(quán)限內(nèi)督導(dǎo)各部門有關(guān)人事事宜。(四)為達成本部門的任務(wù)，與其他有關(guān)方面建立并保持必要的聯(lián)絡(luò)?！踅M織第六條為了完成本公司的任務(wù)與目標，而將應(yīng)處理的工作做適當(dāng)安排安排，對全部員工有效運用，制定本公司"組織系統(tǒng)表"，并視狀況每年定期檢查修訂?！躞w制第七條區(qū)分組織結(jié)構(gòu)體制，據(jù)此而設(shè)定本公司"職位(等)及職稱配置表"作為人事管理基礎(chǔ)?！豕ぷ鞣治龅诎藯l公司確立組織體制及人事措施實行前，須將各項工作職責(zé)的任務(wù)，以及工作人員的條件等予以分析探討，做成"職務(wù)說明書"作為人事行政的依據(jù)。□分層負責(zé)第九條為明確劃分各層人員的人事權(quán)責(zé)，擬定"人事權(quán)限劃分表"，表中所列的權(quán)責(zé)，各層人員均應(yīng)的確負責(zé)辦理，不得借詞推諉，實施時如遇困難或特殊事情發(fā)生，應(yīng)向上一級人員請示后予以處理。□編制第十條本公司為推行業(yè)務(wù)及基于人事預(yù)算限制，對各部門可設(shè)職稱及可用員額予以規(guī)定，訂立各部門"員額編制表"并視狀況定期檢查修訂?！跞肆ο拗频谑粭l人員撥補申請工作程序如下：(一)各部門如須增補人員，先至人事部門領(lǐng)取"人員撥補申請單"填妥后，匯人事部門辦理。(二)人事部門接到申請單后，應(yīng)調(diào)查所申請人員是否為編制內(nèi)所需求，其職位薪資預(yù)算是否在限制內(nèi)，其須要時機是否恰當(dāng)?shù)葐栴}。(三)人事部門調(diào)查后，即就申請人員的來源做正確的擬辦建議，呈總經(jīng)理核準后，依據(jù)指示辦理招募預(yù)備工作。(四)人員撥補申請單經(jīng)批示完畢后，均應(yīng)轉(zhuǎn)回申請部門，人事部門憑副本辦理。□招募甄試第十二條人員招募工作程序如下：(一)人事部門收集人員撥補申請單至肯定時期，即行擬訂招募支配，內(nèi)容包括下列項目：1.招募職位名稱及名額；2.資格條件限制；3.職位預(yù)算薪金；4.預(yù)定任用日期；5.資料審核方式及辦理日期(截止日期)；6.甄試方式剛好程支配(含面談主管支配)；7.場地支配；8.工作實力支配；9.打算事項(通知單、海報、公司宣揚資料等)。(二)聘請：即將招募消息告知大眾及求職人，如下：1.登報征求：先擬廣告稿，估計刊登費，確定刊登何報、何時，然后聯(lián)絡(luò)報社。2.同仁舉薦：以海報、互聯(lián)網(wǎng)或公告方式進行。(三)應(yīng)聘申請的處理：1.聘請消息發(fā)出后，會收到應(yīng)聘資料，經(jīng)審核后，對合格應(yīng)聘者發(fā)出"初試通知單"，通知前來本公司接受甄試。2.不合格應(yīng)聘資料，歸檔一個月后銷毀，但有要求退件者，應(yīng)賜予退件。(四)甄試：新進人員甄選考試分筆試及面談。1.筆試包括下列：(1)專業(yè)測驗(由申請部門擬訂試題)；(2)定向測驗；(3)領(lǐng)導(dǎo)實力測驗(適合管理級)；(4)智力測驗。2.面談：由申請部門主管、人事主管、核定權(quán)限主管分別或共同面談，面談時應(yīng)留意：(1)要盡量使應(yīng)聘人員感到親切、自然、輕松；(2)要了解自己所要獲知的答案及問題點；(3)要了解自己要告知對方的問題；(4)要敬重對方的人格；(5)將口試結(jié)果隨時記錄于"面談記錄表"。3.如初次面談不夠周詳，無法做有效參考，可再發(fā)出"復(fù)談通知單"，再次支配約談。