工作效率與時(shí)間管理的價(jià)值觀念

廈門博弈企業(yè)管理顧問有限公司

工作效率與時(shí)間管理第一頁(yè)，共三十八頁(yè)。

◆德國(guó)埃森州立大學(xué)ULUM研究院DID工業(yè)設(shè)計(jì)博士◆德國(guó)國(guó)家行銷指導(dǎo)經(jīng)營(yíng)管理學(xué)會(huì)SUPD研修認(rèn)証◆日本電通廣告行銷創(chuàng)意激盪POPAS海外訓(xùn)練研習(xí)認(rèn)証◆美國(guó)商業(yè)經(jīng)營(yíng)管理協(xié)會(huì)AMA研習(xí)認(rèn)証◆全球商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力組織I.C.M.A認(rèn)証G.I.M

資格（亞洲六位之一）

◆美國(guó)商業(yè)管理教育協(xié)會(huì)A.A.B.E商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略研究員

▲(臺(tái)灣)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理顧問協(xié)會(huì)教委會(huì)主委▲(臺(tái)灣)產(chǎn)品科技昇級(jí)協(xié)會(huì)秘書長(zhǎng)▲全國(guó)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)展機(jī)構(gòu)首席顧問首席資深講師▲臺(tái)北市兩岸四地文教經(jīng)貿(mào)交流協(xié)會(huì)常務(wù)理事▲上海市政府中小企業(yè)服務(wù)中心整體企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力規(guī)劃顧問▲新加坡生產(chǎn)力中心

SPC資深輔導(dǎo)顧問▲(臺(tái)灣)經(jīng)濟(jì)部中小企業(yè)產(chǎn)業(yè)顧問團(tuán)資深輔導(dǎo)顧問▲加拿大國(guó)立皇家大學(xué)（RRU）企研所

MBA教授▲國(guó)務(wù)院全國(guó)市長(zhǎng)講座

G.I.M主講師▲福建省閩西南五市企業(yè)協(xié)作網(wǎng)企業(yè)顧問團(tuán)首席顧問▲中國(guó)國(guó)際商務(wù)諮詢顧問師評(píng)價(jià)委員會(huì)(IBCAC)評(píng)審委員講師：左

鳳

山

第二頁(yè)，共三十八頁(yè)。清人文嘉《今日歌》今日復(fù)今日，今日何其少今日又不為，此事何時(shí)了人生百年幾今日，今日不為真可惜若言姑待明朝至，明朝又有明朝事為君聊賦今日詩(shī)，努力請(qǐng)從今日始第三頁(yè)，共三十八頁(yè)。魯迅用“分”來(lái)計(jì)算時(shí)間的人比用“時(shí)”來(lái)計(jì)算時(shí)間的人時(shí)間多5９倍

第四頁(yè)，共三十八頁(yè)。朱自清洗手的時(shí)候，日子從水盆里過去，吃飯的時(shí)候，日子從飯碗里過去，默默時(shí)便從茫然的雙眼前過去，我覺察它去的匆匆了，伸出手遮掩時(shí)，他又遮掩著從手邊過去，天黑時(shí)，我躺在床上，它便伶伶俐俐地從我身上跨過，從我的腳邊飛過去了，等我睜開眼睛和太陽(yáng)再見，這又算溜走了一日。我掩面嘆息，但是新來(lái)的日子因而又開始嘆息地散過去了第五頁(yè)，共三十八頁(yè)。壹.時(shí)間的真諦(一).時(shí)間管理的意義席勒說(shuō)：時(shí)間的步伐有三種：未來(lái)姍姍來(lái)遲，現(xiàn)在像箭一般飛逝，過去永遠(yuǎn)靜立不動(dòng)。美國(guó)管理學(xué)會(huì)主席吉姆·海斯說(shuō)：一個(gè)人可以學(xué)會(huì)更有效地使用多種管理工具，以便在同樣多的時(shí)間里使自己更加富有成效。陶淵明說(shuō)：

