數(shù)據(jù)庫(kù)與程序設(shè)計(jì)08-第5章 報(bào)表

回顧窗體的概念與功能窗體的結(jié)構(gòu)窗體的分類創(chuàng)建窗體常用控件的設(shè)計(jì)美化窗體第五章

報(bào)表報(bào)表的排序和分組Lesson03報(bào)表的創(chuàng)建與編輯Lesson02復(fù)雜報(bào)表的設(shè)計(jì)Lesson04報(bào)表基礎(chǔ)知識(shí)Lesson01本章學(xué)習(xí)目標(biāo)：了解報(bào)表的組成、分類和視圖。掌握?qǐng)?bào)表的創(chuàng)建方法，重點(diǎn)掌握設(shè)計(jì)視圖下報(bào)表的創(chuàng)建和編輯。掌握?qǐng)?bào)表中數(shù)據(jù)的排序、分組和匯總計(jì)算的方法。掌握子報(bào)表和多列報(bào)表的創(chuàng)建。報(bào)表是使用非常廣泛的一個(gè)對(duì)象，幾乎任何一個(gè)應(yīng)用軟件系統(tǒng)都需要制作各種各樣的報(bào)表。Access可以將表或查詢中的數(shù)據(jù)以表格的形式顯示或者打印。在顯示或者打印數(shù)據(jù)時(shí)，一方面對(duì)格式有一定的要求，另一方面對(duì)功能也有一定的期望，常常需要進(jìn)行分類匯總、統(tǒng)計(jì)、求和等數(shù)值計(jì)算。Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的報(bào)表對(duì)象為所有這些需求提供了解決方案，提供的報(bào)表設(shè)計(jì)工具能夠按照需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)非常美觀的報(bào)表。5.1認(rèn)識(shí)報(bào)表5.1.1報(bào)表的概念與功能5.1.2報(bào)表的組成5.1.3報(bào)表的分類5.1.4報(bào)表的視圖5.1.1報(bào)表的概念與功能

報(bào)表是Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的重要對(duì)象之一，是以打印格式顯示數(shù)據(jù)的一種有效的方式，它根據(jù)特定的格式打印格式化和組織化的數(shù)據(jù)，在報(bào)表中顯示的內(nèi)容主要來(lái)源于Access中的數(shù)據(jù)表或查詢，部分來(lái)源于設(shè)計(jì)報(bào)表時(shí)添加的一些提示性信息。報(bào)表的主要功能:顯示格式化的數(shù)據(jù)、計(jì)算數(shù)據(jù)、匯總數(shù)據(jù)、根據(jù)制定的格式組織數(shù)據(jù)，還可以嵌入圖片豐富數(shù)據(jù)的顯示，并能將其打印出來(lái)，展示給用戶。5.1.2報(bào)表的組成報(bào)表由“報(bào)表頁(yè)眉”、“頁(yè)面頁(yè)眉”、“主體”、“頁(yè)面頁(yè)腳”和“報(bào)表頁(yè)腳”5個(gè)部分組成，每一部分稱為一個(gè)“節(jié)”。每個(gè)節(jié)在報(bào)表中具有特定的目的，并按照預(yù)期次序打印。⑴“報(bào)表頁(yè)眉”節(jié)是用來(lái)在報(bào)表的開頭放置信息。位于報(bào)表頂部，一般用于設(shè)置報(bào)表的總標(biāo)題、一些說(shuō)明性的文字等，在整個(gè)報(bào)表中只會(huì)顯示一次。報(bào)表頁(yè)眉中顯示的信息對(duì)每個(gè)記錄而言都是相同的。在“打印預(yù)覽”視圖中報(bào)表頁(yè)眉只出現(xiàn)在第一頁(yè)的頂部。⑵“頁(yè)面頁(yè)眉”節(jié)是用來(lái)在報(bào)表頁(yè)面的上方放置信息。在每張打印頁(yè)的頂部顯示諸如標(biāo)題或列標(biāo)頭的信息。⑶“主體”節(jié)是用來(lái)包含報(bào)表的主體，可以在主體中放置控件和顯示數(shù)據(jù)。功能和窗體中的主體節(jié)一樣是顯示數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄。可以在屏幕或打印頁(yè)面上顯示一條記錄，也可以根據(jù)屏幕和頁(yè)面的大小顯示多條記錄。⑷“頁(yè)面頁(yè)腳”節(jié)是用來(lái)在報(bào)表頁(yè)面的下方放置信息。