內(nèi)部控制視角下合同生命周期管控研究

內(nèi)部控制視角下合同生命周期管控研究

宋春花[摘要]企業(yè)在經(jīng)營過程中的各項經(jīng)營活動以及運(yùn)營結(jié)構(gòu)都是合同履行的過程，合同從擬制到開始實(shí)施直至實(shí)施完成都需要進(jìn)行持續(xù)性的分析。文章從內(nèi)部控制視角，對合同的全生命周期的基本概念進(jìn)行分析并探討了面臨的主要風(fēng)險，提出了合同全生命周期管理體系的建設(shè)以及平臺的搭設(shè)框架，旨在為我國企業(yè)開展合同的內(nèi)部控制提供幫助與參考。[Key]合同管理;生命周期;內(nèi)部控制[DOI]10.13939/ki.zgsc.2021.24.088合同管控是企業(yè)運(yùn)行管理中一項十分重要的內(nèi)容，企業(yè)想要保證自身的發(fā)展，經(jīng)營管理人員就需要將企業(yè)作為一個有生命的個體進(jìn)行分析，通過周期性的變化來明確企業(yè)不同時期的發(fā)展?fàn)顩r，這樣才能延長企業(yè)的發(fā)展生命，使企業(yè)在激烈的市場競爭中實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。1合同全生命周期管理的基本概念及意義1.1合同全生命周期管理的基本概念合同對于企業(yè)的運(yùn)行來說極為重要，企業(yè)在進(jìn)行各項商業(yè)活動時，合同都需要作為民事商業(yè)活動的法律依據(jù)和書面憑證，在極大程度上決定了企業(yè)在運(yùn)行過程中開展?fàn)I銷活動時需要承擔(dān)的責(zé)任以及權(quán)利，合同能夠使企業(yè)在一定范圍內(nèi)處于完全合法可控的狀態(tài)，能夠保證企業(yè)運(yùn)行過程中各部門的合法權(quán)益。所以說，合同是企業(yè)之間以及企業(yè)與用戶之間開展?fàn)I銷活動的重要憑證，合同中的內(nèi)容關(guān)注于企業(yè)活動的整體過程。在合同全生命周期的理念中，包含了合同的接洽、起草、審核和簽訂等多項內(nèi)容，并且將履約問題、糾紛解決以及文檔管理等多項內(nèi)容納入合同管理的環(huán)節(jié)中。這樣能夠有助于提升合同的周期管理質(zhì)量，使合同在運(yùn)行準(zhǔn)備階段直至終止階段，各項業(yè)務(wù)都能夠得到有效的管理。1.2合同全生命周期管理的意義合同全生命周期在進(jìn)行管理體系的建設(shè)以及管理系統(tǒng)的應(yīng)用時，最為主要的目的是將現(xiàn)代化的合同管理理念應(yīng)用于其中，這也直接導(dǎo)致傳統(tǒng)的合同管理模式發(fā)生了極大的變化，在這樣的管理理念下極大地推進(jìn)了傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代信息化與精細(xì)化管理模式的轉(zhuǎn)變。在生命周期的管理理念下，能夠使合同資源得到更為優(yōu)化的配置，保證企業(yè)在運(yùn)行過程中的管理力度得到提升。而建立合同的全生命周期管理體系，有助于使企業(yè)的合同管理思路得到進(jìn)一步的整理，基于合同全生命周期管理系統(tǒng)的風(fēng)險管理模式，能夠有助于將業(yè)務(wù)內(nèi)容以合同為主線，幫助合同對象以及企業(yè)進(jìn)行整合，有助于提升合同的運(yùn)行質(zhì)量，使風(fēng)險管控目標(biāo)得到保障。此外，合同生命周期管理系統(tǒng)在應(yīng)用過程中，能夠有助于企業(yè)明確管理過程中的各項重點(diǎn)，同時還有助于使企業(yè)的合同管理更為完整，降低在進(jìn)行合同管理過程中消耗的人力成本以及資源成本。合同全生命周期管理系統(tǒng)在建設(shè)過程中，將企業(yè)的合同管理進(jìn)行有效拆分，明確不同節(jié)點(diǎn)以及階段工作人員的職責(zé)，有助于提升企業(yè)的合同管理質(zhì)量。就目前來說，企業(yè)在運(yùn)行過程中，全生命周期管理系統(tǒng)是合同管理系統(tǒng)中一項十分重要的載體。ERP系統(tǒng)或信息技術(shù)在目前市場企業(yè)中應(yīng)用較為廣泛，這些管理體系能夠幫助企業(yè)做好內(nèi)部的信息化管理。雖然這項系統(tǒng)能夠有助于提升企業(yè)的管理質(zhì)量，但總體來說，我國的企業(yè)在進(jìn)行信息系統(tǒng)的建立時缺乏足夠的關(guān)聯(lián)性，信息系統(tǒng)相互之間不能進(jìn)行有效的信息傳輸，這就導(dǎo)致互相之間形成的制約并不明顯，企業(yè)各個部門出現(xiàn)信息孤島的情況。