盛年不再來(lái)，一日難再晨，及時(shí)宜自勉，歲月不待人。

第六頁(yè)，共三十八頁(yè)。

我國(guó)諺語(yǔ)作出了對(duì)時(shí)間最準(zhǔn)確的結(jié)論

一寸光陰一寸金寸金難買寸光陰

在某些情況下，時(shí)間資源所獲得的收益比資本和勞動(dòng)力兩項(xiàng)資源所能獲得的收益要大得多、重要得多！

第七頁(yè)，共三十八頁(yè)。(二).時(shí)間與生命價(jià)值生命的意義不在于長(zhǎng)度，而在于是否有深度

如果我們用心去經(jīng)營(yíng)，把每一個(gè)時(shí)段將會(huì)「很有價(jià)值」的產(chǎn)生效率，也就是在你的一生成就中產(chǎn)生關(guān)鍵力量，這就是「時(shí)間」的價(jià)值，也是有深度的時(shí)間觀

時(shí)間對(duì)每個(gè)人都是公平的，有的人能成就大事，有人一事無(wú)成，區(qū)別在于時(shí)間的利用率不同

第八頁(yè)，共三十八頁(yè)。時(shí)間不可以缺少時(shí)間不可以替代時(shí)間不可以存儲(chǔ)時(shí)間不可以增減但時(shí)間可以管理時(shí)間效率本身是無(wú)法管理的，因?yàn)樗皇莻€(gè)行為模式，換句話說(shuō)效率與時(shí)間的管理就是生活模式的實(shí)踐

第九頁(yè)，共三十八頁(yè)。時(shí)間是最貴而有限的資源，若不善加管理，一切失之于惘然，評(píng)估一個(gè)人日行成效，最容易的做法就是考核其對(duì)時(shí)間管理及應(yīng)用－－－－－－世界管理大師彼德.杜拉克第十頁(yè)，共三十八頁(yè)?！塍w會(huì)「一年」有多少價(jià)值▲想體會(huì)「一月」有多少價(jià)值去問失敗重修的學(xué)生去問不幸早產(chǎn)的母親▲想體會(huì)「一周」有多少價(jià)值去問定期周刊的編輯▲想體會(huì)「一小時(shí)」有多少價(jià)值去問等待相距的戀人▲想體會(huì)「一分鐘」有多少價(jià)值▲想體會(huì)「一秒鐘」有多少價(jià)值去問錯(cuò)過火車的旅人去問死里逃生的幸運(yùn)人▲想體會(huì)「一毫秒」有多少價(jià)值去問錯(cuò)失金牌的運(yùn)動(dòng)員第十一頁(yè)，共三十八頁(yè)。(三).不同的民族有不同的態(tài)度▲中國(guó)人比較隨性，大而化之，例如喜宴遲到

、工作時(shí)隨性；興致來(lái)了就特別有勁、加班

、干勁十足，感覺很重要▲日本人分秒必爭(zhēng)，可以相同的一件事做十幾

年，但其態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)，一就是一，二就是二，

非常執(zhí)著，只有公司，沒有個(gè)人▲美國(guó)人是契約式的工作精神，訂好游戲規(guī)則

就依規(guī)則進(jìn)行，下班時(shí)間一到，立即消失，

不見人影，非常注重個(gè)人▲德國(guó)人、印尼人

拉丁系人（意大利、法國(guó)、西班牙、葡萄牙）第十二頁(yè)，共三十八頁(yè)。(四).時(shí)間運(yùn)用誤區(qū)管理時(shí)間的經(jīng)驗(yàn)法則「墨菲定律」：▲

任何事情都不像它表面所見的那么簡(jiǎn)單▲

每件事情做起來(lái)都比想象中要耗時(shí)間▲

某些事情的出錯(cuò)是無(wú)可避免的▲

工作永遠(yuǎn)太多而時(shí)間永遠(yuǎn)太少▲

又譬如「80/20定律」告訴我們，常常是20％的關(guān)

鍵努力產(chǎn)生80％的績(jī)效。有80％的工作時(shí)間與付出

是浪費(fèi)的。公司80％的業(yè)務(wù)來(lái)自20％的客戶，80％

可以用的資料集中在20％的檔案中，80％的電話來(lái)

