供應部管理制度和供應商調(diào)查管理制度

富力地產(chǎn)集團供應部管理制度第40頁共41頁供應部管理制度以及相關(guān)文件供應部管理制度（采購一體化工作流程）供應中心編制及職責要求供應部采購員每周工作計劃（附表）供應部關(guān)于文件、檔案資料管理的若干規(guī)定供應部文員工作職責代理制規(guī)定大名單代理制（附表）監(jiān)察中心對采購單的書寫規(guī)范要求（附表）供應部采購程序及要求供應部招標流程材料采購流程具體采購流程以及采購業(yè)務操作指引（見一體化采購軟件平臺）結(jié)算流程見公司審批流程表采購一體化工作流程（討論稿）二零零八年三月一、富力地產(chǎn)采購中心采購一體化工作制度1、關(guān)于材料供應商的確定2、關(guān)于樣板的確認3、關(guān)于標裝材料的選擇4．關(guān)于價格的審核二、富力地產(chǎn)集團采購中心管理制度1、采購中心人員崗位管理架構(gòu)2、采購中心部門職責3、采購中心職員職業(yè)道德4、采購中心材料采購管理制度5、采購中心合同辦理管理制度6、采購中心支付管理制度7、采購中心招標采購管理制度三、采購中心有關(guān)工作管理流程1、采購中心定板管理流程2、采購中心支付管理流程3、采購中心材料采購流程4、采購中心材料（設備）招標采購流程5、采購中心合同辦理流程四、采購中心有關(guān)工作表格：1、招標文件發(fā)出、收取登記表2、開標登記表3、大宗材料、設備采購協(xié)作單4、供應部招標項目審批表5、報價單6、采購單（印刷件）7、用款申請報告8、供應部工作進度表9、發(fā)票登記表10、材料設備匯總表11、中標通知書12、工地材料到貨確認表一、富力地產(chǎn)采購中心采購一體化工作制度關(guān)于材料供應商的確定1.所有材料供應商均須在公司大名單的范圍之內(nèi)。2.“一體化”材料供應商須與富力地產(chǎn)集團簽訂長期供貨協(xié)議，明確有關(guān)價格，供貨周期，產(chǎn)品質(zhì)量，售后服務及資金墊付等方面的承諾。關(guān)于樣板的確認設計部門根據(jù)不同的裝標及不同套餐的設計要求，在公司確認的供應商的產(chǎn)品系列中挑選相關(guān)產(chǎn)品作為供應部招標定價的設計依據(jù)，由供應部按照相關(guān)產(chǎn)品的設計要求和技術(shù)參數(shù)組織有關(guān)供應商送板初次報價。2.每個列入裝標的產(chǎn)品系列送板廠家不應少于3－5家，由定板小組進行評估和確認。3.供應部對最終經(jīng)確認定板的材料廠家進行公開招標，與中標廠家辦理供貨協(xié)議等相關(guān)手續(xù)。關(guān)于標裝材料的選擇進入一體化裝標的材料除應滿足設計要求外，還應注意避免選擇市場緊缺難以大批采購，材料品質(zhì)難以控制，單一品種已被市場壟斷的材料。（四）關(guān)于價格的審核富力地產(chǎn)集團得采購工作由采購中心統(tǒng)一協(xié)調(diào)。大宗材料及列入一體化裝修標準的材料價格統(tǒng)一由中心負責審核批準。各公司（含天力公司）采購單總價在30萬元以下的由各分公司經(jīng)理審核并報集團采購中心備案：30萬元以上采購單須報集團采購中心審批。大宗周轉(zhuǎn)材料及單價小但需經(jīng)常性采購的材料，各公司須辦理招標手續(xù)，確定半年標及年標，報集團采購中心審批。各地區(qū)分工公司應嚴格執(zhí)行經(jīng)集團采購中心定價的大宗材料價格。統(tǒng)一價格后地區(qū)差價及運費由各地區(qū)分公司自行審核批準。