在每張打印頁(yè)的底部顯示諸如日期或頁(yè)號(hào)等信息。⑸“報(bào)表頁(yè)腳”節(jié)和報(bào)表頁(yè)眉相對(duì)應(yīng)，位于報(bào)表最后一頁(yè)，用來(lái)在報(bào)表的底部放置信息，如報(bào)表總結(jié)和總計(jì)數(shù)等。除了上述5個(gè)節(jié)報(bào)表還可以通過(guò)“排序與分組”菜單來(lái)設(shè)置“組頁(yè)眉/組頁(yè)腳”，以實(shí)現(xiàn)報(bào)表的分組統(tǒng)計(jì)和分組打印。組頁(yè)眉主要安排標(biāo)簽、文本框或其他控件，來(lái)顯示分組信息；組頁(yè)腳一般安排一些用來(lái)顯示分組統(tǒng)計(jì)信息的控件。5.1.3報(bào)表的分類Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的報(bào)表主要有4類，分別是縱欄式、表格式、圖表式和標(biāo)簽式報(bào)表。⑴縱欄式縱欄式報(bào)表也稱為窗體報(bào)表，在主體節(jié)區(qū)域內(nèi)顯示一條或多條記錄，記錄中的每個(gè)字段垂直顯示，左側(cè)顯示字段名，右側(cè)顯示字段的具體內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)本類型報(bào)表每次顯示一條記錄，也可以和子報(bào)表結(jié)合起來(lái)使用，同時(shí)顯示一對(duì)多關(guān)系數(shù)據(jù)表中“多”端的記錄，甚至包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，如圖5-2所示。圖5-2縱欄式報(bào)表⑵表格式表格式報(bào)表是以整齊的行、列的形式顯示記錄數(shù)據(jù)，通常一行顯示一條記錄、一頁(yè)顯示多行記錄。表格式報(bào)表與縱欄式報(bào)表不同，表格式報(bào)表中記錄不是垂直顯示，而是水平顯示，并且字段名是水平顯示在報(bào)表的頁(yè)面頁(yè)眉區(qū)域，字段的具體內(nèi)容水平顯示在報(bào)表的主體區(qū)域，如圖5-3所示。圖5-3表格式報(bào)表⑶圖表式圖表式報(bào)表是指包含圖表顯示的報(bào)表類型，它使用圖形的方式將數(shù)據(jù)之間的關(guān)系形象化展示出來(lái)，如圖5-4所示。⑷標(biāo)簽式

標(biāo)簽是一種經(jīng)常使用的特殊類型的報(bào)表。例如：考試時(shí)貼于考生座位上的考生標(biāo)簽就是最常使用的標(biāo)簽式報(bào)表，如圖5-5所示。圖5-4圖表式報(bào)表圖5-5標(biāo)簽式報(bào)表5.1.4報(bào)表的視圖Access為報(bào)表操作提供了3種視圖：設(shè)計(jì)視圖、打印預(yù)覽視圖和版面預(yù)覽視圖。①設(shè)計(jì)視圖樣式主要用于創(chuàng)建和編輯報(bào)表的結(jié)構(gòu)。②打印預(yù)覽視圖用于查看報(bào)表的頁(yè)面數(shù)據(jù)在輸出時(shí)的形式。③版面預(yù)覽視圖用于查看報(bào)表的頁(yè)面設(shè)置。視圖之間的切換通過(guò)單擊“視圖”菜單或“窗體視圖”工具欄中的“視圖”按鈕在三個(gè)視圖間進(jìn)行切換。5.2報(bào)表的創(chuàng)建與編輯5.2.1報(bào)表的創(chuàng)建5.2.2報(bào)表的格式設(shè)置5.2.3報(bào)表的頁(yè)碼設(shè)置5.2.4預(yù)覽和打印報(bào)表5.2.1報(bào)表的創(chuàng)建1.自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表Access為多種樣式的報(bào)表提供了自動(dòng)化的創(chuàng)建方法，Access能夠自動(dòng)創(chuàng)建縱欄式和表格式兩種報(bào)表?！纠}5-1】使用“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表”創(chuàng)建“教師基本信息報(bào)表”。操作步驟如下：①選定報(bào)表對(duì)象。②選擇報(bào)表的創(chuàng)建方式“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表”縱欄式或表格式，并設(shè)定報(bào)表的記錄源為表或查詢。