自認(rèn)識(shí)的20％的人。因此，這些20％就是掌握關(guān)鍵

。例如你的工作可能十幾項(xiàng)或二十項(xiàng)，但關(guān)鍵的工

作可能只有三、四項(xiàng)第十三頁(yè)，共三十八頁(yè)。主管人員時(shí)間管理的迷思▲

能者多勞，有事找他準(zhǔn)沒錯(cuò)（變相懲罰了時(shí)間高手）▲

最活躍的管理人員完成的工作最多

▲

推遲決策（仔細(xì)思考）會(huì)提高品質(zhì)與績(jī)效▲

授權(quán)可以節(jié)省時(shí)間（所托得人才會(huì)有效果）▲

自己去干，工作會(huì)完成的更好（不敢授權(quán)）▲

效率取代效能，只知do

the

thing

right

而非

do

the

right

thing▲

工作越辛苦，完成的工作就越多

▲

只要去做，就會(huì)有績(jī)效▲

每天累慘才算工作有績(jī)效第十四頁(yè)，共三十八頁(yè)。我同情那些疲勞不堪毫無(wú)事務(wù)組織的殉職者只贊揚(yáng)他們的責(zé)任心

克拉倫斯·蘭德爾第十五頁(yè)，共三十八頁(yè)。貳.時(shí)間管理重要的觀念(一).時(shí)間的投資與花費(fèi)▲

有人曾統(tǒng)計(jì)過，一個(gè)活到72歲的美國(guó)人

一生的時(shí)間分配：●

睡覺21年

●

工作14年●

個(gè)人衛(wèi)生7年

●

吃飯6年●

旅游6年

●

排隊(duì)5年●

學(xué)習(xí)4年

●

開會(huì)3年●

打電話2年

●

找東西1年●

其他3年

第十六頁(yè)，共三十八頁(yè)。▲

使用金錢有兩種方式

當(dāng)「費(fèi)用」花掉、當(dāng)「投資」理財(cái)，同樣時(shí)間

也是如利用金錢一樣，將固定收入做有效分配

，把時(shí)間當(dāng)金錢的比喻投資，雖然時(shí)間不會(huì)回

顧，但對(duì)有限的時(shí)間也能轉(zhuǎn)化為內(nèi)在價(jià)值。轉(zhuǎn)化時(shí)間的投資觀念知識(shí)，經(jīng)驗(yàn)，能力成就

第十七頁(yè)，共三十八頁(yè)?！?/p>

一周總時(shí)間：24

×

7

→

168hr

扣掉睡覺、吃飯

70h

(每天10hr)

還有98hr在作什么？生產(chǎn)、休閑、打發(fā)時(shí)間

統(tǒng)計(jì)每周用在生產(chǎn)的時(shí)間，8hr×5日＝40hr

據(jù)統(tǒng)計(jì)40hr中扣除莫名其妙的浪費(fèi)(感覺很忙)，

剩下真正工作有效的時(shí)間只有60％，

亦即40hr×60％＝24hr▲

你的成就、經(jīng)驗(yàn)、能力主要來(lái)源就來(lái)自于此24小

時(shí)（每周）人生成就奠基主要看

20至30歲

每年約有52周，亦即

24hr×52周＝1248hr

一生中你最主要的時(shí)間

1248hr×10年＝12480hr第十八頁(yè)，共三十八頁(yè)?！?/p>

每月工資與時(shí)間投資價(jià)值公式

（每小時(shí)價(jià)值工資）

每月工資

÷40hr＝

（每分鐘價(jià)值工資）

（每小時(shí)價(jià)值工資）

÷60分＝讓我們算一下時(shí)間工資帳

??第十九頁(yè)，共三十八頁(yè)。(二).造成時(shí)間浪費(fèi)的重要因素一.浪費(fèi)時(shí)間的案例

▲電話又響了，急事的、請(qǐng)示的、投訴的、朋友聊

天的……都是不得不接的電話?？墒牵诸^上正

在寫的一個(gè)計(jì)劃，一個(gè)上午了，還沒寫幾個(gè)字

▲會(huì)議已經(jīng)開了兩天了，還沒有什么結(jié)果，東一句

西一句，說(shuō)著說(shuō)著就跑題了。有的人在會(huì)上長(zhǎng)篇

大論、表?yè)P(yáng)與自我表?yè)P(yáng)；有的人開了半天會(huì)，還

不知來(lái)干什么；還有的，把開會(huì)當(dāng)休息，閉目養(yǎng)

