會議及活動管理辦法

會議及活動管理方法為規(guī)范我院各種會議及各項活動的管理，協(xié)調(diào)會議及活動的時間、場地和人員支配，提高會議及活動的工作效率，本著規(guī)范管理、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、合理配置的原則，特制定本方法。一、會議及活動的分類本方法中提到的會議，是指學院或各系各部門在院內(nèi)召開的各種會議，包括例會、定期會議和一般性會議等。本方法中提到的活動，是指學院或各系各部門在院內(nèi)舉辦的各種活動，包括集會、晚會、競賽、講座、輔導、培訓、宣揚、慶典、頒獎活動等。二、會議及活動的申報和備案會議及活動的實行，實行上報制度，上報分申報和備案兩種。（一）會議及活動的申報。會議及活動的申報，是指會議及活動的承辦方在會議或活動舉辦前向?qū)W院辦公室進行申報的制度，即會議及活動的承辦方至少在會議或活動舉辦的上一周，將擬舉辦會議或活動的方案和主要議程等信息向?qū)W院辦公室進行申報，填寫申報表（見附表1）。要求申報的會議及活動主要包括以下幾類：1.各單位單獨實行的會議及活動；2.涉及學院兩個以上單位參與的會議及活動；3.全院性的會議及活動；4.由某個單位承辦的涉及學院以外單位參與、并在學院內(nèi)實行的大型會議及活動。在會議或活動實行的前一周提出申請，報主管院領導審批（重要會議、活動需經(jīng)院長辦公會議批準），并由學院辦公室簽發(fā)申報回執(zhí)后，會議或活動才能舉辦。（二）會議及活動的備案。會議及活動的備案，是指會議及活動的承辦方在會議或活動舉辦前向?qū)W院辦公室進行備案的制度，即會議及活動的承辦方至少在會議或活動舉辦的上一周，將擬舉辦會議或活動的方案和主要議程等信息報學院辦公室備案，填寫備案表（見附表2）。各單位單獨實行的只有本單位人員參與的會議及活動，也須于會議及活動舉辦的上一周向?qū)W院辦公室上報備案。三、時間支配為充分利用星期四下午的時間，除特殊狀況外，每星期四下午分兩個時間段支配：1．14∶30——16∶00為第一個時間段，以舉辦全院性或多個單位參與的會議及活動為主；2．16∶00——17∶50為其次個時間段，留作各單位支配會議及活動為主。其余時間依據(jù)申請和備案時間先后來支配。如有沖突，以學院舉辦的會議或活動優(yōu)先，其他會議或活動以申報和備案時間先后來支配。四、場地支配會議及活動的室內(nèi)場地主要有：學院會議室、學生活動中心、圖書館報告廳、多媒體課室等。（一）學院會議室所擔當?shù)闹饕獣h及活動為學院內(nèi)部的小型會議及部分接待活動。運用的審批權歸學院辦公室。學院會議室有B1-301會議室、B6-1號會議室和B6-106（2號）會議室。其中，B6-1號會議室須經(jīng)院領導審批通過后才能運用。（二）學生活動中心所擔當?shù)闹饕獣h及活動為：1.學院大型會議及活動；2.各單位單獨承辦的、涉及學院其他單位參與的大型會議及活動；3．各單位單獨舉辦的、涉及學生數(shù)量眾多（1000人左右）的大型會議及活動。學生活動中心的運用審批權歸后勤處。（三）圖書館報告廳所擔當?shù)闹饕獣h及活動為：1.學術講座；2.學院舉辦的全院性大會；圖書館報告廳不承辦各種輔導、培訓、競賽、晚會、慶典、頒獎等活動。圖書館報告廳的運用審批權歸學院辦公室。（四）多媒體課室可擔當一般性會議及活動。多媒體課室的運用審批權歸教務處。五、人員支配當會議及活動須要學院領導出席或參與的，需經(jīng)學院領導同意，報學院辦公室備案后統(tǒng)一支配。其他人員的支配由承辦方自行確定。六、場地及人員支配將按先來后到的循序支配。優(yōu)先考慮先申報和備案的會議及活動；如遇學院重大會議或活動，則優(yōu)先考慮學院的會議及活動。七、會議及活動的要求1．仔細組織，提高會議及活動質(zhì)量。經(jīng)批準實行的各種會議及活動，特殊是跨校會議及活動，主辦或承辦單位要仔細組織，嚴格按要求限制人數(shù)，限制規(guī)模。嚴格按要求在指定的區(qū)域、地點、時間實行。絕不允許臨時增加人數(shù)、擴大規(guī)模、變更場地、調(diào)整時間、變更主題。2．嚴格審查。主辦或承辦單位對會議及活動的主題、內(nèi)容、形式、性質(zhì)、目的、意圖等進行嚴格審查，可開可不開的會議及活動原則不開。3．場館申請。經(jīng)批準在校內(nèi)實行的會議及活動，由主辦或承辦單位或歸口管理單位負責向?qū)W院相關部門申請會議場館，在嚴格履行相關手續(xù)后才能組織實施。4．加強管理，提高工作效率。經(jīng)批準實行的會議及活動，主辦或承辦單位要制定具體的方案，建立相應的機構，明確具體分工，實行統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一協(xié)調(diào)和統(tǒng)一管理，確保各項會議及活動有序進行。八、如本方法與《華南理工高校廣州汽車學院學術報告廳運用管理方法（修訂）》有沖突，以本方法為準。九、本方法由學院辦公室負責說明，從頒布之日起正式實施。附表1.華南理工高校廣州汽車學院會議及活動申報表會議或活動名稱會議或活動舉辦時間年月日時分至時分會議或活動規(guī)模1.Ⅰ級，1000人以上□2.Ⅱ級，300-1000人□3.Ⅲ級，100-300人□4.Ⅳ級，100人以下□運用場所1.B6會議室1#□2#□2.B1-301會議室□3.圖書館報告廳□4.學生活動中心□5.多媒體課室□6.其他□參與人員范圍1.本系學生□2.本單位（系）教職工□3.全院學生□4.全院教職工□5.學院領導□，具體名單：6.學院外單位人員□7.其他□申報單位蓋章申報單位領導簽名儀器及場地負責人簽名會議或活動審批看法圖書館報告廳審批張彩霞、任遠聯(lián)系電話36903012學生活動中心審批李偉聯(lián)系電話36903180多媒體課室審批任振宇聯(lián)系電話36903024電教中心聯(lián)系地點B5-101聯(lián)系電話36903085修理部聯(lián)系地點體育場看臺一樓聯(lián)系電話36903185需運用何種儀器設備（注：圖書館報告廳和學生活動中心的設備運用需報電教中心審批，電池自備）是否須要開啟空調(diào)（注：圖書館報告廳和學生活動中心的空調(diào)開啟需報修理部）注：如在圖書館報告廳舉辦會議或活動時，須將本表原件交學院辦公室，另交送本表復印件至電教中心、修理部和物業(yè)辦公室各一份，物業(yè)辦公室地址：A4負一樓（后勤結算中心大廳內(nèi)），聯(lián)系電話：36903183。附表2.華南理工高校廣州汽車學院會議及活動備案表會議或活動名稱會議或活動舉辦時間年月日時分至時分會議或活動規(guī)模1.Ⅰ級，1000人以上□2.Ⅱ級，300-1000人□3.Ⅲ級，100-300人□4.Ⅳ級，100人以下□運用場所1.B6會議室1#□2#□2.B1-301會議室□3.圖書館報告廳□4.學生活動中心□5.多媒體課室□6.其他