工程資料管理程序

中鐵大橋局集團第一工程有限公司管理體系工程資料管理程序(提交審核稿)1目的為完善和規(guī)范工程內(nèi)業(yè)資料管理，加強工程施工過程中的資料監(jiān)控，達到最終形成完整、精確、系統(tǒng)、有效的工程檔案的目的。2適用范圍本程序適用于公司全部工程項目經(jīng)理部的工程資料管理。3定義、名詞及術(shù)語工程資料：在工程建設(shè)過程中形成的各種載體形式的信息記錄，包括基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖。工程檔案：在工程建設(shè)活動中干脆形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體形式的歷史記錄。電子版本：以軟盤、光盤及可移動的電子物為基礎(chǔ)進行數(shù)碼形式記錄存儲的載體形式。記錄：所完成活動的證據(jù)。歸檔：文件的形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)。4機構(gòu)和職責4.1公司工程管理部負責對項目部工程資料的檢查，指導(dǎo)項目部編制技術(shù)總結(jié)，并參與對竣工資料的審核。4.1.2幫助做好對資料員的培訓(xùn)工作。4.2公司辦公室負責督促、檢查項目部檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案（資料）管理人員配備狀況。4.2.2負責將工程項目中應(yīng)歸檔文件材料的范圍、要求、標準通知項目部。負責項目工程資料歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、接收、整理、保管和供應(yīng)利用，并依據(jù)規(guī)定向集團公司檔案科移交檔案。4.3公司合同部負責在公司與項目部簽訂《項目管理目標責任書》時必需明確工程資料管理責任及竣工檔案移交責任。4.4試驗檢測中心負責工程試驗檢測資料真實、精確地填寫，剛好收集、整理，并參與竣工資料的編制。4.5測繪分公司負責工程測量資料真實、精確地填寫，剛好收集、整理，并參與竣工資料的編制。4.6項目經(jīng)理部4.6.1成立項目工程檔案及工程資料管理領(lǐng)導(dǎo)小組，確定項目經(jīng)理為項目工程檔案及工程資料管理的第一責任人，制定工程資料管理制度，指定專（兼）職檔案（資料）人員，并將其人員名單報公司辦公室備案，建立健全檔案管理機制。項目經(jīng)理部應(yīng)將檔案資料管理工作納入到相關(guān)人員的崗位責任制并定期考核。4.6.2督促檔案（資料）人員嚴格依據(jù)現(xiàn)行有效的工程資料管理規(guī)定進行收集和分類保管，保證工程資料的真實、規(guī)范、精確、系統(tǒng)、完備，并明確本工程項目的資料編制依據(jù)。4.6.3制定完善的借閱制度，保證資料的保管平安。4.6.4定期對工程檔案及工程資料的管理進行檢查、考核，制定相應(yīng)的獎懲方法，依據(jù)考核結(jié)果，賜予檔案（資料）人員肯定的獎懲。4.6.5依據(jù)與公司簽訂的《項目管理目標責任書》明確工程資料管理責任及工程檔案移交責任，剛好做好工程資料管理和竣工資料移交工作。4.7檔案（資料）管理人員4.7.1編制竣工資料書目、填寫要求，經(jīng)總工程師審核后發(fā)至各有關(guān)人員。4.7.2嚴格依據(jù)現(xiàn)行有效的工程資料管理規(guī)定剛好對工程資料進行收集、整理和分類保管。4.7.3嚴格依據(jù)有關(guān)借閱制度，做好借閱利用登記工作。4.7.4定期參與公司和上級單位組織的關(guān)于檔案管理的培訓(xùn)，提高檔案（資料）管理業(yè)務(wù)水平。5工作流程工程資料形成與管理流程圖工程過程限制記錄、工程日志及資料工程過程限制記錄、工程日志及資料等的填寫工程照片、施工過程攝像的編輯整理由項目經(jīng)理部成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，制定工程資料管理制度并設(shè)定專（兼）職檔案（資料）管理人員工程資料的收集、整理報公司辦公室備案按相關(guān)要求進行存檔管理審核通過？