二、富力地產(chǎn)集團采購中心管理制度1、采購中心人員崗位管理架構(gòu)采購總監(jiān)供應部副經(jīng)理采購總監(jiān)供應部副經(jīng)理供應部副經(jīng)理文員采購員采購員采購員采購員供應部經(jīng)理2、采購中心部門職責部門供應部上級主管主管副總、采購總監(jiān)轄員人數(shù)定員人數(shù)部門職責1、奉行“質(zhì)優(yōu)價廉、確保供應”的宗旨，負責公司日常所需物資的采購工作，包括建筑材料、裝修材料、機械設備、辦公設備及物業(yè)公司物品所需等；2、嚴格控制生產(chǎn)成本，保證質(zhì)量、及時、準確掌握市場行情；貨比三家，確保按時、按質(zhì)、按量供貨；3、大宗材料、材料的招標采購工作；4、核定公司物資采購的價格，嚴格控制資金使用；5、審定地產(chǎn)項目的裝修標準；3、采購中心職員職業(yè)道德一、認真學習及貫徹國家及集團公司的有關(guān)政策法規(guī)、制度；二、認真履行個人崗位職責，對工作嚴肅認真、一絲不茍；三、努力鉆研業(yè)務專業(yè)知識，不斷提高工作水平；四、團結(jié)同事服從上級、接受監(jiān)管部門的監(jiān)督指導；五、做到“公開、公平、公正”的辦事原則；六、不做損害公司利益的任何事情，不許泄漏工作秘密；七、嚴禁接受與供貨方有關(guān)的任何吃請、禮物、現(xiàn)金及回扣；八、加強業(yè)務能力和價格評估水平，把好所購材料的質(zhì)量價格關(guān)；九、堅決執(zhí)行公司和部門領(lǐng)導的指示，不得以任何借口互相推諉或拒不執(zhí)行。4、采購中心材料采購管理制度一、用料部門填報用料申請，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后交供應部經(jīng)理。各工程用料部門提出用料申請采購單的同時，須提供經(jīng)集團總經(jīng)理及核算室審批的材料采購預算總表。用料部門根據(jù)預算總表或總經(jīng)理審批的采購單，向供應部提出采購申請，申請單須提供所需產(chǎn)品的型號、規(guī)格、數(shù)量、用途和到貨時間，必要時須提供圖紙或樣品等技術(shù)資料。各樓盤配送的油煙機、煤氣爐、消毒碗柜等物品的用料申請另須提供相應樓盤的裝修標準表。各樓盤售樓部、大堂、樣板房內(nèi)的家私、飾品等物品購置須提供李生的批準預算。為確保有足夠時間對用料申請進行市場詢價、比價、和核價，辦理相關(guān)審核和報批手續(xù)，同時預留材料供貨商備料、制作及運輸時間，保證供應的及時有效，一般材料應在供貨時間的前七天、大宗或定做的材料應在要求供貨時間前30天（或以上）提出采購申請單。二、供應部經(jīng)理審核用料申請。確定用料申請是否有效，對不符合要求或資料不齊全的，供應部有權(quán)拒收。采購申請單中的型號、規(guī)格、數(shù)量等須與材料采購預算總表相符，技術(shù)參數(shù)、使用位置、要求送貨時間、送貨地點、收貨人等要清晰。材料采購預算總表原則上不得涂改，如確需更改材料型號、規(guī)格的，在申請人作出更改簽名后，由集團總經(jīng)理及核算室簽名確認。三、確定采購員跟單。四、確定是否需辦理招標。五、實施采購按照先急后緩的原則進行貨比三家，滿足公司工程進度要求。定板按供應部選板流程進行（附選板流程）。采購總監(jiān)確認價格及供貨商。嚴格按照用料申請單上的型號、規(guī)格、數(shù)量、時間安排送貨，如遇型號、規(guī)格與采購申請單有出入時，須與工程部或設計部門商定，如有更改，則由工程部或設計部門在原申請單上作出更改并簽名確認。六、采購員通知供貨商送貨。5、采購中心合同辦理管理制度（一）合同格式和條款按公司有關(guān)規(guī)定進行。（二）合同簽定按合同審批流程進行（附合同審批流程）。（三）普通采購可憑采購總監(jiān)簽字的合同或協(xié)議向供貨商訂購產(chǎn)品。（四）大宗材料采購由集團公司采購中心與相關(guān)廠家同意簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議。具體單次供貨合同由地區(qū)公司負責人負責簽署和執(zhí)行。6、采購中心支付管理制度（一）供貨商嚴格按供應部通知的材料型號、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、時間送貨，按公司規(guī)定辦理入庫或收料手續(xù)，經(jīng)工地監(jiān)理或使用部門簽名確認后。提供發(fā)票及送貨單、進場驗收單。（二）供貨商發(fā)票分別經(jīng)工程部監(jiān)理工程師、采購總監(jiān)、總經(jīng)理簽名后送至財務。（三）需預付款的填寫請款單辦理請款手續(xù)。