采購與付款管理制度

選購 與付款管理制度第一章總則第一條為了加強對選購 與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部限制，規(guī)范選購 與付款行為，防范選購 與付款過程中的差錯和舞弊，依據(jù)《中華人民共和國會計法》和財政部《企業(yè)內(nèi)部限制基本規(guī)范》等法律法規(guī)，制定本管理制度。其次條本規(guī)范適用于公司全部外購物資或接受勞務(wù)的選購 與付款，包括原材料、配套（外協(xié)）件等。第三條各物資選購 選購 部門可依據(jù)本制度，結(jié)合本部門業(yè)務(wù)特點和管理要求建立適合的管理方法，并組織實施。第四條各部門負責(zé)人對本單位選購 與付款內(nèi)部限制的建立健全和有效實施以及選購 與付款業(yè)務(wù)的真實性、合法性負責(zé)。

其次章崗位分工與授權(quán)批準第五條相關(guān)部門要明確相關(guān)崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理選購 與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分別、制約和監(jiān)督。

選購 與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：

[一]請購與審批；

[二]詢價與確定供應(yīng)商；

[三]選購 合同的訂立與審核；

[四]選購 與驗收；

[五]選購 、驗收與相關(guān)記錄；

[六]付款審批與付款執(zhí)行。

公司不得由同一部門或個人辦理選購 與付款業(yè)務(wù)的全過程。

支配部：選購 支配管理；確定請購物資清單；跟單選購 ；幫助供應(yīng)商辦理驗收手續(xù)。成本科：體系優(yōu)化；簽定選購 合同；確定選購 比例并錄入系統(tǒng)；對現(xiàn)結(jié)、預(yù)付業(yè)務(wù)辦理付款申請手續(xù)；小批物資、輔料選購 。品技部：對來貨質(zhì)量進行判定，并出具判定結(jié)果。倉庫：打印驗收單；依據(jù)驗收單清點物資；辦理物資驗收、驗退；財務(wù)部：負責(zé)月結(jié)業(yè)務(wù)的對帳、付款；審核全部選購 發(fā)票；對現(xiàn)結(jié)、月結(jié)付款價格審核；對簽批的資金支付申請進行付款。其他部門：涉及其他物品選購 （如辦公用品）的，運用部門為經(jīng)辦部門，提出購買申請，辦理付款手續(xù)等。財務(wù)部對其進行審核監(jiān)督。

第六條公司各部門應(yīng)當配備合格的人員辦理選購 與付款業(yè)務(wù)。辦理選購 與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當具備良好的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和職業(yè)道德。

第七條公司相關(guān)部門應(yīng)當對選購 與付款業(yè)務(wù)建立嚴格的批準制度，明確審批人對選購 與付款業(yè)務(wù)的批準方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)限制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理選購 與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。

第八條審批人應(yīng)當依據(jù)選購 與付款業(yè)務(wù)批準制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。

經(jīng)辦人應(yīng)當在職責(zé)范圍內(nèi)，依據(jù)審批人的批準看法辦理選購 與付款業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的選購 與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并剛好向?qū)徟嘶蛏霞夘I(lǐng)導(dǎo)報告。

第九條對于重要和技術(shù)性較強的選購 業(yè)務(wù)，應(yīng)當組織相關(guān)部門進行論證，實行集體決策和審批（例如：超過最高庫存?zhèn)湄浀龋?，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴峻損失。

第十條嚴禁未經(jīng)授權(quán)的部門或人員辦理選購 與付款業(yè)務(wù)。

第十一條各部門應(yīng)當依據(jù)請購、審批、選購 、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理選購 與付款業(yè)務(wù)，并在選購 與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的選購 登記制度，加強請購手續(xù)、選購 訂單[或選購 合同]、驗收證明、入庫憑證、選購 發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。

第三章請購與審批限制第十二條選購 人員具有請購權(quán)，部門分管副總行使審批權(quán)。選購 人員依據(jù)生產(chǎn)支配支配和各部門實際需用，在考慮合理儲備的基礎(chǔ)上核算出支配選購 數(shù)量，填制請購表，由部門負責(zé)人審核，交分管副總審批后實施選購 。

在銷售訂單、生產(chǎn)支配或?qū)嶋H需用發(fā)生變動時，相關(guān)部門必需剛好通知選購 部門，選購 人員必需剛好調(diào)整選購 支配，對正在選購 的要調(diào)整選購 數(shù)量，對已選購 回廠的，選購 部門和相關(guān)部門必需對多余部分明確處理方法，避開造成積壓。特殊物資選購 須經(jīng)總經(jīng)理或公司辦公會確定。第四章選購 與驗收限制第十三條選購 部門應(yīng)當依據(jù)審批后的請購物資及其供應(yīng)狀況確定選購 方式。一般物品或勞務(wù)等的選購 應(yīng)采納訂單選購 或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的選購 可以采納干脆購買等方式。