③查看報(bào)表的顯示效果，保存報(bào)表。2.圖表向?qū)D表向?qū)Ш蛨D表窗體一樣，也可以創(chuàng)建一個(gè)報(bào)表，使其以圖形方式顯示統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)?！纠}5-2】用圖形的方式顯示“教師信息表”中各職稱教師的人數(shù)。操作步驟如下：①選擇創(chuàng)建對(duì)象。在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中，單擊對(duì)象欄中的“報(bào)表”對(duì)象。②選擇創(chuàng)建報(bào)表的方式。單擊“新建”按鈕，在彈出的對(duì)話框中選擇“圖表向?qū)А?，在“?qǐng)選擇該對(duì)象數(shù)據(jù)的來(lái)源表或查詢”下拉列表框中選擇“教師信息表”，如圖5-9所示。

圖5-9新建報(bào)表對(duì)話框③設(shè)置應(yīng)用到圖表的字段。單擊“確定”按鈕，在彈出的對(duì)話框中添加“姓名”、“職稱”字段到“用于圖表的字段”列表框中，此時(shí)選擇用于圖表的字段最多只可以選擇6個(gè)，如圖5-10所示。④選擇圖表類型。單擊“下一步”按鈕，在顯示的選擇圖表類型對(duì)話框中選“柱形圖”。圖5-10選擇圖表字段⑤設(shè)置字段的布局方式。單擊“下一步”按鈕，在圖表的布局方式對(duì)話框中，用鼠標(biāo)將數(shù)據(jù)拖成如圖5-12所示，可以單擊“圖表預(yù)覽”按鈕預(yù)覽圖表。如果用于匯總的字段為數(shù)字類型的，則可雙擊匯總數(shù)據(jù)框的位置，在彈出的對(duì)話框中更改對(duì)數(shù)據(jù)的匯總方式。⑥設(shè)置報(bào)表標(biāo)題。單擊“下一步”按鈕，在顯示的圖表標(biāo)題對(duì)話框中輸入圖表標(biāo)題“教師職稱統(tǒng)計(jì)”后，單擊“完成”按鈕，即可查看圖表的打印預(yù)覽效果，如圖5-13所示，最后保存報(bào)表。圖5-12圖表的布局方式對(duì)話框圖5-13圖表報(bào)表的預(yù)覽3.標(biāo)簽向?qū)?/p>

使用標(biāo)簽向?qū)Э梢詣?chuàng)建標(biāo)簽式報(bào)表，這樣就可以根據(jù)需要打印各種標(biāo)簽?！纠}5-3】使用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建一個(gè)標(biāo)簽式報(bào)表，內(nèi)容僅包含學(xué)生的“學(xué)號(hào)”和“姓名”。操作步驟如下：①首先選擇報(bào)表的創(chuàng)建方式為“標(biāo)簽向?qū)А?。②根?jù)向?qū)гO(shè)置標(biāo)簽的尺寸和文本的顏色、字體等屬性。③根據(jù)向?qū)гO(shè)置標(biāo)簽中顯示的字段和標(biāo)簽的顯示格式，并設(shè)置排序字段。④查看標(biāo)簽的顯示效果。4.報(bào)表向?qū)?/p>

如果在創(chuàng)建報(bào)表的過(guò)程中需要對(duì)報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源進(jìn)行適當(dāng)?shù)暮Y選，那么可以使用報(bào)表向?qū)?lái)創(chuàng)建?！纠}5-4】使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建教師基本信息報(bào)表，按性別進(jìn)行分組，按參加工作時(shí)間的降序排序。操作步驟如下：①選擇使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建窗體。②根據(jù)向?qū)崾具x擇報(bào)表顯示的表或查詢中的字段。③根據(jù)向?qū)崾驹O(shè)置分組和排序的字段，并可對(duì)數(shù)字型的字段進(jìn)行分組計(jì)算。④設(shè)置報(bào)表的布局、樣式和標(biāo)題信息。⑤查看報(bào)表的顯示效果。5.設(shè)計(jì)視圖使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建的報(bào)表如果不能滿足需要，可以切換到報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖進(jìn)行修改，也可以在設(shè)計(jì)視圖下創(chuàng)建報(bào)表?！