而將全生命周期應(yīng)用于管理系統(tǒng)中，能夠有助于實(shí)現(xiàn)信息共享并形成節(jié)點(diǎn)之間數(shù)據(jù)互通的良好發(fā)展?fàn)顩r，使節(jié)點(diǎn)之間能夠互相促進(jìn)，同時互相制約，使企業(yè)在運(yùn)行過程中的風(fēng)險關(guān)鍵點(diǎn)得到預(yù)警，有助于提升風(fēng)險管理控制制度，通過系統(tǒng)開展強(qiáng)制的業(yè)務(wù)流程以及數(shù)據(jù)信息能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)風(fēng)險管控目標(biāo)，最終達(dá)到優(yōu)化合同管理質(zhì)量的效果。2合同全生命周期的管理風(fēng)險點(diǎn)2.1企業(yè)合同管理協(xié)調(diào)配合風(fēng)險在生命周期視角下的合同管理工作將合同的整個工作環(huán)節(jié)納入管理中，使各個環(huán)節(jié)都能夠互相制約并配合。就目前來說，在企業(yè)運(yùn)行過程中，有部分工作人員存在一定的誤區(qū)，認(rèn)為合同在進(jìn)行起草與審核時及工作與履行部門之間完全獨(dú)立，沒有形成有效的交互，這就導(dǎo)致企業(yè)在管理過程中缺乏溝通。而管理環(huán)節(jié)的割裂以及信息的缺乏，導(dǎo)致企業(yè)在運(yùn)行時進(jìn)行活動管理的難度不斷升高，并且在合同的定價與談判時，企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)部門和法務(wù)部門都沒有參與其中，就很容易導(dǎo)致合同的簽訂人員為了追求經(jīng)濟(jì)效益最大化在運(yùn)營過程中出現(xiàn)違規(guī)操作的情況。而在進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部審查時，相關(guān)審核人員對各個部門進(jìn)行審核也僅僅能夠針對自身的專業(yè)提出相應(yīng)的建議或意見，而如果運(yùn)行過程中涉及的內(nèi)容較為復(fù)雜，或者工作屬于其他專業(yè)的內(nèi)容就會導(dǎo)致審核出現(xiàn)疏漏或者非專業(yè)性的情況，并且部分管理人員也沒有形成完善的合同風(fēng)險意識，單方面強(qiáng)調(diào)降低風(fēng)險，導(dǎo)致在合同簽訂過程中對合同對象提出過多的苛刻意見，在運(yùn)行時不具備可操作性，甚至還有可能導(dǎo)致合作終止。如果合同的履行工作存在異常，各個部門之間則無法形成真正的統(tǒng)一，影響企業(yè)在運(yùn)行時的安全性，會導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)法律性和經(jīng)濟(jì)性的雙重風(fēng)險。2.2企業(yè)合同執(zhí)行過程中存在的法律風(fēng)險企業(yè)在進(jìn)行合同管理時缺乏全面性，并且有部分企業(yè)在運(yùn)行過程中沒有根據(jù)合同的風(fēng)險建立階段性的管理機(jī)制，則會導(dǎo)致企業(yè)的合同糾紛在處理時存在問題，或者直接導(dǎo)致合同在評估審核過程中發(fā)生問題，易引起合同在履行期間出現(xiàn)法律糾紛，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)損失，這樣的合同執(zhí)行方案會導(dǎo)致企業(yè)的權(quán)益無法得到保證。2.3企業(yè)合規(guī)運(yùn)行風(fēng)險合同對于企業(yè)來說是一項重要的運(yùn)營資源，可能會導(dǎo)致合同倒簽或者補(bǔ)簽的情況，如果對合同首先進(jìn)行執(zhí)行，再簽署合同，或者是在執(zhí)行過程中補(bǔ)簽合同，會在一定程度上影響合同的法律效應(yīng)。但如果從內(nèi)部控制的角度進(jìn)行分析，這種合同的簽訂，依舊是存在合規(guī)風(fēng)險的。例如合同在運(yùn)行過程中，需要有企業(yè)中的相關(guān)部門進(jìn)行合同的綜合評審，并且評審的部門涉及業(yè)務(wù)、財務(wù)和法務(wù)等多個部門，如果首先執(zhí)行合同隨后補(bǔ)簽或在實(shí)行過程中補(bǔ)簽，都會在一定程度上導(dǎo)致合同管理的規(guī)范性無法正常履行。同時還會導(dǎo)致持續(xù)性的固定服務(wù)合同，出現(xiàn)重新招標(biāo)或者續(xù)期的狀況，這種現(xiàn)象會導(dǎo)致企業(yè)在運(yùn)行過程中出現(xiàn)虧損，嚴(yán)重時還有可能引發(fā)法律風(fēng)險。3強(qiáng)化合同全生命周期管理的內(nèi)部控制建設(shè)3.1合同全生命周期管理內(nèi)部控制的主要建設(shè)目標(biāo)企業(yè)在開展各項經(jīng)濟(jì)活動時，涉及的合同種類較為繁多，并且形式復(fù)雜，尤其是較為大型的綜合性企業(yè)，涉及的業(yè)務(wù)較為繁多，所以如果單靠人工進(jìn)行合同的管理不僅難度較大，且很容易出現(xiàn)各種疏漏，無法對其中涉及的各種風(fēng)險進(jìn)行有效的識別，一旦在運(yùn)行過程中發(fā)生合同風(fēng)險，就很容易導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)不可避免的經(jīng)濟(jì)損失。