（四）用于辦理結(jié)算手續(xù)的各部門分管負責人的簽名，必須是親筆簽署。7、采購中心招標采購管理制度1、凡單宗材料（設備）金額超過10萬元的必須進行招標程序，招標分為邀請招標和議標。2、招標工作由供應部成立的招標小組進行。招標小組成員由采購中心總監(jiān)、供應部經(jīng)理和主管組成。3、由申請招標的部門提交招標項目表，該項目必須是甲方投資，且是項目總承包范圍以外的項目。如果是配合相關(guān)部門招標，必須有相關(guān)公司領(lǐng)導審定同意。4、招標項目表必須填寫詳盡、清晰，按圖招標的必須附上可用于招標的圖紙，由部門主管簽字確認。5、招標小組接收項目部送來的招標項目表必須做好全過程所有資料的登記。6、小組負責人審閱招標項目表并確定經(jīng)辦人（一般項目為一人，大項目為兩人或以上）。7、經(jīng)辦人接表后作相應檢查，如缺少必須隨表提供的圖紙等技術(shù)資料或是提供不全以至不能進行招標的，做好記錄后退回申辦人簽收。凡材料、設備類5萬元以上的項目，經(jīng)辦人接表后須填寫招標工作進度情況日志，所有項目都必須在電腦上填報工作進度表。如預計不能按招標項目表所示的時間完成的，須向小組負責人說明，并列出可完成時間，并知會有關(guān)項目部門。一般的招標項目十三天內(nèi)完成，如需工程部配合的十五天內(nèi)完成；如在工作過程中發(fā)現(xiàn)難以按上述時間完成的，須至少提前三天上報小組負責人，以便作出應對。8、經(jīng)辦人在兩天內(nèi)整理招標文件資料，并向資質(zhì)符合要求的投標人發(fā)出招標邀請。招標文件須明確招標項目的內(nèi)容、范圍、報價要求、工期要求等，并規(guī)定收標期限。9、標的較大的項目，將按規(guī)定收集的投標文件，標書不得隨意開封，在通知監(jiān)察中心、核算中心、工程部們參加的情況下由不少于三人鑒證開標，做好登記并報小組負責人。10、對投標文件作對比分析，約見投標人進一步了解情況，進行相關(guān)確價談判。將結(jié)果列表報小組負責人審閱。在招標工作中既要確保有足夠數(shù)量合格的投標單位，又要注意適時引進合格的新單位，引進新單位必須做好考察工作，并形成考察報告；多一些市場公認誠信度高且有實力的單位，杜絕出現(xiàn)“價格聯(lián)盟”；要多方設法了解市場行情信息，對投標文件以及在投標相關(guān)談判中要加強分析調(diào)查研究，交叉對證，多管齊下，靈活應對，分化瓦解，有效地防止“圍標”，破解“圍標”。本部門人員要主動加強與各相關(guān)部門的聯(lián)系溝通，及時請示各級領(lǐng)導，穩(wěn)妥有效地完成招標工作。11、小組負責人根據(jù)實際情況判斷須進行報價的次數(shù)和形式，以確定各投標單位的最終投標價。談判確價的方式根據(jù)實際情況，可采用小組長、部門負責人逐級談判的方式，也可采用聯(lián)合會談的方式。12、將最終報價列表，在符合技術(shù)質(zhì)量、工期、服務等要求的前提下，一般以合理低價者為“建議中標單位”。對較大的項目可進行部門評議并提出建議，對小項目可采用逐級審批的方式進行。13、招標小組負責人簽署招標審批表后，經(jīng)辦人將該表按審批表流程送相關(guān)部門審批。14、如需核算室及其它部門協(xié)助核價的，同步將審批表連資料給核算部核價審批。15、工程部負責人審批同意后（須先提交采購總監(jiān)審核），最后送周總審批。16、經(jīng)辦人兩天內(nèi)（從本部門收到中標通知書起）將中標通知書原件送交合同經(jīng)辦人簽收，將其復印件交中標單位簽收。