纠}5-5】使用報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建“學(xué)生基本信息表”報(bào)表，顯示學(xué)生基本信息表中的學(xué)生信息，包括：“姓名”、“性別”、“出生日期”、“政治面貌”、“愛好”字段信息，加入標(biāo)題“學(xué)生基本信息表”，并且在報(bào)表的最后一頁(yè)顯示學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)信息。操作步驟如下：①選擇報(bào)表的創(chuàng)建方法為“在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建報(bào)表”。②修改報(bào)表的記錄源屬性為包含需要顯示字段的表或查詢，此題設(shè)置為“學(xué)生基本信息表”。③將需要顯示的報(bào)表記錄源中的字段拖動(dòng)到報(bào)表中，并修改控件的位置、布局和大小等屬性。④根據(jù)需要添加計(jì)算控件顯示學(xué)生人數(shù)。⑤切換到報(bào)表的打印預(yù)覽視圖，查看報(bào)表的顯示效果。并保存報(bào)表。注意：

在統(tǒng)計(jì)學(xué)生人數(shù)時(shí)，用于統(tǒng)計(jì)的字段可以是報(bào)表數(shù)據(jù)源中的任一字段或“*”,表示為“=Count(*)”。5.2.2報(bào)表的格式設(shè)置1.報(bào)表、節(jié)屬性在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖下可以對(duì)已創(chuàng)建的報(bào)表進(jìn)行修改，為了制作更精美的報(bào)表，還可以對(duì)報(bào)表的格式進(jìn)行一定的設(shè)置。在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖下，用戶可以單擊工具欄上的“屬性”按鈕或單擊“視圖”菜單中的“屬性”命令來(lái)顯示報(bào)表屬性對(duì)話框。報(bào)表常用到的屬性如表5-1所示，節(jié)常用到的屬性如表5-2所示。屬性功能打開可以在其中選擇一個(gè)已經(jīng)存在的宏。打開報(bào)表時(shí)，就會(huì)自動(dòng)執(zhí)行該宏。關(guān)閉可以在其中選擇一個(gè)已經(jīng)存在的宏。關(guān)閉報(bào)表時(shí)，就會(huì)自動(dòng)執(zhí)行該宏。網(wǎng)格線X坐標(biāo)指定每英寸水平所包含點(diǎn)的數(shù)量網(wǎng)格線Y坐標(biāo)指定每英寸垂直所包含點(diǎn)的數(shù)量打印版式設(shè)置為“是”時(shí)，可以從TrueType和打印機(jī)字體中進(jìn)行選擇；選擇“否”，可以使用TrueType和屏幕字體。頁(yè)面頁(yè)眉控制頁(yè)標(biāo)題是否出現(xiàn)在所有頁(yè)上頁(yè)面頁(yè)腳控制頁(yè)腳注是否出現(xiàn)在所有頁(yè)上記錄鎖定可以設(shè)定在生成報(bào)表所有頁(yè)之前，禁止其他用戶修改報(bào)表所需要的數(shù)據(jù)寬度設(shè)置報(bào)表的寬度記錄源報(bào)表所用數(shù)據(jù)的來(lái)源（可以是表或查詢）圖片設(shè)置報(bào)表的背景圖片表5-1報(bào)表常用屬性屬性功能名稱節(jié)的名稱可見性控制節(jié)是否打印或顯示在屏幕上高度控制節(jié)的高度，單位是厘米格式化在設(shè)置節(jié)的格式之前所要執(zhí)行的函數(shù)或宏打印在對(duì)節(jié)進(jìn)行預(yù)覽或打印時(shí)所要執(zhí)行的函數(shù)或宏表5-2節(jié)常用屬性2.自動(dòng)套用格式如果想快速修改報(bào)表的格式，還可以選擇報(bào)表事先定義好的格式應(yīng)用于報(bào)表。Access提供了六種預(yù)定義的格式：“大膽”、“正式”、“淡灰”、“緊湊”、“組織”和“隨意”。若采用預(yù)定義的格式修改報(bào)表的屬性，操作步驟如下：①在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表，單擊報(bào)表選擇器選中報(bào)表。