香精公司文件資料管理程序

廣州市凱虹香精香料有限公司程序文件文件名稱：文件與資料管理程序文件編號(hào)：制定單位：行政部文件版本：生效日期：年月日制定審查批準(zhǔn)廣州市凱虹香精香料有限公司頁(yè)碼1/3文件與資料管理程序（KH-QP-01）版次A11目的和范圍對(duì)公司食品質(zhì)量安全管理體系有關(guān)的文件資料編制格式、發(fā)放、保存、作廢進(jìn)行統(tǒng)一管理規(guī)范。職責(zé)食品質(zhì)量安全手冊(cè)由管理者代表編寫，總經(jīng)理批準(zhǔn)。程序文件由各部門主管編寫，管理者代表審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)。作業(yè)文件由各崗位編寫，部門主管審查，管理者代表批準(zhǔn)。文件分發(fā)、回收、銷毀由行政部文件管理員負(fù)責(zé)。流程圖：見附件程序要點(diǎn)文件編號(hào)、版本版次規(guī)劃文件編號(hào)a.質(zhì)量安全手冊(cè)：KH--QSML 質(zhì)量安全手冊(cè) 公司代碼b.衛(wèi)生質(zhì)量手冊(cè)：KH--QM1 衛(wèi)生質(zhì)量手冊(cè)c.程序文件：KH一QP--口□匚 文件序號(hào) 程序文件d.作業(yè)文件：KH-QW--□□-□□TZ 文件序號(hào) 部門簡(jiǎn)稱 作業(yè)文件部門簡(jiǎn)稱e.記錄文件：KH一QR--□□--□□ 文件編號(hào) 部門簡(jiǎn)稱 記錄部門簡(jiǎn)稱：生產(chǎn)部SC、品控部PK、行政部XZ、采購(gòu)部CG、客服部KF、動(dòng)力部DL、食品安全小組HA、技術(shù)部JS、管理者代表GD。廣州市凱虹香精香料有限公司頁(yè)碼2/3文件與資料管理程序(KH-QP-01)版次A1文件版本版次：版本依A、B、C、…Z26個(gè)字母遞增，每個(gè)版本有五個(gè)版次：如A1、A2、A3、A4、A5。文件編制、審批各部門根據(jù)管理需要，依照規(guī)定的格式和編號(hào)編制本部門的文件，交規(guī)定的權(quán)責(zé)人員審批。文件登記、分發(fā)文件管理員將文件登記在【文件清單】上。文件管理員根據(jù)文件使用崗位復(fù)印一定的數(shù)量，蓋“受控文件”章，分發(fā)給相關(guān)部門或崗位，并填寫【文件分發(fā)回收記錄】。文件的使用4.4.要確1保相應(yīng)的各使用部門和崗位有最新適用版本文件。.使2用部門和崗位要保持文件的清潔和完好，防止丟失，不得在文件上涂改亂畫。文件的更改、廢止申請(qǐng)文件在使用過(guò)程中如認(rèn)為有必要修改或作廢可提出,填寫【文件申請(qǐng)表】,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn),修改由原編寫部門負(fù)責(zé)，將修改后的文件提交相應(yīng)權(quán)責(zé)人員進(jìn)行審批，文件管理員將修改后文件進(jìn)行分發(fā)，同時(shí)收回原文件。文件作廢的處理因修改收回的舊版原文件和廢止的文件由文件管理員負(fù)責(zé)處理,并登記在【文件分發(fā)回收記錄】上。這些文件可用碎紙機(jī)碎掉或反面使用，反面使用時(shí)要有蓋“作廢文件”印章或打“X”。作廢文件仍有保留價(jià)值時(shí)，要在封面上注明“作廢文件”印章。外來(lái)文件的管理：品控部主管協(xié)助文件管理員收集產(chǎn)品質(zhì)量和安全衛(wèi)生有關(guān)的各類外來(lái)文件，作好編號(hào)、登記、發(fā)放。品控部主管和文件管理員每季度通過(guò)食品專業(yè)網(wǎng)站(如foodmate)或?qū)I(yè)期刊，了解相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)是否更新，否則重新收集，更換原來(lái)收集的標(biāo)準(zhǔn)。文件的保密管理電子版全套體系文件由文控員負(fù)責(zé)，要加密處理，同時(shí)復(fù)制一份交到管理者代表存檔。書面的文件分發(fā)到各部門或現(xiàn)場(chǎng)，禁止私自復(fù)制、帶出。5相關(guān)文件和記錄

廣州市凱虹香精香料有限公司頁(yè)碼3/3文件與資料管理程序（KH-QP-01）版次A15.1【文件清單】5.2【文件分發(fā)回收記錄】5.3【文件申請(qǐng)表】附件：文件與資料管理流程圖流程責(zé)任單位 相關(guān)記錄附件：文件與資料管理流程