三、采購中心有關(guān)工作管理流程1、采購中心定板管理流程開始開始按采購單要求通知3-5家廠家送板按采購單要求通知3-5家廠家送板經(jīng)辦采購員通知相關(guān)廠家對板相關(guān)廠家對板通知相關(guān)廠家對板相關(guān)廠家對板送板供貨商按采購單要求送送板暗標評審審核、評估暗標評審審核、評估No定板小組NoYesYes在選中板上簽字確認、封板在選中板上簽字確認、封板定板負責人按板采購按板采購經(jīng)辦采購員采購流程采購流程結(jié)束結(jié)束2、采購中心支付管理流程開始開始1、合同、協(xié)議1、合同、協(xié)議2、中標通知書3、發(fā)票、現(xiàn)場確認的送貨單、驗收單提供支付依據(jù)提供支付依據(jù)供貨商提交提交請款采購文員填請款單、附上有關(guān)單據(jù)請款NoNo重新開始重新開始審核審核No采購總監(jiān)No重新開始重新開始審核審核重新開始主管工程負責人重新開始NoNo審核審核財務負責人審批張生審批出支票出支票財務、李生印章收支票采購文員收支票交供貨商支付交供貨商支付采購文員登記采購文員登記結(jié)束結(jié)束3、采購中心材料采購流程開始開始提交采購單、計劃總表提交采購單、計劃總表經(jīng)辦部門審查供應部經(jīng)理審查超出計劃或要求不詳則退回超出計劃總表需核算室確認超出計劃或要求不詳則退回超出計劃總表需核算室確認派工派工供應部經(jīng)理超過5萬元按招標流程進行超過5萬元按招標流程進行開始采購開始采購采購員需簽合同的按合同辦理流程進行需簽合同的按合同辦理流程進行選擇3-5家供貨商選擇3-5家供貨商采購員根據(jù)采購單的有關(guān)要求報價供貨商根據(jù)采購單的有關(guān)要求報價按保證質(zhì)量前提下最低價原則比價、還價按保證質(zhì)量前提下最低價原則比價、還價采購員初步確定供貨商初步確定供貨商采購員填好報價單審批采購總監(jiān)在報價單上簽字審批通知送貨通知送貨采購員給供貨商一份已審批的報價單支付管理流程支付管理流程結(jié)束結(jié)束4、采購中心材料（設備）招標采購流程開始開始提交采購單、計劃總表提交采購單、計劃總表經(jīng)辦部門審查供應部經(jīng)理審查超出計劃或要求不詳則退回超出計劃或要求不詳則退回派工派工供應部經(jīng)理超過5萬元超過5萬元招標流程招標流程采購員1、招標項目審批表2、中標通知書（待審）1、招標項目審批表2、中標通知書（待審）提交招標審批表采購員審核供應部經(jīng)理審核NoNo重新招標重新招標采購總監(jiān)審核審核簽署中標通知書NoNo重新招標重新招標審核工程部主管副總簽署中標通知書審核審核審核總經(jīng)理簽署中標通知書通知供貨通知供貨采購員交廠家一份中標通知書支付流程支付流程結(jié)束結(jié)束5、采購中心合同辦理流程開始開始1、按公司合同文本2、加入雙方協(xié)商新條款1、按公司合同文本2、加入雙方協(xié)商新條款起草合同采購員、供貨商提交提交審核供應部經(jīng)理審核NoNo重新開始重新開始審核審核No法制監(jiān)察部No重新開始重新開始審核審核重新開始采購總監(jiān)重新開始NoNo審批審批集團主管副總或總經(jīng)理文員提交文員提交蓋章辦理行政部蓋章辦理通知供貨商取合同通知供貨商取合同采購員取回供貨供貨商取回供貨結(jié)束結(jié)束四、采購中心有關(guān)工作表格供應中心職責分工2009.7.供應中心各人員崗位職責人員及崗位崗位職責廖肇進（集團采購總監(jiān)）全面負責集團采購中心的材料采購、一體化招標及核價工作,主管廣州地產(chǎn)供應部、天力采購部工作,對本部及各地區(qū)分公司的采購工作進行監(jiān)控和管理,負責對集團屬下各公司的各類材料采購價格和招標以及酒店、物業(yè)、環(huán)保公司、恒量的各項材料核價作最終審核。采購組：陸志強（副經(jīng)理）分管地產(chǎn)公司的采購工作，范圍包括：珠江新城項目、裝修公司、各住宅項目材料采購監(jiān)督工作，完成采購總監(jiān)交待的其他工作。鄧云杰（采購主管）負責甲供櫥柜、家私的招標采購；辦理集團本部的人事部培訓、行政部辦公用品的招標采購，銷售部用品、廣告、活動、促銷推廣、公共事務部媒體、物業(yè)公司（CBD）申請核算、美好置業(yè)及物流部的招標和地產(chǎn)公司木苗的采購。陳麗平（結(jié)算員）負責收取發(fā)票，核對單據(jù)（送貨單/工程簽證單、進場驗收單、報價單、采購單等），整理相關(guān)單據(jù)（采購單原件、預算總表），所有款項的相關(guān)部門簽批；與財務對單、核數(shù)，負責結(jié)算、出款過程中財務提出的各類問題；追款，并配合工程部、銷售部的追款；負責查詢每張發(fā)票的真假；負責出款，并派發(fā)支票予各供貨商；完成部門經(jīng)理交待的其他工作。