②在“格式”菜單中選擇“自動(dòng)套用格式”，在彈出的對(duì)話框中從“大膽”、“正式”、“淡灰”等六種格式中選擇一種設(shè)置報(bào)表的樣式，單擊自動(dòng)套用格式對(duì)話框中的“選項(xiàng)”按鈕，可以根據(jù)需要選擇對(duì)報(bào)表的“字體”、“顏色”和“邊框”是否進(jìn)行修改。③單擊“確定”按鈕，關(guān)閉自動(dòng)套用格式對(duì)話框。若采用預(yù)定義的格式修改某一節(jié)的屬性，操作步驟如下：①在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表，然后單擊需要修改格式的某一節(jié)，使其處于選中的狀態(tài)。②在“格式”菜單中選擇“自動(dòng)套用格式”，在彈出的對(duì)話框中選擇六種格式中的一種設(shè)置某一節(jié)的樣式。③單擊“確定”按鈕，關(guān)閉自動(dòng)套用格式對(duì)話框，5.2.3報(bào)表的頁(yè)碼設(shè)置在報(bào)表創(chuàng)建時(shí)還可以添加頁(yè)碼信息，添加的方法可以通過(guò)菜單命令或通過(guò)直接添加文本框控件來(lái)實(shí)現(xiàn)。【例題5－6】在“學(xué)生基本信息表”報(bào)表每頁(yè)下方頁(yè)腳位置添加如“第1頁(yè)，共10頁(yè)”的頁(yè)碼。操作步驟如下：①在報(bào)表對(duì)象窗口中打開“學(xué)生基本信息表”報(bào)表，并切換到設(shè)計(jì)視圖。②單擊“插入”菜單選擇“頁(yè)碼”項(xiàng)，在顯示的“頁(yè)碼”對(duì)話框中，設(shè)置“格式”為“第N頁(yè)，共M頁(yè)”，“位置”為“頁(yè)面底端（頁(yè)腳）”，“對(duì)齊”為“中”，并選中首頁(yè)顯示頁(yè)碼，如圖5-36所示。圖5-36頁(yè)碼對(duì)話框③單擊“確定”按鈕，在報(bào)表的頁(yè)面頁(yè)腳節(jié)會(huì)添加一個(gè)顯示頁(yè)碼的文本框。④打印預(yù)覽視圖即可看到每頁(yè)下方顯示樣式如“第1頁(yè)，共10頁(yè)”的頁(yè)碼信息。注意：①報(bào)表中用“[page]”表示當(dāng)前頁(yè)碼，“[pages]”表示報(bào)表的總頁(yè)數(shù)。②通過(guò)直接添加文本框控件添加頁(yè)碼的方法：在頁(yè)碼顯示位置對(duì)應(yīng)的節(jié)中添加一個(gè)文本框控件，在其屬性對(duì)話框中設(shè)置“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“控件來(lái)源”屬性為要顯示的樣式，如設(shè)置為“="第"&[Page]&"頁(yè)，共"&[Pages]&"頁(yè)"”。5.2.4預(yù)覽和打印報(bào)表1.預(yù)覽報(bào)表⑴預(yù)覽報(bào)表的布局通過(guò)“版面預(yù)覽”視圖，可以快速檢查報(bào)表的頁(yè)面布局，Access數(shù)據(jù)庫(kù)使用基本表中的數(shù)據(jù)或通過(guò)查詢得到的數(shù)據(jù)來(lái)顯示報(bào)表版面，這些數(shù)據(jù)只是報(bào)表上實(shí)際數(shù)據(jù)的示范。如果要查看報(bào)表中的實(shí)際數(shù)據(jù)，可以使用“打印預(yù)覽”的方法。⑵預(yù)覽報(bào)表中的數(shù)據(jù)預(yù)覽報(bào)表的方法是單擊數(shù)據(jù)庫(kù)窗口工具欄中的“預(yù)覽”按鈕。操作步驟如下：①在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中，單擊對(duì)象欄中的“報(bào)表”。②單擊選中需要預(yù)覽的報(bào)表。③單擊“預(yù)覽”按鈕。④如果需要在頁(yè)面之間切換，可以使用“打印預(yù)覽”窗口底部的“定位”按鈕；如果需要在同一頁(yè)中移動(dòng)，可以使用滾動(dòng)條。注意：版面預(yù)覽和打印預(yù)覽不能直接切換，如果需要切換的話必須先切換到設(shè)計(jì)視圖。2.打印報(bào)表第一次打印報(bào)表以前，需要調(diào)整好頁(yè)邊距、頁(yè)方向和其他頁(yè)面設(shè)置。當(dāng)確定一切布局都符合要求后，打印報(bào)表。