計算機存檔NY分類保管，為資料移交做打算依據(jù)業(yè)主要求或有關(guān)規(guī)定選擇合適的資料填寫規(guī)范和整理規(guī)則，編制竣工資料歸檔書目清單，發(fā)至各有關(guān)部門試驗記錄及有關(guān)資料的填寫測量記錄及有關(guān)資料的填寫竣工資料管理移溝通程圖由項目總工程師負責指定專人收集和整理竣工資料和技術(shù)資料由項目總工程師負責指定專人收集和整理竣工資料和技術(shù)資料歸檔財務(wù)負責人負責對財務(wù)核算資料、會計檔案整理歸檔合同管理業(yè)務(wù)負責人負責對合同結(jié)算資料、合同檔案整理歸檔建設(shè)單位托付編制竣工資料竣工資料整理并自檢完成集團公司直屬（聯(lián)合）項目部干脆報集團公司工程管理部進行審核授權(quán)公司所屬各項目部報公司工程管理部對竣工資料進行審核審核通過？NY報建設(shè)單位、城建檔案館進行驗收合格？與建設(shè)單位、城建檔案館辦理檔案移交手續(xù)NY報公司辦公室，開具檔案歸檔驗收證明公司檔案室向集團公司（股份公司）檔案科辦理正式移交手續(xù)要求時辦公室負責人負責對行政管理公文、資料整理歸檔6工作程序6.1工程資料編制依據(jù)依據(jù)施工合同或業(yè)主供應(yīng)的標準、法規(guī)辦理。鐵路工程依據(jù)鐵道部頒發(fā)《鐵路建設(shè)項目竣工文件編制移交方法》（辦檔[2002]8號）要求辦理。國家重大建設(shè)項目依據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28－2002）要求辦理。其它建設(shè)項目按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328－2001）要求辦理。6.1.5以上工程資料依據(jù)的版本發(fā)生變更時按新版本執(zhí)行。（注：整理標準排序為：業(yè)主、國家、行業(yè)、地方等標準）6.2項目開工階段的資源配備及要求人員配備：項目部必需配備專（兼）職檔案（資料）人員，且所配人員應(yīng)具有計算機操作實力和工程資料檢查、審核實力。計算機配備：工程項目部必需配備工程資料專用計算機及配套軟件，為工程資料的形成創(chuàng)建條件。資料室配備：項目部應(yīng)依據(jù)工程項目的規(guī)模配備相應(yīng)的資料室，供應(yīng)資料錄入和資料整理存放的條件，保證工程資料的平安。資料形成的相關(guān)人員持證要求。檔案（資料）人員、試驗員、測量員、質(zhì)量員及特殊專業(yè)人員要具備持證上崗條件，履行相關(guān)資料的簽字手續(xù)。6.3施工過程資料管理原則計算機數(shù)據(jù)輸入、儲存的統(tǒng)一管理。項目部資料管理人員應(yīng)對已形成的施工資料進行統(tǒng)一管理，達到數(shù)據(jù)輸入和數(shù)據(jù)儲存的有效限制。施工資料編制依據(jù)和存儲格式的統(tǒng)一管理。項目部應(yīng)依據(jù)業(yè)主要求（或工程類別）確定本工程所采納的標準依據(jù)，規(guī)定運用統(tǒng)一表格，進行計算機輸入，A4紙格式打印輸出，手寫簽認。資料的存儲采納紙質(zhì)載體和電子版本載體并行的形式，紙質(zhì)載體資料須手寫簽認、紅色簽章，字跡、章跡必需清楚。電子版載體的資料必需是與紙質(zhì)文件一樣的有效版本。檔案資料的修改，必需按檔案管理的相關(guān)規(guī)定辦理，利用存有以往數(shù)據(jù)的電子版本時要特殊留意修改后的版本中的有關(guān)數(shù)據(jù)，避開失效數(shù)據(jù)的誤用。6.3.3報驗、報審資料的統(tǒng)一管理。項目部是代表集團公司或公司對工程實施總承包管理，施工中報驗、報審資料必需通過項目部相關(guān)部門的審核方可報建設(shè)（監(jiān)理）單位。