采購控制程序

NUMPAGES6PAGE10第3頁共6頁質(zhì)量程序文件乘虛名稱：采購控制程序版本：2.0程序編號：擬制：審核：批準(zhǔn)：會簽記錄會簽部門會簽人/日期會簽部門會簽人/日期品質(zhì)部人事行政部生產(chǎn)部工模注塑部SMT部噴油印燙部技術(shù)部商務(wù)中心PMC部研發(fā)中心體系管理部更改記錄版本號更改部門更改人/日期審核人/日期批準(zhǔn)人/日期生效日期更改內(nèi)容1．0采購部目的為加強(qiáng)本公司采購工作管理，規(guī)范采購作業(yè)事務(wù)，提高采購成效，特制訂本控制程序。適用范圍本程序適用于xx科技實(shí)業(yè)（深圳）有限公司和深圳市xx科技有限公司。職責(zé)品質(zhì)部IQC：負(fù)責(zé)所有生產(chǎn)物料進(jìn)料檢驗(yàn),《承認(rèn)書》的簽核；技術(shù)部：負(fù)責(zé)來料在制程中的工程改善；負(fù)責(zé)提供外協(xié)加工的技術(shù)資料?！冻姓J(rèn)書》的簽核；研發(fā)部：《承認(rèn)書》簽核；PMC：負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品生產(chǎn)物料需求《請購單》；并在ERP系統(tǒng)里面請購需求物料。其他部門:根據(jù)物資需求計劃或?qū)嶋H需求在ERP里面填寫《輔料請購單》；由PMC在ERP系統(tǒng)里面統(tǒng)一受理請購。采購部:依據(jù)《請購單》、《輔料請購單》負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品生產(chǎn)所需的物料、設(shè)備物資以及辦公用品和辦公設(shè)備的采購；名詞解釋采購管理：指針對材料購買所進(jìn)行的一系列活動。工作內(nèi)容請購5.1.1請購部門的劃分，各項(xiàng)材料的請購部門如下： 5.1.1.1生產(chǎn)主物料（BOM表中有的物料）：PMC5.1.1.2生產(chǎn)輔助材料、機(jī)器設(shè)備類資料與工具夾具：由技術(shù)部統(tǒng)一請購，部門經(jīng)理審核，副總經(jīng)理審批。5.1.1.3儀器儀表類資產(chǎn)：由品質(zhì)部統(tǒng)一請購，部門經(jīng)理審核，副總經(jīng)理審批。5.1.1.4電腦設(shè)備類資產(chǎn)：由體系管理部統(tǒng)一請購，部門經(jīng)理審核，副總經(jīng)理審批。5.1.1.5辦公設(shè)備資產(chǎn)、辦公用品及行政輔助材料：由人事行政部統(tǒng)一請購，部門經(jīng)理審核，副總經(jīng)理審批。5.1.1.6安全庫存物料：由總部通知請購，需總經(jīng)理確認(rèn)同意5.1.1.7《外發(fā)加工申請單》：PMC5.1.2請購單的開立、遞送5.1.2.1請購經(jīng)辦人員應(yīng)依采購提前期、存量管理基準(zhǔn)、訂單用料預(yù)算，參考庫存情況請購，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)經(jīng)主管審核后依請購核準(zhǔn)的權(quán)限呈核并編號，由PMC統(tǒng)一傳送采購部，并在ERP下請購單。5.1.2.2緊急請購時，由請購部門于《請購單》或《輔料請購單》備注欄注明原因，并注明“加急”后遞送。5.1.2.3行政辦公用品5.1.2.3.1由物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制請購單提出請購。5.1.2.3.2由使用部門按實(shí)際需求提出請購，并統(tǒng)一呈報人事行政部，由人事行政部在ERP里面直接請購，每月限請購一次。5.1.2.4書報（含技術(shù)性書籍及定期刊物）、名片等由個人填寫《輔料請購單》。5.1.2.5治工具制作由使用部門填寫《治具制作申請單》，經(jīng)審批后交技術(shù)部ME組制作，ME組根據(jù)其現(xiàn)存材料請購所需材料或需外發(fā)制作時，則填寫《輔料請購單》。5.1.3免開請購單部分5.1.3.1花籃、禮物等5.1.3.2招待用品飲料香煙等5.1.3.3零星采購及小額零星采購材料項(xiàng)目。5.1.4請購裁決權(quán)限5.1.4.1生產(chǎn)物料（BOM中物料）：PMC審核后，副總經(jīng)理最終裁決。5.1.4.2生產(chǎn)輔料：由請購部門經(jīng)理審核后，經(jīng)副總經(jīng)理審批后，遞采購部，由資材總監(jiān)最終裁決。5.1.4.3行政辦公用品：由請購部門經(jīng)理審核后，經(jīng)副總經(jīng)理審批后，遞采購部，由資材總監(jiān)最終裁決。5.1.4.4機(jī)器設(shè)備，工具：由請購部門經(jīng)理審核后，經(jīng)副總經(jīng)理審批后，遞采購部，由資材總監(jiān)最終裁決。5.1.5請購的撤銷5.1.5.1請購的撤銷應(yīng)由原請購部門以書面形式立即通知采購部門停止采購，同時在請購單上注明“撤銷”及撤銷原因。如果無法取消,PMC、采購應(yīng)追究相關(guān)部門責(zé)任。5.1.6請購期限，請購作業(yè)依據(jù)《物資物料采購提前期》決定需求日期，緊急采購時,采購部門盡力配合。采購程序5.2.1采購作業(yè)訂單形成，采購員根據(jù)《請購單》或《輔料請購單》中的生產(chǎn)物料或物資，選擇在品質(zhì)、價格、交期、付款方式、交貨地點(diǎn)等方面條件最佳的合格供應(yīng)商（已辦理物料承認(rèn)手續(xù)）進(jìn)行采購。