操作步驟如下：①在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中選定需要打印的報(bào)表，或在“設(shè)計(jì)視圖”、“打印預(yù)覽”、“版面預(yù)覽”中打開相應(yīng)的報(bào)表。②單擊“文件”菜單中的“打印”命令。③在顯示的“打印”對(duì)話框中，在“打印機(jī)名稱”中選擇打印機(jī)型號(hào)，在打印范圍中，指定打印所有頁(yè)或者確定打印頁(yè)的范圍，在“份數(shù)”中，指定打印的份數(shù)。④單擊“確定”按鈕。5.3報(bào)表的排序和分組5.3.1記錄排序5.3.2記錄分組5.3.3報(bào)表添加計(jì)算控件5.3.4報(bào)表統(tǒng)計(jì)計(jì)算5.3.1記錄排序在報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表時(shí)，可以最多采用4個(gè)字段對(duì)報(bào)表中的記錄進(jìn)行排序，在設(shè)計(jì)視圖中，對(duì)報(bào)表中的記錄排序不僅可以依據(jù)字段，還可以依據(jù)表達(dá)式，且最多可以采用10個(gè)字段或表達(dá)式對(duì)報(bào)表記錄排序?！纠}5-7】將“學(xué)生基本信息表”報(bào)表中的學(xué)生信息首先按性別升序排列，對(duì)性別相同的學(xué)生按年齡降序排列并在報(bào)表中顯示（年齡通過(guò)出生日期計(jì)算）。操作方法如下：①打開報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。②通過(guò)視圖菜單或工具欄上的“排序與分組”按鈕，打開“排序與分組”對(duì)話框。③在排序與分組對(duì)話框中，設(shè)定排序的字段和排序方式。本題首先在“字段/表達(dá)式”下方的組合框中選擇“性別”，在“排序次序”處選擇“升序”；然后在下一行“字段/表達(dá)式”列中輸入表達(dá)式“=Year(Date())-Year([出生日期])”，在“排序次序”列中選擇“降序”。④切換到報(bào)表的打印預(yù)覽視圖查看報(bào)表的效果，保存報(bào)表的修改。注意：①在依據(jù)表達(dá)式排序時(shí)，表達(dá)式之前必須加上“＝”。②在選擇多個(gè)字段/表達(dá)式排序時(shí)，首先按第一行的字段/表達(dá)式排序，然后對(duì)第一個(gè)排序字段/表達(dá)式值相同的記錄在按第二行的字段/表達(dá)式排序，依此類推。5.3.2記錄分組報(bào)表中的數(shù)據(jù)在打印或預(yù)覽時(shí)，如果需要把同一類別的數(shù)據(jù)排列在一起，就會(huì)用到報(bào)表的分組功能，并可以對(duì)同一組的記錄信息進(jìn)行匯總計(jì)算。在設(shè)計(jì)視圖下，對(duì)報(bào)表中的記錄可以依據(jù)字段或表達(dá)式進(jìn)行分組，且最多可以采用10個(gè)字段或表達(dá)式對(duì)報(bào)表記錄進(jìn)行分組。【例題5-8】將“教師信息表”中的教師信息按職稱分組顯示，并對(duì)每組的信息按職工號(hào)升序排列數(shù)據(jù)。操作方法如下：①打開報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。②通過(guò)視圖菜單或工具欄上的“排序與分組”按鈕，打開“排序與分組”對(duì)話框。③在排序與分組對(duì)話框中，設(shè)定排序和分組的字段，并設(shè)置組屬性。本題在排序與分組對(duì)話框中，在“字段/表達(dá)式”下方的組合框中選擇“職稱”字段，在“排序次序”處選擇“升序”。然后將組屬性中的“組頁(yè)眉”和“組頁(yè)腳”屬性均選擇為“是”，“分組形式”選擇“每一個(gè)值”，“組間距”屬性設(shè)置為1，“保持同頁(yè)”屬性值設(shè)置為“不”。繼續(xù)在對(duì)話框中的下一行“字段/表達(dá)式”列選擇“職工號(hào)”字段，在“排序次序”處選擇“升序”，使相同職稱的數(shù)據(jù)按“職工號(hào)”升序排列，然后關(guān)閉排序與分組對(duì)話框。④可以在設(shè)計(jì)視圖修改控件的位置，切換到報(bào)表的打印預(yù)覽視圖查看報(bào)表的效果，保存報(bào)表的修改。5.3.3報(bào)表添加計(jì)算控件在報(bào)表中不僅可以顯示字段的值，還可以顯示表達(dá)式的計(jì)算結(jié)果。計(jì)算控件就是用于顯示表達(dá)式計(jì)算結(jié)果的控件，最常用的計(jì)算控件為文本框?！