項目經(jīng)理部必需保存一套報驗、報審資料原件，匯入竣工資料編制、歸檔。施工資料填寫質(zhì)量的統(tǒng)一管理。施工資料必需真實記錄工程狀況：數(shù)據(jù)符合標準、規(guī)范要求；表格中各項填寫齊全；簽章、簽字規(guī)范、有效；制圖要標準；工程名稱和部位填寫要精確。6.4施工資料形成過程要求6.4.1項目部技術(shù)人員、質(zhì)檢員、測量員、試驗員和其他管理人員是施工過程資料形成的實施者，應(yīng)嚴格按要求記錄。檔案（資料）管理人員必需經(jīng)過崗位培訓(xùn)并持有“檔案人員崗位培訓(xùn)證”，負責對已形成的施工資料進行統(tǒng)一管理。6.4.2項目部總工程師或有關(guān)負責人要對施工資料形成過程嚴格把關(guān)，保證資料的完整、精確、有效。6.4.3項目部要有工程所需的有效的工程施工規(guī)范、檢驗驗收標準和其他相應(yīng)資料，保證施工過程限制和施工資料的正確無誤。6.4.5資料存儲采納文本格式和計算機存儲結(jié)合的形式，計算機數(shù)據(jù)輸入要隨時更新，保證數(shù)據(jù)的精確無誤；文本資料要進行裝盒、編號、分類存放。6.5施工資料的收集、整理、保管收集：項目部各施工單位隨施工進度剛好收集、整理紙質(zhì)資料和相應(yīng)的電子版本資料及并立卷保管。工程進入竣工階段時，統(tǒng)一匯入竣工資料的編制。6.5.2整理：資料形成的各方在資料整理過程中必需對資料間的交圈進行復(fù)合，復(fù)合后依據(jù)工程資料的分類進行整理。保管：紙質(zhì)載體、電子版本載體、聲像載體資料的保管應(yīng)符合其環(huán)境條件的要求。6.6竣工資料的編制、審核6.6.1項目總工程師是竣工檔案和技術(shù)資料整理歸檔的干脆責任人，工程技術(shù)和安質(zhì)部門負責整理立卷歸檔；財務(wù)負責人負責對財務(wù)核算資料、會計檔案整理歸檔；合同管理業(yè)務(wù)負責人負責對合同結(jié)算資料、合同檔案整理歸檔；辦公室負責行政管理等6.6.2當建設(shè)單位托付編制竣工資料時，項目部負責人應(yīng)與建設(shè)單位簽訂竣工資料編制合同，明確雙方竣工資料的編制責任。6.6.3進入竣工收尾階段的項目經(jīng)理部應(yīng)在工程主體結(jié)構(gòu)完工后一個月內(nèi)，向公司申報竣工收尾工作安排，經(jīng)公司批準后實施。6.6.4工程項目竣工收尾階段工作全部完成，達到工程項目管理活動終結(jié)的界定標準后，應(yīng)向公司申報《工程項目竣工收尾階段終結(jié)確認單》。6.6.5歸檔資料整理應(yīng)嚴格按業(yè)主要求或《中鐵大橋局集團檔案管理方法》的規(guī)定6.6.6在竣工資料提交審核前，項目部應(yīng)由總工程師負責組織有關(guān)人員進行自檢。6.6.7竣工資料的審核。在竣工驗收前，集團公司直屬（聯(lián)合）項目部應(yīng)報集團公司對竣工資料進行審核；授權(quán)公司所屬各項目部應(yīng)6.6.86.6.9依據(jù)業(yè)主或《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》要求，在工程項目竣工驗收后3個月內(nèi)，集團公司直屬（聯(lián)合）項目部干脆向業(yè)主、城建檔案館、集團公司檔案科辦理正式檔案移交手續(xù)；授權(quán)公司所6.6.10竣工資料移交公司后,由檔案室開具檔案歸檔驗收證明，送移交、驗收和工程項目考核部門各一份。1竣工資料如因發(fā)生非技術(shù)、質(zhì)量問題而影響移交，由該項目經(jīng)理負責協(xié)調(diào)解決。6.6.12工程竣工后工程檔案因故未能移交業(yè)主（或指定接收單位）達三個月以上的，項目經(jīng)理部應(yīng)就工程檔案的保管地點、管理方法、責任人等有關(guān)事宜專題報告公司工程管理部，并依據(jù)公司的指示進行處置。7