5.2.2采購部依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購：5.2.2.1一般采購作業(yè)方式，近期（三個月內(nèi)）有連續(xù)交貨的供應(yīng)商，根據(jù)《請購單》或《輔料請購單》和已經(jīng)裁定供應(yīng)商的《報價單》作業(yè)。如單價有變，則需重新核定。5.2.2.2集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項(xiàng)目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購：如辦公用品，部份輔料。5.2.3《采購單》審批：《采購單》必須由采購員簽名，資材總監(jiān)根據(jù)已核準(zhǔn)的報價單審批后，可下發(fā)給供應(yīng)商備料并送貨。5.2.4采購員以FAX形式將訂單傳給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在兩天之內(nèi)將確認(rèn)后的訂單或交貨計劃傳回公司。5.2.5采購作業(yè)提前期限，采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性、市場供需及供應(yīng)商交貨狀況，分類制定材料采購作業(yè)提前期限。通知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時應(yīng)立即修正。5.2.6境外采購：采購部接到供應(yīng)商提供的“PACKINGLIST”、“INVIOCE”及“無木質(zhì)包裝證明”等資料，及時通知報關(guān)人員處理相關(guān)報關(guān)事務(wù)。采購作業(yè)進(jìn)度控制5.3.1采購員對于每一采購項(xiàng)目均應(yīng)根據(jù)需要，確定作業(yè)進(jìn)度管制點(diǎn)，預(yù)定作業(yè)進(jìn)度。5.3.2預(yù)定作業(yè)進(jìn)度應(yīng)能配合請購項(xiàng)目緩急，且各作業(yè)進(jìn)度須在預(yù)定日期前完成。5.3.3采購員依據(jù)供應(yīng)商傳回的訂單或交貨計劃進(jìn)行交貨跟蹤。香港交貨的應(yīng)通知供應(yīng)商在交貨前一個工作日內(nèi)提供相應(yīng)報關(guān)資料。5.3.4進(jìn)度控制及異常處理：控制采購作業(yè)進(jìn)度，在每一作業(yè)進(jìn)度延遲時，采購員應(yīng)主動以郵件或《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》的形式，說明異常原因及處理對策據(jù)此修訂進(jìn)度，并通知請購部門。交貨5.4.1供應(yīng)商交貨至收貨組，將交貨數(shù)量填入《收貨通知單》并收貨，打印出《收貨通知單》，經(jīng)收貨組簽名蓋章后，一聯(lián)交供應(yīng)商，作為交貨依據(jù)，其余《收貨通知單》送IQC，作為貨物送檢通知。根據(jù)PMC料件需求的緩急，在《收貨通知單》上注明物料狀況（“急”或“特急”等）。5.4.2IQC進(jìn)行來料檢驗(yàn)，貨物合格后，IQC填寫完《收貨通知單》后，將單和貨物一起交回收貨組，收貨組根據(jù)貨物狀況制作《裝箱通知單》，并將《裝箱通知單》FAX給報關(guān)部。5.4.3報關(guān)部根據(jù)《裝箱通知單》打單申請貨物進(jìn)區(qū)。要進(jìn)區(qū)的貨物的《裝箱通知單》須在半個工作日之前交報關(guān)部。5.4.4貨物進(jìn)區(qū)后，司機(jī)將貨物交倉庫，倉庫管理員收貨時，必須對供應(yīng)商《送貨單》和《收貨通知單》進(jìn)行核對并在《收貨通知單》上簽名，生產(chǎn)物料的交貨地點(diǎn)為公司貨運(yùn)碼頭，倉管員在交貨地點(diǎn)進(jìn)行核對《收貨通知單》上貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量等與實(shí)物是否相符。5.4.5貨物入庫后，倉管員打印出《入庫單》，并在《入庫單》上簽名確認(rèn)。倉庫將《入庫單》和《收貨通知單》分別分發(fā)致采購部和財務(wù)部等相關(guān)部門。交貨異常處理5.5.1采購物料的驗(yàn)證具體見《來料檢驗(yàn)工作指引》。儀器、設(shè)備、冶具等材料的請購及驗(yàn)收具體見《監(jiān)視和測量裝置控制程序》。5.5.2采購部接到收貨異常報告時，立即將相關(guān)信息傳給供應(yīng)商，并追蹤處理結(jié)果：退貨、退換或補(bǔ)數(shù)。5.5.3部份物料因物料品質(zhì)異常，無法或不能退換時，應(yīng)特采。特采物料有需挑選的，通知供應(yīng)商前來處理。供應(yīng)商無法來工廠時，委托本廠挑選的，工廠挑選使用時，如因此造成的人力工時浪費(fèi)，由品質(zhì)部出具相關(guān)資料，按15元/小時收取供應(yīng)商的加工費(fèi)，采購部協(xié)助處理。5.5.4索賠案件辦妥后，《費(fèi)用接洽通知單》應(yīng)依原采購核決權(quán)限呈核后歸檔，作為財務(wù)扣款依據(jù)。5.5.5退換的材料進(jìn)口時依本節(jié)5.4.1、5.4.2規(guī)則辦理。對于檢驗(yàn)不合格的物料，依《不合格品控制程序》處理。對帳5.6.1按與供應(yīng)商談判時達(dá)成的單價和付款協(xié)議，由供應(yīng)商做好對帳單后同財務(wù)對帳。5.6.2由供應(yīng)商傳真《對帳單》給財務(wù)部對帳，對帳方式可根據(jù)實(shí)際情況，供應(yīng)商可來廠對帳，也可通過電話聯(lián)絡(luò)，最終財務(wù)部將確