(五)背景調(diào)查：經(jīng)甄試合格，初步確定的人選，視狀況應(yīng)做有效的背景調(diào)查。(六)結(jié)果評定：經(jīng)評定未錄用人員，先發(fā)出謝函通知，將其資料歸入儲備人才檔案中，以備時常之需，經(jīng)評定錄用人員，由人事主管及用人主管會商進用日期后發(fā)給"報到通知單"，并支配職前培訓(xùn)有關(guān)打算工作。(七)留意事項：應(yīng)聘資料的處理及背景調(diào)查時應(yīng)敬重應(yīng)聘人的個人隱私權(quán)，留意保密工作。□任用第十三條經(jīng)核定錄用人員，由人事部門依據(jù)甄選報名單發(fā)給"報到通知單"，請他于報到時攜帶下列資料：(一)員工資料卡；(二)相片六張；(三)戶籍謄本；(四)身份證復(fù)印件；(五)體檢表；(六)學(xué)歷證件復(fù)印件。(以上應(yīng)繳資料視狀況可增減)第十四條管理人員任用，視狀況可發(fā)給"聘任書"。第十五條新進人員于報到日，人事部門即發(fā)給"報到程序單"，并檢收其應(yīng)繳資料，若資料不全，應(yīng)限期補辦。第十六條人事部門隨后應(yīng)親切有禮地引導(dǎo)新進人員依報到程序單上的依次，逐項幫助辦理下列：(一)領(lǐng)取員工手冊及識別證；(二)制考勤卡并說明運用；(三)領(lǐng)制服(總務(wù)部門主辦)；(四)領(lǐng)儲物柜鎖匙(總務(wù)部門主辦)；(五)若有須要，填"住宿申請單"；(六)登記參與社保；(七)視狀況引導(dǎo)參觀各部門及支配職前培訓(xùn)。第十七條前條逐項辦理完畢后，人事部門引導(dǎo)新進人員向部門主管報到，由部門主管對本部門狀況賜予說明，表示人員報到完畢。第十八條人事部門依據(jù)報到程序單隨后應(yīng)辦理下列事項：(一)登記人事部門管理用的"人員狀況表"。(二)管理人員發(fā)布"管理到職通報"。(三)填制"薪資通知單"辦理核薪。(四)收齊報到應(yīng)繳資料連同甄選報名單建立個人資料檔案，編號列管?！踉囉玫谑艞l新進人員由人事部門供應(yīng)"考核表"，分甲(管理人員)、乙(一般人員)兩種，并登記被考核人試用期間出勤資料，依人事權(quán)限劃分表依次，逐級考核。其次十條考試或測驗及審查合格后，原則上試用期為三個月，期滿考核合格者，方得正式雇用；但成果優(yōu)良者，可縮短其試用時間。人事部門依據(jù)考核表發(fā)給"試用期滿通知"。其次十一條人事部門發(fā)出試用期滿通知后，并依不同的批示，分別辦理下列事項：(一)試用人員如有品德不良或服務(wù)成果欠佳或無故曠工者，可隨時停止試用，予以解雇，試用不滿三日者，不給工資。(二)試用合格者，予以正式錄用。(三)調(diào)(升)職者，由人事部門辦理變動工作。(四)薪資變更者，由人事部門填制"薪資通知單"辦理調(diào)薪。其次十二條前條辦理完畢后，考核表應(yīng)歸入個人資料袋中。其次十三條新進人員在試用期中，表現(xiàn)不合要求，部門主管認為有必要停止試用時，可馬上提前辦理考核，并簽人事變動申請單，報請權(quán)限主管核定停止試用?！踝儎悠浯问臈l晉升(升職、升級)及降級由申請人填寫"人事變動申請單"及辦理臨時考核，轉(zhuǎn)人事部門簽留看法后，呈權(quán)限主管批示。其次十五條調(diào)職由申請人填寫"人事變動申請單"送調(diào)職部門會簽，轉(zhuǎn)人事部門簽留看法后，呈權(quán)限主管核定。其次十六條未批準的升、降、調(diào)申請單退回申請部門。經(jīng)批準的申請單則由人事部門依據(jù)發(fā)布"人事變動通知"，副本抄送申請部門及本人，并限期辦理業(yè)務(wù)移交手續(xù)，履任新職。若職稱變動或部門變動，副本應(yīng)抄發(fā)會計部門，通知變更薪資名冊。