第十四條成本科應(yīng)負責(zé)市場調(diào)研，將供應(yīng)商的信譽、價格、質(zhì)量等級、供應(yīng)量等列表備選；對選購 市場價格進行分析，并對價格合理性負責(zé)；并將以上狀況和市場狀況進行綜合，通過比質(zhì)比價的程序確定供應(yīng)商。小額零星選購 也應(yīng)由價格部門事先對價格等有關(guān)內(nèi)容進行審查。選購 部門對正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號、具體聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)等級、銀行賬號等，每一個供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴格的審核才能歸檔。企業(yè)的選購 必需在已歸檔的供應(yīng)商中進行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并由專人管理。同時要建立供應(yīng)商準入制度。重點材料的供應(yīng)商必需經(jīng)選購 、質(zhì)檢、技術(shù)等部門聯(lián)合考核后才能進入。企業(yè)要制定嚴格的考核程序和指標，達到標準者才能成為歸檔供應(yīng)商。

第十七條選購 合同應(yīng)按合同評審流程進行評審，應(yīng)對選購 合同進行審核，對于審批手續(xù)齊全，合同條款符合規(guī)定的才同意蓋章。

第十八條檢驗部門或檢驗人員應(yīng)當依據(jù)規(guī)定的驗收制度和經(jīng)批準的訂單、合同等選購 文件，對所購物品或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收，出具驗收證明。

對驗收過程中發(fā)覺的異樣狀況，負責(zé)驗收的部門或人員應(yīng)當馬上向有關(guān)部門報告；有關(guān)部門應(yīng)查明緣由，剛好處理。第五章付款限制與流程第十九條財務(wù)部門應(yīng)當依據(jù)《資金管理制度》、和《企業(yè)內(nèi)部限制基本規(guī)范》等規(guī)定辦理選購 付款業(yè)務(wù)。特殊要求：

嚴禁辦理現(xiàn)金交易，全部交易一律通過銀行轉(zhuǎn)帳或銀行承兌匯票完成，而且銀行轉(zhuǎn)帳僅限于對公轉(zhuǎn)帳，不得轉(zhuǎn)入個人名下帳戶。

其次十條財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當對選購 發(fā)票、入庫單相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核。對于已支付的款項，必需有收款單位和收款人的收款證明。

其次十一條財務(wù)部應(yīng)依據(jù)已經(jīng)簽批的資金付款申請進行付款。

其次十二條財務(wù)部門應(yīng)當加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人依據(jù)約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。財務(wù)部對于應(yīng)付賬款，應(yīng)依據(jù)資金狀況、付款政策，審核選購 部門的付款支配后，辦理結(jié)算與支付。