神，你們愛發(fā)言發(fā)言、愛爭(zhēng)吵爭(zhēng)吵吧…

▲整天就如救火車、哪里有火情就馬上趕到哪里。

可是這里也救火、那里也救火，天天忙救火，就

沒有時(shí)間靜下來(lái)想想，”火災(zāi)”是從哪里來(lái)的？第二十頁(yè)，共三十八頁(yè)。二.中階主管常發(fā)生浪費(fèi)時(shí)間的情形

▲做事無(wú)輕重緩急和主次之分，經(jīng)常本末倒置

，終日埋頭于無(wú)關(guān)重要的事務(wù)上

▲喜歡下屬事事請(qǐng)示和匯報(bào)的官僚作風(fēng)，浪費(fèi)

自己的時(shí)間

▲對(duì)下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整

天被埋在事務(wù)性的工作里

▲上司不定期的召見使中層經(jīng)

理的時(shí)間具有很大的隨意性

▲對(duì)自己熟悉和喜歡的事情盡

快做完，對(duì)于棘手的事情拖

延進(jìn)行，只有通過加班完成

第二十一頁(yè)，共三十八頁(yè)?！陀^原因

●

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)浪費(fèi)時(shí)間

（開會(huì)、等命令、不懂授權(quán)、政策搖擺）

●

工作系統(tǒng)浪費(fèi)時(shí)間

（訪客、官樣文件、審批程序、流程效率

、溝通出錯(cuò)、不知運(yùn)用工具）

●生活條件浪費(fèi)時(shí)間

（通訊、環(huán)境、交通、朋友閑聊、家住郊

區(qū)、無(wú)目標(biāo)打發(fā)時(shí)間、環(huán)境混亂

）

第二十二頁(yè)，共三十八頁(yè)。三.一般浪費(fèi)時(shí)間的情形▲缺乏明確的目標(biāo)▲拖延▲缺乏優(yōu)先順序▲想做的事情太多，而且有頭無(wú)尾▲缺乏條理與整潔▲不懂授權(quán)▲不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求▲倉(cāng)促?zèng)Q策▲懶惰與心理消極▲行動(dòng)緩慢▲作事拖拉▲會(huì)議冗長(zhǎng)▲不速之客闖入

▲話干擾▲經(jīng)常加班加點(diǎn)▲窮于應(yīng)付突發(fā)事件▲漫談、聊天▲交待不清，事情做錯(cuò)▲不敢拍板，等指示

▲考慮事情過于復(fù)雜▲管事必親躬▲完美主義辦事

▲憑記憶辦事▲主辦人員遲到第二十三頁(yè)，共三十八頁(yè)。參.事務(wù)特性與時(shí)間管理分析(一).時(shí)間管理象限座標(biāo)圖急迫不急迫