纠}5-9】在上例建立的“教師信息報(bào)表”中添加計(jì)算控件用于顯示每個(gè)教師的教齡。操作步驟如下：①打開報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。在“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口中，單擊對(duì)象欄中的“報(bào)表”，然后選中報(bào)表“教師信息報(bào)表”，單擊數(shù)據(jù)庫(kù)窗口工具欄上的“設(shè)計(jì)”按鈕，打開其設(shè)計(jì)視圖。②添加計(jì)算型的文本框。單擊工具箱中的“文本框”，在主體節(jié)所有字段對(duì)應(yīng)的控件后添加一個(gè)文本框控件，修改文本框控件的附加標(biāo)簽的標(biāo)題屬性為“教齡”，選中該標(biāo)簽單擊工具欄上的“剪切”按鈕，使標(biāo)簽和文本框分離，然后單擊頁(yè)面頁(yè)眉中的任一位置，單擊工具欄上的“粘貼”按鈕，并在頁(yè)面頁(yè)眉節(jié)中移動(dòng)標(biāo)簽的位置與文本框垂直對(duì)齊。選中文本框控件，修改文本框的“控件來(lái)源”屬性為“=Year(Date())-Year([工作日期])”，如圖5-46所示。圖5-46計(jì)算控件的屬性設(shè)置③查看報(bào)表的顯示效果并保存。單擊工具欄上的“視圖”按鈕，切換到打印預(yù)覽視圖查看數(shù)據(jù)的顯示效果，如圖5-47所示，保存報(bào)表。圖5-47報(bào)表預(yù)覽效果5.3.4報(bào)表統(tǒng)計(jì)計(jì)算在報(bào)表中添加的計(jì)算控件可以對(duì)每條記錄計(jì)算一次如計(jì)算每個(gè)教師的教齡，也可以對(duì)報(bào)表中每個(gè)組或整個(gè)報(bào)表的信息進(jìn)行匯總計(jì)算?！纠}5-10】在“教師信息報(bào)表”中添加計(jì)算控件用于統(tǒng)計(jì)每種職稱的教師人數(shù)，并計(jì)算該職稱人數(shù)在所有教師中占的百分比。操作步驟如下：①打開報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。在設(shè)計(jì)視圖下打開報(bào)表“教師信息報(bào)表”，該報(bào)表中的數(shù)據(jù)按職稱字段進(jìn)行分組顯示，如圖5-48所示。圖5-48按職稱分組的設(shè)計(jì)視圖②添加計(jì)算每種職稱人數(shù)的文本框。單擊工具箱中的“文本框”，在“職稱頁(yè)腳”節(jié)中添加一個(gè)文本框控件，修改文本框控件的附加標(biāo)簽的“標(biāo)題”屬性為“職稱人數(shù)”，選中文本框控件，修改文本框的“名稱”屬性為“職稱人數(shù)”，“控件來(lái)源”屬性為“=Count(*)”，屬性如圖5-49所示。③添加計(jì)算所有教師人數(shù)的文本框。在“報(bào)表頁(yè)腳”節(jié)中添加一個(gè)文本框控件，修改文本框控件的附加標(biāo)簽的“標(biāo)題”屬性為“總教師數(shù)”，選中文本框控件，修改文本框的“名稱”屬性為“總?cè)藬?shù)”，“控件來(lái)源”屬性為“=Count(*)”。圖5-49統(tǒng)計(jì)職稱人數(shù)的文本框?qū)傩寓芴砑佑?jì)算所占百分比的文本框。在“職稱頁(yè)腳”節(jié)中添加一個(gè)文本框控件，修改文本框控件的附加標(biāo)簽的“標(biāo)題”屬性為“占總教師數(shù)的百分比”，選中文本框控件，“控件來(lái)源”屬性為“=[職稱人數(shù)]/[總?cè)藬?shù)]”，“格式”屬性設(shè)為“百分比”，如圖5-50所示。⑤關(guān)閉文本框的屬性對(duì)話框，報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖下計(jì)算控件的添加效果如圖5-51所示。圖5-50計(jì)算百分比的文本框?qū)傩詧D5-51設(shè)計(jì)視圖計(jì)算控件的效果⑥查看報(bào)表的顯示效果。單擊工具欄上的“視圖”按鈕，切換到打印預(yù)覽視圖查看計(jì)算控件的顯示效果，如圖5-52所示，保存報(bào)表。圖5-52預(yù)覽計(jì)算控件的顯示效果注意：⑴在報(bào)表中常用的匯總計(jì)算包括總計(jì)（Sum函數(shù)）、平均值（Avg函數(shù)）、計(jì)數(shù)（Count函數(shù)）、最大值（Max函數(shù)）、最小值（Min函數(shù)）。