黎海欣（文員）負責接單、派單工作，各項目合同跟進、每月本部門人員考勤統(tǒng)計、每月本部門文具申請匯總等部門內(nèi)部文件的處理，與惠州公司的溝通工作；崔狄狄（采購員）負責地產(chǎn)及裝修公司的潔具、衛(wèi)浴五金、家電、廚電、防火門、消防產(chǎn)品的采購。采購員（缺）負責住宅項目潔具及五金件（包括不銹鋼地漏、地彈、門夾、拉手等）、玻璃、機電設備、家用（商用）空調(diào)、開關(guān)面板、沙巖、石材、瓷磚、涂料、墻紙、地毯、窗簾、布藝、廚房及洗衣房設備的采購。核價組：鄧小利（副經(jīng)理）分管核價工作，范圍包括：裝標材料價格的核定、招標中心招標價的核定、核算中心外包單位價格的核定、恒量機電及弱電項目材料價格核定、環(huán)保公司及外地公司（重慶、成都、海南）價格的核定、并協(xié)助成本監(jiān)控中心對全國大宗材料的采購進行定期核價、監(jiān)督，完成采購總監(jiān)交待的其他工作。許華光（核價員兼采購員）負責機電設備（空調(diào)、發(fā)電機、風機風柜、水泵、冷卻塔、鍋爐、電箱電柜）核價工作;并負責地康體設施、標識牌的采購工作。辜財炫（核價員）負責弱電項目（樓宇自控、監(jiān)控、防盜報警、燈控系統(tǒng)、電話系統(tǒng)、公共廣播及背景音樂、會議系統(tǒng)、綜合布線）核價工作。陳靜（核價員）負責報價單對監(jiān)察中心的統(tǒng)一簽收，采購明細表的匯總及土建材料（鋼筋、水泥、砂石、混凝土等）、水電材料（管材管件、閥門）核價工作。核價員（缺）外地公司（重慶、成都、海南）甲供及乙供采購材料單的事前的審核及溝通工作，北方公司大批月標及50萬以上采購的核價。核價員（缺）裝修材料（墻紙、窗簾布藝、磁磚、石材、燈飾、人造石、夾板、木方、油漆、天花、角鐵、型材等）的核價工作。裝修公司采購組：黃熱華（經(jīng)理助理）負責裝修公司及地產(chǎn)的石材、瓷磚、人造石、浮雕、不銹鋼制品、木飾面及木制品、木地板、鐵藝、玻璃及五金配件、有機片、廚房及洗衣房設備、桑拿泳池設備等采購。張瑩（采購員）負責本部門與其它部門的溝通聯(lián)系業(yè)務，負責裝修公司與地產(chǎn)的墻紙、布藝、地毯、石膏板、石膏線、油漆、開關(guān)面板和戶外用品等的采購。鐘照河（采購主管）負責與裝飾的計劃協(xié)調(diào)和跟進落實，與外地項目采購的溝通協(xié)調(diào)，負責鋁天花、鋁塑板的采購。任磊（采購員）負責裝修公司及地產(chǎn)的機電設備、家用商用空調(diào)、發(fā)電機、電箱電柜、電線電纜、風機風柜、水泵、冷卻塔鍋爐、燈飾、門鎖的采購工作。說明：以上為目前人員暫定分工，視人員增補后再重新調(diào)整。供應部關(guān)于文件、檔案資料管理的若干規(guī)定根據(jù)公司有關(guān)加強檔案資料管理的有關(guān)要求，需對業(yè)務過程中發(fā)生的的檔案資料包括：公司各部門/子公司在工作過程中發(fā)生的報價單、采購單、協(xié)助單、招投標資料、評標原始記錄、設計變更通知書、整改通知書、工地現(xiàn)場簽證、結(jié)算資料、會議紀要、領(lǐng)導書面批示、往來函件等文件資料必須保存五年以上的要求，現(xiàn)對供應部內(nèi)部的相關(guān)文件資料的保存和管理提出如下規(guī)定：涉及供應系統(tǒng)的有關(guān)文件資料包括公司下發(fā)的文件、會議紀要、部門間的工作協(xié)助單和往來函件、領(lǐng)導批示、等統(tǒng)一由文員黎海欣負責收發(fā)保管。涉及采購結(jié)算的相關(guān)資料和票據(jù)統(tǒng)一由陳麗萍負責收集保管。各采購員、核價員應按照所分管的業(yè)務和對應的項目，對每一項采購業(yè)務過程發(fā)生的有關(guān)采購、招標、詢價、定價、報批審核的文件資料須認真保管儲存，獨立建檔。采購價格批核工作完成后十天內(nèi)送文員（黎海欣）統(tǒng)一登記建檔保管。