其次十七條經(jīng)批準的變動狀況，涉及調(diào)整薪資者，人事部門應(yīng)依據(jù)人事變動申請單批示，填制"薪資通知單"辦理調(diào)薪，呈核后轉(zhuǎn)會計部門。其次十八條人事部門應(yīng)依據(jù)人事變動申請表逐日整理辦理下列工作：(一)填入人員變動記錄簿內(nèi)。(二)登記于個人資料卡內(nèi)(離職人員，其資料應(yīng)予歸檔另行保管)。(三)修正人事部門管理人員狀況表。□請假其次十九條員工因故請假，事假應(yīng)于一日前覓妥職務(wù)代理人并填寫請假單，照下列規(guī)定辦妥后方得離廠，否則以曠工論；但因突發(fā)事務(wù)或急病不及先行請假者，應(yīng)利用電話快速向單位主管報告并于當(dāng)日由單位主管或其代理人依下列規(guī)定代辦妥請假手續(xù)，否則亦視同曠工論。(一)請假1天(含)以內(nèi)時，報請班長轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理核準。(二)請假2天(含)以上，報請主管轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理核準。(三)請假批準后，請假單一律送人事單位留存辦理，經(jīng)人事部門登記于考勤表上。第三十條假未滿半小時者，以半小時計算，累積滿8小時為一日，給假日期的計算均自每年1月1日起至同年12月31日止，中途到職者，比例扣減。□考勤第三十一條本公司除特定人員外，均須于警衛(wèi)室設(shè)置打卡機。第三十二條各部門主管應(yīng)于月底前將下月份（周）本部門工作時辰表送人事部門備查；人事部門收集各部門一級主管管理人員出勤時辰表呈總經(jīng)理核閱(如非輪班人員，每月工作時間固定者不必再排時間)。第三十三條如需變更出勤與輪休時間，或補充新進人員出勤時間，應(yīng)轉(zhuǎn)人事部門登記備查。第三十四條員工因故延長上班時間或于假日出勤，先至主管處申請"加班報告單"，經(jīng)權(quán)限主管核準后轉(zhuǎn)人事部門查核并登記于考勤表上。第三十五條員工因公于上班中外出，應(yīng)填寫"公出單"送部門一級主管核準后，交警衛(wèi)室登記。第三十六條一級主管因公外出免填公出單，但應(yīng)向上級主管報備，或于辦公室交代去處，聯(lián)絡(luò)方法，并于警衛(wèi)室登記，未趕回公司打卡下班，則由人事部門依據(jù)警衛(wèi)室出入登記簿記錄賜予簽證。第三十七條因公而未打卡，應(yīng)通知人事部門，經(jīng)一級主管審核后轉(zhuǎn)人事部門登記于考勤表上加蓋公章。第三十八條下班遺忘打卡，本人可經(jīng)主管簽證，若舉證有據(jù)，部門主管得予簽明，視早退一次處分，若無法舉證非因早退而未打卡則視未打卡一次處分，以曠工論。第三十九條人事部門應(yīng)于每日檢視考勤表，遇異樣狀況或違規(guī)事情，應(yīng)即主動簽辦，并與部門主管聯(lián)絡(luò)。第四十條員工出勤狀況，人事部門應(yīng)于每月終了后，編制統(tǒng)計表各兩份，一份送會計部門核計薪資加扣，一份公布，限三日內(nèi)接受更正申請。(一)缺勤統(tǒng)計表。(二)全勤人員名單。(三)加班(勤)統(tǒng)計表。(四)值夜人員統(tǒng)計表。第四十一條人事部門應(yīng)建立每一員工一份年度考勤統(tǒng)計表(印于個人資料卡中)，逐月依據(jù)考勤表予以登錄，經(jīng)登錄后考勤表即可銷毀作廢。第四十二條每一年度終了，人事部門應(yīng)即依據(jù)年度考勤統(tǒng)計表，統(tǒng)計是否有未休完特殊假的人員，予以計入十二月份加班統(tǒng)計表內(nèi)，換發(fā)薪金。