其次十三條購進的各類物資、材料，原則上實行合同規(guī)定時間進行付款，嚴格限制提前付款。對確需提前付款的物資，由物資部門提出申請報告，財務(wù)部門嚴格審定供貨合同或有關(guān)憑證后，依據(jù)資金審批要求辦理手續(xù)后，方可辦理提前付款。其次十四條選購 人員依據(jù)選購 支配、供貨合同，以及物資驗收入庫單、發(fā)票等單據(jù)，填制“資金支付申請單”，即：供貨單位名稱、開戶行、賬號、選購 員、或“零星選購 ”、物資名稱、與發(fā)票相同的金額和稅款及合計，并經(jīng)部門負責(zé)人及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后向財務(wù)部辦理付款手續(xù)。月結(jié)資金支付由財務(wù)部負責(zé)匯總制表，交相關(guān)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可支付款項。其次十五條財務(wù)部對選購 人員送來的單據(jù)審查無誤后，經(jīng)辦人在付款單上簽字，然后依據(jù)平衡后的資金狀況，嚴格依據(jù)合同約定付款條件項下后實行滾動付款”的原則采納匯款、承兌匯票等不同的支付形式進行資金結(jié)算。其次十六條對手續(xù)齊備的購進材料（指已收到發(fā)票及已驗收入庫的物資），財務(wù)人員應(yīng)在當月作應(yīng)付賬款掛賬處理，付款后干脆沖減應(yīng)付賬款。其次十七條選購 的各類物資必需取得國家規(guī)定的增值稅專用發(fā)票。對于的確不能開具增值稅專用發(fā)票的物資，在定價時要扣除稅點后定價。第六章物資入庫與檢驗流程其次十八條選購 的物資到達后，經(jīng)辦人員應(yīng)通知品技部進行檢驗。品保部依據(jù)材料質(zhì)保書或合格證等檢驗依據(jù)，在規(guī)定的期限內(nèi)完成。其檢驗期限由品技部門與選購 部門協(xié)定。品技部檢驗樣品后，應(yīng)剛好出具檢驗報告。其次十九條選購 人員在取得所選購 物資的檢驗報告后，應(yīng)填制“物資驗收入庫單”，檢驗人員應(yīng)在“物資驗收入庫單”簽字確認”，倉庫依據(jù)驗收入庫單辦理入庫或退貨手續(xù)。一、如材料驗收不合格，檢驗人員必需在“材料判定書”上加蓋“材料驗收不合格專用章”作退貨和拒付貨款的依據(jù)。二、各物資倉庫管理人員根“物資驗收入庫單”及材料驗收的檢驗報告，對物資進行過磅、點數(shù)。如有不符，應(yīng)剛好協(xié)調(diào)相關(guān)人員落實緣由。第三十條各類物資在到達后，要檢驗合格，辦理完入庫手續(xù)后，按資金管理方法要求進行付款。付款期限的確認：1、合同要求；2、按發(fā)票提交時間。月結(jié)廠家在材料入庫后按規(guī)定時間提交發(fā)票的則依據(jù)合同時間付款；超出提交發(fā)票時間的則以提交發(fā)票時間進行計算付款時間。第三十一條為了保證會計核算質(zhì)量，要做到仔細復(fù)核外來原始憑證的真實性、完整性，及其價格、數(shù)量、金額與付款相符后剛好報賬、記賬，確保選購 物資的足額入庫，做到賬物相符。第三十二條對帳：財務(wù)部負責(zé)與各供應(yīng)商核對核對往來帳，如有不符，剛好查找緣由并做出處理，保證雙方帳務(wù)一樣。第三十三條選購 部門應(yīng)當建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定。選購 部門負責(zé)剛好收回退貨貨款。

第七章選購 物資的管理及考核第三十四條材料選購 入庫后，各物資管理部門要保持材料、物資的完整性，收入、發(fā)出要有憑據(jù)，做到日清月結(jié)，做到賬、卡、物三者相符；月底進行盤點、清查，如有盈虧應(yīng)隨時報告。對盤盈、盤虧物資，物資主管部門應(yīng)寫明緣由，分清責(zé)任，明確責(zé)任人后提出處理看法。第三十五條年終如有材料物資發(fā)生盤盈、盤虧、毀損（報廢）等狀況，須由物資主管部門填寫明細資料并交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門匯總后，向公司領(lǐng)導(dǎo)報批，依據(jù)核準數(shù)作賬務(wù)處理。第三十六條對毀損、報廢物資，應(yīng)由物資主管部門牽頭，列出相應(yīng)物資明細、數(shù)量、緣由等報物資小組，物資小組織品保部、技術(shù)等相關(guān)部門進行技術(shù)鑒定，并出具書面鑒定及處理看法。第三十七條財務(wù)部、配套部要對材料價格仔細審核，確保合同、發(fā)票、ERP系統(tǒng)三者相符，保證材料成本核算的精確性。第三十八條在物資選購 支款、驗收、報銷業(yè)務(wù)中，對工作不仔細負責(zé)，不按規(guī)定的時間報賬，造成呆賬、死賬及因未主動自查造成未達賬的人員建議有關(guān)部門停發(fā)效益工資，在當年內(nèi)賬目報清才予補發(fā)，跨年者不予補發(fā)。第三十九條在物資選購 、驗收、報銷業(yè)務(wù)中，工作極端不負責(zé)任，玩忽職守，給公司造成嚴峻經(jīng)濟損失的，由當事人負責(zé)賠償干脆經(jīng)濟損失的1%-80%，并報請公司賜予相應(yīng)行政處分。第四十條在物資管理過程中，工作不負責(zé)任，造成物資毀損、遺失、偷盜、報廢及盤虧的，由物資管理部門分清責(zé)任，明確責(zé)任人，由當事人賠償干脆經(jīng)濟損失的50%-100%，并報請公司賜予相應(yīng)的行政處分。第八章監(jiān)督檢查第四十一條公司財務(wù)部負責(zé)對各部門的選購 與付款內(nèi)控管理工作定期或不定期地進行檢查。檢查人員將對各部門的選購 與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部限制制度是否按規(guī)定效執(zhí)行。

第四十二條選購 與付款內(nèi)部限制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：

[一]選購 與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置狀況。重點檢查是否存在選購 與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。

[二]選購 與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準制度的執(zhí)行狀況。重點是大宗選購 與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)