外地公司報送供應部審批的價格資料、各業(yè)務部門/子公司要求我部核定的價格資料的相關(guān)文件，由核價組專人(陳靜)負責存檔保管。已經(jīng)存檔保管的文件資料，只用于供應部內(nèi)部相關(guān)業(yè)務的查詢。如因業(yè)務需要查閱相關(guān)檔案資料。須在文員處進行登記，并經(jīng)部門經(jīng)理批準后查閱。采購員對已經(jīng)完成的采購工作的相關(guān)文件資料，須在10天內(nèi)及時整理登記歸檔保存。逾期不辦理存檔手續(xù)的，將追究當事人的責任。供應部二OO九年八月十五日供應部文員工作職責1、富力地產(chǎn)負責部門內(nèi)務工作及地產(chǎn)項目的采購對單、派單、跟單、結(jié)算等業(yè)務，建立管理好有關(guān)檔案資料，負責本部門與其它部門之間的溝通聯(lián)系業(yè)務，完成部門經(jīng)理交待的其它工作。地產(chǎn)工程部下采購單，必須有相對應的采購總表，采購單要工程監(jiān)理、部門主管、部門總（付）經(jīng)理原筆簽名，采購總表要有工程部監(jiān)理、部門總（付）經(jīng)理、核算室、分公司總經(jīng)理原筆簽名。采購總表原件交財務留底，復印件文員留底。采購單派發(fā)到供應部文員手中交由經(jīng)理劃分采購任務后下發(fā)給采購員。核對采購員完成采購后遞交的發(fā)票。主要核對采購報價單、送貨單、采購計劃單材料名稱、規(guī)格型號、單價、報價單是否原件，送貨單是否有收貨員的親筆簽字，材料進場驗收表是否有收貨人、工程監(jiān)理簽字；核對發(fā)票所開金額是否與實際采購金額一致，如實際采購金額少，按實際采購金額交財務，如發(fā)票所開金額少可通知供應商補開發(fā)票。采購總表復印件和采購單原件在每次交發(fā)票時附上并用熒光筆畫出采購的項目。如同一張采購單不是一次性采購完，則需財務在采購單上已采購的項目蓋章以備下次使用。除工程部外其它部門如有材料采購要求，需填寫辦公設備采購申請表或下發(fā)工作協(xié)作單，有部門經(jīng)理和公司領(lǐng)導簽字（都需原件）才可收單，派發(fā)給采購員進行采購。地產(chǎn)采購金額在5萬以下的工程部下單,需要收貨人、工程監(jiān)理、工程部經(jīng)理、供應部經(jīng)理、分公司領(lǐng)導在發(fā)票上簽字。行政下單采購的需要行政部經(jīng)理、供應部經(jīng)理、分公司領(lǐng)導發(fā)票上簽字。5萬以上的需要工程部經(jīng)理、供應部經(jīng)理、分公司領(lǐng)導、廣州廖總、廣州工程部周總在用款申請報告上簽字。2、天力建筑負責部門內(nèi)務工作及天力建筑項目采購對單、派單、跟單、結(jié)算等業(yè)務，建立管理好有關(guān)檔案資料，負責與天力建筑公司的溝通協(xié)調(diào)，完成部門經(jīng)理交待的其它工作。天力建筑工地下的采購計劃單要詳細注明材料名稱、數(shù)量、單位、型號、使用部位、開始使用時間、報送時間，做好計劃單后需本地天力公司領(lǐng)導簽字后由天力公司文員交到供應部文員手中，如天力暫時還未設置文員，就由工地資料員傳送給供應部文員，供應部文員收到采購計劃單登記后給供應部經(jīng)理，由經(jīng)理劃分采購任務，分配好后交到文員手中派發(fā)給采購員進行貨比三家、報價、采購。天力辦公室需采購的辦公用品、耗材需填寫辦公設備購置申請表，在申請表里詳細注明需采購的設備名稱、數(shù)量、單位。填寫完后需申請人、申請人的部門經(jīng)理、分公司主管領(lǐng)導簽字（需原筆簽名）。采購員所遞交給文員的供應商結(jié)算依據(jù)（工地材料）里包含發(fā)票、入庫單（工地主管、倉庫主管原筆簽名）、送貨單（倉庫收貨人原筆簽名）、報價單（報價人、經(jīng)辦人、審批人原筆簽名，督查組簽名）、采購計劃單。工地所用的材料文員主要核對入庫單、送貨單、報價單里材料名稱、規(guī)格型號、單價一致后核對金額與供應商所開出的發(fā)票金額是否一致，發(fā)票金額開多的話則按實際采購金額計算。