第四十三條每一年度終了后，人事部門應(yīng)即調(diào)查編制翌年度享有特殊假人員名單，予以造冊呈準后公布實施。第四十四條有關(guān)考勤工作，請參照"人事管理規(guī)則"有關(guān)規(guī)定辦理?！醭霾畹谒氖鍡l員工因公出差，應(yīng)至人事部門領(lǐng)取"出差申請單"經(jīng)呈總經(jīng)理核準后(得向會計部門申請預(yù)支差旅費)并轉(zhuǎn)人事部門備查。第四十六條出差完畢三天內(nèi)，須據(jù)實填寫旅費報告表連同各項單據(jù)，一并呈報財務(wù)部門核銷。第四十七條出差工作，應(yīng)參照"出差方法"規(guī)定辦理?！酹剳偷谒氖藯l員工遇有功過獎懲時，可由建議人填報"獎懲建議申請單"，先由人事部門簽留看法后，呈總經(jīng)理核定。人事部門依據(jù)核準獎懲建議申請單發(fā)布"獎懲通知單"公文，副本抄送本人部門及本人知照，另一份送會計部門加扣薪資。人事部門應(yīng)按月將人事獎懲通知單登錄于個人資料卡內(nèi)。第四十九條獎懲工作應(yīng)另參照"獎懲方法"規(guī)定辦理?！蹩伎兊谖迨畻l考績分年度考績與臨時考績兩種，其處理程序如下：(一)年度考績每年度終了由人事部門供應(yīng)考核表，分甲、乙兩種，并予登記年度出勤資料、獎懲資料后依人事權(quán)限劃分表，逐級考評核定等級，作為年終獎金發(fā)放及定期晉級的參考依據(jù)。(二)臨時考績?yōu)樯暾埳德殻瑧?yīng)附辦理臨時考績，以作上級批示決策參考依據(jù)。第五十一條考績表辦理完畢，存于個人資料袋內(nèi)，并予以登錄。第五十二條考績工作應(yīng)另參照"考績方法"規(guī)定辦理。□薪資第五十三條人事部門應(yīng)于每月25日整理上月26日以后到職的新進人員甄選報名單，據(jù)此填制"薪資通知單"辦理核薪，并由部門主管簽署，轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理核定，再登錄于"薪資名冊"后，再轉(zhuǎn)會計部門工作。第五十四條人事部門應(yīng)于每月25日整理本月份涉及調(diào)薪的人事變動申請單及考核表，據(jù)此填制薪資通知單辦理調(diào)薪抄錄，由人事主管審核簽章后與部門主管會簽，登記于薪資名冊，轉(zhuǎn)會計部門工作。第五十五條經(jīng)批準離職狀況，人事部門應(yīng)據(jù)此填制薪資通知單辦理停薪，由人事主管審核簽章，登錄于薪資名冊后轉(zhuǎn)會計部門工作。第五十六條核薪與調(diào)薪狀況于歸檔前，應(yīng)登錄于個人資料卡內(nèi)。第五十七條薪資工作應(yīng)另參照職薪方法中職薪等級表及有關(guān)規(guī)定辦理?！跖嘤?xùn)第五十八條職前培訓(xùn)新進人員于報到后，人事部門應(yīng)辦理以下職前培訓(xùn)：(一)介紹公司沿革、經(jīng)營方針、工作環(huán)境、經(jīng)營目標、發(fā)展前景；(二)簡介各機構(gòu)組織、職責(zé)、工作狀況；(三)休致、出勤規(guī)定及留意事項；(四)介紹各部門辦公室及主管；(五)薪資、福利、獎懲、工作調(diào)動制度。第五十九條在職培訓(xùn)(一)人事部門于年度起先，依所需培訓(xùn)目標、對象、課程、教材、預(yù)算，擬訂培訓(xùn)支配。(二)人事部門于培訓(xùn)期中，應(yīng)嚴予考核。(三)員工于接受培訓(xùn)后，視須要進行考核，成果優(yōu)劣列入績效參考依據(jù)。第六十條專業(yè)培訓(xùn)(一)專業(yè)學(xué)問，視必要可辦理專案培訓(xùn)。(二)搜集專業(yè)報導(dǎo)或講座教材，印發(fā)給每位員工。