重要Ⅰ象限Ⅱ象限不重要Ⅲ象限Ⅳ象限第二十四頁(yè)，共三十八頁(yè)。Ⅰ象限

既重要又急迫→危機(jī)處理、三點(diǎn)半、老板……Ⅱ象限

很重要但不那么急→預(yù)算、企劃、目標(biāo)、健檢進(jìn)行Ⅲ象限

不重要但急迫→電話、會(huì)議、不速之客、臨時(shí)被指派Ⅳ象限

不重要又不急迫→閑聊、逛街、連續(xù)劇、倒垃圾……急迫不急迫

重要Ⅰ象限Ⅱ象限不重要Ⅲ象限Ⅳ象限第二十五頁(yè)，共三十八頁(yè)?！?/p>

拖延是造成工作無(wú)效，因?yàn)樵瓟[在第二象限的重要事，

原本可以從容有序的完成，但因姑息、拖延而變成第一

象限，造成第一象限壓力太大，許多事情因急迫、壓力

乃草草了事(品質(zhì)、效率下降)，再加上第三象限把時(shí)間

消耗掉了，每天忙到好不容易喘一口氣，又往第四象限

偷懶，如此惡性循環(huán)，也就造成我們都感到時(shí)間不夠用

，覺得好忙好忙，但又忙的沒有結(jié)果、沒有效率。急迫不急迫

重要

Ⅰ象限Ⅱ象限不重要

Ⅲ象限Ⅳ象限拖延偷懶第二十六頁(yè)，共三十八頁(yè)。(二).浪費(fèi)時(shí)間的錯(cuò)誤的決定方式▲一般人大部分是以

1→3→4→2

處理事情

▲時(shí)間觀念稍為好的次序是

1→3→2→4

既重要又急迫→不重要但急迫→→不重要又不急迫→很重要但不那么急既重要又急迫→不重要但急迫→→很重要但不那么急→不重要又不急迫第二十七頁(yè)，共三十八頁(yè)。(三).時(shí)間管理下的正確決定方式▲成功者會(huì)抓第Ⅱ象限提早完成，時(shí)間管理優(yōu)先順序：

1→2→3→4▲重要緊急的事馬上做，例如考試、趕三點(diǎn)半和急病求

醫(yī)等，做完之后檢討是不是能預(yù)防

以后不要發(fā)生的這么突然，因?yàn)樘?/p>

常發(fā)生，壓力太大，對(duì)健康很傷。第1優(yōu)先是重要且緊急的事第2優(yōu)先是重要但較不緊急的事第3優(yōu)先

較不重要但卻緊急的事第4優(yōu)先

較不重要且并不緊急的例行工作真正能作好時(shí)間管理的模式第二十八頁(yè)，共三十八頁(yè)?！?/p>

其次是做重要而不緊急的事，這類事情影響深遠(yuǎn)，如做身體

健康檢查和學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能等，這類事情的效益是中長(zhǎng)

期的，如果一再拖延，會(huì)變成重要又緊急的事，所以應(yīng)該擬

定具體目標(biāo)和化整為零的計(jì)劃，按時(shí)完成?！?/p>

第三是緊急但不重要的事，如沒有事先約的訪客或打來(lái)閑聊

的電話，則長(zhǎng)話短說(shuō)，或每天留些空白時(shí)間來(lái)處理這類的事

，或以替代方式處理?！?/p>

最后一類是不重要也不緊急的事，如閑逛街或閑聊或無(wú)目的

看電視等等，偶而為之，但限時(shí)結(jié)束；或者提升層次，逛街

提升為對(duì)流行的觀察或人的觀察，閑聊提升為討論或主題交

流，看電視提升為有目的的新信息的接收。第二十九頁(yè)，共三十八頁(yè)。肆.轉(zhuǎn)變時(shí)間價(jià)值觀念的方法(一).自我心靈思想重建方法心靈思想重建是在主導(dǎo)個(gè)人價(jià)值觀系統(tǒng)的建立，來(lái)正確評(píng)估并決定你的目標(biāo)、方向(你的夢(mèng)想)▲將想法具體化，訂定達(dá)成目標(biāo)的行動(dòng)方案與期限▲有貫徹到底的堅(jiān)強(qiáng)決心具體目標(biāo)行動(dòng)方案行動(dòng)期限堅(jiān)強(qiáng)決心個(gè)人價(jià)值觀系統(tǒng)第三十頁(yè)，共三十八頁(yè)。(二).自我行為習(xí)慣轉(zhuǎn)化方法行為習(xí)慣轉(zhuǎn)化是在建立立刻去做的行動(dòng)力▲確定工作的優(yōu)先順序▲能時(shí)常自我檢討改進(jìn)(三).自我目標(biāo)計(jì)劃操作方法

目標(biāo)計(jì)劃操作是在厘清目標(biāo)清單▲確定自己人生的階段方向▲作一份平日常浪費(fèi)時(shí)間的檢討表，隨時(shí)提醒自己第三十一頁(yè)，共三十八頁(yè)。伍.時(shí)間管理控制因素及技巧(一).時(shí)間管理效率的改善方法一.克服拖延的的習(xí)慣