天力辦公室需采購的辦公用品、耗材的供應商結(jié)算依據(jù)里包含發(fā)票、辦公設置申請表（申請人、申請人部門經(jīng)理、分公司主管領(lǐng)導簽字原件）、送貨單（辦公室收貨人簽字原件）、材料進場驗收表（收貨人和部門經(jīng)理簽字原件）。天力辦公室所采購的材料主要核對送貨單、辦公設置申請表、村料進場驗收表材料名稱、型號、數(shù)量要求一致，發(fā)票金額一致。辦公室文員把整理核對好的發(fā)票做好支付簽批表后給部門領(lǐng)導簽字、天力分公司領(lǐng)導簽字后再寄（傳）廣州供應部文員收，由廣州供應部文員交供應部廖總、天力公司領(lǐng)導李總、陳總、趙總簽字。廣州領(lǐng)導簽完后由廣州供應部文員寄出。收到后再次核對無誤后交財務核對,核對好后財務做出應付未付表傳廣州天力李總、陳總、趙總簽批完后傳回財務即出支票。需定單價材料在報價單上注明使用期限,原件交財務復印件給財務蓋章做為以后再次用時的結(jié)算依據(jù).3、接收各部門派發(fā)的工作協(xié)作單要有部門經(jīng)理簽字后才可接收。供應部2007-10-26關(guān)于對實行代理制銷售模式供應商的管理規(guī)定我司已于2009年3月24日開始執(zhí)行新《供應商名錄》。但新名錄內(nèi)有極少數(shù)供應商或廠家由于其銷售體制等原因不能直接向我司提供材料、設備或服務，而是將其業(yè)務授權(quán)給代理商進行經(jīng)營。現(xiàn)就這部分供應商或廠家的管理明確規(guī)定如下：一、實行代理銷售模式的供應商或廠家要將其供貨區(qū)域的總代理或一級代理商名稱提供給我司，同時提供真實、有效、合法、規(guī)范的授權(quán)代理證明原件，主要內(nèi)容至少要包括：1、授權(quán)方的銷售模式或體制，即代理銷售是否是其唯一的銷售方式；2、被授權(quán)代理商的代理級別，即是總代理還是一級代理，是全國代理還是區(qū)域代理；3、授權(quán)代理證明上要有明確的授權(quán)范圍和期限；4、授權(quán)代理證明上要有保證供給我司的材料、設備或服務的價格為市場最低的承諾；并承諾如經(jīng)我司查證并非市場最低價的，同意我司按市場最低價格結(jié)算。5、授權(quán)方要承諾對被授權(quán)方提供的產(chǎn)品質(zhì)量和服務進行監(jiān)督，對被授權(quán)方的行為承擔連帶責任；6、授權(quán)代理證明要有授權(quán)方和被授權(quán)方的法定代表人親筆簽名并加蓋公章。二、被授權(quán)代理商須具備獨立法人資格，良好的資金實力、商業(yè)信譽，穩(wěn)定的供貨渠道，完善的售后服務。要向我司提供其相關(guān)資質(zhì)證明文件，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人代碼證等復印件（要加蓋公章）；法定代表人身份證或護照的復印件；業(yè)務代表的姓名和聯(lián)系電話等。三、采購供應部門和監(jiān)察部門共同負責對上述資料和文件進行認真審核，嚴格把關(guān)。對符合我司要求的代理商，采購供應部門有權(quán)根據(jù)貨比三家的原則與其簽訂報價單或采購合同，相關(guān)部門有責任視同位正常的采購行為而履行各自的義務。四、授權(quán)方在授權(quán)委托過程中如出現(xiàn)以下行為，可給予其警告、罰款、賠償損失，直至取消供應資格的處罰：1．提供的授權(quán)委托資料不真實，存在弄虛作假的行為；2．通過授權(quán)委托方式進行分包，引入其他不符合我司要求的供應商；3．通過授權(quán)委托方式出借、出售其資質(zhì)進行牟利；4．通過授權(quán)委托方式供應其他未經(jīng)我司確認的材料、設備；5．授權(quán)委托業(yè)務出現(xiàn)變更或授權(quán)結(jié)束后未及時通知我司，給我司造成實際損失的；6．其他違規(guī)行為。五、我司具體業(yè)務部門對代理商提供的材料、設備及服務要嚴把驗收關(guān)，如發(fā)現(xiàn)有貨不對板、弄虛作假等行為，要根據(jù)合同規(guī)定給予嚴厲地處罰，同時要追究授權(quán)方的連帶法律責任。供應部采購程序及要求公司各部門、各下屬公司：為使供應采購規(guī)范化、制度化、現(xiàn)將供應部采購程序及要求發(fā)給各相關(guān)部門，請遵照執(zhí)行。