(三)各一級主管可自行申請或由公司指派參與國內(nèi)外各種培訓(xùn)機構(gòu)舉辦的講座、觀摩、培訓(xùn)。第六十一條培訓(xùn)工作應(yīng)另參照"培訓(xùn)方法"規(guī)定辦理。□辭職第六十二條正式任用的員工如感工作不適或其他緣由想辭職，應(yīng)于30天前提出辭職申請書，由部門主管及人事主管簽具看法后，呈總經(jīng)理核準，再轉(zhuǎn)回人事部門，人事部門據(jù)此填制薪資通知單辦理停薪，轉(zhuǎn)會計部門辦理薪資核算。第六十三條人事部門依據(jù)上級批準的辭職申請書，通知本人于奉準離職日當(dāng)天下班前依離職通知單上應(yīng)辦理事項，逐項辦理移交，辦理完畢后，由人事主管審核無誤后，并簽章轉(zhuǎn)會計部門核計當(dāng)月薪資(除特準外，均于下次發(fā)薪日發(fā)給)。第六十四條人事部門依據(jù)離職通知單于當(dāng)日即行辦理下列事項：(一)注銷人事部門限制的人員狀況表內(nèi)登記。(二)登記個人資料卡，注銷個人資料檔案。第六十五條人事主管視狀況應(yīng)約談離職人員，并將面談結(jié)果填入離職人員面談記錄檔案，以作為人事流淌率檢查參考?！跬诵莸诹鶙l人員屬退休年限，由人事部門填寫"退休申請單"，詳填理由及會簽部門主管看法后，呈總經(jīng)理核準，發(fā)給"退休通知單"，副本轉(zhuǎn)會計部門核發(fā)退休金。第六十七條經(jīng)核準退休人員，于奉準退休日，應(yīng)領(lǐng)取"離職通知單"逐項辦妥離職手續(xù)后，始發(fā)給退休金。第六十八條人事部門憑退休通知單及離職通知單，應(yīng)辦理事項參照第六十四條辦理。第六十九條人員退休，應(yīng)另參照"退休方法"規(guī)定辦理?！跻平坏谄呤畻l各級主管人員及業(yè)務(wù)承辦人員因故離職時，應(yīng)將所負責(zé)的公物及經(jīng)辦事務(wù)逐件列具清冊，在監(jiān)交人監(jiān)督下點交接任的人員，并會同接任人員提出移交報告書。第七十一條移交時應(yīng)造清冊名稱如下(一)印章戳記清冊。(二)所屬人員薪資單冊。(三)未辦或未了重要案件書目。(四)保管文卷書目。(五)職責(zé)事務(wù)書目。(六)上級指定專案移交事項清冊。(七)保管圖書清冊?！跎暾埜＠鸬谄呤l員工符合福利金申請條件者，至人事部門填寫"福利金申請單"，由人事部門簽留看法，呈總經(jīng)理核準后，副本抄發(fā)會計部門發(fā)給福利金。第七十三條福利金申請應(yīng)另參照"福利方法"規(guī)定辦理。□申請宿舍第七十四條新進員工或現(xiàn)有員工若須要住宿舍，可到人事部門填寫住宿申請單申請配住，由人事部門簽留看法后，轉(zhuǎn)總務(wù)部門辦理?！跣菁俚谄呤鍡l員工享受國定休假日。本公司以下列日期為例假日(若有變更時應(yīng)預(yù)先公布)，但因業(yè)務(wù)須要可指定照常上班需以加班計算。(一)例假日1.元旦；2.春節(jié)；3.婦女節(jié)(限女性)；4.勞動節(jié)；5.國慶節(jié)。(二)每星期日。(三)其他經(jīng)公司確定的休假日。(四)例假日若適逢星期日，其隔日不予補假。第七十六條前條休假日薪資及津貼照給，如工作須要加班時，應(yīng)征得員工同意，并加倍發(fā)給薪資，國定假日如逢星期假日其補假與否依政府規(guī)定辦理。第七十七條員工連續(xù)工作滿肯定期限，每年賜予特殊休假；其日數(shù)規(guī)定如下(一)服務(wù)滿1年以上未滿3年者全年給7天特殊休假。(二)服務(wù)滿3年以上未滿5年者全年給10天特殊休假。(三)服務(wù)滿5年以上未滿10年者全年給14天特殊休