▲

由重要的事情開始著手工作

▲

建立時(shí)間運(yùn)用計(jì)劃表

▲

培養(yǎng)時(shí)間價(jià)值的意識(shí)

▲

加快工作的節(jié)奏感

日本人就把快食、快便、快便、快行、快思

、快說(shuō)的六快之人，稱為人中之杰

▲

一旦開始，不要因懶而借故停止

▲

從最糟的浪費(fèi)時(shí)間項(xiàng)目開始改善

▲

詳細(xì)的工作階段計(jì)劃

▲

時(shí)間浪費(fèi)發(fā)生不可找借口

▲

任何工作應(yīng)設(shè)定截止期限第三十二頁(yè)，共三十八頁(yè)。二.提高生產(chǎn)力

▲在一天最有效率的時(shí)段中，作計(jì)劃中最重要的事

▲每天至少要有半小時(shí)到1小時(shí)的"不被干擾"時(shí)間

▲養(yǎng)成環(huán)境及桌面整潔的習(xí)慣；專注工作焦點(diǎn)，專心工作

▲要有堅(jiān)忍毅力，一氣呵成；一次處理完才不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間

▲同一類的事情最好一次把它做完

▲把零碎時(shí)間用來(lái)從事零碎的工作

▲觀察每天因被干擾而形成的時(shí)間段

▲工作中斷時(shí)，要有回去工作的驅(qū)動(dòng)力

▲要有完成工作、結(jié)束工作的強(qiáng)制力：不要每件事都只作

一半而無(wú)結(jié)果

▲表現(xiàn)出很有精神的樣子，如此生產(chǎn)力自然會(huì)提高

▲應(yīng)設(shè)定完成工作的期限第三十三頁(yè)，共三十八頁(yè)。(二).主管人員的時(shí)間管理方法一.授權(quán)

▲懂得分工授權(quán)，明白下屬可以幫您處理許多煩瑣事務(wù)，花很

多時(shí)間處理小事情是非常不明智的

▲要培養(yǎng)下屬成為有解決事務(wù)能力的人

▲要教導(dǎo)部屬，如何做所交辦的工作，以免出錯(cuò)重來(lái)

▲凡事不拖拉，今日事今天畢，讓下屬知道您的習(xí)慣

▲要向外界爭(zhēng)取資源協(xié)助您

▲要為下屬形成一些習(xí)慣和程序，讓他們知道什么時(shí)候該做什

么和不做的后果，根本不需要您的催促

▲避免令自己成為浪費(fèi)部屬時(shí)間的主要因素二.善用節(jié)省時(shí)間的工具

▲通訊電話、電郵、傳真、語(yǔ)音系統(tǒng)，運(yùn)用辦公自動(dòng)化設(shè)備

▲交通工具

▲電腦檔案管理

▲利用記事本、通訊錄、臺(tái)歷等有助于您有計(jì)劃地利用時(shí)間第三十四頁(yè)，共三十八頁(yè)。三.討論與會(huì)談

▲

話要說(shuō)在前面，任何討論要先向?qū)Ψ阶鲿r(shí)間的暗示

▲

在拒絕別人的時(shí)候，附以理由并提供其他途徑

▲

要避免開頭的無(wú)聊題外話

▲

您與下屬或上司的溝通，要弄清楚您主題是什么

▲

注意時(shí)間尾數(shù)：開會(huì)訂在4：00時(shí)，

不如訂在4：15，則遲到的時(shí)間會(huì)減

少。另外應(yīng)事先訂好散會(huì)時(shí)間

▲

盡量將不緊急性的電話集中，打電話

前先準(zhǔn)備好有關(guān)的資料

▲

籌備會(huì)議之前，是否先探尋取代會(huì)議的各種可行途徑

▲

開會(huì)時(shí)我是否講求技巧以增進(jìn)會(huì)議的效率與效能第三十五頁(yè)，共三十八頁(yè)。四.計(jì)劃與生產(chǎn)力