提交總預算表使用部門向供應部提交項目總預算表（或臨時預算表），須有經(jīng)辦人、部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導簽字并經(jīng)核算室領(lǐng)導簽字。（珠江新城項目由主管副總簽字）總預算表原則上不得涂改和修改，如確需更改由申請人做出更改說明，再由分管領(lǐng)導及核算室簽名確認。下采購單采購單所列項目必須在總預算表（或臨時預算表）內(nèi)，使用部門需在采購單上注明對應的總預算表（或臨時預算表）單號，便于供應部核對。采購單不得指定供應商和品牌要求，設備總表不得指定具體型號。填報要求1）、采購一般材料的，必須注明使用位置、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、供應時間、送貨地點、收貨人及其聯(lián)系電話；2）、需加工定做的材料或設備還必須提交圖紙和技術(shù)要求；3）、對有特殊要求的材料或設備還必須同時明確使用功能和技術(shù)參數(shù)；4）、分包工程必須報〈分包工程項目申請表〉并按表格詳細填寫，并附上相關(guān)圖紙、技術(shù)要求、預算清單等等。3、時間要求為確保有足夠的時間對材料采購進行市場詢價、比價、核價及辦理相關(guān)審核、報批手續(xù)及預留材料設備供應商的供貨時間，要求：1）、一般常規(guī)材料的采購單至少在供貨前7天報送供應部；2）、大宗材料和需加工定做的材料或設備采購單到少在供貨前30天報送供應部；3）、特殊進口材料或進口設備的采購視實際情況而定（貨期一般為3-6個月）；4）、分包工程要填寫〈分包工程項目申請表〉，至少在開工前30天報送供應部。大堂、中筒、售樓部等一般工期為40天，大宗工程具體以合同約定工期為準。三、收單1、供應部文員收單后核對總預算表（或臨時預算表），將每次采購的材料或設備數(shù)量從總預算表（或臨時預算表）總量中核減，發(fā)現(xiàn)超過預算或不符合要求、資料不齊全的將不予收單。2、有總預算表的，使用部門直接下采購單，不能再下臨時預算表。四、采購1、供應部的采購須按《富力地產(chǎn)集團部分材料廠家名錄》上的廠家貨比三家進行。特殊情況可由使用部門請示張生批準進行。2、大宗材料和大型機電設備可由供應部按招標方式進行采購。其中大型機電設備的技術(shù)由工程部在5天內(nèi)組只總工室、設計院、供應部、核算室進行，技術(shù)標必須評出可用的前三名產(chǎn)品，并由設計院、工程部在該產(chǎn)品參數(shù)配置表上簽字確認可行。商務標由供應部負責，最后由供應部在綜合性價比的基礎上定標。3、采購單在采購過程中有關(guān)部門要求更改的，需有設計更改通知書，由設計院院長、使用部門總經(jīng)理及核算室確認方能生效。供應部按使用部門重新下達的總預算表和采購單進行采購，采購貨期順延。4、按照采購單要求采購完畢的材料，貨到現(xiàn)場若發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題，工程部可以拒收，由供應部負責跟進處理；若已簽名收貨或已安裝使用后出現(xiàn)問題的，責任由工程部負責。5、按照采購單要求采購完畢的材料，出現(xiàn)數(shù)量多出等差錯情況的，由使用部門負相關(guān)責任。使用部門不得擅自對供貨商發(fā)出補貨或更改等指令，否則供應部不予結(jié)算。供應部材料（設備）招標采購流程發(fā)標發(fā)標供應部 發(fā)標前通知監(jiān)察中心，核算室，工程部或天力建筑供應商回標供應商回標共同開標共同開標供應部/監(jiān)察中心/核算室/工程部或天力建筑初步評估、考核初步評估、考核供應部及相關(guān)部門開會議價/審核議價/審核供應部經(jīng)理議價/審核議價/審核采購總監(jiān)審核審核審核審核富力地產(chǎn)周總 天力建筑陳總 10萬元以上審核董事長 簽署中標通知書10萬元以上審核 注：各相關(guān)部門應負責相應的監(jiān)控和審核責任供應部負責價格及企業(yè)資質(zhì)、供貨能力審核、