所以在企業(yè)內(nèi)部首先就需要建立一套具有較高效能的合同全生命周期管理體系，這項體系需要具備識別、防范以及監(jiān)控的多項內(nèi)容，盡可能避免由于風(fēng)險控制失效而引發(fā)的經(jīng)營風(fēng)險。3.2合同全生命周期管理內(nèi)控建設(shè)的建議及方法在進(jìn)行合同的生命周期管理時，涉及的內(nèi)容包含企業(yè)業(yè)務(wù)的行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)經(jīng)營的商業(yè)模式以及具體的管理方案，并且這項管理目標(biāo)主要將企業(yè)的風(fēng)險管控作為方向，并建立完善的生命周期管理機(jī)制，能夠幫助企業(yè)建立完善的管理體系，使企業(yè)的發(fā)展更加科學(xué)，并保證企業(yè)決策的正確。而在風(fēng)險管控的體系框架中，工作人員能夠針對其中存在的問題進(jìn)行全面的風(fēng)險預(yù)測和梳理，并明確其中可能出現(xiàn)的各種意料外情況，這樣能夠幫助企業(yè)相關(guān)部門在履行合同時對風(fēng)險進(jìn)行規(guī)劃并積極的處理。同時，全面的生命周期管控有助于醫(yī)務(wù)人員對業(yè)務(wù)工作中涉及的風(fēng)險進(jìn)行分析，還能在管理過程中設(shè)置相應(yīng)的控制點(diǎn)作出流程改造，能使工作人員建立完善的企業(yè)合同管理制度，并能夠根據(jù)不同的合同和發(fā)展?fàn)顩r建立相應(yīng)的發(fā)展路徑。以軟件為需求的軟件管理系統(tǒng)，能夠為后續(xù)的管理工作提供良好的服務(wù)，使生命周期管理的效果得到提升。3.3合同全生命周期管理的內(nèi)控框架在開展合同生命周期管理時，需要將相關(guān)的信息進(jìn)行綜合，建立完善的統(tǒng)一管理平臺。而這個平臺在建設(shè)后的最終目標(biāo)是保證能夠做好流程的靈活設(shè)置，其中包含規(guī)則的制定意義以及數(shù)據(jù)解析和發(fā)送等多項功能，要求系統(tǒng)能夠全面監(jiān)控企業(yè)的運(yùn)行狀況，使企業(yè)的管理工作更為完善。在企業(yè)的發(fā)展過程中，系統(tǒng)框架應(yīng)當(dāng)包含事務(wù)操作層、統(tǒng)計分析層以及風(fēng)險管理層。事務(wù)操作層的主要職能是做好合同的擬制以及創(chuàng)建保證合同的簽署以及歸檔，同時在企業(yè)內(nèi)部還需要做好電子簽章以及影像系統(tǒng)的集成，可以說事務(wù)操作系統(tǒng)涉及整個合同的方方面面，具有較高的職能執(zhí)行權(quán)力。統(tǒng)計分析層的主要職能是對合同進(jìn)行多維度、多角度的全面分析，主要目的是對合同運(yùn)行過程中的各種風(fēng)險進(jìn)行識別，并評估合同模板的使用效率情況和簽訂情況，這樣有助于整個企業(yè)的交易以及財務(wù)報告得到有機(jī)的整合，保證相關(guān)工作人員能夠做出正確的決策。風(fēng)險管理層基于操作層以及分析層之上開展工作，主要是對各種風(fēng)險進(jìn)行處理和預(yù)防，在出現(xiàn)風(fēng)險后，風(fēng)險管理層還需要對風(fēng)險進(jìn)行評審，做出相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，這樣才能達(dá)成合同全生命周期的管理最終目標(biāo)。4結(jié)論合同全生命周期管理的最終目的是從各個時機(jī)開展合同的綜合管理，企業(yè)在運(yùn)行過程中與合同有極為密切的關(guān)聯(lián)，企業(yè)的整體運(yùn)行以合同的溝通、簽署以及執(zhí)行作為主線至上而下逐層進(jìn)行分解。企業(yè)需要科學(xué)地對合同的全生命周期進(jìn)行管控，能夠幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)在合同執(zhí)行以及運(yùn)營過程中存在的問題，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，對于企業(yè)的信息化發(fā)展來說有十分積極的意義，這樣能夠使企業(yè)的風(fēng)險管理得到促進(jìn)，使企業(yè)的創(chuàng)造質(zhì)量得到提升。Reference：[1]王立花.內(nèi)部控制視角下合同生命周期管控問題及對策探討[J].全國流通經(jīng)濟(jì)，2020（5）：61-62.[2]喻莉萍.內(nèi)部控制視角下的合同全生命