⑵在報(bào)表中計(jì)算控件的添加位置不同，得到不同范圍的計(jì)算結(jié)果。①主體節(jié)中的計(jì)算控件對(duì)每條記錄進(jìn)行計(jì)算。②組頁(yè)眉/頁(yè)腳中的計(jì)算控件對(duì)每一組記錄進(jìn)行匯總計(jì)算。③報(bào)表頁(yè)眉/頁(yè)腳中的計(jì)算控件對(duì)整個(gè)報(bào)表所有的記錄進(jìn)行匯總計(jì)算。5.4設(shè)計(jì)復(fù)雜報(bào)表5.4.1創(chuàng)建主/子報(bào)表5.4.2創(chuàng)建多列報(bào)表5.4.1創(chuàng)建主/子報(bào)表報(bào)表在顯示或者打印某一個(gè)記錄的同時(shí)，將與此記錄相關(guān)的信息按照一定的格式一同打印出來(lái)，這就需要使用到子報(bào)表功能。與子報(bào)表相對(duì)應(yīng)的稱為主報(bào)表。子報(bào)表是插入在主報(bào)表中的報(bào)表，存儲(chǔ)時(shí)分開存放，使用時(shí)可以合并在一起顯示。在顯示和主報(bào)表相關(guān)信息時(shí)，子報(bào)表必須和主報(bào)表相連接，才能確保子報(bào)表中顯示的數(shù)據(jù)和主報(bào)表中顯示的數(shù)據(jù)相關(guān)。Access提供了兩種創(chuàng)建子報(bào)表的方式。①在現(xiàn)有的報(bào)表上通過(guò)子報(bào)表控件創(chuàng)建子報(bào)表；②將現(xiàn)有的報(bào)表添加到其他報(bào)表中成為其子報(bào)表。1.子報(bào)表控件在現(xiàn)有的報(bào)表上通過(guò)子報(bào)表控件創(chuàng)建子報(bào)表?！纠}5-11】為“學(xué)生基本信息表”報(bào)表創(chuàng)建子報(bào)表，子報(bào)表顯示該學(xué)生選修的課程及成績(jī)信息。操作步驟如下：①打開主報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。在報(bào)表對(duì)象窗口中打開“學(xué)生基本信息表”報(bào)表，并切換到設(shè)計(jì)視圖，并增加主體節(jié)的高度，如圖5-53所示。圖5-53報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖②在工具箱中找到“子窗體/子報(bào)表”控件，在控件向?qū)Т蜷_的狀態(tài)下在報(bào)表的主體節(jié)添加子報(bào)表的位置處按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)適當(dāng)?shù)拇笮?。③松開鼠標(biāo)后出現(xiàn)如圖5-54所示的向?qū)?duì)話框。在該對(duì)話框中指定子報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源，如果需要新建子報(bào)表，選擇“使用現(xiàn)有的表和查詢”選項(xiàng)；如果數(shù)據(jù)來(lái)源是已有的報(bào)表，則選擇“使用現(xiàn)有的報(bào)表和窗體”選項(xiàng)，并在列表框中選擇相應(yīng)的報(bào)表和窗體。圖5-54子報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源④選擇“使用現(xiàn)有的表和查詢”后，單擊“下一步”按鈕。在彈出的對(duì)話框中“表/查詢”下拉列表中首先選擇“學(xué)生課程信息表”表，并且添加表中的“課程名稱”字段到“選定字段”列表框中，然后在“表/查詢”列表中繼續(xù)選擇“學(xué)生成績(jī)表”，并且添加表中的“成績(jī)”字段到“選定字段”列表框中，如圖5-55所示。⑤單擊“下一步”按鈕，在對(duì)話框中確定主報(bào)表和子報(bào)表的對(duì)應(yīng)關(guān)系。如圖5-56所示。

圖5-55選定子報(bào)表的字段圖5-56設(shè)置主/子報(bào)表之間的對(duì)應(yīng)字段⑥單擊“下一步”按鈕，在對(duì)話框中輸入子報(bào)表的名稱“學(xué)生成績(jī)子報(bào)表”，然后單擊“完成”按鈕，調(diào)整好子報(bào)表控件各元素的