證件管理使用制度

證件管理使用制度證件管理使用制度一、總則為規(guī)范公司內(nèi)部證件的發(fā)放、管理和使用，提高證件信息的安全和保密程度，維護(hù)公司的財(cái)產(chǎn)安全和人身安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司制度，訂立本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部證件的發(fā)放、管理和使用。三、證件種類1.員工工作證：由公司人力資源部門依據(jù)員工用工合同的商定，發(fā)放給在職員工的證件。2.客戶訪問證：由公司銷售部門發(fā)放給需要進(jìn)入公司內(nèi)部的客戶或供應(yīng)商。3.訪客證：由公司接待部門發(fā)放給需要進(jìn)入公司內(nèi)部的訪客或外來(lái)人員。4.臨時(shí)工作證：由公司人力資源部門依據(jù)臨時(shí)用工合同的商定，發(fā)放給臨時(shí)工的證件。四、證件發(fā)放1.員工工作證的發(fā)放：（1）新員工入職時(shí)由公司人力資源部門核實(shí)相關(guān)信息和員工用工合同，確認(rèn)無(wú)誤后發(fā)放員工工作證，同時(shí)通知員工布置領(lǐng)取。（2）員工因工作需求需要更換工作證時(shí)，應(yīng)向所在部門領(lǐng)導(dǎo)提出申請(qǐng)，并在公司人力資源部門進(jìn)行信息核實(shí)后重新發(fā)放證件。2.客戶訪問證和訪客證的發(fā)放：（1）來(lái)訪客戶或供應(yīng)商應(yīng)提前向所探望的公司銷售部門、接待部門或被邀請(qǐng)人員提交證件信息申請(qǐng)。（2）經(jīng)申請(qǐng)核實(shí)后，由申請(qǐng)外來(lái)人員所在部門領(lǐng)導(dǎo)出具申請(qǐng)報(bào)告，報(bào)送公司銷售部門、接待部門或被邀請(qǐng)人員，由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可發(fā)放客戶訪問證或訪客證。（3）證件有效期為一周，逾期需重新申請(qǐng)。3.臨時(shí)工作證的發(fā)放：（1）公司人力資源部門應(yīng)依照所簽訂的用工合同和崗位需求發(fā)放臨時(shí)工作證。（2）證件有效期為所簽訂的用工合同期限，逾期需重新申請(qǐng)。五、證件管理1.管理責(zé)任：（1）人力資源部門對(duì)員工工作證的管理負(fù)重要責(zé)任。（2）銷售部門對(duì)客戶訪問證的管理負(fù)重要責(zé)任。（3）接待部門對(duì)訪客證的管理負(fù)重要責(zé)任。（4）崗位部門對(duì)臨時(shí)工作證的管理負(fù)重要責(zé)任。2.證件使用：（1）持證人應(yīng)妥當(dāng)保管本身的證件，不得將證件借或借給他人使用。（2）持證人進(jìn)入公司內(nèi)部區(qū)域時(shí)應(yīng)憑證件進(jìn)入，外來(lái)人員進(jìn)入公司內(nèi)部應(yīng)同時(shí)攜帶有效證件。（3）證件應(yīng)在有效期內(nèi)使用，逾期需重新申請(qǐng)。3.證件丟失：（1）持證人丟失證件應(yīng)立刻向所在部門報(bào)告，部門負(fù)責(zé)處理。（2）銷售部門、接待部門和被邀請(qǐng)人員丟失客戶訪問證或訪客證時(shí)，應(yīng)立刻通知相關(guān)部門并報(bào)告安保部門。（3）崗位部門丟失臨時(shí)工作證時(shí)，應(yīng)立刻通知人力資源部門并報(bào)告安保部門。六、違規(guī)處理1.拒不使用證件、轉(zhuǎn)借證件或?qū)⒆C件遺失未適時(shí)報(bào)告的，由所在部門責(zé)令改正，情節(jié)嚴(yán)重的，予以相應(yīng)的懲罰。2.濫用證件，進(jìn)入公司內(nèi)部區(qū)域未按規(guī)定進(jìn)出，或發(fā)生違法違紀(jì)行為的，按公司內(nèi)部規(guī)定，予以相應(yīng)的懲罰。七、附則1.本制度未規(guī)定的事項(xiàng)，應(yīng)依照公司相關(guān)制度處理。2.本制度由人力資源部、銷售部、接待部和安保部